užívání zápisů ze schůzky na schůzi správní rady se jeví jako poměrně jednoduchá, přímá odpovědnost, ale pravdou je, že do tohoto úkolu je zapojeno mnoho úvah, které vyžadují myšlení a pozornost. Pro organizaci zápisu ze schůzky je vyžadován určitý stupeň řízení schůzky, podrobné a vysoce komplexní.

přijetí zápisu ze zasedání správní rady je velmi důležitá odpovědnost, která je vhodná pro někoho, kdo je ochoten plánovat dopředu, pilně naslouchat a vypracovat přesné shrnutí schůzky, která se konala.

přejít na naši šablonu zasedání správní rady zde.

Chcete-li se zbavit jakéhokoli zmatku, který je kolem zápisů ze schůzky, vytvořil Fellow krok za krokem průvodce, Jak psát skvělé zápisy ze schůzky. Nejprve si promluvme o tom, jaké jsou zápisy ze schůzky:

• co jsou zápisy ze schůzky?
• proč jsou zápisy ze zasedání Rady tak důležité
• šablona zápisu ze zasedání Rady
• 5 kroků k napsání účinných zápisů ze zasedání Rady
• Rychlé tipy pro psaní zápisů ze zasedání Rady a sledování klíčových rozhodnutí

co jsou zápisy ze schůzky?

Zápis ze schůzky je písemný záznam dialogu a rozhodnutí učiněných během schůzky. V podstatě, jedná se o písemný přepis všeho, o čem se diskutovalo v průběhu schůzky, který lze poté použít k informování členů týmu, kteří se nemohli zúčastnit toho, co se stalo, nebo ke sledování rozhodnutí a akčních položek, které lze znovu navštívit.

zápis z předchozí schůzky pak může být použit pro budoucí rozhodnutí. Zápis ze schůze proto slouží jako historický záznam o rozhodnutích správní rady.

proč jsou zápisy ze zasedání Rady tak důležité

zápisy ze zasedání Rady jsou důležité z několika různých důvodů. V první řadě, zápisy ze schůze poskytují historický záznam o krátkodobém a dlouhodobém plánování správní rady. Protože každá schůzka obsahuje cíl nebo cíl, může správní rada poté použít zápis ze schůzky jako záznam pro budoucí použití, aby pochopila postup, který byl proveden.

kromě toho jsou zápisy ze schůzek důležité, protože poskytují organizaci právní ochranu. Due diligence je často zachycena v zápisech ze schůzek společností, jakož i v jakýchkoli právních rozhovorech,které pak mohou být zahájeny a zdokumentovány, aby se potvrdily etické, spravedlivé postupy organizace.

a konečně, zápis ze zasedání správní rady je důkazem toho, proč a jak rada dospěla k určitým rozhodnutím. Tato dokumentace pak může být použita k zodpovězení všech otázek, které vyvstanou v souvislosti s přijatými rozhodnutími.

deska zápis ze schůze šablony

Toto je příklad šablony zasedání Rady SaaS vytvořil David Sacks-podnikatel, investor a generální partner Craft Ventures.

5 Kroky k napsání účinných zápisů z jednání rady

1 plánujte předem

stejně jako všechno v obchodním světě vyžadují efektivní zápisy z jednání určité předběžné plánování. Než se začnete dívat na pořad jednání, je dobré vést diskusi o formátu, který se od vás očekává, že použijete k pořizování zápisů ze schůzky. Pokud to není jasné, můžete odkazovat na příklad zápisu ze schůzky, který chcete použít jako šablonu.

objasnění očekávání zápisu ze schůzky s prezidentem nebo jiným známým protějškem způsobí, že se budete cítit mnohem jistější při psaní zápisu ze schůzky. Zajištění toho, že jste sestavili dobře promyšlený program schůzky, vás připraví na přepis schůzky organizovaným způsobem.

2 Použijte pořad jednání jako osnovu

při zvažování toho, co by mělo být zahrnuto do zápisu ze schůzky, začněte se základy. Nejprve uveďte datum a čas schůzky. Dále zdokumentujte jména všech účastníků schůzky a všech jednotlivců, kteří se nemohli zúčastnit. Je pravděpodobné, že na začátku schůze bude nějaký čas věnován přijetí nebo změně zápisu z předchozí schůze.

ujistěte se, že dokumentujete rozhodnutí učiněná o předchozích schůzkách, než se začnete zabývat programem schůzky. Jakmile je tato část schůzky dokončena, můžete použít program schůzky jako obrys, přičemž každá položka programu je podtémem, kde můžete přidat konkrétní poznámky.

nakonec se ujistěte, že váš jazyk je jasný, jednoznačný a úplný. Je důležité psát zápis ze schůzky objektivně, vyhýbat se přídavným jménům a příslovcům, kde můžete.

3 Přidejte další poznámky a vyjasněte vznesené body

klíčovým trikem úspěšných zápisů ze schůzky je napsat zápis ze schůzky během schůzky nebo hned po schůzce, pokud nejste schopni přepsat, jak se schůzka koná. Zkontrolujte svůj obrys, abyste získali plný rozsah schůzky, a pokud je to nutné, přidejte další poznámky a vyjasněte vznesené body. Zajistěte, abyste zahrnuli dostatečné podrobnosti tím, že co nejvíce rozpracujete každou položku programu schůze, jakékoli diskuse nebo učiněná rozhodnutí.

zejména pro zápis z představenstva, doporučujeme uvést krátký popis každé přijaté akce, jakož i odůvodnění rozhodnutí pro budoucí použití. Pokud se před přijetím návrhu hodně diskutovalo, zapište hlavní argumenty pro a proti a přidejte co nejvíce dialogu.

po dokončení psaní zápisů ze schůzky je upravte, abyste zajistili stručnost a jasnost, takže minuty jsou snadno čitelné, jasné a k věci.

je dobré připojit jakékoli dokumenty ke schůzce, na které se během schůzky odkazovalo, spíše než se pokoušet shrnout jakoukoli další dokumentaci.

4 rozdělte zápis ze schůzky

před sdílením zápisu ze schůzky přemýšlejte o tom, zda existuje schvalovací proces, který musí proběhnout před distribucí Radě. Předseda možná bude muset přezkoumat a schválit zápis ze schůzky, než je budete moci sdílet. Pokud existuje schvalovací proces, dopřejte si nějaký čas navíc, když zveřejníte očekávané datum distribuce. Mohou také existovat některé standardizované protokoly pro sdílení a ukládání zápisů ze schůzky.

použití aplikace, jako je Fellow, umožňuje ukládat všechny vaše zápisy ze schůzky na jednom organizovaném místě, kde můžete povolit přístup určitým nebo všem jednotlivcům. Přemýšlejte o tom, zda budete sdílet své zápisy ze schůzky online, poskytnutí fyzické kopie nebo uložení minut do aplikace pro minuty schůzky, jako je Fellow.

5 Uložte si zápis ze schůzky pro budoucí použití

ujistěte se, že kdekoli ukládáte zápis ze schůzky, máte přístup ke všem jednotlivcům, kteří se schůzky zúčastnili, a všem dalším osobám, které budou potřebovat přístup k těmto zápisům ze schůzky.

nakonec se přihlaste u předsedy představenstva nebo jejich asistenta, abyste zjistili, zda dávají přednost tisku a ukládání tištěných kopií, které pak můžete poskytnout jiným zaměstnancům nebo předsedovi k podání.

6 Tipy pro psaní zápisů z jednání rady a sledování klíčových rozhodnutí

1. vytvořte obrys: Dělejte si poznámky pod každou položkou programu schůze, jak Schůzka postupuje.
2. účastníci Check-off při vstupu do místnosti: nechte každou osobu představit se na začátku schůzky, zejména pokud je neznáte.
3. zaznamenávejte rozhodnutí nebo poznámky k akčním položkám: zaznamenávejte tato rozhodnutí nebo akční položky, jakmile dojde k jejich přesnému přepisu.
4. v případě potřeby požádejte o vysvětlení: Nebojte se požádat o vysvětlení, pokud je něco nejasné. Vyhýbá se tomu, že se k tomu musíme vracet později, když věci nejsou v našich vzpomínkách tak čerstvé.
5. nesnažte se zachytit to všechno: zachytit to všechno by bylo nemožné. Místo toho pozorně poslouchejte hlavní rozhodnutí, akční položky, problémy nebo řešení.
6. Zaznamenejte to: s povolením zvažte nahrávání schůzky do telefonu nebo záznamového zařízení, pokud se obáváte, že v zápisu ze schůzky chybí důležitý obsah.

přepis zápisu ze zasedání správní rady může být náročnou a poněkud náročnou odpovědností. Pochopení, proč jsou důležité zápisy ze schůzky, podpoří efektivní správu schůzek obecně a učiní z vás efektivnějšího a sebevědomějšího přepisovatele.

nezapomeňte, že použití šablony zápisů ze schůzky je velmi užitečné a budete se cítit organizovanější a připravenější, protože budete používat konzistentní strukturu a budete mít připomenutí, abyste zajistili zachycení všech podrobností schůzky. Vždy plánujte dopředu, zaznamenávejte zápisy ze schůzky co nejpodrobněji a věnujte spoustu času kontrole zdokumentovaných poznámek. Upravte si zápis ze schůzky, dokud nebudete spokojeni s jejich kvalitou a nebudete si jisti, že je budete sdílet s Radou. Nakonec nezapomeňte uložit zápisy ze schůzky na bezpečném místě(například Fellow.app) poté!

podívejte se zpět na tuto podrobnou příručku o tom, jak si vzít zápis ze schůzky na schůzi správní rady, kdykoli máte pocit, že byste mohli použít nějaké přímé pokyny.