«Gestión de proyectos» puede ser un término que solo ocupa dos palabras, ¡pero el cuerpo acumulado de conocimientos de gestión de proyectos es enorme! Entonces, ¿qué es PRINCE2? Debería importarte? Nuestra visión general de PRINCE2 le dará la respuesta que está buscando, así como algunas ideas que puede adaptar a sus propios proyectos.

¿Qué es? PRINCE2 es un método de gestión de proyectos específico, y aquellos que estén completamente familiarizados con él habrán recibido capacitación intensiva y certificación. Pero, ¿dónde entra en escena la realeza? «PRINCE» es un acrónimo que significa «Proyectos EN Entornos controlados».»

¿Por qué el número 2? PRINCE2 tiene un predecesor. Puede que no sea tan aristocrático como PRINCE2, pero formó la base para su desarrollo. PRINCE2 es una mejora de PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), un enfoque sistemático de gestión de proyectos desarrollado por Simpact Systems en 1972.

En 1989, el gobierno del Reino Unido lo adoptó como el estándar que quería que utilizaran los gerentes de proyectos de tecnología de la información. Debido a que fue utilizado por la Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones (CCTA), el gobierno del Reino Unido se refirió a él como «PROMPT II EN el Entorno de la CCTA», modificando más tarde el nombre a PRINCE2, el que conocemos hoy en día.

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¿Es solo para proyectos de TI? La belleza de PRINCE2 es que funciona para algo más que proyectos relacionados con TI. Para el año 1996, los directores de proyectos lo reconocieron como un enfoque genérico que podía funcionar para casi cualquier cosa. El gobierno del Reino Unido vendió más tarde los derechos de PRINCE2 al sector privado, y su uso se extendió por todo el Reino Unido, Europa y Australia. Hoy en día, puede encontrar capacitación y certificaciones PRINCE2 que se ofrecen en casi cualquier país del mundo.

Mientras tanto, PRINCE2 se ha mantenido al día con las revisiones destinadas a abordar los comentarios de los profesionales de PRINCE2 y las necesidades cambiantes del entorno empresarial.

Los siete Principios de PRINCE2

Analicemos los conceptos básicos de en qué consiste PRINCE2. En primer lugar, tenemos siete principios generales a tener en cuenta:

Justificación continua del negocio

Como propietario de un negocio o gerente de proyecto, está seguro de estar de acuerdo en que cada proyecto en el que se embarca debe valer la pena. Más específicamente, necesita un caso de negocio para apoyarlo. En pocas palabras, esto significa que los beneficios que se obtendrán del proyecto deben exceder sus costos. Determinar y capturar el caso de negocio de un proyecto es una de las primeras cosas que hace un gerente de proyecto capacitado en PRINCE2.

Aprende de la experiencia

No tiene sentido reinventar cada parte de un proyecto. Sí, algunos de sus elementos serán únicos, pero siempre habrá elementos muy similares a los abordados por la misma organización en el pasado. Cuando la organización no tiene experiencia, puede aprender de otras organizaciones o personas que están dispuestas a compartir información y proporcionar información valiosa. Al reducir el número de incógnitas, los gerentes de proyecto de PRINCE2 pueden reducir el riesgo.

Roles y responsabilidades definidos

Este principio podría verse tan claro como la luz del día desde su título. Después de todo, no vas a hacer nada hasta que todos sepan qué hacer y quién lo hace. Pero hay más que ver a simple vista. La participación de las partes interesadas también es clave para este principio. Los patrocinadores comerciales, los usuarios y los proveedores deben estar representados en el Equipo de Gestión del Proyecto y en su Junta Directiva.

A partir de este proceso, se puede desarrollar una estructura de gestión de proyectos, que informará a cada persona involucrada en el proyecto sobre lo que se espera que haga, lo que puede esperar que otros hagan y a quién recurrir para tomar decisiones.

Administrar por etapas

Ya sabemos que la mejor manera de manejar proyectos complejos es dividirlos en etapas, pero PRINCE2 estipula la necesidad de etapas de gestión puntuadas por «Puntos de Control».»Los puntos de control son momentos en los que la junta del proyecto evaluará el proyecto hasta el momento y ajustará las etapas futuras en función de lo que haya sucedido hasta la fecha. Por lo tanto, el proyecto se basa en un plan general de alto nivel, pero cada etapa tiene su propio plan detallado.

Administrar por excepción

En PRINCE2 hay un marco bastante complejo para la administración por excepción. La explicación simple es que se establecen parámetros específicos, y las variaciones en el proyecto solo deben ocurrir en circunstancias muy específicas. Los elementos en consideración son tiempo, costo, calidad, alcance, riesgo y beneficio. Esencialmente, la administración por excepción significa determinar qué variaciones del plan son «pequeñas cosas» que no deberían ser un problema, y qué variaciones son lo suficientemente serias como para justificar la atención de la administración.

Enfoque en productos

Cada proyecto trabaja hacia un producto final. Cada parte interesada debe tener una imagen extremadamente clara del proyecto que producirá. Por lo tanto, antes de que un proyecto pueda comenzar, y a lo largo de su ejecución, tiene que haber una definición sólida del producto que guíe cómo se aborda el proyecto. La descripción del producto para el proyecto define tanto el producto en sí como los criterios de calidad que se espera que se cumplan.

Adaptar para adaptarse al entorno del proyecto

Puede adaptar PRINCE2 a proyectos pequeños o grandes en casi cualquier contexto, pero la forma en que lo utilice dependerá del entorno del proyecto. El entorno es el creado por la organización que encarga el proyecto, y el equipo de gestión del proyecto debe alinear el proyecto con ese, así como con la complejidad, la escala, el alcance y el riesgo del proyecto. Por ejemplo, si está organizando una cena para diez ejecutivos, la gestión de riesgos no es un problema tan importante como lo sería si estuviera construyendo un rascacielos.

Los siete Temas de PRINCE2

Los temas de PRINCE2 son actividades que su equipo de proyecto debe atender antes de que el proyecto pueda comenzar. Son extremadamente importantes porque su equipo de proyecto los utilizará para monitorear y mantener el proyecto hasta su finalización y cierre. En resumen, son:

1. El caso de negocio: ¿Por qué existe el proyecto? ¿Esta razón sigue siendo válida durante todo el proyecto?
2. La Organización: ¿Quién hace qué? ¿De qué son responsables? Quién toma las decisiones?
3. Los planes: ¿Cuál es la descripción del producto que el proyecto pretende lograr? ¿Cuál es el plan del proyecto de alto nivel? ¿Qué etapas hay y cuáles son los planos detallados de las etapas?
4. El tema de la calidad: ¿Qué características clave de calidad desean los interesados? ¿Cómo sabrá el equipo del proyecto si va por buen camino en términos de cumplimiento de las expectativas?
5. Tema de riesgos: ¿Qué elementos del proyecto no se pueden aprender por experiencia? ¿Cómo podemos gestionar estas incertidumbres para limitar el riesgo?
6. El tema del cambio: Los proyectos pueden cambiar a medida que se desarrollan. El tema del cambio trata sobre cómo se evaluarán las solicitudes de cambio, qué acciones se llevarán a cabo cuando haya una solicitud de cambio y cómo se pueden gestionar los cambios.
7. El tema de progreso: Este tema cubre los controles del proyecto, los informes y el seguimiento del progreso continuo, así como cómo controlar las variaciones que exceden las tolerancias acordadas.

Los siete Procesos de PRINCE2

Hasta ahora, tenemos muchos principios rectores y un conjunto de temas.»Todos tienen un excelente sentido, pero ¿cuál es el proceso que siguen los practicantes de PRINCE2? Solo una vez que entendamos el «qué» podemos decidir qué tan importante puede ser o no PRINCE2 y por qué podría importar para nuestros proyectos. Una vez más, una visión general rápida y sencilla está en orden.

1. Iniciar un proyecto: Se nombra al equipo del proyecto, incluido su gerente, y se da un informe inicial.
2. Inicio del Proyecto: Se formula el caso de negocio y se compila el documento de inicio del proyecto.
3. Dirigir el Proyecto: Se decide un conjunto de procedimientos que se utilizarán para supervisar el proyecto y se implementará
4. Controlar una Etapa del Proyecto: Cómo se evaluará cada etapa para determinar si se completa satisfactoriamente.
5. Gestión de la entrega de productos: Cómo interactúa el gerente de proyecto con los líderes de equipo y cómo deben recibir, completar y finalizar el trabajo del proyecto.
6. Gestión de Límites de escenario: En este proceso, un proyecto pasa de una etapa a la siguiente. ¿Cómo y cuándo termina cada etapa, y cómo y cuándo comenzará la nueva etapa?
7. Cierre del Proyecto: Esto indica cuándo se cerrará el proyecto, incluyendo cualquier seguimiento que se llevará a cabo, así como una evaluación final de los beneficios del proyecto.

Productos de documentación o gestión

Si sigue el manual de PRINCE2, verá que hay 26 plantillas diferentes para la documentación del proyecto. En la gestión de proyectos PRINCE2, estos documentos se denominan «productos de gestión».»

Sin darle el manual completo, al menos podemos decir que estos documentos cubren todos los aspectos de la metodología PRINCE2 que hemos discutido hasta ahora.

Incluyen un plan de revisión de beneficios, la documentación del caso de negocio, informes de puntos de control, una estrategia de gestión de comunicaciones, registros diarios, informes de proyectos finales, registros de problemas e incluso un registro de lecciones para registrar las lecciones aprendidas.

El documento de resumen del proyecto inicia la etapa de iniciación, que evoluciona hacia el documento de iniciación del proyecto. Otra documentación importante incluye el registro de calidad en el que las actividades de control de calidad se detallan, programan y asignan a personas específicas, y finalmente, el registro de riesgos registra todos los riesgos que implica el proyecto.

Eso no es todo, sin embargo. Los 26 tipos de documentos solo están destinados a la gestión de alto nivel del proyecto. El manual PRINCE2 ofrece algunas sugerencias para los administradores de tareas de documentación que podrían usar, pero no establece una plantilla o regla rígida y rápida. Otros documentos que sugiere incluyen gráficos PERT, Gráficos de Gantt y análisis de ruta crítica.

Por qué importa PRINCE2

Incluso si nunca ha oído hablar de PRINCE2 antes, puede ver que proporciona un marco integral para la gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto que utilizan PRINCE2 son profesionales calificados que deben someterse a una amplia capacitación y evaluación, por lo que la certificación PRINCE2 muestra competencia en la metodología.

Sin embargo, PRINCE2 no es la única manera de lograr la certificación de gestión de proyectos y gestionar proyectos. Project Management Professional (PMP) compite con PRINCE2 en el mercado global. Por lo general, se prefiere en América del Norte, mientras que PRINCE2 se usa ampliamente en el Reino Unido, Europa, Asia, África y Oriente Medio.

Juntos, PMP y PRINCE2 son los métodos más utilizados para gestionar proyectos. Eso, en sí mismo, indica el significado de PRINCE2. Pero ¿cuáles son sus inconvenientes? La mayoría de las críticas a PRINCE2 se dirigen a su complejidad. Hay demasiada documentación, y hay demasiados informes, registros y listas.

Algunos gerentes de proyecto se inclinan a decir que PRINCE2 no es adecuado para proyectos más pequeños, pero los autores de PRINCE2 dicen que depende de usted ajustar la metodología para adaptarse al proyecto y su escala. No esperan que lo sigas como un robot.

Las ventajas de PRINCE2 son que ofrece un enfoque razonado para los proyectos, y aunque es posible que no esté ocupado en nada tan complejo y arriesgado como un desarrollo multimillonario, aún puede usar sus principios, temas y procesos. Como PRINCE2 es flexible, puede decidir qué aplicar y qué prefiere omitir. Para un proyecto realmente pequeño, solo conocer y seguir los conceptos básicos de PRINCE2 podría ayudarlo a lograr la satisfacción del cliente con un resultado aceptable del proyecto.