ne všechny e-maily jsou natolik důležité, aby zůstaly ve vaší doručené poště, ale možná je nebudete chtít smazat. Co byste měli dělat v takové situaci? Použijte archiv Gmailu.

většina e-mailových klientů má archivní složku pro zprávy, které pro vás v tuto chvíli nejsou důležité, ale mohly by být užitečné pro pozdější použití. Archivované e-maily jsou nejlepším způsobem, jak mít čistou, organizovanou doručenou poštu, aniž byste cokoli smazali.

v tomto článku se dozvíte základy složky archivu Gmail, kde ji najdete a jak z ní vytěžit maximum.

co se stane, když archivujete e-mail?

pokud chcete svou doručenou poštu vyčistit nebo uspořádat, máte několik možností, které zahrnují odstranění zpráv nebo jejich přesunutí do složky archivu Gmailu. Pokud zvolíte druhou možnost, jednoduše přesunete zprávy z doručené pošty do jiné složky-archivu.

když archivujete e-mail, odešlete jej pro budoucí použití. A pokud někdo odpoví na e-mail, který byl archivován, znovu se objeví ve vaší doručené poště. Archivace je nejlepším řešením pro e-maily, které chcete z doručené pošty, ale pro které je velká šance, že je budete potřebovat později.

jaký je rozdíl mezi odstraněním a archivací e-mailů?

odstranění e-mailu jej odešle do složky Koše. Zůstane tam 30 dní. Po uplynutí této doby bude trvale smazán a již jej nelze načíst ani zobrazit.

archivace e-mailu jej odstraní pouze z doručené pošty. Zůstane tak na neurčito, ale akci lze kdykoli vrátit zpět.

více takhle:

1. nejlepší aplikace Gmail pro Windows 10 / 7 / XP v roce 2021. Nejlepší nástroje 5 recenzované
2. Gmail nefunguje: běžné problémy s Gmailem a jejich řešení
3. alternativy Gmailu: Top 7 webových možností bez reklam, které respektují vaše soukromí
4. Gmail pro firmy: Jak nastavit svůj účet v 9 krocích

jak odstranit archivované e-maily v Gmailu

pokud máte pocit, že již archivované e-maily nepotřebujete, můžete je snadno smazat.

vše, co musíte udělat, je:

• Najděte archivované e-maily.
• klikněte na ikonu“ Odstranit“.

tím se vybrané e-maily přesunou do složky Koše. Jen si pamatujte, že po 30 dnech budou navždy pryč, aniž by je dostali zpět.

proč archivovat e-mail na prvním místě?

existuje několik důvodů, proč byste chtěli archivovat své e-maily. To proto, že to dělá:

1. poskytuje čistší a spravovatelnější Doručená pošta
2. zajišťuje, že důležitá data nejsou nikdy ztracena
3. usnadňuje a rychle přistupuje k důležitým datům
4. pomáhá vaší firmě zůstat v souladu
5. chrání vaše podnikání před možným soudním sporem

to je důvod, proč, i když řešení e-mailů může trvat až 28% vašeho produktivního času, efektivní správa je stále nezbytná. Podívejte se níže, jak vám Mailbird může pomoci.

jak najít archivované e-maily v Gmailu na ploše

pokud otevíráte svůj účet Gmail z počítače, existují dva snadné způsoby, jak najít archivované e-maily.

použití složky All Mail

pokud se právě díváte do doručené pošty, rychle si všimnete, že se zde nezobrazují žádné archivované e-maily. Je to proto, že jsou ve výchozím nastavení skryty společností Google. Co musíte udělat, abyste viděli archivované e-maily, je jít do složky All Mail.

Chcete-li to provést:

• přesuňte kurzor na ikony v levém horním rohu obrazovky aplikace Gmail.
• když se kurzor vznáší nad touto oblastí, rozbalí se postranní nabídka.
• s rozbalenou postranní nabídkou přejděte dolů, dokud nenajdete složku All Mail.
• klikněte na tuto složku.

pokud archivujete desítky až stovky e-mailů denně, nebude pro vás tato metoda ideální. Ručně archivovat každý důležitý e-mail (příchozí a odchozí) bude únavné a časově náročné. Chcete-li se vyhnout nutnosti procházet stovkami zpráv, použijte místo toho následující metodu.

pomocí vyhledávací lišty

můžete také najít své archivované e-maily v Gmailu pomocí vyhledávací lišty. Za to můžete:

• do vyhledávacího pole zadejte některá důležitá slova z hledaného e-mailu. Objeví se e-maily s těmito slovy. Čím více klíčových slov píšete, tím užší budou výsledky.
  
• zadejte do vyhledávacího pole „- in: Sent-in:Draft-in:Inbox“ -has: nouserlabels“. Tím se zobrazí seznam všech e-mailů ve složkách odeslaných, konceptů a doručené pošty, jakož i mimo tyto složky. To účinně dělá totéž jako otevření složky All Mail, pouze více kulatým způsobem.

  

jak najít archivované e-maily v Gmailu v telefonu

hledání archivovaných e-mailů v telefonu se příliš neliší od aplikace PC Mail. Rozhraní však bude vypadat trochu jinak.

jak najít archivované e-maily v Gmailu v systému Android

• Otevřete aplikaci Gmail.
• klikněte na nabídku hamburger a rozbalte ji.
• poté vyberte štítek All Mail nebo použijte vyhledávací funkci k nalezení toho, co hledáte.

jak najít archivované e-maily v Gmailu na iPhone

ačkoli Gmail není mezi uživateli iPhone tak populární, aplikace je stále k dispozici v Apple App Store. Proces hledání archivovaných e-mailů je podobný procesu Androidu.

• Otevřete aplikaci Gmail.
• klikněte na nabídku hamburger a rozbalte ji.
• klepněte na štítek All Mail nebo použijte vyhledávací lištu.

jak automaticky archivujete e-maily, na které jste odpověděli?

otevřete svůj účet Gmail a vyhledejte ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu. Klikněte na něj a vyberte „Zobrazit všechna nastavení.“

vyhledejte „Odeslat a archivovat“ a v odpovědi vyberte „Zobrazit tlačítko „Odeslat & archivovat“.“Poté klikněte na“ Uložit změny “ v dolní části stránky.

pokud toto nastavení povolíte, objeví se při odpovědi na vaše e-maily nové tlačítko. Když kliknete na toto nové tlačítko, odešle odpověď a automaticky za vás archivuje předchozí zprávu.

Gmail však není jedinou platformou, která nabízí tuto inovativní funkci. Někteří další e-mailoví klienti, například Mailbird, vám také umožňují archivovat e-maily v jednom kroku při odpovědi na konverzaci. Kromě toho je Mailbird nabitý dalšími pokročilými funkcemi, které zcela změní váš e-mailový zážitek!

lze archivaci e-mailů automatizovat?

pokud dostáváte desítky až stovky e-mailů denně, může se jejich ruční archivace rychle stát bolestí. Řešení, které mnoho podniků volí, je automatizace.

pokud používáte Mailbird, automatizace archivace e-mailů je snadná.

jednoduše:

1) Přejděte do nabídky Mailbird v levém horním rohu hlavního okna.

2) Vyberte “ Nastavení.“

3) Klikněte na záložku skládání

4) Zkontrolujte nebo zrušte zaškrtnutí “ odeslat & archiv: Zobrazit odeslat & tlačítko Archivovat.“

Tím zajistíte, že všechny odchozí e-maily budou automaticky archivovány. Stačí upravit nastavení v nabídce Nastavení, abyste automaticky přijímali a archivovali odchozí e-maily. To vám ušetří spoustu času a umožní vám snadno archivovat všechny důležité komunikace.

jak zrušit archivaci e-mailů v Gmailu

Přesun archivovaných položek zpět do doručené pošty je jednoduchý.

• Najděte archivované e-maily pomocí výše uvedených metod.
• klikněte na ikonu „Přesunout do doručené pošty“.

to povede k tomu, že se vybrané e-maily znovu objeví ve vaší doručené poště. Od této chvíle s nimi bude Google zacházet jako s jakýmkoli jiným e-mailem. To znamená, že je můžete znovu archivovat a opakovat proces, pokud chcete kdykoli.

některé e-maily prostě patří do archivu

Přesun e-mailů z doručené pošty do archivu Gmailu je jednou z nejlepších strategií pro odmítnutí doručené pošty. Archivací všech e-mailů, které nepotřebují žádné další kroky, usnadníte hledání e-mailů, které vyžadují odpověď. A co je nejdůležitější, archivace e-mailů pomáhá snížit váš duševní nepořádek, takže Váš pracovní den je příjemnější.

archivace e-mailů je lepším řešením než jejich odstranění, pokud budete v budoucnu potřebovat přístup ke starému e-mailu. Archivaci e — mailu můžete porovnat s dokončením úkolu-přečtete si jej, odpovíte na něj a poté jej přesunete z cesty. V případě, že obdržíte odpověď na archivovaný e-mail, objeví se ve vaší doručené poště a připomene vám, abyste podnikli kroky.

v neposlední řadě by všechny podniky měly zvážit archivaci svých e-mailů z právních a praktických důvodů.

závěr

hledání archivovaných e-mailů v Gmailu nemusí být obtížné. Nezáleží na tom, zda používáte aplikaci PC Mail, aplikaci Gmail pro Android nebo aplikaci Gmail pro iPhone – vše se skládá ze dvou hlavních metod.

1. Otevřete aplikaci Gmail > najděte složku All Mail v levém horním rohu obrazovky > klikněte na ni
2. Otevřete aplikaci Gmail > klikněte na vyhledávací lištu > zadejte příslušná klíčová slova, která odpovídají e-mailu, který se pokoušíte najít/zadejte „- in:Sent-in:Draft-in:Inbox“ – has:nouserlabels“ Chcete-li získat seznam všech vašich e-mailů v každé složce

archivace a hledání e-mailů funguje pro vás, skvělé! Pokud však chcete svůj proces automatizovat, může se Mailbird hodit. A navíc vám ušetří čas několika různými způsoby, například:

• s jednoduchou a uživatelsky přívětivou platformou
• poskytující jednotnou doručenou poštu
• s tím, že vám připomene, abyste automaticky sledovali důležitou komunikaci pomocí funkce odložení
• je vysoce přizpůsobitelný
• robustní integrace
• Vícejazyčná podpora
• bezplatná nepřetržitá podpora

použijte řešení jako Mailbird pro automatizaci úkol a zefektivnit svůj den.

víte o nějakých tricích, jak najít archivované e-maily v Gmailu, které jsme zapomněli zmínit? Pokud ano, nenechávejte si je pro sebe-dejte nám vědět v sekci komentářů níže.

FAQs about Gmail Archive