vytváření nových databází

nová databáze je kontejner, který bude obsahovat všechny tabulky, formuláře, zprávy, dotazy, makra a moduly, které vytvoříte. V aplikaci Access 2010 můžete vytvořit novou databázi kliknutím na kartu „Soubor“ na pásu karet. Poté klikněte na příkaz „Nový“. Poté vyberte možnost“ prázdná databáze „v části“ dostupné šablony“. V aplikaci Access 2007 můžete vytvořit novou prázdnou databázi pouhým kliknutím na tlačítko“ prázdná databáze „v části“ nová prázdná databáze „na uvítací obrazovce“ Začínáme s aplikací Microsoft Access“. V podokně „prázdná databáze“, která se zobrazí na pravé straně obrazovky, můžete do textového pole“ Název souboru: „zadat název databáze. Pokud chcete změnit výchozí složku, do které bude uložen databázový soubor, můžete kliknout na tlačítko malá složka na pravém konci textového pole „Název souboru:“ a spustit dialogové okno „Soubor Nová databáze“. Pomocí tohoto dialogového okna Pojmenujte nový databázový soubor a také vyberte, kam chcete soubor uložit. Až budete připraveni, dialogové okno zavřete kliknutím na tlačítko „OK“. Poté kliknutím na tlačítko“ Vytvořit “ vytvořte nový databázový soubor. Po dokončení se nová prázdná databáze objeví v hlavním přístupovém rozhraní.

přehled toků databáze

databáze by měla být ve svém návrhu jednoduchá, logická a přímočará. Obecně používáte formuláře k zadávání informací do tabulek. Data se pak ukládají do těchto tabulek, které spolu podle potřeby souvisejí. Pomocí dotazů můžete vytáhnout konkrétní informace z tabulek v databázi. Dotazy často tvoří základ pro zprávy, které vám pak umožní zobrazit požadované informace. Jakmile je tento systém zaveden, můžete jej automatizovat pomocí maker a modulů pro zjednodušení a zefektivnění procesů zapojených do zadávání, ukládání a načítání dat. To je hlavní důvod, proč používáte databáze: pro zadávání, ukládání a načítání dat.

metoda „Flat-File“ pro ukládání dat

Access je relační databázová aplikace. Co tedy znamená termín relační, a jak je to důležité? Termín relační popisuje metodu použitou pro ukládání dat v databázových tabulkách. Může však být snazší porozumět relačnímu modelu ukládání dat tím, že jej porovnáte s jinou metodou ukládání, kterou možná znáte lépe: metodou „flat-file“.

informace jsou často uloženy ve velkých „plochých souborech“.’Předpokládejme například, že chcete vytvořit databázový soubor, který ukládá informace o zákaznících vaší společnosti. Ty by začít tím, že seznam různých atributů zákazníka, který chcete zaznamenat. Možná budete chtít zaznamenat informace o zákaznících, jako je „křestní jméno“, „příjmení“, „název společnosti“ a další relevantní informace. Možná byste mohli vytvořit tabulku v aplikaci, jako je Microsoft Excel, kde můžete vytvořit sloupce pro každou informaci, kterou chcete zaznamenat. Poté můžete uvést informace každého zákazníka v řádcích pod sloupci a vytvořit základní tabulku. Předpokládejme, že to vypadá jako následující příklad.

u mnoha typů databází by struktura zobrazená na předchozí stránce fungovala dobře. Toto je seznam nebo tabulka „plochého souboru“. Při použití tohoto typu databáze zaznamenáváte jednu informaci, například „křestní jméno“, „příjmení“ nebo „adresa“, O jedné entitě – v tomto příkladu o zákazníkovi. Důvod, proč tento typ datové struktury funguje dobře v uvedeném příkladu, je ten, že pro každou entitu (zákazníka) zaznamenáváte pouze informace, které mají vztah „1 až 1“ k entitě.

jaký je tedy význam tohoto vztahu „1 až 1“ mezi entitou (zákazníkem) a daty, která zaznamenáváte („křestní jméno“,“ příjmení “ atd.)? To znamená, že pro každý subjekt nebo subjekt (v tomto případě – zákazník) zaznamenáváte pouze informace o tomto subjektu, pro který by existovala pouze jedna “ odpověď.“Například každý zákazník by měl pouze jedno „křestní jméno“ a jedno “ příjmení.“Pracovali by jen pro jednu“ společnost.“Termín“ 1 až 1 “ tedy označuje vztah mezi předmětem tabulky (zákazníky) a shromažďovanými údaji o subjektech. Protože pro každého (jednoho) zákazníka je ve sloupci zaznamenána pouze jedna možná data, říkáte, že vztah mezi daty a entitou je „1 až 1.“Pokud se jedná o typ databáze, kterou se pokoušíte vytvořit, jednoduché tabulky aplikace Microsoft Excel budou fungovat dobře.

problém začíná nastat, když se pokusíte použít přístup „plochého souboru“ k modelování složitější entity nebo subjektu, jako je „prodej“.“Předpokládejme například, že jste chtěli rozšířit databázi zákazníků z poslední databáze „plochých souborů“, aby zahrnovala prodejní data. Řekněme, že nyní, kromě již shromážděných informací, chcete také zaznamenat každou objednávku provedenou zákazníkem.

nejprve byste začali seznamem údajů o každém prodeji, které chcete zaznamenat. Udržujte příklad jednoduchý, předpokládejme, že se rozhodnete zaznamenat“ datum prodeje“,“ zakoupené položky“, „množství“ zakoupených položek “ a „částku“ zaplacenou za každou položku. Můžete se rozhodnout přidat následující sloupce do datové struktury „flat-file“.

na první pohled se může zdát, že to funguje. Jakmile však začnete zadávat záznamy do souboru, okamžitě se setkáte s problémy. Za prvé, pokaždé, když zákazník provede nákup, musíte znovu zadat všechny „křestní jméno“,“ příjmení “ atd. zase informace. To samo o sobě je dost dráždivé.

jedním z řešení, které se v tomto bodě často navrhuje, je zadat další řádek (se všemi redundantními informacemi) jednou pro každou zakoupenou položku. Brzy však zjistíte, že tento soubor poroste poměrně rychle dolů v tabulce a budete také muset zadat spoustu redundantních údajů o zákaznících pro každou zakoupenou položku. Toto není elegantní řešení a nevyhnutelně ztratí čas i úsilí osoby, která provádí zadávání dat.

dalším řešením, které se v tomto bodě často navrhuje, je vytvoření dalších sloupců (například „Item1“, „Item2“, „Item3“, „Quantity1“, „Quantity2″,“ Quantity3 “ atd.) místo toho, aby museli zadávat další řádky informací. I když se to může zdát jako dobré alternativní řešení, co budete dělat, když někdo koupí 100 položek? Opravdu vytvoříte sadu 3 sloupců („položka“, „množství“, „částka“) pro každou zakoupenou položku a vytvoříte tabulku přes 300 sloupců napříč? Jednoduše byste je nechali prázdné, pokud si osoba objedná pouze 1 položku a plýtvá cenným úložným prostorem? V tomto řešení jednoduše nahrazujete sloupcový růst (napříč) vertikálním růstem (dolů). To také není elegantní řešení.

tak proč je problém teď, když tam nebyl jeden dříve? Odpověď zní, že nyní se již nesnažíte modelovat datový vztah „1 až 1“ v souboru. Záznam informací o prodeji je prostě složitější než záznam informací o zákaznících. To, co se nyní pokoušíte zaznamenat, je to, co se označuje jako vztah „1 k mnoha“. V podstatě pro každou entitu (zákazníka) se nyní pokoušíte zaznamenávat data do sloupců, které by se mohly vyskytnout více než jednou za zákazníka (například“ objednané položky“). Byli byste v politováníhodném stavu, kdyby si každý zákazník mohl koupit pouze jednu položku. Musíte připustit, že v prodeji si každý zákazník může objednat mnoho položek. Vztah mezi zákazníky a zakoupenými položkami je vztah“ 1 k mnoha“. Když zjistíte, že se pokoušíte modelovat vztah „1 až mnoho“, musíte opustit metodu ukládání dat „flat-file“, kde se pokusíte umístit všechny informace,které chcete zaznamenat, do jedné tabulky, a místo toho se obrátit na relační model ukládání dat pro řešení.