většina moderních podniků spoléhá na e-maily pro komunikaci. Ztráta přístupu k e-mailům, nebo horší celé e-mailové účty, může být zničující. Zálohování e-mailů aplikace Outlook je jedním z nejlepších způsobů, jak získat klid s vědomím, že e-maily jsou uloženy na více místech ve vašem zařízení a nemohou se snadno ztratit.
v tomto článku si vysvětlíme, jak zálohovat e-maily aplikace Outlook několika různými způsoby.
jak zálohovat a exportovat všechny e-maily aplikace Outlook
jedním z nejrychlejších způsobů zálohování všech e-mailů aplikace Outlook je použití integrovaného .pst formát souboru. Microsoft Outlook a Microsoft Exchange používají výhradně PST soubory pro ukládání e-mailů, kontaktní informace a adresy, a události kalendáře. Statický soubor PST může být použit jako záloha pro aktuální e-maily aplikace Outlook a kontaktní informace, a Outlook bude mít přístup i v režimu offline.
zde je návod, jak zálohovat e-maily na a .pst soubor:
- Otevřete aplikaci Outlook a stiskněte tlačítko “ Soubor.“
- v nabídce vyberte “ Otevřít & exportovat.“
- klikněte na tlačítko“ Import/Export“.
- systém se vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook a objeví se Průvodce importem/exportem, který vás provede procesem exportu.
- v Průvodci vyberte ze seznamu možnost “ exportovat do souboru „a poté klikněte na „další“.“
- zvolte “ datový soubor aplikace Outlook (.pst) „po zobrazení výzvy k výběru typu souboru klikněte na“ další.“
- poté budete vyzváni k výběru složek, které chcete exportovat. Můžete si vybrat svůj e-mailový účet a exportovat všechny složky s ním spojené, včetně kontaktů a dat kalendáře. Až budete s výběrem spokojeni, klikněte na „další“.
- vyberte cestu adresy, do které je záložní soubor uložen. Zapamatujte si cestu, abyste k ní měli přístup později.
- je dobré změnit název souboru (poslední část cesty). Ve výchozím nastavení je to “ zálohování.pst.“
- pokud ukládáte záložní soubor do výchozí cesty, vyberte, zda chcete duplicitní položky.
- (Volitelné) pomocí tlačítka „Zpět“ se můžete vrátit k některému z předchozích dialogů, možná ke změně výběru složky.
- stisknutím tlačítka „Dokončit“ zahájíte proces exportu.
- aplikace Outlook vás vyzve k vytvoření hesla. To může být důležité z bezpečnostních důvodů,ale nemusíte zadávat heslo.
- extrahovaný soubor najdete v umístění, které jste zadali pro cestu k souboru. Nyní můžete soubor přesunout nebo zkopírovat jinam.
jak přistupovat k exportovaným e-mailům aplikace Outlook
jakmile soubory exportujete, možná vás zajímá, jak k nim přistupovat později. Aplikace Outlook usnadňuje otevírání záloh a obnovení e-mailů do uloženého časového bodu. Zde je to, co musíte udělat:
- Najděte záložní soubor. Poznamenejte si jeho umístění a cestu k souboru.
- Otevřete Aplikaci Outlook.
- stiskněte „soubor“ a poté klikněte na “ Otevřít & exportovat.“
- v nabídce vpravo vyberte “ otevřít datový soubor aplikace Outlook.“
- otevře se Průzkumník souborů. Přejděte do záložního souboru. Klikněte na něj a vyberte „Otevřít“.“
- systém vás vrátí na hlavní obrazovku aplikace Outlook.
- v navigační nabídce vlevo přejděte dolů, dokud se nezobrazí “ data aplikace Outlook.“Tato kategorie obsahuje položky načtené ze záložního souboru.
- Kategorie zachovává původní systémy formátování a složek.
- můžete přetáhnout e-maily a přesunout je do jiných souborů.
Nyní máte přístup k zálohovaným e-mailům.
jak rychle uložit jeden E-Mail Aplikace Outlook
někdy nechcete mít potíže s ukládáním všech e-mailů a otevíráním aplikace Outlook znovu, když potřebujete pouze jeden nebo několik konkrétních e-mailů. Naštěstí existuje několik rychlých řešení pro uložení jednoho e-mailu z aplikace Outlook.
Metoda 1 – přímo uložit do složky
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Otevřete Průzkumník souborů a přejděte na místo, kam chcete e-mail uložit. Možná budete muset dát Outlook i Průzkumník souborů do okenního režimu a přesunout je pro snadnější přístup.
- přetáhněte e-mail, který chcete uložit z aplikace Outlook, do složky.
- aplikace Outlook automaticky uloží e-mail ve formátu“ položka aplikace Outlook“.
- poklepáním na uložený e-mail jej otevřete v aplikaci Outlook.
Metoda 2-Uložit jako TXT nebo HTML
- otevřete e-mail, který chcete uložit do aplikace Outlook.
- vyberte „soubor“ a poté vyberte “ Uložit jako.“
- objeví se Průzkumník souborů. Vyberte cestu, kam chcete e-mail uložit. Ve spodní části Průzkumníka souborů klikněte na šipku vedle položky “ Uložit jako typ.“Vyberte buď“ pouze Text “ pro uložení do .formát txt nebo „HTML“ pro uložení e-mailu jako .html soubor.
- po uložení, e-mail lze přistupovat pomocí textového editoru (například Poznámkový blok), pokud je to v.txt, nebo váš prohlížeč, pokud je uložen jako .html.
uložení e-mailu tímto způsobem nezachovává žádné přílohy, proto si je stáhněte, přejmenujte je podle potřeby a uložte je vedle e-mailu pro pozdější přístup.
Metoda 3 – Použijte Screen Capture Pro uložení obrázku
můžete také použít Screen capture software pro uložení obsahu e-mailu jako obrázek. Tato metoda může být užitečná pro odkazování na obsah e-mailu v jiných komunikačních formách, protože obrázky jsou snadno připnuty k e-mailům a dalším zprávám.
pokud používáte Windows, novější verze jsou dodávány s předinstalovaným softwarem pro snímání obrazovky s názvem Snipping Tool (na starších zařízeních) a Snip & Sketch. Případně můžete použít tlačítko Print Screen na klávesnici a poté obrázek vložit do programu Malování.
pro zařízení Mac je proces podobný. Pomocí klávesové zkratky Ctrl + Command + 4 Otevřete integrovanou funkci snímání obrazovky a poté přetáhněte výběr nitkový kříž tak, aby pokryl oblast přes e-mail a uložil ji.
pro Linux najdete sortiment softwaru pro snímání obrazovky k dispozici ke stažení, který lze použít k uložení e-mailu jako obrázku. Alternativně mají modely založené na GNOME integrovaný nástroj Pro Screenshot v nabídce příslušenství aplikace >. Některé verze operačního systému Linux budou reagovat na tlačítko Print Screen na klávesnici, podobně jako v systémech Windows.
Jak mohu exportovat všechny e-mailové adresy v aplikaci Outlook?
pokud chcete exportovat seznam kontaktů (který obsahuje e-mailové adresy vašich kontaktů a další informace), můžete použít kroky podobné tomu, jak byste e-maily exportovali. Kontaktní informace však mohou být uloženy v jiném formátu souboru, který je uživatelsky přívětivější a lze jej otevřít v aplikaci Excel pro rychlou manipulaci a úpravy. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Zvolte Soubor > Otevřít & Export > Import/Export.
- v Průvodci importem / exportem zvolte “ Uložit jako soubor.“
- zvolte “ Hodnoty oddělené čárkami (.csv) “ po zobrazení výzvy k výběru typu souboru.
- v nabídce výběru složky vyberte složku „Kontakty“ ve svém účtu.
- potvrďte cestu k souboru nebo ji podle potřeby změňte. Pojmenujte soubor podle potřeby.
- stisknutím tlačítka „Dokončit“ zahájíte proces exportu.
- dialog Import/Export se zavře po dokončení procesu.
exportovaný .soubor csv lze otevřít v aplikaci Excel. Zobrazí se velká tabulka s kontaktními informacemi. Pravděpodobně budete mít spoustu prázdných buněk, a to je zcela normální. K úpravě dat můžete použít aplikaci Excel, i když vložení dalšího obsahu může způsobit, že je aplikace Outlook nečitelná, pokud potřebujete soubor importovat později.
tento soubor můžete použít na jiném zařízení nebo e-mailové službě k importu kontaktních informací.
Jak mohu uložit více e-mailů aplikace Outlook do počítače?
pokud chcete uložit více než jeden e-mail najednou, ale nepotřebujete celou knihovnu e-mailů, existuje způsob, jak vybrat několik e-mailů, které chcete uložit najednou. Zde je to, co musíte udělat:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- vyberte e-maily, které chcete uložit. Podržte klávesu Ctrl a klikněte na e-maily, abyste je vybrali jeden po druhém, nebo podržte klávesu Shift a vyberte dávku e-mailů mezi prvním a druhým kliknutím.
- přejděte do souboru > Uložit jako.
- v dialogovém okně přejděte do složky, do které chcete e-maily uložit, pojmenujte soubor podle potřeby a jako formát, do kterého chcete uložit, vyberte „pouze Text“.
- aplikace Outlook uloží všechny e-maily vybrané v jednom .txt soubor. Pro přístup k nim můžete použít textový editor.
pokud je chcete uložit samostatně .txt soubory, budete muset uložit každý e-mail zvlášť. Další pluginy aplikace Outlook Dostupné online mohou tuto funkci rozšířit a ukládat e-maily Samostatně .txt nebo alternativní formáty souborů.
nový pohled na aplikaci Outlook
s integrovanou funkcí exportu aplikace Outlook můžete zálohovat a obnovovat e-maily v případě, že ztratíte přístup ke svému e-mailovému účtu, ať už kvůli ztracenému heslu nebo hacknutí. S on-line komunikace je tak převládající, přičemž několik minut svého času na zálohování e-mailů pravidelně může ušetřit bolesti hlavy tahání přes ztracené soubory.