Úvod

většina organizací používá postupy jako součást svých systémů řízení. Správně vypracované postupy mohou být důležitou formou kontroly, ale špatně navržené postupy mohou vystavit organizaci vyšší než nezbytné úrovni rizika pro její podnikání a zaměstnance.

postupy jsou často psány někým, kdo dobře zná práci a kdo si sám určil, jaký je nejlepší způsob práce. To v tom může vytvářet rizika:

• ti, kteří jsou povinni postupovat následně, nemusí mít kvalifikační základnu nebo zkušenosti zapisovatele postupu
• postup může být nejednoznačný nebo může být nesprávně interpretován
• postup může kodifikovat a předávat nežádoucí praktiky jiným osobám.

tato poznámka nastiňuje obecně přijímaný třístupňový proces vytváření postupů s nízkým rizikem.

• první etapa, která stanoví potřebu, je proces, kterým organizace rozhodne, zda je postup vyžadován a jaký by mohl být jeho účel.
• druhá fáze, analýza úloh, je užitečná pro všechny postupy. Může vytvářet vývojové diagramy i písemné pokyny krok za krokem. Tato fáze je zaměřena na tuto technickou poznámku.
• třetí etapa, zahrnující podrobení návrhu postupu přísné analýze rizik, je odůvodněná pro postupy kritické pro podnikání a kritické pro bezpečnost. Doporučeným přístupem je procesní proces HAZOP, který je předmětem samostatné technické poznámky.

v této poznámce používáme následující definice:

• úkol-obchodní účel, kterého má být dosaženo postupem;
• postup-písemná posloupnost pokynů, obvykle stanovená jako řada kroků, nezbytná k dokončení úkolu;
• krok-jedna složka nebo prvek postupu nebo úkolu.

stanovení potřeby

organizace vykonávají funkce k dosažení svých cílů. Funkce obvykle zahrnují lidi a vybavení. Účinnost a efektivnost funkcí a způsob jejich vzájemného působení určují účinnost a efektivitu samotné organizace a mohou být rozhodující při určování toho, zda a do jaké míry je cílů organizace dosaženo.

funkce, které lidé vykonávají v organizačním prostředí, jsou obvykle definovány ve formě souboru úkolů, z nichž každý má specifické cíle. Samotné úkoly jsou obvykle specifikovány ve formě postupů.

Správa hodnot je přístup, který se nejčastěji používá k zajištění toho, aby soubor funkcí, které organizace vykonává, byl vhodný pro daný účel, pokud jde o dosažení svých celkových cílů. Pokud úkoly, které vyplývají z činnosti správy hodnot, nejsou v současné době prováděny organizací nebo jsou prováděny jiným způsobem, musí být vytvořeny nové postupy nebo musí být přepracovány staré postupy, aby bylo možné poskytnout požadované funkční výstupy.

pro každý úkol by Správa hodnot měla vytvořit jasné prohlášení o účelu úkolu, vyjádřené z hlediska jeho příspěvku k funkci, která má být vykonána, a cílů, kterých má být dosaženo. Může také specifikovat dostupné vstupy, klíčové interakce a nezbytné výstupy, které musí být poskytnuty.

Správa hodnot je předmětem samostatné technické poznámky.

hierarchická analýza úloh

po stanovení účelu úkolu stanoví analýza úkolů postup jako posloupnost kroků s odpovídajícím stupněm informací a podrobností. Jedna užitečná forma, hierarchická analýza úloh (HTA), zahrnuje spuštění úkolu na nejvyšší úrovni a jeho rozložení do sekundárních kroků a poté další rozklad kroků do kroků nižší úrovně s jakýmkoli stupněm detailů, který je vhodný a nezbytný.

úroveň rozkladu závisí na tom, kdo má tento krok provést, jeho významu a pracovním prostředí, ve kterém se provádí. Pro nejkvalifikovanější zaměstnance, za dobrých pracovních podmínek as malým časovým tlakem na dokončení práce, může být postačující prohlášení o úkolu na nejvyšší úrovni. Pro ostatní by mohlo být nutné jít na mnohem podrobnější úrovně.

úroveň rozkladu, stupeň detailů, s nimiž je každý krok popsán, a způsob, jakým jsou informace prezentovány, by také měly odrážet faktory ovlivňující výkonnost, jako jsou:

• úroveň dovedností, znalostí, zkušeností a znalostí potřebných k úspěšnému dokončení kroku ve srovnání s dostupnou úrovní školení a dohledu
• pracovní podmínky a způsob, jakým jsou příznivé pro bezchybné chování
• stres a úroveň naléhavosti spojené s včasným rozhodováním během postupu
• další činnosti, které musí probíhat současně a které by mohly soutěžit o pozornost zaměstnance.

příklady hierarchických analýz úloh jsou uvedeny na obrázku 1, obrázku 2 A obrázku 3. Někdo, kdo má zkušenosti, může být schopen odpovědět na žádost: „prosím, udělejte mi dva plátky toastu s cumquat marmeládou“ bez jakéhokoli zpracování, ale jiní mohou vyžadovat podrobnější informace, úroveň v závislosti na jejich znalosti opékání chleba, uspořádání kuchyně a tak dále.

Obrázek 1: příklad analýzy úloh, vysoká úroveň

Obrázek 2: příklad analýzy úloh, více podrobností

obrázek 3: Příklad analýzy úloh, jemné detaily

výroba toastu je triviální, mechanistický úkol, který nevyžaduje zásadní rozhodnutí, ale většina lidí to může pochopit a demonstruje formu analýzy. V praxi lze tento druh hierarchické analýzy aplikovat na mnohem složitější a kritičtější úkoly, které mohou vyžadovat úsudek a rozhodování. Tyto úkoly mohou zahrnovat interakce v několika oblastech podnikání, komunikaci se zákazníky a dodavateli, vyjednávání s komerčními protistranami, dodržování správních nebo regulačních požadavků nebo správu citlivých záležitostí v oblasti lidských zdrojů.

postupy mohou být napsány se stupněm detailu, který odpovídá očekávaným faktorům tvarování výkonu. Předpokládané a požadované faktory tvarování výkonu by měly být specifikovány jako součást popisu postupu.

matice provozního členění

je třeba vytvořit další podrobnosti, které doplní hierarchickou analýzu úkolů a změní ji na postup, který lze použít v obchodních operacích. Běžnou formou je matice provozního členění.

matice provozního členění obvykle obsahuje pro každý krok popis:

• akce, které mají být provedeny
• požadavky na zařízení
• podmínky zavedené na začátku kroku
• co musí být dosaženo před úspěšným dokončením kroku
• podmínky zavedené na konci kroku
• komunikační kanály potřebné k provedení kroku (tj. mezi kterými jednotlivci a skupinami)
• informace potřebné pro správná rozhodnutí, včetně způsobu provádění testů a kritérií pro rozhodnutí.

Tabulka 1 obsahuje návrh rozvržení matice provozního členění.

Tabulka 1: matice provozního členění

procedurální postupy HAZOP

, které jsou důležité, by měly být v rámci procesu návrhu testovány na stres. Procedurální HAZOP je přístup, který k tomu doporučujeme. Tento proces může být časově náročný, proto by měl být považován pouze za postupy kritické pro bezpečnost nebo kritické pro podnikání; v mnoha případech, může být použit pouze pro nejkritičtější kroky takových postupů.

procedurální HAZOP je podrobně popsán v samostatné technické poznámce.