Averiguar cómo y cuándo enviar un correo electrónico de recordatorio es un dilema social que la mayoría de la gente conoce demasiado bien. Nadie quiere parecer impaciente o agresivo, pero tampoco quiere lidiar con citas perdidas o plazos vencidos. ¿Cómo se equilibra la necesidad de respetar la autonomía de otra persona con la necesidad de hacer las cosas?
El dilema de etiqueta se resuelve fácilmente con un recordatorio bien escrito. Estos son los mensajes que transmiten el punto sin crear resentimientos. Son profesionales y eficaces, pero amables y amables.
En este artículo, aprenderás a crear correos electrónicos de este tipo. Pero primero, aprendamos cuándo es apropiado enviarlos y cómo encontrar el momento perfecto.
¿Cuándo debe enviar un correo electrónico de recordatorio?
Los correos electrónicos de recordatorio son útiles cuando surge algo importante y cuando algo debería haber sucedido pero no sucedió. Aquí hay algunas situaciones que podrían beneficiarse de enviar un recordatorio.
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Pagos atrasados: El pago en o antes de una fecha límite es la etiqueta comercial estándar. Las cosas pasan, pero aún tienes derecho a tu dinero. No te sientas culpable por enviar un recordatorio de pago si la fecha límite ha pasado y no has recibido esos fondos.
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Problemas con los proveedores: A veces eres tú quien tiene que pagar, pero un proveedor no te ha enviado una factura. Alternativamente, tal vez usted ordenó algo y no ha llegado. Su negocio depende de ese producto o factura, por lo que está bien ponerse en contacto y registrarse.
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Plazos de trabajo no cumplidos: Ningún trabajador es una isla en el mundo de los negocios de hoy en día. Si una persona promete completar una tarea para un día en particular y no sucede, los proyectos enteros se quedan atrás. Es mejor enviar un recordatorio por correo electrónico antes de que pase demasiado tiempo.
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Comunicación caducada: La mayoría de las personas han estado en una situación en la que alguien prometió hacer algo y volver a ponerse en contacto, pero ese mensaje simplemente no llega. Un recordatorio puede ayudar a restablecer el contacto y averiguar si la tarea simplemente se le olvidó a la persona o si hay algo más que pueda hacer para ayudar.
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Próximos eventos importantes: Algunos eventos y plazos son demasiado importantes para correr el riesgo de perderse. Para estos, puede enviar un recordatorio suave con anticipación para que todos se mantengan en el camino correcto.
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Solicitudes de empleo o entrevistas pendientes: Si estás en la carrera por un trabajo, un correo electrónico de seguimiento puede mejorar tus posibilidades de éxito. Es importante no inundar al gerente de recursos humanos con mensajes, pero un mensaje cuidadosamente cronometrado puede ayudarte a destacar.
¿Cuál es el momento ideal para un correo electrónico de recordatorio?
No siempre es fácil encontrar el momento perfecto para enviar un correo electrónico de recordatorio. ¿Qué tan pronto después de la entrevista de trabajo o de la fecha límite no cumplida, o con qué antelación del evento importante, debe ponerse en contacto?
La respuesta depende de lo que estés esperando. Si está recordando a alguien sobre una fecha límite, un pago, una factura o un envío no cumplidos, es apropiado enviar un recordatorio el primer día hábil después de la fecha de vencimiento. Esperar más tiempo no solo alarga el retraso, sino que también aumenta el riesgo de que la persona olvide los detalles del acuerdo.
Si estás haciendo un seguimiento de algo que no tenía fecha de vencimiento, se considera de buena educación esperar un poco más, especialmente si alguien te está haciendo un favor.
Lo mismo ocurre con los correos electrónicos de seguimiento de las solicitudes de empleo y las entrevistas. Solicitar un trabajo es estresante y siempre lleva más tiempo del que te gustaría. Pero la contratación también es un proceso complejo para el empleador. Cuando espera en lugar de apresurarse a hacer un seguimiento, le muestra al empleador que respeta su tiempo y autoridad.
De acuerdo con Harvard Business Review, puedes hacer un seguimiento una semana después de tu entrevista si no has recibido respuesta. Indeed recomienda una espera más larga de 10 a 14 días. Piense en lo que el entrevistador o el gerente de recursos humanos le ha dicho sobre su cronograma. Y siempre envía un mensaje al menos unos días después cuando te digan que volverás a escuchar.
Los recordatorios anticipados son más fáciles. Puede enviarlos un día hábil antes del evento. Dos días antes es apropiado si la persona tiene que hacer preparaciones elaboradas. Si usas Calendly, puedes programar recordatorios fácilmente para que se envíen automáticamente un determinado número de horas antes del evento.
¿Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio suave?
Aparte de cuando envías el correo electrónico, uno de los elementos más importantes de la etiqueta de recordatorio es un tono amigable. Quieres encontrar un equilibrio entre la urgencia y la comprensión. Cuanto más gentil seas, mejor.
A continuación se muestran varios ejemplos y plantillas desde las que puedes deslizar el dedo, que te ayudarán a crear correos electrónicos de recordatorio amables que te lleven a casa sin herir ningún sentimiento.
1. Elija una línea de asunto adecuada
Una línea de asunto de correo electrónico sólida es imprescindible. Es simplemente una buena etiqueta de correo electrónico incluir uno. Una gran línea de asunto le asegura al destinatario que no eres un spammer, lo cual es importante si estás enviando mensajes a alguien como un proveedor o entrevistador de trabajo. Es posible que no lo conozcan bien y que no tengan su dirección en su lista de contactos.
Si se trata de un mensaje profesional relacionado con una fecha límite perdida, una buena manera de comenzar su línea de asunto es con las palabras «Respuesta Requerida» o «Acción Requerida».»Estos llaman la atención de la gente y pueden alentarlos a abrir el correo electrónico.
Naturalmente, no querrás usar esta frase si estás enviando un correo electrónico a alguien que te está haciendo un favor o cortesía. Si haces un seguimiento después de una entrevista o vuelves a ponerte en contacto con alguien que se ofreció a hacer algo por ti, la frase «Seguimiento» podría ser mejor.
De cualquier manera, asegúrese de hacer referencia al asunto en cuestión. A continuación se muestran algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico de recordatorio:
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«Respuesta Requerida: Entrega de Widgets»
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«Medidas Necesarias: Richardson Proyecto»
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«seguimiento: Mi CV»
2. Saludar al destinatario
Al igual que una línea de asunto, un saludo es imprescindible cuando envías un correo electrónico de recordatorio cortés. Hace que el mensaje suene más amigable y más profesional al mismo tiempo.
La gente agoniza por los saludos por correo electrónico, pero no es tan complicado como algunos podrían hacer que parezca. Estos sencillos consejos te ayudarán a elegir el mejor para cualquier situación:
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Use el estándar «Querido» si no conoce a la persona o si tiene una relación más formal.
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Use Mr., Ms. o Mrs. para mensajes más formales. Si no sabes el género del destinatario, puedes usar por defecto algo general como «Hola» sin un nombre. También puede usar el nombre completo de la persona, como en «Querido Alex Smith.»
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Usa «Hola » o» Hola » con el nombre de pila de la persona si quieres establecer un tono informal.
3. Comience con las sutilezas
Ya que su objetivo es escribir un correo electrónico de recordatorio suave, comience con un mensaje amigable. Es mejor ser específico y hacer referencia a algo apropiado que sepas sobre la persona, como un hito próximo o un gran proyecto en el que ha estado trabajando. Por ejemplo:
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«Espero que todo vaya bien con la adquisición de los Widgets de Johnson. Sé que le has dedicado mucho tiempo.»
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«Felicitaciones por el éxito del lanzamiento de su producto Superwidget. He oído grandes cosas al respecto.»
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«Muchísimas gracias por inscribirse en nuestro seminario web «primeros pasos».»
Si la persona es un colega o alguien que ha hecho algo bueno por usted recientemente, puede ofrecer su agradecimiento como apertura de su correo electrónico. Por ejemplo:
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«Gracias por su trabajo en la propuesta de Miller. Creo que obtendremos una buena respuesta al respecto.»
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«Muchísimas gracias por ofrecerme a enviar mi currículum a su jefe. Significa mucho para mí.»
Si no conoces a la persona o su trabajo, algo como» Espero que estés teniendo una buena semana » está bien.
4. Llegar al punto
Una vez que haya abierto con el toque personal, puede trabajar para transmitir su mensaje. Esta es la parte en la que querrás pasar más tiempo. Sea claro sobre lo que debe suceder y cuándo, pero tenga cuidado de evitar culpar al lenguaje.
Uno de los tipos de recordatorios más delicados es el recordatorio de fecha límite perdida. Esto es lo que podría decir en esa situación, comenzando con un abridor suave apropiado:
«Gracias por su trabajo en la propuesta Miller. Creo que obtendremos una buena respuesta al respecto.
En este momento, sin embargo, estoy preocupado por el lanzamiento del producto Gentle Widgets. Como habíamos discutido, necesitábamos la investigación de mercado de usted para ayer, para que nuestro equipo de diseño pueda comenzar. Necesitan esa información lo antes posible para que el proyecto pueda seguir adelante.»
El mensaje de arriba es claro sobre lo que no sucedió y por qué es tan importante. Puedes aplicar ese tipo de claridad a cualquier correo electrónico de recordatorio, incluidos los que recuerdan a las personas los próximos eventos. Por ejemplo:
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«Gracias a todos por su arduo trabajo en el proyecto Richardson. Recuerde que tenemos la reunión de recapitulación con ellos el jueves, que es cuando firmaremos el contrato final.»
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«Gracias de nuevo por reunirse conmigo sobre el puesto de administrador el lunes pasado. Recuerdo que esperabas programar segundas entrevistas para el viernes. Sé que estos procesos se pueden retrasar, y quería comunicarme y ver cómo puedo hacerlo más fácil para ti.»
¿Sabías que puedes automatizar los correos electrónicos de recordatorio de eventos? Con los flujos de trabajo de Calendly, puede enviar varios recordatorios antes de una reunión a través de diferentes canales para mejorar la asistencia y la productividad del ciclo de ingresos. Lo que es especialmente útil es que puedes enviarlos por correo electrónico, texto o ambos. Por ejemplo, un recordatorio por correo electrónico enviado el día anterior a una reunión podría reforzarse con una notificación de texto unos minutos antes de que comience la llamada. ¿Quieres verlo en acción? ¡Pruébalo gratis!
Utilizo un enlace de Calendario incrustado en un correo electrónico de invitación con estudiantes universitarios y funciona muy bien. También establecería correos electrónicos de recordatorio para que se envíen, así que no tengo que recordar hacer un seguimiento y pueden reprogramar fácilmente. I ❤️Calendly
– Monique Harrison (@BespeakMonique) Octubre 6, 2021
5. Haga una solicitud específica
Su propósito al enviar un correo electrónico de recordatorio amigable no es imponer la culpa, sino alentar a que algo suceda. La mejor manera de transmitir eso es con una solicitud de lo que necesita que haga el destinatario, una llamada a la acción, junto con cuando lo necesita. Sea lo más específico posible. Incluso si has compartido tu número de teléfono antes, por ejemplo, inclúyelo de nuevo en tu llamada a la acción para que no se confunda la acción que quieres que realice el destinatario:
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«Por favor, avíseme cuando espere enviar esa investigación. Espero tener noticias tuyas al final del día. Lo necesitamos urgentemente, así que si hay algo que pueda hacer para ayudar, comuníquese conmigo al (555) 555-5555.»
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«¿Puede confirmar su asistencia para el viernes, diciembre? 4 ¿así que sé cuántas pizzas pedir? Llamadas / mensajes de texto / gmail funcionan muy bien.»
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«Mientras se prepara para las entrevistas de seguimiento, por favor avíseme si necesita algo más de mí. Me encantaría enviarle más información sobre mi papel en el proyecto ABC que estábamos discutiendo.»
6. Envuélvelo y firma con tu nombre
Siempre termina dándole al destinatario el beneficio de la duda. Una buena frase de cierre suena algo como:
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«Gracias por priorizar este asunto.»
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«Gracias por traerme esto tan pronto como puedas.»
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«Espero con interés su correo electrónico.»
Lo último que hay que hacer es firmar el correo electrónico. Al igual que hizo con el saludo, considere su relación con la persona y cómo desea encontrar. En caso de duda, utilice uno de estos profesionales de la señal-offs:
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saludos
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Saludos
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Sinceramente
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Gracias de nuevo
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Todo lo mejor
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saludos
el Final con su nombre completo. Al enviar un correo electrónico a alguien que conoces muy bien, puedes usar tu nombre de pila. Si es alguien que no conoces, agrega el título de tu trabajo y el nombre de tu empresa. Asegúrate de que puedan conectarte con el proyecto o evento al que estás haciendo referencia.
El juego de espera: ¿No hay respuesta una respuesta?
Si solicita explícitamente una respuesta a su recordatorio, puede esperar razonablemente obtener una. No responder generalmente significa una de tres cosas:
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La persona no recibió tu mensaje.
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No sienten que tienen suficiente información para responder.
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Están retrasando a propósito el contacto.
Para mantener la buena voluntad, trate de darle a la gente el beneficio de la duda. Supongamos que quieren responder. Si se siente necesario, escriba de nuevo para ver si necesitan ayuda.
Es frustrante tener que enviar más de un correo electrónico de recordatorio. Pero ten en cuenta que todos tienen sus razones para no responder. Dele unos días para responder antes de hacer el seguimiento de nuevo. Cuando lo haga, mantenga su tono paciente y recuérdeles por qué el asunto es urgente. Si no responden después del segundo recordatorio, considere hacerles una llamada telefónica amistosa durante el horario comercial.
Dos recordatorios también son suficientes para un próximo evento. Un correo electrónico el día antes de una cita y otro una hora antes suelen ser suficientes. El primero proporciona una oportunidad para enviar cualquier cosa que necesiten para preparar y el segundo les da la oportunidad de ofrecer un heads-up si se retrasan.
¿Debería usar mensajes de recordatorio en lugar de correos electrónicos?
Tu recordatorio no tiene que ser un correo electrónico. Los mensajes SMS pueden ser más amigables y han demostrado ser efectivos para ponerse en contacto. La investigación muestra que hasta el 98% de los textos se abren en comparación con el 20% de los correos electrónicos. Y aunque solo el 6% de los correos electrónicos recibe respuestas, ese número aumenta hasta el 45% en el caso de los mensajes de texto.
Los mensajes SMS también son fáciles de enviar, especialmente con la herramienta de notificaciones de Calendly. Puedes recordar a las personas las próximas citas, las respuestas perdidas y más en un horario personalizado. Puede configurar mensajes de recordatorio para que se envíen a intervalos especificados antes o después de los eventos. Mantiene a todos en el camino correcto y reduce los retrasos — y al final, de eso se tratan los correos electrónicos de recordatorio.
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