Hay pocas cosas más críticas para el éxito de su pequeña empresa que un proceso de gestión de inventario sólido y completo. El problema es que, si nunca antes ha tenido que administrar el inventario, es difícil saber por dónde empezar.

Con la gestión de inventario, puede haber docenas de piezas en movimiento. Se complica aún más por el hecho de que no hay una forma correcta de administrar el inventario. Lo que funciona para el negocio de abajo puede que no funcione para el tuyo.

En este artículo, te daremos un conjunto de pautas universales que puedes ajustar y explicar los conceptos básicos de cómo hacer inventario para una pequeña empresa.

Cómo hacer inventario para una pequeña empresa

• ¿Qué es la gestión de inventario?
• Mantener un alto nivel de organización
• Recibir inventario con precisión
• Utilizar las herramientas adecuadas
• Tomar decisiones basadas en datos
• Tener un proceso formal en marcha
• Hacer recuentos de inventario regulares

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es un proceso y un conjunto de sistemas para la gestión de inventario y existencias. Es un subconjunto del concepto mucho más amplio de gestión de la cadena de suministro. Para la mayoría de las empresas minoristas, la gestión de inventario va a encapsular las siguientes tareas:

• Ordenar stock
• Almacenar stock
• Vender stock
• Rastrear los niveles de stock

Aunque estas tareas pueden parecer mundanas, e incluso «simples» o «fáciles», hacerlas (y hacerlas bien) ayuda a crear una base sólida para que su negocio funcione. Evitará posibles problemas y disfrutará de optimizaciones como:

• Evite problemas de falta de existencias para sus productos populares
• Conozca los tipos de ventas/promociones para ejecutar para mover existencias de bajo rendimiento
• Conozca la cantidad correcta de artículos para mantener a mano para mantener un flujo de caja óptimo
• Si vende productos perecederos, puede ayudarlo a evitar el deterioro

Mantenga un alto nivel de de organización

El primer paso para mantenerse al tanto de su inventario es organizar sus artículos con la mayor cantidad de datos e información de productos posible. Una gestión de inventario exitosa es el resultado directo de un análisis de datos sólido. Al comenzar con datos de productos completos y precisos, evitará errores en el futuro y le resultará más fácil investigar cualquier problema que pueda descubrir. Por lo general, estos datos se ingresarían en un sistema de punto de venta (POS), pero también es posible (pero muy tedioso) rastrear estos datos con hojas de cálculo.

Dicho esto, estos son algunos de los datos que querrá introducir para cada producto:

• Nombre
• Departamento
• Categoría
• SKU
• UPC
• Proveedor IDENTIFICACIÓN
• Precio de Venta
• Tasa de Impuestos
• susceptibles de descuento (S/N)
• Costo por Elemento
• Cantidad Actual
• Reordenar Gatillo
• Orden Recomendado

Si usted vende artículos con variantes, usted querrá asegurarse de que usted introduzca cada variante como parte de una matriz. El ejemplo clásico de un artículo con variantes es una camiseta que se vende en varios tamaños y colores. Cada combinación de tamaño y color es una variante única de un producto padre. Al crear una matriz, podrá realizar un seguimiento de la cantidad, los datos de ventas y más para cada variante de forma individual.

Reciba inventario con precisión

Al igual que nuestro primer consejo, querrá asegurarse de recibir e ingresar nuevas existencias de proveedores en su sistema de punto de venta con la mayor precisión posible. Introducir la cantidad de producto incorrecta o etiquetar mal un producto puede causar un montón de problemas más adelante. La mejor manera de asegurarse de recibir un stock de entrada de los proveedores con precisión es crear un proceso estandarizado y seguirlo cada vez que reciba un envío.

Este es un ejemplo de cómo podría ser ese proceso:

1. Quienquiera que reciba el envío debe tener una lista de los artículos que ha pedido o una copia de la orden de compra original.
2. El receptor debe asegurarse de que se reciban todas las cajas/paquetes esperados (es decir, que no quede nada en el camión).
3. El receptor debe desempacar todas las cajas y comparar el contenido con la lista o la orden de compra.
4. Si no hay errores o problemas, ingrese los datos del envío en su punto de venta, hoja de cálculo u otros sistemas de seguimiento.
5. Si hay problemas, tome nota de ellos y póngase en contacto con su proveedor. A continuación, puede introducir el resto del envío en su sistema.

Debido a que recibir un pedido con precisión es una parte tan importante de la administración de inventario, es posible que desee manejar esta parte del negocio usted mismo o confiar en un empleado senior de confianza.

Utilice las herramientas adecuadas

La gestión de inventario es mucho más sencilla cuando utiliza software de punto de venta. Este es el caso debido a la cantidad de datos y la velocidad a la que el inventario se entrega dentro de la mayoría de las empresas minoristas. Si intentas manejarlo todo con una hoja de cálculo o lápiz y papel, es muy probable que la tarea comience a sentirse como una carga que deseas omitir al final de un día ajetreado. Además, con tantas piezas móviles, aumenta la probabilidad de errores, lo que puede eliminar todos los datos de inventario.

Con un sistema de punto de venta, aparte de crear su catálogo de productos (normalmente se hace una vez durante la configuración inicial) y recibir nuevas existencias, la gestión de inventario es un proceso automatizado. Cuando vendes un producto, los niveles de existencias se actualizan automáticamente. Puede consultar fácilmente su sistema para ver cuánto tiene a mano de un producto, y generalmente hay informes de inventario detallados que puede usar para comprender mejor lo que está sucediendo en su negocio.

Tomar decisiones basadas en datos

Una de las principales razones para usar un punto de venta, especialmente desde la perspectiva de la gestión de inventario, es la variedad de informes que tendrá a su disposición. Estos informes cubrirán todo, desde el volumen de ventas por producto, el análisis del margen de beneficio, la tasa de rotación de inventario y mucho más. Con esta información, podrá tomar decisiones más informadas que le ayudarán a dar forma a su estrategia comercial general. Estos son algunos de los conocimientos que puede esperar obtener de las capacidades de generación de informes de su sistema de punto de venta:

• Identifique sus artículos más vendidos para que pueda priorizar mantenerlos bien abastecidos
• Monitoree los márgenes de beneficio por producto para que pueda identificar oportunidades de renegociar con sus proveedores
• Verifique el valor de su inventario en cualquier momento para comprender cuánto capital ha invertido en inventario

Si es un asistente de Excel, ciertamente es posible crear informes similares con software de hoja de cálculo y fórmulas personalizadas. Sin embargo, lo tendrá mucho más fácil si obtiene un sistema POS y deja que haga el cálculo de números por usted. Además, esto le permite concentrarse en tareas para hacer crecer su negocio, como interpretar sus informes y tomar mejores decisiones en función de sus hallazgos.

Tener un proceso formal en marcha

Aunque herramientas como un punto de venta o un software de gestión de inventario dedicado pueden ayudar a simplificar la gestión de inventario y permitirle obtener más valor de sus datos, aún necesita un proceso global en marcha. Dos de los métodos más populares son Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO) y el método de costo promedio.

Las empresas que utilizan FIFO se esfuerzan por vender acciones antiguas antes que nuevas. Para ciertos tipos de negocios, como los que venden productos perecederos, el FIFO es un medio necesario para obtener el mayor valor posible de las existencias. Por ejemplo, imagine cómo una tienda de conveniencia almacena bebidas. Los artículos en la parte delantera de sus refrigeradores normalmente caducan antes que los objetos colocados en la parte posterior.

Para el método de costo promedio, las empresas asignarán el costo de un artículo en función del costo total de los bienes que compraron dividido por el número de unidades compradas. Este método es más sencillo de aplicar y menos costoso que el FIFO, por lo que es una opción atractiva para artículos que son difíciles de calcular.

Independientemente del sistema global que utilice, es esencial que comprenda los pros y los contras de cada enfoque para que pueda seleccionar el adecuado para su negocio.

Haga recuentos de inventario regulares

Incluso si tiene un sistema de punto de venta o una herramienta de gestión de inventario, así como un proceso para recibir existencias, seguirá queriendo hacer recuentos de inventario manuales periódicamente. Dependiendo del tamaño de su negocio, puede hacerlo semestralmente, trimestralmente o incluso mensualmente.

Estos recuentos son importantes porque funcionan como una copia de seguridad de su sistema diario y pueden ayudarlo a descubrir fallas en su proceso. Si la idea de reservar el tiempo para contar todo tu inventario a la vez suena un poco abrumadora, también puedes realizar recuentos de ciclos.

Los recuentos de ciclos son comprobaciones más rápidas en las que cuentas solo una parte más pequeña de tu inventario. Por ejemplo, un mes podrías revisar tu inventario de zapatos y otro tu inventario de sombreros. Además de ahorrarle tiempo, hacerlo puede ayudarlo a descubrir problemas mucho más rápidamente que un cheque trimestral más masivo, aunque los expertos recomiendan que haga al menos un recuento de inventario completo por año para la presentación de informes de impuestos sobre la renta.

Proporcione a su empresa herramientas más sólidas para la gestión de inventario

La gestión de inventario es crucial para las operaciones y el éxito de su empresa. Organizar sus sistemas le ayudará mucho en cuanto a contar sus artículos, configurar su piso y hacer que sus empleados sean más productivos y eficientes. Contar con precisión significa más discrepancias y un mejor resultado para su negocio.

Un punto de venta como Lightspeed puede automatizar la gestión de inventario para usted y proporcionarle información valiosa para ayudarlo a tomar decisiones más inteligentes. Chat con nuestros expertos para ver si nuestras soluciones son adecuadas para su negocio.