existuje několik věcí, které jsou pro úspěch vašeho malého podniku důležitější než robustní a dobře zaoblený proces řízení zásob. Potíž je v tom, že pokud jste nikdy předtím nemuseli spravovat inventář, je těžké vědět, kde začít.

se správou zásob mohou existovat desítky pohyblivých kusů. Je to ještě komplikovanější tím, že neexistuje žádný správný způsob, jak spravovat zásoby. To, co funguje pro podnikání na ulici, nemusí fungovat pro vaše.

v tomto článku vám poskytneme soubor univerzálních pokynů, které můžete vyladit a vysvětlit základy toho, jak provést inventarizaci pro malé firmy.

jak provést inventuru pro malé firmy

• co je řízení zásob?
• udržujte vysokou úroveň organizace
• příjem inventáře přesně
• použijte správné nástroje
• proveďte rozhodnutí založená na datech
• mít zavedený formální proces
• pravidelně se počítá inventář

co je řízení zásob?

řízení zásob je proces a sada systémů pro správu zásob a zásob. Je to podmnožina mnohem širšího konceptu řízení dodavatelského řetězce. Pro většinu maloobchodních podniků, řízení zásob se chystá zapouzdřit následující úkoly:

• objednávání zásob
• ukládání zásob
• prodej zásob
• sledování zásob

i když se tyto úkoly mohou zdát všední a dokonce „jednoduché“ nebo „snadné“, jejich provádění (a jejich dobré fungování) pomáhá vytvořit pevný základ pro vaše podnikání. Vyhnete se potenciálním problémům a užijete si optimalizace jako:

• zabraňte problémům se skladem pro vaše oblíbené produkty
• znáte druhy prodejů/promo akcí, které chcete spustit, abyste přesunuli nedostatečně výkonné zásoby
• znáte správné množství položek, které je třeba mít po ruce, abyste udrželi optimální peněžní tok
• pokud prodáváte zboží podléhající zkáze, může vám pomoci vyhnout se znehodnocení

udržujte vysokou úroveň organizace

prvním krokem při pobytu na vrcholu vašeho inventáře je uspořádejte své položky s co největším počtem dat a informací o produktech. Úspěšná správa zásob je přímým důsledkem silné analýzy dat. Tím, že začnete s bohatými, přesnými údaji o produktu, vyhnete se chybám v řadě a budete mít snazší čas na vyšetřování všech problémů, které byste mohli odhalit. Obvykle by tato data byla zadána do systému point of sale (POS), ale je také možné (ale velmi únavné) sledovat tato data pomocí tabulek.

jak již bylo řečeno, Zde jsou některá data, která budete chtít zadat pro každý produkt:

• Name
• Department
• Category
• SKU
• UPC
• ID dodavatele a dodavatele
• prodejní cena
• daňová sazba
• diskontní (Y/N)
• cena za položku
• aktuální množství
• Reorder Trigger
• doporučená objednávka

Pokud prodáváte položky s variantami, budete se chtít ujistit, že zadáte každou variantu jako součást matice. Klasickým příkladem položky s variantami je tričko, které se prodává ve více velikostech a barvách. Každá kombinace velikosti a barvy je jedinečnou variantou jednoho nadřazeného produktu. Vytvořením matice budete moci sledovat množství, údaje o prodeji a další pro každou variantu na individuálním základě.

příjem zásob přesně

stejně jako náš první tip, budete chtít zajistit, abyste co nejpřesněji přijímali a zadávali nové zásoby od dodavatelů do svého prodejního systému. Zadání nesprávného množství produktu nebo nesprávné označení produktu může později způsobit spoustu problémů. Nejlepší způsob, jak zajistit, že obdržíte vstupní zásobu od dodavatelů přesně, je vytvořit standardizovaný proces a sledovat jej pokaždé, když obdržíte zásilku.

zde je příklad toho, jak by tento proces mohl vypadat:

1. ten, kdo přijímá zásilku, by měl mít seznam položek, které jste si objednali, nebo kopii původní objednávky.
2. přijímač by měl zajistit, aby byly přijaty všechny očekávané krabice/balíčky (tj.
3. přijímač by měl rozbalit všechny krabice a porovnat obsah se seznamem nebo objednávkou.
4. pokud nejsou žádné chyby nebo problémy, pokračujte a zadejte údaje o zásilce do POS, tabulky nebo jiných sledovacích systémů.
5. pokud se vyskytnou problémy, vezměte je na vědomí a kontaktujte svého dodavatele. Zbytek zásilky pak můžete zadat do svého systému.

protože přesné obdržení objednávky je tak důležitou součástí řízení zásob, možná budete chtít tuto část podnikání zvládnout sami nebo se spolehnout na důvěryhodného vedoucího zaměstnance.

použijte správné nástroje

správa zásob je mnohem jednodušší, když používáte POS software. To je případ kvůli množství dat a rychlosti, s jakou se zásoby převracejí ve většině maloobchodních podniků. Pokud se pokusíte vše zvládnout pomocí tabulky nebo tužky a papíru, je velmi pravděpodobné, že se úkol začne cítit jako břemeno, které chcete přeskočit na konci rušného dne. Navíc s tolika pohyblivými částmi zvyšujete pravděpodobnost chyb, které mohou zahodit všechna data inventáře.

s POS systémem, mimo vytváření katalogu produktů (obvykle provádí jednou během počátečního nastavení) a přijímání nových zásob, řízení zásob je automatizovaný proces. Když prodáváte produkt, vaše zásoby se automaticky aktualizují. Můžete snadno dotaz váš systém vidět, kolik máte produktu na ruce, a tam jsou obvykle podrobné zprávy o zásobách, které můžete použít k lepšímu pochopení toho, co se děje ve vašem podnikání.

učinit rozhodnutí založená na datech

jedním z hlavních důvodů, proč používat POS, zejména z hlediska řízení zásob, je rozmanitost zpráv, které budete mít k dispozici. Tyto zprávy pokryjí vše od objemu prodeje podle produktu, analýzy ziskové marže, míry obratu zásob a mnoho dalšího. S těmito informacemi budete moci činit informovanější rozhodnutí, která vám pomohou utvářet celkovou obchodní strategii. Zde je několik poznatků, které můžete očekávat od schopností vykazování vašeho systému prodeje:

• Identifikujte své nejprodávanější položky, abyste mohli upřednostnit jejich udržování dobře zásobené
• Sledujte ziskové marže na produkt, abyste mohli identifikovat příležitosti k novému vyjednávání se svými dodavateli
• zkontrolujte hodnotu zásob v daném okamžiku, abyste pochopili, kolik kapitálu jste svázali v inventáři

pokud jste průvodce Excel, je určitě možné vytvářet podobné zprávy pomocí tabulkového softwaru a vlastních vzorců. Nicméně, budete mít mnohem jednodušší čas na to, pokud se dostanete POS systém a nechat to udělat číslo křupavý pro vás. Navíc vás to uvolní, abyste se mohli soustředit na úkoly pro růst vašeho podnikání, jako je interpretace vašich zpráv a lepší rozhodování na základě vašich zjištění.

mít formální proces na místě

zatímco nástroje jako POS nebo vyhrazený software pro správu zásob mohou pomoci zjednodušit správu zásob a umožní vám získat větší hodnotu z vašich dat, stále potřebujete zastřešující proces na místě. Dvě z nejpopulárnějších metod jsou First In, First Out (FIFO) a metoda průměrných nákladů.

podniky, které používají FIFO, se snaží prodat starší akcie před novějšími sklady. U některých typů podniků, jako jsou ty, které prodávají zboží podléhající rychlé zkáze, je FIFO nezbytným prostředkem k odvození co největší hodnoty ze zásob. Představte si například, jak samoobsluha zásobuje nápoje. Položky v přední části chladniček obvykle vyprší dříve než předměty umístěné vzadu.

pro metodu průměrných nákladů podniky přiřadí náklady na položku na základě celkových nákladů na zboží, které zakoupily, děleno počtem zakoupených jednotek. Tato metoda je jednodušší a levnější než FIFO, což z ní činí atraktivní možnost pro položky, pro které je obtížné vypočítat náklady.

bez ohledu na zastřešující systém, který používáte, je nezbytné, abyste pochopili výhody a nevýhody každého přístupu, abyste si mohli vybrat ten správný pro své podnikání.

Provádějte pravidelné počty zásob

i když máte zavedený systém POS nebo nástroj pro správu zásob, stejně jako proces přijímání zásob, budete stále chtít pravidelně provádět ruční inventarizace. V závislosti na velikosti vašeho podnikání, můžete to udělat pololetně, čtvrtletně nebo dokonce měsíčně.

tyto počty jsou důležité, protože fungují jako záloha vašeho každodenního systému a mohou vám pomoci odhalit nedostatky ve vašem procesu. Pokud myšlenka vyčlenit čas na počítání všech vašich zásob najednou zní trochu ohromující, můžete také provádět počty cyklů.

počty cyklů jsou rychlejší kontroly, kdy počítáte pouze menší část inventáře. Například jeden měsíc můžete zkontrolovat inventář obuvi a další inventář klobouku. Kromě toho, že vám ušetří čas, může vám to pomoci odhalit problémy mnohem rychleji než masivnější čtvrtletní kontrola, i když odborníci doporučují, abyste pro vykazování daně z příjmu provedli alespoň jeden úplný počet zásob ročně.

Dejte své firmě silnější nástroje pro správu zásob

řízení zásob je zásadní pro provoz a úspěch vaší firmy. Organizace vašich systémů půjde dlouhou cestu, pokud jde o počítání položek, nastavení podlahy a zvýšení produktivity a efektivity vašich zaměstnanců. Přesné počítání znamená další nesrovnalosti a lepší spodní řádek pro vaše podnikání.

POS jako Lightspeed může automatizovat správu zásob pro vás a poskytne Vám cenné informace, které vám pomohou učinit chytřejší rozhodnutí. Chatujte s našimi odborníky a zjistěte, zda jsou naše řešení vhodná pro vaše podnikání.