tento článek vám pomůže lépe komunikovat a psát formální e-maily v angličtině.

e-maily patří mezi nejčastěji používané komunikační prostředky na světě. Jsou rychlé, okamžité a umožňují vám komunikovat se všemi druhy podniků v rámci i za hranicemi států. V práci především psaní formálních e-mailů v angličtině správným způsobem vyžaduje určité dovednosti a jako profesionální situace je nezbytné nedopustit se chyb, abyste si udělali dobrý dojem o sobě a vaší společnosti.

v tomto článku najdete:

• pravidla pro psaní formálních e-mailů v angličtině
• správný formát pro použití
• příklady formálních e-mailů v angličtině

pravidla pro psaní formálních e-mailů v angličtině

Chcete-li napsat e-mail v angličtině správným způsobem, neimprovizujte! Přečtěte si následující rady, abyste se vyhnuli vážným chybám, které by mohly ohrozit úspěch e-mailu od okamžiku jeho přijetí.

předmět

předmět je první informace, kterou příjemci e-mailu vidí, a pokud je napsán nesprávně nebo nejasně, mohl by tlačit čtenáře, aby jej odstranil, aniž by jej otevřel! Je tedy důležité dát jasnou a přesnou zprávu hned od začátku s uvedením obsahu nebo důvodu psaní dvěma nebo třemi slovy, která upoutá pozornost příjemce.

Styl

na rozdíl od mnoha jiných jazyků, které vyžadují dlouhé složité věty ve formálním písemném kontextu, angličtina je velmi stručná a upřednostňuje krátké věty a jednoduchou strukturu. Ujistěte se, že text rozdělíte na dva nebo tři odstavce – to čtenáři umožní rychle vidět klíčové body.

zdvořilostní vzorce

když píšete e-mail v angličtině, nepoužíváte pouze jiný jazyk, ale také vstupujete do jiné kultury s různými zvyky. Anglosasové obecně věnují velkou pozornost formám zdvořilosti a vděčnosti, proto je nikdy nezapomeňte přidat.

zkontrolujte e-mail

Nikdy neposílejte e-mail v angličtině, aniž byste si znovu přečetli, co jste napsali. Gramatické nebo psaní chyby jsou velmi časté i ve vašem vlastním jazyce, takže v angličtině můžete dělat chyby mnohem snadněji. Dvojitá kontrola toho, co jste napsali, je jednoduchý krok, který vám může zabránit v tom, abyste vypadali neprofesionálně a především neopatrně.

podpis

ujistěte se, že jste nastavili své e-maily tak, aby končily všemi důležitými informacemi o vás, včetně:

• jméno a příjmení
• pracovní pozice
• relativní údaje o vaší společnosti (jméno ,adresa..
• odkaz na webové stránky společnosti

formát formálního e-mailu v angličtině

• Úvod
• tělo textu
• závěr

Úvod

v závislosti na typu vztahu, který máte s osobou, na kterou píšete, existují různé způsoby spuštění e-mailu, ale každý e-mail by měl vždy začínat pozdravem. V našem konkrétním případě je formální, nejvhodnější možnosti jsou:

• Vážený pane / paní / paní (příjmení příjemce, např. Pan černý)
• Vážený pane / paní (pokud neznáte jméno příjemce) nebo obecněji „koho se to může týkat‘

po počátečním pozdravu potřebujete úvodní větu, která jasně uvádí důvod psaní a je v souladu s předmětem e-mailu. Představte se krátce (dlouhé texty často odrazují lidi od jejich čtení), pak pokračujte:

• píšu s ohledem na… (předmět e-mailu)
• píšu v souvislosti s … (Předmět e-mailu)
• píšu s odkazem na…

pokud píšete e-mail pro zasílání informací, můžete začít jednou z následujících vět:

• píšu, abych vás informoval…
• jsem potěšen, že vám mohu říct… (pokud sdělujete dobré zprávy)
• lituji, že vás informuji, že … (pokud sdělujete špatné zprávy)

pokud místo toho odpovídáte na e-mail, který jste obdrželi, můžete říct:

• píšu v reakci na …
• píšu v odpovědi na …
• píšu, abych vám poděkoval za … (Pokud potřebujete poděkovat příjemci)

tělo textu

neexistují žádné konvenční vzorce pro psaní těla textu, protože se liší podle funkce toho, co potřebujete sdělit. Je užitečné připravit Počáteční návrh a poté pokračovat v opravách.

obecná pravidla jsou, že text by měl být rozdělen do krátkých odstavců, které se vyhýbají zkratkám a zkratkám, z nichž oba můžete použít, naopak, když píšete neformální e-mail rodině a přátelům.

na základě typu odeslané zprávy existují různé způsoby, jak napsat poslední pozvánku před ukončením e-mailu, například:

• těším se na vás brzy
• Děkuji předem
• pro další informace, neváhejte mě kontaktovat
• prosím, dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy
• Díky za pozornost

závěr

nejběžnější způsob, jak ukončit e-mail, jsou:

• S pozdravem
• S pozdravem
• S pozdravem (pokud jste začali e-mail s „vážený pane/Madam“, protože neznáte jméno příjemce)
• S pozdravem (pokud jste začali e-mail s „vážený pane/paní/paní + příjmení)
• S pozdravem

příklady formálních e-mailů v angličtině

podívejme se, co je to „Vážený pane / paní / paní“. jak to všechno funguje v praxi.

Příklad 1: zpoždění s doručením objednávky

předmět: Zpoždění doručení

Vážený pane Pascale,

s politováním vás oznamujeme, že nebudeme schopni dodržet dříve dohodnutou lhůtu pro doručení vaší objednávky. Náš dodavatel nás dnes varoval, že mají problémy s dodávkami, což bude mít za následek zpoždění našeho výrobního řetězce. Spoléháme na vaše pochopení a děkujeme za vaši trpělivost.

přijměte prosím naši omluvu.

S pozdravem,

…

příklad 2: Odpověď na inzerát

předmět: Pozice editoru webového obsahu

Vážený pane / paní,

s odkazem na vaši pracovní inzerát v xxx bych chtěl podat svou žádost o pozici editoru webového obsahu ve vaší společnosti.

vystudoval jsem komunikační vědy na University of xxx a několik let jsem pracoval v digitální agentuře jako specialista na obsah. Věřím, že mé dovednosti a zkušenosti jsou v souladu s požadavky na pracovní pozici. Rád se představím v rozhovoru, který vám umožní lépe zhodnotit můj možný nábor.

naleznete přiloženou kopii mého životopisu. Těším se, až se mi ozvete.

S pozdravem,

…

příklad 3: zaslání katalogu produktů

předmět: nový katalog produktů

Vážená paní Chapmanová,

na základě vaší žádosti jsme vám nedávno zaslali náš nový katalog. Jsme přesvědčeni, že vám umožní vidět kvalitu našich výrobků. Náš místní agent vás brzy kontaktuje a domluví si schůzku v den a čas, který vám vyhovuje, abyste mohli podrobně diskutovat o tom, jak mohou být naše produkty přínosem pro potřeby vaší společnosti.