existuje několik scénářů, kdy budou společnosti požádány nebo podají žádost o ověření pracovní historie jednotlivce a dalších podrobností souvisejících s jeho současným nebo minulým zaměstnáním. Tento proces, nepřekvapivě, je známý jako “ ověření zaměstnanosti.“

proces náboru je obzvláště běžný čas, kdy společnost provádí ověření zaměstnání, a obvykle vyžaduje profesionální referenční kontroly. Společnosti také často dostávají žádosti o ověření zaměstnání od třetích stran, jako jsou věřitelé pocházející z nových půjček nebo vlastníci nemovitostí, kteří potvrzují, že nájemce bude schopen provést přiměřené platby za nový nájem.

existuje několik způsobů prokazování zaměstnání, od zajištění dopisu“ doklad o zaměstnání “ (Poe) až po poskytnutí výplat, referencí nebo uzavřených smluv a dohod. Zde se podíváme na hlavní důvody žádostí o ověření zaměstnání a několik způsobů, jak společnosti tyto žádosti splnit.

jaké situace vyžadují ověření zaměstnání?

s nárůstem profesionálních sítí, jako je LinkedIn, se může zdát, že online přítomnost nebo životopis osoby bude stačit k prokázání jejich zaměstnání. Mnoho potenciálních ověřovatelů však bude chtít formálnější certifikaci, zejména pokud jde o finanční transakci.

věřitelé pocházející z půjčky

věřitelé, kteří hodnotí žadatele o novou půjčku, mají výsadu pro ověření zaměstnání jednotlivce: ujistěte se, že nový zákazník může provést své platby včas. Kromě ověření zaměstnání, zaměstnavatelé mohou také ověřit informace o platu zaměstnance, ale musí být opatrní, aby dbali na místní zákony. Některá národní prostředí, jako je stát Kalifornie a New York, brání zaměstnavatelům v zveřejňování informací o platu během procesu náboru, ale to zřídka ovlivňuje žádosti, které se vztahují na vznik půjčky.

majitelé nemovitostí vydávající nájemní smlouvu

stejně jako poskytovatelé půjček majitelé nemovitostí obvykle ověří zaměstnání jednotlivce, aby zajistili, že budou schopni zvládnout nový pronájem. Historie výdělků je také důležitá, aby pomohla poskytnout pocit budoucího příjmu nájemce.

zaměstnavatelé rozšiřující nabídky na nové zaměstnance

přestože zaměstnavatelé často potvrdí historii zaměstnání uchazeče kontrolou odborných referencí,budou občas vyžadovat formálnější potvrzení, obvykle ve formě ověření zaměstnání nebo dopisu PoE. Podíváme se na tyto dopisy podrobněji níže.

držitelé pracovních víz potvrzující své zaměstnání

pracovní víza obvykle vyžadují, aby žadatel měl výdělečné zaměstnání před zajištěním povolení k pobytu v dané zemi. Rovněž, prodloužení žádosti obvykle závisí na trvalém zaměstnání držitele víza, takže držitel víza musí informovat úřad vydávající pracovní povolení, pokud ztratil nebo jinak změnil pozice.

metody ověření zaměstnání

společnosti by měly nejprve oznámit současnému nebo minulému zaměstnanci, že obdrželi žádost o podrobnosti o zaměstnání, aby se ujistili, že žádost je legitimní, než předají jakékoli informace.

dále před shromážděním informací nezbytných k odpovědi na žádost o ověření zaměstnání určete nejlepší způsob, jak ji předložit. Má osoba, která žádost zadala formát? Poskytli formulář k vyplnění, nebo bude neformální odkaz dělat?

v případě pochybností by společnosti měly vydat dopis PoE, protože je to nejběžnější metoda používaná pro ověření zaměstnání. Dopis PoE obsahuje všechny relevantní informace o historii zaměstnance ve společnosti. Často postačí i kombinace jiných metod.

doklad o zaměstnání dopis

dopis PoE vydaný zaměstnavatelem poskytuje formální potvrzení vztahu současného nebo bývalého zaměstnance se společností.

většina písmen PoE zahrnuje:

• obchodní název a adresa zaměstnavatele (nebo použijte standardní hlavičkový papír společnosti): ověřuje název a umístění společnosti ověřující zaměstnání.
• pracovní pozice současného nebo bývalého zaměstnance: potvrzuje roli zaměstnance ve společnosti.
• data, kdy byl současný nebo bývalý zaměstnanec zaměstnán: ověřuje dobu trvání funkčního období zaměstnance ve společnosti.
• seznam povinností zaměstnance: vrhá světlo na zvládnutí pozice zaměstnance a souvisejících úkolů.
• kontaktní údaje zaměstnavatele: Pomůcky s budoucím kontaktem ohledně žádosti o ověření.

ať už jste zaměstnavatel, který chce vytvořit dopis PoE, nebo zaměstnanec, který se snaží zjednodušit proces ověření společnosti, můžete použít tuto bezplatnou šablonu (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5), kterou jsme vytvořili, abyste se ujistili, že pokrýváte všechny své základny.

jiné metody prokazování zaměstnání

pokud je obtížné kontaktovat zaměstnavatele, ať už z důvodu nedostatečné podpory lidských zdrojů nebo slabého vztahu mezi Společností a zaměstnancem, existují i jiné přístupy k dokončení ověření zaměstnání.

• *Paystubs * poskytnout záznam o minulých příjmů zaměstnance od zaměstnavatele. Informace jsou relevantní, pokud jsou příjmy zaměstnance klíčovým zaměřením žádosti o ověření, například aplikace kreditní karty, ale někdy je poskytnutí těchto informací nezákonné. Zaměstnavatelé by se měli poradit s právníkem nebo místními zákony, aby se ujistili, že nezveřejňují chráněné informace.
• * Reference * popisují roli zaměstnance ve společnosti a jejich celkový výkon. Bývalý manažer nebo kolegové zaměstnance se za něj mohou zaručit a většina společností čas od času obdrží referenční kontroly.
• * smlouvy & dohody * prokazují vztah zaměstnance se společností, i když pouze v tom smyslu, že zaměstnanec přijal pracovní nabídku. Jedním z problémů s touto metodou ověřování je nedostatek důkazů, že zaměstnanec skutečně zůstal, aby vykonával roli, pro kterou byl najat.
• * služby třetích stran * odstraňte stres z žádostí o ověření zaměstnání automatizací velké části procesu. To je obvykle relevantní pouze tehdy, když je zaměstnavatel aktivním uživatelem takové služby.

jaké informace je legální pro zaměstnavatele sdílet ve všech státech?

žádosti o ověření zaměstnání mohou požadovat podrobnosti, které zaměstnavatelé nemusí předkládat. Ve skutečnosti mohou zaměstnavatelé čelit zákonným sankcím za zveřejnění chráněných informací. Zdraví a plat & informace o příjmech jsou nejcitlivějšími údaji, které mají zaměstnavatelé, a musí být obzvláště opatrní, když jsou požádáni o sdílení podrobností týkajících se těchto kategorií.

zdravotní údaje

sdílení informací o zdraví zaměstnance je obecně špatnou praxí. Motivy ověřovatele mohou být nečisté, od pojišťovny, která se snaží získat přehled o již existujících podmínkách potenciálního zákazníka, až po zaměstnance společnosti, jejichž cílem je vybudovat co nejatraktivnější pracovní sílu.

informace o zdravotním postižení zaměstnance jsou obzvláště citlivé. Američané se zdravotním postižením zákon z 1990 poskytuje výslovnou ochranu pro informace o zdravotním postižení jednotlivců, brání tyto informace před sdílením s jakoukoli třetí stranou z jakéhokoli důvodu.

najímání zaměstnavatelů je vítáno, aby potvrdili, že potenciální zaměstnanec bude schopen adekvátně dokončit odpovědnost za danou roli. Zaměstnavatelé mohou také ověřit, zda zaměstnanec bude potřebovat „přiměřené ubytování“pro danou roli, která umožní zaměstnanci dokončit všechny své požadované úkoly

plat & historie výdělků

určité situace, jako je vznik půjčky, vyžadují, aby jednotlivec zajistil důkaz o svých příjmech. Nicméně, několik lokalit, včetně státu Kalifornie a New York City, přijaly zákony zakazující společnostem požadovat předchozí informace o platu během procesu náboru. To má chránit zaměstnance před tím, aby měl plat za novou roli nespravedlivě ve srovnání s jejich předchozími výdělky, které mohly být pod tržní sazbou nebo jinak nespravedlivé.

Jak to správně

mnoho společností bude muset reagovat na řadu žádostí o ověření zaměstnání, takže promyšlený vývoj procesu pomůže společnosti ušetřit peníze a urychlit dobu odezvy. Získávání informací potřebných ke splnění požadavku může zabránit HR a dalším zaměstnancům v plnění dalších základních úkolů, protože to může vyžadovat pokračující kontakt s různými odděleními. A mnoho důležitých rozhodnutí, jako je schopnost zaměstnance koupit si nový domov, závisí na včasném ověření zaměstnání. Výběr dopisu PoE obvykle postačí k dokončení dané žádosti o ověření, ale zaměstnavatelé mohou proces automatizovat také prostřednictvím Truework a dalších ověřovatelů třetích stran.