od začátku aplikace Outlook společnost Microsoft vždy zahrnovala funkce Archiv a AutoArchive a aplikace Outlook 2010 není výjimkou. Funkce AutoArchive automaticky přesune nebo odstraní starší e-maily z primární poštovní schránky do archivního datového souboru uloženého na místním pevném disku. Tyto soubory jsou volány .Soubory PST. V minulosti, když Outlook .Soubory PST měly limit koncertu 2, Funkce archivu byla mnohem důležitější, protože archivovala starší e-maily z vašeho primárního .PST soubor a do archivu.soubor pst. To bylo řečeno, i když .PST soubory v aplikaci Outlook 2010 mají 20 koncertní limit, je to stále dobrý nápad, aby to spravovat své starší e-mail, aby se vaše .PST soubory malé a výkon systému nahoru.

co dělá funkce AutoArchive?

AutoArchive snižuje velikost poštovní schránky odstraněním nebo přesunutím starých položek do archivního datového souboru nebo .PST. Tento proces funguje téměř stejně, ať už používáte Microsoft Exchange v práci nebo IMAP nebo POP z domácí nebo malé firmy nastavení. Je to v podstatě stejně jako vzít pár stohy papíru ze stolu a jejich umístění v organizovaném rychlém přístupu kartotéky nebo .PST soubor, jak je uvedeno výše. Tento proces se liší od exportu dvěma způsoby. Export vám umožní přesunout e-maily do několika různých externích formátů, zatímco archivace umožňuje pouze přesunout starší e-maily do a.pst soubor nebo odstranit e-mail úplně. Archivace také umožňuje snadnější přístup ke starým e-mailům, protože v navigačním podokně aplikace Outlook je karta. Samozřejmě můžete také nastavit AutoArchive a odstranit také starou poštu.

Jak Povolit Výchozí Automatický Archiv Pro Všechny Složky Aplikace Outlook 2010

1. V aplikaci Microsoft Outlook klikněte na nabídku Soubor a vyberte Možnosti.

2. V nabídce možnosti klikněte na kartu Upřesnit a poté na tlačítko Nastavení automatického vyhledávání.

3. Zaškrtněte políčko Spustit AutoArchive každý den. Odtud můžete dále přizpůsobit nastavení Autoarchivu pro aplikaci Outlook 2010; ve výchozím nastavení však AutoArchive po aktivaci přesune (neodstraní) veškerou poštu starší než šest měsíců do archivu.soubor pst. Navrhuji, abyste si nechali výzvu před spuštěním AutoArchive zkontrolovat, abyste byli upozorněni vždy, když dojde k archivu. Byli byste překvapeni, jak často se mě lidé ptají na chybějící zprávy. Normálně je to funkce Autoarchivu. Jakmile budete mít nastavení, kde se vám líbí, klepněte na tlačítko Použít tato nastavení pro všechny složky nyní.

pokud jste postupovali podle výše uvedených kroků, AutoArchive povolí všechny zprávy aplikace Outlook. Pokud existuje složka, kterou chcete vyloučit z AutoArchive, nebo pokud chcete, aby se vztahovala pouze na několik složek, můžeme to udělat také. Aplikace Outlook 2010 umožňuje přizpůsobit nastavení AutoArchive pro každou složku; zde je návod.

Změna Nastavení Automatického Vyhledávání Pro Jednotlivé Složky Aplikace Outlook 2010

4. V aplikaci Outlook se podívejte do levého navigačního podokna. Odtud klepněte pravým tlačítkem myši na libovolnou složku a vyberte Vlastnosti a nastavte její zásady automatického archivování.

5. V zobrazeném okně vlastností doručené pošty klikněte na kartu AutoArchive. Zde můžete přizpůsobit nastavení AutoArchive pro tuto složku nebo dokonce úplně zakázat AutoArchive.

v pořádku, nyní víme, jak AutoArchive jednotlivé složky. Ale co když nechcete používat AutoArchive vůbec? Pokud nejste fanouškem automatické funkce, můžete archivaci stále používat pomocí ručního procesu.

jak ručně archivovat položky

6. V aplikaci Outlook klikněte na kartu menu Soubor > informace a vyberte nástroje Vyčištění > archivovat.

7. V zobrazeném dialogovém okně archiv vyberte, které složky chcete archivovat. Tento proces je téměř stejný jako AutoArchive, kromě toho, že se jedná o jednorázovou dohodu. Něco jiného je, že můžete dokonce přepsat vlastnost „do not AutoArchive“, pokud jste ji použili na některé složky, ale to je volitelné.

kde jsou umístěny Archivované položky aplikace Outlook?

8. V aplikaci Outlook můžete přistupovat k archivovaným položkám ze složky Archiv V levém navigačním podokně e-mailu.

9. Můžete také přistupovat k archivům z aplikace Outlook .pst soubor, kde se ukládají. Můžete se tam dostat kliknutím na soubor > otevřete kartu nabídky a vyberte otevřít datový soubor aplikace Outlook.

10. Ve výchozím nastavení je archiv aplikace Outlook .pst umístění souboru je:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

pokud jste archivaci v aplikaci Outlook dříve nepoužívali, zkuste to. Je to určitě pomůže udržet věci čisté a přesunout staré, nepoužité e-mailové položky z vaší primární poštovní schránky/.Soubor PST. Je to také pěkný způsob, jak udržet .PST Velikost souboru pod kontrolou. A to pomůže s výkonem systému!