1. Blog
2. HR Management
3. co by mělo být v souboru zaměstnanců?

soubor zaměstnanců nebo personální záznam je skupina dokumentů, které obsahují všechny relevantní informace o čase zaměstnance ve vaší firmě, od jeho žádosti o zaměstnání až po rezignační dopis.

můžete být zmateni tím, co by mělo být v zaměstnaneckém souboru, nebo přemýšlíte, jak dlouho byste měli informace uchovávat. V této příručce jsme vytvořili kontrolní seznam zaměstnaneckých souborů, který vám pomůže shromáždit všechny správné dokumenty a odpovědět na všechny běžné otázky.

proč potřebujete zaměstnanecké soubory

mít všechny důležité informace o zaměstnanci uložené na jednom místě znamená, že je snadné najít jakékoli relevantní podrobnosti o jejich roli a odpovědnosti.

to také znamená, že můžete vytvořit všechny potřebné záznamy v případě, že zaměstnanec uplatní nárok proti vám. To je důvod, proč je důležité udržovat personální soubor zaměstnance aktuální a pravidelně kontrolovat všechny soubory, aby se zajistilo, že existují všechny relevantní dokumenty.

to vám pomůže chránit vás v případě nároku proti vám, protože soubor zaměstnanců bude sloužit jako záznam o tom, jakou podporu a léčbu jednotlivec obdržel v rámci podnikání.

co uchovávat v zaměstnaneckých souborech

obsah zaměstnaneckých souborů se bude lišit od člověka k člověku, ale myslíme si, že by mělo být zahrnuto několik klíčových aspektů.

věci, které je třeba zahrnout do personálního spisu zaměstnance, jsou:

• žádost o zaměstnání, životopis a průvodní dopis
• informace o vzdělání a minulém zaměstnání
• popis Role
• nabídka práce dopis a pracovní smlouva
• nouzové kontaktní informace
• záznamy o školení
• mzdové a benefity informace (ale ne bankovní údaje)
• formuláře pro hodnocení výkonu
• disciplinární žaloby
• zaměstnanec rezignace Letter
• exit interview documentation
• jakákoli jiná dokumentace týkající se zaměstnání

co by nemělo být v zaměstnaneckých složkách?

jakékoli informace, které nejsou relevantní pro roli zaměstnance, například jejich etnický původ nebo podrobnosti o zdravotním postižení, by neměly být zahrnuty do jejich personálního spisu.

vyhýbejte se zahrnutí jakýchkoli pozorování nebo názorů na zaměstnance do jejich spisu: informace by měly být omezeny pouze na fakta.

kdo má právo vidět vaše osobní záznamy?

kvůli souborům zaměstnanců obsahujícím soukromé informace, jako je adresa bydliště nebo podrobnosti o jakémkoli disciplinárním řízení, byste měli zajistit, aby byly chráněny a přístup omezen. Pouze samotný zaměstnanec, jejich přímý manažer a personální pracovníci by měli mít možnost prohlížet své soubory.

jak dlouho uchovávat soubory zaměstnanců

GDPR (Obecné nařízení o ochraně údajů) vstoupilo v platnost v květnu 2018 a stanovilo přísná pravidla týkající se odpovědnosti zaměstnavatelů za ochranu údajů svých zaměstnanců.

nepředpokládejte, že se můžete zbavit všech informací zaměstnance, když opustí vaši firmu. Můžete být ze zákona povinni držet některé údaje, například údaje o mzdách, a nejlepší je uchovávat další informace v případě, že bývalý zaměstnanec proti vám uplatní nárok. Pokud jste smazali záznamy o hodnocení, disciplinárním řízení nebo výhodách, nebudete moci předložit důkazy o tom, že jste postupovali podle pracovních zákonů.

u neúspěšných uchazečů o zaměstnání je dobré uchovávat jejich informace po dobu nejméně 6 měsíců po podání žádosti. Pro minulé zaměstnance jsou obecná pravidla:

• Pracovní doba (podrobnosti o tom, kdy pro vás zaměstnanec pracoval) – 2 roky
• mzdy a podrobnosti o jakékoli odebrané mateřské a otcovské dovolené – 3 roky
• P45/P60, osobní spisy a záznamy o školení-6 let

podle GDPR mají zaměstnanci právo být informováni:

• jaké informace o nich máte a jak je používáte
• důvěrnost záznamů
• jak mohou tyto záznamy pomoci s jejich školením a vývojem v práci

pokud zaměstnanec požádá o kopii údajů, které o nich máte, budete mít 30 dní na jejich poskytnutí.

kde uchovávat zaměstnanecké soubory

dny uchovávání zaměstnaneckých dokumentů v uzamčené, protipožární skříni se pro mnoho podniků rychle stávají historií. Zdaleka nejbezpečnější a nejspolehlivější způsob vedení zaměstnanců personální soubory na jednom místě je jejich ukládání v rámci HR software.

se softwarem HR budete moci udržovat důležité dokumenty v bezpečí a omezovat lidi, kteří k nim mají přístup. Zaměstnanci budou moci upravovat své osobní údaje, když je třeba je aktualizovat, a uvolnit tak čas administrátora pro sebe.

vzhledem k tomu, že software je umístěn v cloudu, bude přístupný odkudkoli. To bude užitečné, protože stále více pracovníků začíná pracovat na dálku nebo má flexibilní pracovní vzorce, které jim umožňují pracovat z domova několik dní v týdnu.

zaměstnanci budou moci získat odpovědi na jakékoli dotazy, které mají o své roli nebo odpovědnosti, zobrazením své pracovní smlouvy a popisu práce v softwaru. Tím se sníží množství času, který spotřebujete tím, že odpovíte na běžné otázky zaměstnanců, takže se můžete soustředit na své podnikání.

náš HR software vám umožňuje uchovávat všechny zaměstnanecké soubory ve vaší vlastní zabezpečené online databázi, což vám dává klid.

Spojte se na [email protected] nebo nám zavolejte na 0333 014 3888 a dozvíte se více o našem snadno použitelném HR softwaru.

nebo začněte bezplatnou zkušební verzi ještě dnes.

• co je indukce?
• 5 hr základy pro malé firmy
• co je příručka pro zaměstnance?

obsah tohoto blogu je pouze pro obecné informace. Nespoléhejte se na to jako na právní nebo jiné odborné rady, protože to není to, co máme v úmyslu. Více podrobností o tom najdete v našich podmínkách používání webových stránek. Pokud potřebujete odbornou radu, kontaktujte nás.

můžete si také přečíst tyto články