¿Sabe cómo crear un plan de acción?
Es fundamental que una empresa tenga un plan de acción para lograr objetivos en sus proyectos y obtener los mejores resultados.
Pero, ¿qué es un plan de acción? ¿Para qué es?
Un plan de acción es una forma organizada que sigue una metodología definida para definir metas y objetivos, las actividades que se deben llevar a cabo, los responsables de desarrollar cada uno de ellos y quienes también siguen el progreso de cada proyecto, para que se puedan lograr los mejores resultados.
De hecho, crear un plan de acción para una mejor planificación del trabajo en equipo es una actividad que todos los gerentes en algún momento deben hacer.
Y el desafío de cómo crear un plan de acción es ganarse a los líderes y mantenerlos comprometidos para que realmente acepten las decisiones y contribuyan al éxito de la operación.
Así que en esta publicación, hablaremos sobre cómo diseñar un plan de acción efectivo e involucrar a tu equipo.
También verá los pasos de un plan de acción y algunas herramientas de plan de acción que pueden ayudarlo.
¿Estás listo?
Cómo crear un Plan de Acción Paso a paso: Guía completa
Aprender a crear un plan de acción no es difícil.
Hay varias metodologías y herramientas de plan de acción muy efectivas, y presentaremos algunas de ellas aquí.
Pero para que todo fluya de forma más natural, comencemos presentando un plan de acción simple de 7 pasos.
Cómo crear un plan de acción paso a paso:
La estructura de un plan de acción debe seguir estos pasos que, por cierto, también son una excelente hoja de ruta para la presentación de un plan de acción.
Compruébalo:
1. Sepa a dónde quiere ir
El primer paso para crear un plan de acción es considerar la planificación estratégica de la empresa.
Usted, como líder, guía sus acciones hacia los objetivos corporativos.
Comience enumerando cómo su equipo contribuye a alcanzar estos objetivos de la empresa.
Por lo tanto, tanto usted como su equipo sabrán cómo sus actitudes diarias contribuyen a lograr sus objetivos corporativos.
Esto ayuda a involucrar al equipo, teniendo una visión de su papel en todo.
2. Cree metas medibles
Una vez que tenga una visión clara de lo que necesita lograr, el siguiente paso es establecer metas medibles.
El objetivo del plan de acción debe definirse claramente, ya que un plan de acción sirve para alcanzar los objetivos.
Piense en metas que le permitirán a su equipo visualizar lo que se ha logrado. Por lo tanto, tendrán tiempo para corregir las desviaciones y lograr los objetivos.
Si no se cumplen, puede recopilar y evaluar el desempeño de los profesionales y el grupo.
Más adelante presentaremos una herramienta que te muestra cómo hacer un plan de metas para tus proyectos.
3. Enumerar las tareas a realizar
Es importante que todas las actividades necesarias para alcanzar la meta se enumeren y se asignen a una persona responsable de ellas.
Así que, junto con el equipo, enumere todas las tareas y actividades a realizar.
Pida a cada profesional que ponga en papel cuáles son sus principales actividades relacionadas y luego discuta estas con cada uno de ellos.
De esta manera, todos tienen claro qué actividades deben desarrollarse y quién es responsable de su implementación.
4. Divida las tareas grandes en partes más pequeñas y manejables
Algunas tareas u objetivos pueden parecer más difíciles de lograr que otros.
Es por eso que, donde sea posible, divida tareas más grandes en partes más pequeñas, más fáciles de ejecutar y también de administrar.
Esto permite a los empleados que los ejecutan administrarlos con mayor facilidad y tener mayor claridad sobre las actividades que deben realizar para poder ejecutarlos de manera oportuna.
Para un gerente, las tareas más pequeñas también representan una mayor facilidad en la administración.
permite el progreso de las acciones a seguir con mayor claridad, ya que son más pequeños, más rápido, esto permite que el progreso de la tarea u objetivo a seguir.
5. Decida los plazos para las entregas diarias
Sin plazos específicos, no puede hacer un plan de acción, y el trabajo definitivamente se expandirá y irá con el tiempo.
Es posible que algunas tareas nunca se completen.
Las actividades que ya tienen procesos bien definidos pueden guiarse por plazos preestablecidos.
Aquí también vale la pena consultar a cada profesional para determinar los tiempos de ejecución de estas tareas.
Con plazos preestablecidos, el empleado puede planificar mejor la ejecución de sus actividades, priorizando de acuerdo a su importancia y urgencia.
Esto permite al gerente supervisar mejor la productividad del equipo.
también facilitará la comunicación de todos, ya que el equipo ya sabe cuando una determinada actividad se completará.
6. Cree una representación visual de su plan de acción
Una vez que cree los elementos de acción y use una plantilla de línea de tiempo, el siguiente paso es crear algún tipo de representación visual de su plan.
Esta representación ayuda a la participación de su equipo, ya que todos pueden seguir el progreso de las actividades.
Al mismo tiempo, una visualización gráfica también permite identificar fácilmente qué tareas u objetivos del plan de acción no se están ejecutando o alcanzando, lo que permite priorizarlos para alcanzarlos.
7. Realice un seguimiento frecuente de sus acciones
Una vez que se establezca y comparta su plan con el equipo, y se programen los logros, el siguiente paso es simple: convierta los seguimientos frecuentes en un hábito.
Cubre a los responsables para asegurarse de que todas las personas están haciendo su parte.
Puede, por ejemplo, crear una programación para enviar informes de negocios o presentar resultados individuales o de equipo.
No hay forma de crear un plan de acción sin definir cómo lo seguirá.
Ocasionalmente, debido a acontecimientos o circunstancias imprevistas, un plan de acción puede modificarse o dejarse de lado.
No dejes que eso suceda.
Después de todo, cuál es el propósito de un plan de acción, si no como una guía para que la capacidad de cumplir con los plazos, completar las tareas y alcanzar los objetivos se reanude inmediatamente después de la interrupción no deseada.
Siempre revise su plan de acción e involucre a sus empleados para avanzar sin perder el enfoque de los objetivos.
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¿Le pareció que estas instrucciones eran un poco complejas?
¿Tuvo dificultades para visualizar, en la práctica, cómo crear un plan de acción?
Mantenga la calma, siga leyendo para obtener más información al respecto.
Antes de mostrar otras metodologías sobre cómo armar un plan de acción, seleccionamos un ejemplo de un plan de acción listo para usted:
¿Cómo crear un plan de acción, paso a paso, haciendo estas 5 preguntas?
De hecho, si se mira con atención, las respuestas a estas preguntas tienen una fuerte relación con los pasos del plan de acción que hemos descrito anteriormente.
La idea es responder a cada una de estas preguntas y así definir:
- ¿Qué se hará? Son los objetivos y metas del plan de acción.
- Cuándo se hará? Estas son las fechas y el horario.
- ¿Dónde se hará? En este caso, se trata de especificar los lugares donde se llevará a cabo la acción, que pueden ser una sala específica (o varias) de la empresa, sitios web y herramientas en Internet o una ubicación externa.
- ¿Cómo? ¿Qué metodología se utilizará? ¿Qué criterios se utilizarán? ¿Hay alguna herramienta que todos deberían usar, un manual de buenas prácticas o una norma ISO? ¿Cuáles son las etapas del proyecto?
- ¿Por qué hacemos esto? Es necesario definir claramente qué beneficio traerá el proyecto a la empresa, cómo agregará valor al negocio y a los clientes.
El plan de acción «qué, cuándo, dónde, cómo y por qué» se originó en la metodología de cómo crear un plan de acción de 5W, que luego evoluciona a 5W2H y que corresponde a estas preguntas:
- ¿Qué?
- ¿Por qué?
- ¿Dónde?
- ¿Quién?
- ¿Cuándo?
- ¿Cómo?
- ¿cuánto?
Cómo crear un plan de acción con la ayuda de otras herramientas
Como se prometió, aquí hay algunas ideas de herramientas de gestión de planes de acción que pueden ayudarlo:
Establecer objetivos INTELIGENTES
Esta herramienta ayuda en la etapa de un plan de acción con respecto a la definición de objetivos.
deben basarse en las letras que componen la palabra INTELIGENTE, a ver cómo funciona:
- Específicos: el objetivo no puede ser genérico y amplio, sin referencias al equipo. Tiene que ser muy objetivo, tener foco y detallar sin duda a dónde quieres llegar.
- Medible: idealmente, el objetivo debe estar representado por un número a alcanzar. Para ello, debe ser un punto que pueda medirse sin dificultad ni demora.
- Alcanzable: los objetivos más allá de la posibilidad del equipo solo conducen a la desmotivación. Establecer metas ambiciosas pero nunca imposibles es fundamental.
- Pertinente: el objetivo, una vez alcanzado, debería aportar algunos beneficios importantes para que se alcancen los objetivos estratégicos de la organización.
- Oportuno: es fundamental definir el marco de tiempo para lograr el objetivo.
PDCA: Plan de acción para la mejora del negocio
El método PDCA trata específicamente de cómo crear un plan de acción para que una empresa mejore sus procesos.
Se divide en 4 pasos, de acuerdo con las letras:
- Plan: descubra el problema, su causa raíz, planifique las mejoras y desarrolle un plan de acción.
- Hacer: involucrar a los empleados y ejecutar el plan.
- Comprobar: comprobar los resultados y analizar si todo salió completamente como se esperaba.
- Act: ¿van bien las cosas? Genial, la mejora de procesos definitivamente se está implementando. No funcionó? ¡Reinicie su ciclo de PDCA!
Método View and Act
A pesar de todo lo que hemos dicho sobre la creación de un plan de acción y cuáles son sus pasos, no siempre es fácil ver cuáles son los problemas y cómo resolverlos.
Para ayudarle, tenemos otra herramienta, el método View and Act.
Siga los pasos a continuación:
- Definir: Hacer una encuesta de los problemas de la empresa a través de reuniones con el equipo sobre posibles soluciones.
- Priorizar: Resuelva los problemas más graves con la ayuda de la Matriz de Priorización de INTESTINO y la Matriz de Eisenhower.
- Describir: Discutir con el equipo las causas de los problemas y pensar en posibles acciones para resolverlos, así como los recursos necesarios.
- Ejecutar: ¿Todos están de acuerdo con lo que se debe hacer? Bueno, ¡empieza entonces!
- Supervisar y recopilar datos: Realizar un seguimiento y supervisar el progreso del trabajo, asegurarse de que va por buen camino y hacer los ajustes necesarios.
¿El método para crear un plan de acción es ahora más claro para usted? Si no, vea el video a continuación para enfatizar las ideas principales del texto:
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