produkt je vždy dodáván s uživatelskou příručkou, která zákazníkům pomůže naučit se ji používat. Nyní vyvstává první otázka, jak snadno vytvořit uživatelskou příručku v aplikaci word?

uživatelské příručky znamenají rozdíl mezi dobrou zákaznickou zkušeností a hroznou. Návod k použití není určen pouze pro nové zákazníky. Dokonce i zkušení zákazníci jej používají k osvěžení paměti ohledně určitých funkcí produktu.

také se na něj odkazují pro řešení konkrétního problému, se kterým se mohou s produktem setkat. Pojďme se ponořit, abychom pochopili, jak vytvořit uživatelské příručky.

vytvořit uživatelskou příručku v aplikaci Microsoft Word: proces 7 kroků

Microsoft Word poskytuje rámec, který uživatelé používají k prezentaci informací o svém produktu nebo službě. To jim dává svobodu přizpůsobit dokument podle jejich potřeb.

zde se s vámi podělíme o sedm kroků k vytvoření uživatelské příručky v MS Word.

Krok 1: Předběžná fáze

• V aplikaci Microsoft Word klikněte na kartu Soubor a vyberte Nový
• Poklepejte na složku knihy v okně Dostupné šablony. Přejděte do složky ostatní knihy a poklepejte na ni
• Poklepejte na šablonu Profesionální příručky

šablona uživatelské příručky aplikace Microsoft Word je místo, kde si můžete příručku přizpůsobit podle svého výběru. Dokument se po dokončení výše uvedených kroků stáhne do nového okna aplikace word.

Krok 2: Sledujte oddíly

Procházejte stránkami šablony uživatelské příručky. Dá vám představu o tom, co je zahrnuto, co je třeba změnit a co je třeba přidat. Šablona uživatelské příručky je výchozím bodem.

Microsoft Word obsahuje obecný název stránky, obsah, záhlaví, textové bloky a zástupné symboly obrázků. Dodává se také s tipy na vytvoření uživatelské příručky, kterou vaši uživatelé budou milovat.

Krok 3: Přidejte svůj obsah

• zvýrazněte záhlaví nebo blok textu. Umístěte na něj informace o uživatelské příručce. Můžete jej dokonce zkopírovat z jiného dokumentu a vložit do textových polí šablony.
• nahraďte veškerý text zástupného symbolu aplikace Microsoft Word vlastním.
• podle potřeby vyplňte uživatelskou příručku. Nejprve můžete přidat text, pak obrázky a záhlaví. Můžete se dokonce rozhodnout pracovat lineárně od první stránky až do konce. Je to tvoje volba.

Krok 4: Vložte obrázky podle vašeho výběru

• klepněte pravým tlačítkem myši na zástupný obrázek nebo obrázek a klepnutím na tlačítko Odstranit jej odeberte. Chcete-li přidat svůj, klikněte na kartu Vložit a poté na tlačítko obrázek.
• procházejte obrázky a poklepejte na ten, který chcete vložit do zástupného symbolu.

logo společnosti můžete přidat na titulní stránku nebo někde jinde v dokumentaci podle vašeho výběru. Je to skvělý způsob, jak aplikovat svou značku na uživatelskou příručku MS Word.

Krok 5: formátujte podle potřeby

• klikněte na kartu Domů. Procházejte možnosti v části styly na pásu karet. Díky tomu se budete moci rozhodnout, jak bude vypadat každá část vaší příručky. Mám na mysli text hlavního odstavce a nadpisy.
• Někdy uživatelé nechtějí používat prvky poskytované šablonou. V takových situacích klepněte pravým tlačítkem myši na jeden ze stylů, například Nadpis 1, a zvolte Upravit.
• přeformátujte hlavičku a klikněte na OK.

styly všech nadpisů sekcí se změní. Nebudete muset dělat všechno ručně. Je to vynikající způsob, jak zajistit, aby návod k použití vyhovoval interním požadavkům vaší společnosti.

Krok 6: ověření a korektura

přejděte na první stránku šablony návodu k použití, která je titulní stránkou většiny šablon uživatelských příruček. Ujistěte se, že veškerý zástupný text je nahrazen obsahem o vaší službě nebo produktu.

Krok 7: Přidejte obsah a uložte příručku

obsah zobrazuje hlavičky šablon obecné uživatelské příručky.

• klepněte pravým tlačítkem myši na obsah a přejděte do pole aktualizace.
• přejděte na možnost aktualizovat celou tabulku a klepněte na tlačítko OK.
• klikněte na kartu Soubor a vyberte Uložit jako. Do pole Název souboru zadejte název souboru v návodu k použití. Vyberte, kam chcete dokument uložit, a klikněte na tlačítko Uložit.
• změní obsah tak, aby zobrazoval nová záhlaví a čísla stránek.

postupujte podle těchto sedmi kroků a snadno vytvořte návody k použití.Dále budeme diskutovat o tom, co zahrnout do takových uživatelsky přívětivých příruček.

proč je uživatelská dokumentace důležitá?

uživatelská dokumentace vede vaše zákazníky o tom, jak získat co nejvíce z vašeho produktu. Obsahuje pokyny k instalaci a část pro odstraňování problémů, která uživatelům pomůže s produktem. Je to vše v jednom místě pro všechny typy zdrojů, které pomáhají zákazníkům. Například jak uložit dokument, použít konkrétní nástroj nebo základní bezpečnostní informace.

ačkoli vytváření uživatelských příruček je více než jen materiál“ jak na to“. Jedná se o segment předávání uživatelské zkušenosti. Proto je to také marketingový materiál. To ukazuje svým zákazníkům, že vaše podnikání se stará, a to nejen při nákupu produktu.

ale také to, zda mají zákazníci s jeho používáním velké zkušenosti. Když tito zákazníci cítí, že si jich vážíte, budou se k vám stále vracet,a tak si je ponecháte.

co zahrnout do uživatelské příručky

žádný zákazník nečte návody k použití pro potěšení nebo pro splnění času. Čtenáři je čtou, aby překonali problém, se kterým se setkali. Dívají se na obsah, aby našli základní informace.

zaměřují se tedy pouze na konkrétní části a nečtou návody k použití od začátku do konce. Také při psaní technického dokumentu mějte na paměti, že podrobnost neznamená zahrnutí dlouhých odstavců.

1. cíl vašeho návodu k použití

   „jaký je účel vytvoření návodu k použití?“

   “ jaké činnosti by měly být zahrnuty do návodu k použití?“

   to jsou otázky, na které je třeba odpovědět před zahájením práce na vytvoření jejich příručky. Pro efektivní příručku je nutné mít na paměti jasný cíl.

2. Přemýšlejte o tom, co chcete zahrnout?

   Chcete-li vytvořit přesvědčivé šablony uživatelských příruček, musíte mít přesnou představu o tom, jaký typ obsahu do dokumentace zahrnete. Shromážděte všechny znalosti, informace, kontrolní seznamy na jednom místě. Buďte důkladní s každým bodem a ujistěte se, že váš technický spisovatel má všechny materiály pro psaní podrobných pokynů.

   nespoléhejte se na svou paměť. I přeskočení malého kroku by mohlo vést ke zmatku mezi publikem. Ujistěte se, že vaši uživatelé znají všechny aspekty produktu nebo služby, které se snažíte prodat.

3. Mějte své čtenáře na paměti

   Přemýšlejte jako uživatel, když začnete psát návod k použití. Proč? Protože víte vše o svém produktu nebo službě, ale vaši uživatelé to vědí? Č.

   při psaní pokynů začněte přemýšlet z pohledu uživatelů. Je to proto, že jsou to ti, kteří se zabývají vaším produktem nebo službou. Před zahájením technického psaní předpokládejme, že vaši uživatelé mají nulové znalosti o předmětu. Tímto způsobem bude technický spisovatel schopen psát pokyny, aby byl manuál efektivní. Je to proto, že budete lépe rozumět demografii vašich uživatelů.

4. spolupráce je nezbytná

   není snadné tyto dokumenty psát. Vaši uživatelé jsou na vás závislí a při řešení svých problémů spoléhají na pracovní pokyny uvedené v uživatelských příručkách. Tak, jak zajistit, aby vám neunikly nebo chybně napsaly žádné základní pokyny?

   odpověď je prostřednictvím spolupráce. Vytvořte tým, který bude spolupracovat při práci na dokumentaci. Můžete přiřadit různé členy týmu, aby psali, kontrolovali, organizovali informace na jednom místě a vytvářeli vizuální prostředky pro návod k použití.

5. organizujte

   jakmile se rozhodnete, jaké informace do dokumentace zahrnete, dalším krokem je uspořádání všech relevantních informací. Načrtněte tok dokumentu do různých částí.

   můžete jej rozdělit do kategorií na základě toho, co uživatelé mohou hledat v dokumentaci. Ujistěte se, že dokument je v bezproblémovém toku a zahrnuje hloubkové procesy od začátku do konce. Organizace informací je nezbytná, aby nedošlo k záměně mezi uživateli. To usnadňuje čtení uživatelských příruček.

6. napište jasné pokyny

   jakmile máte vše načrtnuté a uspořádané s jasnou strukturou, technické psaní se stává snadným. Primárním cílem uživatelských příruček je pomoci uživatelům při plnění úkolů a řešení problémů.

   proto se rychle dostaňte k věci. Vyhněte se plýtvání časem. Použijte číslované seznamy pro pokyny a ujistěte se, že obsah je stručný. Toto jsou některé z osvědčených postupů při psaní uživatelské dokumentace.

7. přidat strukturu s obsahem

   v příručce je nutné přidat obsah. Obsah poskytuje uživateli navigaci a pomáhá jim rychle se dostat k určitému tématu. Uživatel nebude číst vaši dokumentaci od začátku do konce.

   chtějí pouze vyřešit konkrétní problém nebo se dozvědět o konkrétním tématu. Proto, mít obsah ušetří jejich čas a úsilí. Editory dokumentů můžete použít k automatickému vytvoření obsahu kolem hlav a podpoložek.

8. přidejte vizuální pomůcku do návodu k použití

   příručka je ze své podstaty docela fuška číst. Je plný textu a není poutavý. Výzkum ukázal, že člověk může získat pocit vizuální scény za méně než 1/10 sekundy. Vizuály se zpracovávají 60 000krát rychleji v mozku ve srovnání s textem.

   obrázky a videa proto poskytují lepší komunikační zážitek ve srovnání s textovým obsahem. Snažte se, aby vaše dokumentace byla interaktivní s návody na videa a zvukové pokyny. Můžete také zahrnout snímky obrazovky, nahrávky na obrazovce, výuková videa. To bude váš obsah poutavý a také efektivně pomoci uživateli.

9. požádejte o zpětnou vazbu

   příručky hrají zásadní roli při pomoci uživateli porozumět vašim obchodním produktům. Proto se zaměřte na neustálé zlepšování manuálu a snažte se, aby byl téměř dokonalý. Povzbuzujte ty, kteří používají vaši dokumentaci, aby poskytli zpětnou vazbu a návrhy, jak učinit obsah přesvědčivějším.

   vynikající uživatelská příručka poskytuje spotřebitelům rychlé a přesné odpovědi na jejich dotazy týkající se podobných produktů. To byly některé z osvědčených postupů o tom, co zahrnout do návodů k použití. To vám pomůže při psaní komplexní manuál, který vaši uživatelé budou velmi užitečné.

5 šablony uživatelské příručky pro použití v aplikaci Microsoft Word

v závislosti na účelu a cílovém publiku spadají příručky do různých kategorií, jako například:

• standardní manuály
• uživatelské příručky
• školicí manuály
• politické příručky
• kancelářské příručky
• servisní příručky a další konkrétní příručky.

zde se s vámi podělíme o pět manuálních šablon s jejich odkazy, které můžete použít.

1. Profesionální Ruční Šablona

   Tvůrce: Microsoft

   Formát: Word 2003 nebo novější

   Licence: bezplatná šablona

2. uživatelská příručka šablona

   tvůrce: ruční šablony

   formát: Doc

   Licence: bezplatná šablona

3. Příručka pro školení šablona

   tvůrce: ruční šablony

   formát: Doc

   Licence: šablona zdarma

4. Software Manual Template

   Creator: Manual Templates

   formát: Doc

   Licence: Free Template

5. návod k produktu šablona

   tvůrce: Manuální šablony

   formát: Doc

   Licence: šablona zdarma

jak uživatelská dokumentace podporuje váš tým

uživatel se obrátí na váš tým podpory, pokud se vyskytne problém s vaším produktem nebo máte potíže s jeho používáním.

výjimečná uživatelská dokumentace pomůže vašemu týmu dvěma způsoby.

1. poskytuje jim snadnou referenční příručku

   uživatelská dokumentace není určena pouze pro zákazníky. Vaši zástupci podpory mohou pomocí dokumentace poskytovat lepší podporu zákazníkům, když potřebují pomoc. Se začleněním požadovaných prvků, jako je souhrn produktu, index nebo obsah, mohou vaši servisní zástupci najít informace, které potřebují k rychlému zodpovězení zákazníků.

2. snižuje volání

   lidé kontaktují zástupce podpory, když nemohou problém vyřešit sami. Pokud zákazníci mohou řešit problémy sami, nebudou žádat o radu. Podle výzkumu, více než 70 procento zákazníků dává přednost použití webových stránek společnosti pro pomoc, spíše než pomocí telefonu nebo e-mailu.

   mít uživatelskou dokumentaci, která je komplexní, snadno srozumitelná, jasná a stručná, povede dlouhou cestu ke snížení celkového objemu hovorů, e-mailů, chatů atd. Sníží to zátěž vašeho zákaznického servisu.

3. zvyšuje produktivitu

   spolehlivý referenční bod může eliminovat obrovské množství stresu ze strany vašich týmů zákaznické podpory. Pochybnosti a otázky, které by mohly spotřebovat 15 minut k vyřešení, lze vhodně zodpovědět směrováním zákazníků správným směrem ve vašich uživatelských příručkách.

závěr

z tohoto blogu lze posoudit, jak vytvořit uživatelskou příručku v aplikaci word způsobem, který je pro vaše uživatele nejužitečnější. To je známka výjimečné dokumentace!

zaměřte se na to, abyste jim poskytli příručku, která je nadále potěší. Mělo by poskytnout druh zákaznické zkušenosti, kterou byste chtěli mít, kdybyste byli na jejich místě.

pokud jste se tedy rozhodli vytvořit online uživatelskou příručku pro své zákazníky, abyste získali odpovědi na jejich otázky nebo pokyny pro produkty a služby, pak je CloudTutorial tou nejlepší volbou.