¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto es la parte de la planificación del proyecto que implica determinar y documentar una lista de objetivos, entregables, tareas, costos y plazos específicos del proyecto. La documentación del alcance de un proyecto se denomina declaración de alcance o términos de referencia. Explica los límites del proyecto, establece las responsabilidades de cada miembro del equipo y establece procedimientos para verificar y aprobar el trabajo terminado.

Durante el proyecto, esta documentación ayuda al equipo del proyecto a mantenerse enfocado y centrado en la tarea. La declaración de alcance también proporciona al equipo directrices para tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio durante el proyecto. Tenga en cuenta que la declaración de alcance de un proyecto no debe confundirse con su estatuto; el estatuto de un proyecto simplemente documenta que el proyecto existe.

Los grandes proyectos tienden a cambiar a medida que avanzan. Si un proyecto ha sido efectivamente «definido» al principio, entonces la aprobación y gestión de estos cambios será más fácil. Al documentar el alcance de un proyecto, las partes interesadas deben ser tan específicas como sea posible para evitar el deslizamiento del alcance. Es una situación en la que una o más partes de un proyecto terminan requiriendo más trabajo, tiempo o esfuerzo debido a una mala planificación o falta de comunicación.

La gestión eficaz del alcance requiere una buena comunicación. Esto asegura que todos en el equipo entiendan el alcance del proyecto y estén de acuerdo exactamente en cómo se cumplirán los objetivos del proyecto. Como parte de la gestión del alcance, el líder del equipo debe solicitar aprobaciones y autorizaciones de las partes interesadas a medida que avanza el proyecto, asegurando que el proyecto terminado propuesto satisfaga las necesidades de todos.

La importancia de definir el alcance de un proyecto

Escribir una declaración de alcance del proyecto que incluya información sobre los entregables del proyecto es un primer paso en la planificación del proyecto. Los beneficios que proporciona una declaración de alcance de proyecto a cualquier organización que emprenda una nueva iniciativa incluyen los siguientes:

• articula lo que implica el proyecto para que todas las partes interesadas puedan entender lo que está involucrado;
• proporciona una hoja de ruta que los gerentes pueden usar para asignar tareas, programar el trabajo y presupuestar adecuadamente;
• ayuda a enfocar a los miembros del equipo en objetivos comunes; y
• evita que los proyectos, particularmente los complejos, se expandan más allá de la visión establecida.

Establecer el alcance del proyecto garantiza que los proyectos se centren y ejecuten según las expectativas. El alcance proporciona una base sólida para administrar un proyecto a medida que avanza y ayuda a garantizar que los recursos no se desvíen ni desperdicien en elementos fuera del alcance.

Cómo definir el alcance de un proyecto

Definir el alcance del proyecto requiere la aportación de las partes interesadas del proyecto. Trabajan con los directores de proyectos para establecer los elementos clave del presupuesto, los objetivos, la calidad y el calendario.

Para determinar el alcance, los gerentes de proyecto deben recopilar los requisitos para lo que las partes interesadas necesitan del proyecto. Esto incluye los siguientes elementos:

• el objetivo y los entregables del proyecto;
• cuándo debe completarse el proyecto; y
• cuánto pueden pagar los interesados por él.

El objetivo es recopilar y registrar información precisa y precisa durante este proceso, de modo que el alcance del proyecto refleje todos los requisitos. Hacer esto mejora las posibilidades de que los líderes de proyecto entreguen productos que cumplan con las expectativas de las partes interesadas a tiempo y dentro del presupuesto.

Escribir una declaración de alcance del proyecto

Una declaración de alcance del proyecto es un documento escrito que incluye toda la información necesaria para producir los entregables del proyecto. Es más detallado que una declaración de trabajo; ayuda al equipo del proyecto a mantenerse enfocado y centrado en la tarea. La declaración de alcance también proporciona al líder del equipo del proyecto o facilitador directrices para tomar decisiones sobre solicitudes de cambio durante el proyecto.

La declaración de alcance del proyecto establece lo que no está incluido en sus iniciativas, ya sea implícita o explícitamente. Los objetivos y tareas no enumerados en la declaración de alcance deben considerarse fuera de alcance. Los gerentes de proyecto también pueden enumerar trabajos específicos que no formarán parte del proyecto.

Como tal, esta declaración establece los límites de un proyecto. Los líderes de proyecto deben tomar esos requisitos y mapear lo que debe suceder y en qué orden deben ocurrir esos elementos. Esto conduce a la creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS). El WBS divide el trabajo planificado en porciones más pequeñas y definidas y las tareas requeridas.

Una declaración de alcance bien articulada es una parte crítica de la gestión eficaz del proyecto. El alcance del proyecto debe determinarse para cada proyecto, independientemente del método de gestión del proyecto que se utilice. Las partes interesadas en el proyecto deben revisar la declaración de alcance del proyecto, revisarla según sea necesario y aprobarla.

Una vez completada y aprobada la declaración de alcance del proyecto, los gerentes de proyecto pueden asignar tareas y dar instrucciones a sus equipos sobre lo que deben hacer para cumplir con los plazos, el presupuesto y los objetivos previstos.

Planificación y gestión del alcance

Las actualizaciones y cambios forman parte del proceso de gestión del proyecto. A medida que avanza el trabajo, los gerentes deben controlar cuidadosamente qué cambios se realizan en el alcance del proyecto y documentarlos. Esto requiere fuertes habilidades de gestión de proyectos.

El proceso de gestión del cambio también requiere que los gerentes de proyecto y las partes interesadas se adhieran a la declaración de alcance del proyecto. Deben reconocer qué elementos están dentro del alcance del proyecto y qué solicitudes están fuera del alcance.

Los procesos de gestión de cambios ayudan a los gerentes de proyecto a determinar cómo evaluar las solicitudes de actualizaciones y modificaciones del proyecto. Distinguir entre las solicitudes necesarias y las que están fuera de alcance permite a las organizaciones evitar el desplazamiento de alcance.

El desplazamiento del alcance se produce cuando se añade más trabajo a un proyecto mientras está en marcha. Puede agregar costos y trabajo innecesario, al tiempo que distrae de los objetivos y amenaza la calidad de los entregables previstos.

Ejemplo de alcance del proyecto

Las declaraciones de alcance intentan proporcionar a las partes interesadas clave toda la información que necesitarán. Los siguientes son algunos elementos que deben incluirse en una declaración de alcance:

• Introducción. Esto define el qué y el por qué de un proyecto. Un ejemplo sería » Este proyecto de creación de contenido y marketing está siendo llevado a cabo por la empresa RealContent Inc. distribuir artículos en su blog y sitios de redes sociales para aumentar el conocimiento de la marca y aumentar el tráfico al sitio web.»
• Alcance del proyecto. Esto define los requisitos del proyecto. Establece los objetivos generales para el calendario y las tareas del proyecto e identifica quién participará. En el ejemplo de creación de contenido, podría decir: «El proyecto incluirá investigación, redacción, estrategia de contenido y optimización de motores de búsqueda, y publicación en el sitio web y los perfiles de redes sociales de la compañía, en marzo de 2021. John Smith, director de contenido de RealContent, supervisará estas tareas. El personal y los redactores de contratos crearán los entregables.»
• Entregables. La sección entregables define lo que se proporcionará al final del proyecto y especifica una fecha de presentación. En nuestro ejemplo, » Los entregables para el proyecto incluirán un artículo bien investigado de 2,000 palabras que se entregará a más tardar en febrero. 28, 2021. Diez artículos relacionados y enlazables, ampliando los puntos del artículo principal, se entregarán en ese mismo plazo.»
• Criterios de aceptación. Esto describe los objetivos del proyecto y las métricas que se utilizarán para evaluar el éxito. Por ejemplo, «El artículo principal obtendrá 3.000 páginas vistas acumuladas en un plazo de seis meses a partir de su publicación y generará dos nuevos leads.»
• Exclusiones. Esto describe lo que no se incluirá en el proyecto. Por ejemplo, «El proyecto no necesitará la creación de multimedia para acompañar los artículos.Restricciones »
• . Esto enumera los límites duros del proyecto y las cosas que no se pueden cambiar. Las limitaciones del proyecto pueden estar relacionadas con el calendario del proyecto, el presupuesto del proyecto o cuestiones técnicas. Por ejemplo, «El proyecto tiene una fecha de presentación de febrero.28, 2021, y un presupuesto firme de 5 5,000 dólares.»

Alcance del proyecto vs. alcance del producto

El alcance del proyecto no debe confundirse con el alcance del producto. El alcance del producto define las capacidades, características, características y funciones de los entregables al final del proyecto.

Los jefes de proyecto deben crear una declaración de alcance del producto por separado. Deben utilizar tanto el alcance del proyecto como las declaraciones del alcance del producto para apoyarse mutuamente y establecer una comprensión clara de lo que cada proyecto pretende lograr.

The takeaway

Definir el alcance del proyecto es un paso importante en la planificación y gestión del proyecto. Antes de que comience un proyecto, los gerentes de proyecto deben comprender cuál es el alcance del proyecto para determinar lo que se debe hacer y lo que queda fuera del proyecto.

El alcance del proyecto se define en la declaración de alcance, un documento que proporciona los objetivos, calendarios, tareas y entregables de un proyecto. Las declaraciones de alcance alinean las expectativas de las partes interesadas y proporcionan a los proyectos un marco para el éxito.

Una vez que un proyecto está en marcha, es importante mantenerlo en marcha y dentro del alcance. Varias herramientas y estrategias de gestión de proyectos están disponibles para ayudar a los equipos a hacer eso.