„Projektový Management“ může být termín, který zabírá pouze dvě slova, ale nahromaděné tělo znalostí projektového řízení je obrovský! Takže, co je PRINCE2? Mělo by tě to zajímat? Náš přehled PRINCE2 vám poskytne odpověď, kterou hledáte, stejně jako některé nápady, které můžete přizpůsobit svým vlastním projektům.

co je to? PRINCE2 je specifická metoda řízení projektů a ti, kteří jsou s ní plně obeznámeni, podstoupí intenzivní školení a získají certifikaci. Ale kde do obrazu vstupuje Královská hodnost? „PRINCE“ je zkratka, která znamená “ projekty v řízených prostředích.“

proč číslo 2? PRINCE2 má předchůdce. Nemusí to být tak aristokratické jako PRINCE2, ale tvořilo základ pro jeho vývoj. PRINCE2 je zlepšení PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), systematický přístup řízení projektů vyvinutý společností Simpact Systems již v roce 1972.

v roce 1989 jej vláda Spojeného království přijala jako standard, který chtěli projektoví manažeři informačních technologií používat. Protože byl používán Ústřední počítačovou a telekomunikační agenturou (CCTA), britská vláda jej označila jako „PROMPT II v prostředí CCTA“, později změnil název na PRINCE2, ten, který známe dnes.

co je Tallyfy?

Tallyfy vám pomůže dokumentovat a automatizovat úkoly mezi spolupracovníky a klienty

kliknutím sem se dozvíte o Tallyfy

je to jen pro IT projekty? Krása PRINCE2 spočívá v tom, že funguje pro více než jen projekty související s IT. Do roku 1996 to projektoví manažeři uznali jako obecný přístup, který by mohl fungovat téměř pro cokoli. Vláda Spojeného království později prodala práva na PRINCE2 soukromému sektoru, a jeho použití se rozšířilo po celé Velké Británii, Evropa, a Austrálie. Dnes najdete školení PRINCE2 a certifikace nabízené téměř v jakékoli zemi na světě.

mezitím PRINCE2 držel krok s dobou s revizemi zaměřenými na řešení zpětné vazby od lékařů PRINCE2 a měnících se potřeb podnikatelského prostředí.

sedm principů PRINCE2

pojďme se podívat na základy toho, z čeho se PRINCE2 skládá. Za prvé, máme sedm zastřešujících zásad, které je třeba mít na paměti:

pokračování obchodní zdůvodnění

jako vlastník firmy nebo projektový manažer určitě souhlasíte s tím, že každý Projekt, na který se pustíte, by měl stát za to. Konkrétněji, potřebuje obchodní případ, aby ji podpořil. Jednoduše řečeno, to znamená, že přínosy, které mají být získány z projektu, by měly překročit jeho náklady. Určení a zachycení obchodního případu pro projekt je jednou z prvních věcí, které projektový manažer vyškolený v PRINCE2 dělá.

Učte se ze zkušeností

nemá smysl znovuobjevovat každou část projektu. Ano, některé jeho prvky budou jedinečné, ale vždy budou existovat prvky, které jsou velmi podobné těm, které v minulosti řešila stejná organizace. Když organizace nemá zkušenosti, může se učit od jiných organizací nebo jednotlivců, kteří jsou ochotni sdílet informace a poskytovat cenné poznatky. Snížením počtu neznámých jsou projektoví manažeři PRINCE2 schopni snížit riziko.

definované role a odpovědnosti

tento princip může vypadat stejně jasně jako Denní světlo z jeho názvu. Po všem, nebudete dělat nic, dokud každý neví, co dělat a kdo to dělá. Ale je v tom víc, než se setkat s okem. Klíčem k této zásadě je také zapojení zúčastněných stran. Obchodní sponzoři, uživatelé a dodavatelé musí být zastoupeni v týmu projektového řízení a jeho představenstvu.

z tohoto procesu lze vytvořit strukturu řízení projektu, která bude informovat každou osobu zapojenou do projektu o tom, co se od nich očekává, co mohou očekávat od ostatních a na koho se obrátit pro rozhodování.

Správa podle fází

již víme, že nejlepší způsob, jak zvládnout složité projekty, je rozdělit je do fází, ale PRINCE2 stanoví potřebu fází řízení přerušovaných „kontrolními body“.“Kontrolní body jsou časy, kdy projektová Rada vyhodnotí dosavadní projekt a upraví budoucí fáze na základě toho, co se stalo k dnešnímu dni. Projekt je tedy založen na celkovém plánu na vysoké úrovni, ale každá etapa má svůj vlastní podrobný plán.

Správa podle výjimky

v PRINCE2 je poměrně složitý rámec pro správu podle výjimky. Jednoduché vysvětlení je, že jsou nastaveny konkrétní parametry a změny v projektu by se měly stát pouze za velmi specifických okolností. Uvažovanými prvky jsou čas, náklady, kvalita, rozsah, riziko a přínos. V podstatě, řízení výjimkami znamená určit, jaké odchylky od plánu jsou „malé věci“, které by neměly být problémem, a jaké variace jsou natolik závažné, aby vyžadovaly pozornost managementu.

zaměřte se na produkty

každý projekt pracuje na konečném produktu. Každý zainteresovaný subjekt by měl mít o projektu velmi jasnou představu. Před zahájením projektu a po celou dobu jeho provádění musí existovat silná definice produktu, která řídí, jak je projekt řešen. Popis produktu pro projekt definuje jak samotný produkt, tak očekávaná kritéria kvality, která mají být splněna.

přizpůsobit tak, aby vyhovoval prostředí projektu

PRINCE2 můžete přizpůsobit malým nebo velkým projektům téměř v jakémkoli kontextu, ale způsob, jakým je používáte, bude záviset na prostředí projektu. Prostředí je prostředí vytvořené organizací, která Projekt zadává, a tým projektového managementu musí Projekt přizpůsobit, stejně jako složitost, rozsah, rozsah a riziko projektu. Například, pokud řešíte večeři pro deset vedoucích pracovníků, řízení rizik není tak velký problém, jako by to bylo, kdybyste stavěli mrakodrap.

sedm témat PRINCE2

PRINCE2 témata jsou aktivity, které váš projektový tým musí věnovat před zahájením projektu. Jsou nesmírně důležité, protože váš projektový tým je použije k monitorování a údržbě projektu až do dokončení a uzavření. Stručně řečeno, jsou:

1. obchodní případ: proč Projekt existuje? Zůstává tento důvod platný po celou dobu projektu?
2. organizace: kdo co dělá? Za co jsou zodpovědní? Kdo rozhoduje?
3. plány: jaký je popis produktu, kterého má projekt dosáhnout? Jaký je plán projektu na vysoké úrovni? Jaké fáze existují a jaké jsou podrobné plány etapy?
4. téma kvality: jaké klíčové vlastnosti kvality chtějí zúčastněné strany? Jak bude projektový tým vědět, zda je na dobré cestě, pokud jde o dodání do očekávání?
5. rizika téma: jaké prvky projektu nelze naučit zkušeností? Jak můžeme tyto nejistoty zvládnout, abychom omezili riziko?
6. téma Změny: projekty se mohou měnit, jak se vyvíjejí. Téma změny se zabývá tím, jak budou žádosti o změnu hodnoceny, jaké akce se uskuteční, když bude žádost o změnu, a jak lze změny spravovat.
7. the Progress Theme: Toto téma zahrnuje řízení projektu, podávání zpráv a průběžné sledování pokroku, jakož i jak kontrolovat odchylky, které překračují dohodnuté tolerance.

sedm procesů PRINCE2

zatím máme mnoho hlavních principů a soubor “ témat.“Všichni mají vynikající smysl,ale jaký je proces, který praktikující PRINCE2 sledují? Teprve jakmile pochopíme „co“ , můžeme se rozhodnout, jak důležitý PRINCE2 může nebo nemusí být a proč by to mohlo záležet na našich projektech. Opět je v pořádku rychlý a jednoduchý přehled.

1. zahájení projektu: projektový tým, včetně jeho manažera, je jmenován a je uveden počáteční stručný popis.
2. zahájení projektu: Obchodní případ je formulován a je sestaven dokument o zahájení projektu.
3. řízení projektu: rozhoduje se o souboru postupů, které budou použity k dohledu nad projektem a budou realizovány
4. řízení fáze projektu: jak bude každá fáze hodnocena, aby se zjistilo, zda je uspokojivě dokončena.
5. řízení dodávek produktů: jak projektový manažer spolupracuje s vedoucími týmů a jak by měli přijímat, dokončovat a dokončovat projektovou práci.
6. Správa Hranic Jeviště: V tomto procesu se Projekt pohybuje z jedné fáze do druhé. Jak a kdy končí každá etapa a jak a kdy začne nová etapa?
7. uzavření projektu: to znamená, Kdy bude projekt uzavřen, včetně případných následných opatření, která se uskuteční, a závěrečného hodnocení přínosů projektu.

dokumentace nebo produkty správy

pokud budete postupovat podle příručky PRINCE2, uvidíte, že pro projektovou dokumentaci existuje 26 různých šablon. V projektovém řízení PRINCE2 se tyto dokumenty nazývají “ produkty správy.“

aniž bychom vám poskytli celou příručku, můžeme alespoň říci, že tyto dokumenty pokrývají všechny aspekty metodiky PRINCE2, o které jsme dosud diskutovali.

zahrnují plán kontroly výhod, dokumentaci obchodních případů, zprávy kontrolních bodů, strategii správy komunikace, denní protokoly, zprávy o ukončení projektu, registry vydání a dokonce i protokol lekcí pro zaznamenávání získaných lekcí.

stručný dokument projektu zahajuje fázi zahájení, a to se vyvíjí do iniciačního dokumentu projektu. Další důležitou dokumentací je registr kvality, ve kterém jsou podrobně popsány činnosti kontroly kvality, naplánovány a přiděleny konkrétním osobám, a konečně registr rizik zaznamenává všechna rizika, která projekt zahrnuje.

to ale není všechno. 26 typů dokumentů je určeno pouze pro řízení projektu na vysoké úrovni. Příručka PRINCE2 nabízí několik návrhů pro správce úloh dokumentace, které by mohli použít, ale nestanoví tvrdou a rychlou šablonu nebo pravidlo. Mezi další dokumenty, které navrhuje, patří pertovy grafy, Ganttovy grafy a analýza kritické cesty.

proč PRINCE2 záleží

i když jste o PRINCE2 nikdy neslyšeli, můžete vidět, že poskytuje komplexní rámec pro řízení projektů. Projektoví manažeři, kteří používají PRINCE2, jsou kvalifikovaní odborníci, kteří musí absolvovat rozsáhlé školení a hodnocení, takže certifikace PRINCE2 ukazuje způsobilost v metodice.

PRINCE2 však není jediným způsobem, jak dosáhnout certifikace projektového řízení a řídit projekty. Project Management Professional (PMP) soutěží s PRINCE2 na globálním trhu. To je obvykle výhodné v Severní Americe, zatímco PRINCE2 je široce používán ve Velké Británii, Evropě, Asii, Africe a na Středním východě.

společně jsou PMP a PRINCE2 nejpoužívanějšími metodami pro správu projektů. To samo o sobě naznačuje význam PRINCE2. Ale jaké jsou jeho nevýhody? Většina kritik PRINCE2 je zaměřena na jeho složitost. Existuje příliš mnoho dokumentace a existuje příliš mnoho zpráv, protokolů a seznamů.

někteří projektoví manažeři mají sklon říkat, že PRINCE2 není vhodný pro menší projekty, ale autoři PRINCE2 říkají, že je na vás, abyste upravili metodiku tak, aby vyhovovala projektu a jeho rozsahu. Nečekají, že ho budete následovat jako robot.

výhody PRINCE2 spočívají v tom, že nabízí odůvodněný přístup k projektům, a přestože nemusíte být zaneprázdněni něčím tak složitým a riskantním, jako je vývoj v hodnotě několika milionů dolarů, stále můžete používat jeho principy, témata a procesy. Vzhledem k tomu, PRINCE2, je flexibilní, můžete se rozhodnout, co použít, a co byste raději vynechat. Pro opravdu malý projekt, jen znalost a dodržování základů PRINCE2 vám může pomoci dosáhnout spokojenosti klientů s přijatelným výsledkem projektu.