En cuanto a eventos, aquellos con música en vivo son algunos de los más atractivos y entretenidos para los asistentes. Pero sin el plan adecuado en su lugar, también pueden ser los más propensos a toparse con algunos baches en la carretera. Es por eso que elaboramos esta guía sobre cómo planificar un concierto.
Con más elementos y piezas móviles que un evento típico, un concierto tiene algunas cosas más que pueden salir mal en un momento dado. Los fallos técnicos de los equipos audiovisuales, las enfermedades o lesiones del talento musical y las inclemencias del tiempo pueden tener efectos negativos en las experiencias de todos los involucrados. Para aprender a estar mejor preparado para cualquier percance y asegurarse de que su concierto esté preparado para el éxito desde el primer momento, ¡siga leyendo!
Aprende a planificar un concierto en 10 sencillos pasos:
Establece metas.
Uno de los pasos más importantes a la hora de descubrir cómo planificar un concierto es establecer objetivos. En otras palabras: ¿Qué quieres que logre este concierto? Es probable que ya hayas establecido las metas y objetivos de tu evento y hayas decidido que un concierto es el mejor formato para lograrlos. Pero sin una idea clara de lo que espera lograr con la parte de música en vivo de su evento, es poco probable que termine con un concierto memorable.
Los mejores eventos de música en vivo tienen un concepto o tema que impulsa la narrativa. Este concepto da forma a todo, desde el tipo de música interpretada hasta el público, el lugar, otras actividades del evento y el estilo de decoración y mercancía del evento.
Considere a los asistentes para su evento y qué concepto y estilo serán más atractivos y memorables para ellos. Si puedes, habla con algunos miembros de tu público objetivo para verificar que el concepto que se te ha ocurrido es tan emocionante y atractivo como quieres que sea.
Crea un presupuesto.
Es tentador estimar cuántos asistentes esperas en tu concierto, multiplicar esto por el precio que crees que la gente pagará por una entrada y considerar el total como tu presupuesto. Pero eso es al revés.
Para tener suficiente dinero para gastos y contingencias, y para obtener ganancias (si ese es uno de sus objetivos), necesitará un esquema de presupuesto claro antes que nada.
Use el resto de esta lista para determinar lo que necesitará para su evento y cree un elemento de línea para cada categoría. Incluya aproximadamente entre el 10% y el 30% de los fondos no asignados para imprevistos y gastos imprevistos. De esa manera, cuando surja algo, estarás listo para ello.
Encuentra el talento.
El talento musical que traigas moldeará la atmósfera de tu concierto más que cualquier otra cosa. Esta también puede ser una de sus partidas presupuestarias principales, dependiendo del tipo de talento que desee incorporar.
Intenta encontrar talento que se ajuste bien al concepto y los objetivos de tu evento. Asegúrate de que su público se solapa significativamente con tu público objetivo para el evento. Por ejemplo, lo último que quieres es una banda con un público principalmente adolescente tocando en una habitación llena de personas mayores.
Ten en cuenta que si contratas talento de fuera de la ciudad, es probable que tengas que pagar sus gastos de viaje. Esto podría excederte del presupuesto a menos que tengas cuidado. Al elegir talento local, es posible que pueda ahorrar algo de dinero, así como crear una conexión con la comunidad local.
Elige un lugar.
Muchos lugares están configurados y dispuestos a acomodar música en vivo. Si planea elegir un lugar interior, asegúrese de que tengan experiencia con música en vivo y una configuración de escenario y asientos que funcione para el tipo de música que haya elegido. Los lugares al aire libre tienen costos de producción más altos y más incógnitas debido a las condiciones climáticas, pero pueden ser una gran opción para conceptos como barbacoas y picnics. Si elige un lugar al aire libre, asegúrese de tener un plan de respaldo para la lluvia, la nieve, el viento, el calor, el frío y cualquier otro elemento que pueda arruinar el concierto.
La energía de su concierto se verá afectada por la multitud, y el tamaño de su lugar juega un papel importante en esto. Si reserva un lugar que es demasiado grande y no lo vende, tendrá una habitación medio llena y una multitud de bajo consumo de energía. Por otro lado, si reserva un lugar pequeño y lo vende demasiado rápido, se preguntará si se perdió más ventas de entradas e ingresos potenciales. Debido a que la energía de la multitud se verá afectada, siempre es mejor ir con un lugar un poco más pequeño que esté seguro de que puede llenar.
Querrá bloquear su lugar temprano, ya que el resto de los detalles del evento comenzarán a encajar una vez que haya decidido la pieza principal del rompecabezas.
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Solicitar permisos y seguros.
Dependiendo de su elección de lugar, es posible que necesite obtener permisos para alcohol, comida, música y el evento en sí. Consulte con su sede y con las autoridades locales para ver qué necesita para su situación. También es una buena idea contratar un seguro para tu evento. Estará cubierto por muchos contratiempos comunes, y es posible que su lugar lo requiera.
Finalice una fecha y hora.
La fecha y hora óptimas para su evento dependerán de su público y del concepto de su evento. Algunos temas y conciertos funcionan mejor en un entorno nocturno, donde se puede usar iluminación y telones de fondo para establecer el estado de ánimo y el tono. Otros conceptos y lugares, especialmente los al aire libre, serán logísticamente más fáciles de administrar durante el día.
Ten en cuenta que tu audiencia tiene momentos que también funcionarán mejor para ellos. Tenga en cuenta cosas como la escuela, el trabajo y los horarios de vacaciones para determinar qué día y hora es mejor para su concierto.
Determine qué equipo se necesita.
Hable con su talento musical y su lugar para determinar qué equipo necesitará para la actuación y si el lugar puede proporcionarlo. Esto podría incluir un escenario, altavoces, micrófonos, sistema de sonido, iluminación y otros equipos audiovisuales. Consulta con tu talento musical para determinar qué equipo traerán ellos mismos y de qué eres responsable.
Piense en la acústica de su espacio y si necesitará alguna amplificación para la interpretación musical, así como qué tipos de arreglos de asientos tienen más sentido. Si su lugar está al aire libre, asegúrese de tener una manera de proteger el equipo de los elementos. Al hablar con los proveedores, el talento y el lugar para determinar sus necesidades de equipo, asegúrese de preguntar cuánto tiempo necesitarán para la configuración y la avería, y si necesitan acceso a energía, un muelle de carga o cualquier otro acceso especial. Estos detalles serán clave para agregar a su plan para evitar errores costosos.
Crea un ambiente cómodo.
Mantenga a su talento cómodo y ayúdelo a prepararse creando o equipando un área entre bastidores. Esto puede ser cualquier área semiprivada o privada en su lugar, pero debe tener fácil acceso al escenario, así como a las instalaciones del baño.
Puede crear una experiencia cómoda entre bastidores proporcionando agua, refrescos, bocadillos y otras pequeñas necesidades para su talento musical. Pregúnteles con anticipación si necesitarán un lugar para cambiarse, calentarse o descansar entre períodos de actuación.
La comodidad de su audiencia dependerá del acceso a las instalaciones del baño, los refrescos y los asientos apropiados. Si su lugar está al aire libre, asegúrese de que haya suficiente refugio en caso de inclemencias del tiempo, o tenga un plan de respaldo para cuando llegue una tormenta.
No se olvide de hacer un plan para la seguridad de todos, también. Debe contar con asistentes de seguridad, asistencia médica y eventos adecuados para el tamaño de su público y para su lugar de celebración.
Empieza a vender entradas.
Si planeas ganar dinero con el concierto, tendrás que vender entradas. Puede asociarse con un servicio de venta de entradas para ofrecer entradas impresas o digitales para su evento. Algunos servicios de venta de boletos ofrecen la posibilidad de usar marcas personalizadas en los boletos, aceptar múltiples métodos de pago y ofrecer precios escalonados. Muchos también incluirán un sitio web para su venta de entradas e integración con sus cuentas de redes sociales.
La hora y la fecha del concierto deben estar claramente marcadas en la entrada, junto con la información relevante sobre los asientos y una política clara de devolución/reembolso.
Promover el concierto.
Al igual que cualquier otro evento, la promoción de su concierto se correlacionará directamente con su éxito. Necesitarás un plan de marketing que tenga en cuenta el concepto de tu evento, la audiencia y el talento musical que has traído a bordo. Si el talento tiene ciertos canales que funcionan bien para su marketing, asegúrese de duplicar esos canales y asociarse con el talento para correr la voz.
Puede aumentar su alcance y difundir su mensaje con la ayuda de los socios del evento. Patrocinadores, vendedores, promotores de conciertos, vendedores de entradas y el lugar de celebración pueden ser útiles en la comercialización de su evento. Pon a todos en la misma página sobre el concepto y los objetivos del evento y haz que sea fácil para ellos promocionar el evento al proporcionar recursos de redes sociales, correo electrónico e impresos que puedan compartir.
Asegúrate de capturar fotos y videos de alta calidad antes y durante el evento. Estos se convertirán en oro de marketing en el seguimiento de su evento y podrían ser realmente útiles si está considerando convertir el evento en una serie o repetirlo el próximo año.
¡Ahora ya sabes cómo planificar un concierto!
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