lékařské záznamy evidenční systémy

tři typy číselných evidenčních systémů se běžně používají pro evidenci lékařských záznamů-přímá číselná, koncová číslice a střední číslice.

přímé číselné podání

přímé číselné podání označuje podání záznamů v přesném vzestupném pořadí podle čísla lékařských záznamů. Současně by tedy všechny očíslované záznamy byly ve vzestupné řadě na regálech. Například, následující čtyři lékařské záznamy by byly podány v následujícím pořadí na polici: 65023, 65024, 65025 a 65026.

je zřejmé, že je jednoduché vytáhnout padesát nepřetržitých záznamů z oblasti podání pro studijní účely nebo pro neaktivní ukládání. Snad největší výhodou tohoto typu evidenčního systému je snadnost, s jakou jsou pracovníci vyškoleni, aby s ním pracovali. Tento přístup k podání má však určité nevýhody. Je snadné misfile, protože zaměstnanci musí vzít v úvahu všechny číslice čísla záznamu najednou při podání záznamu. Čím větší je počet číslic, které je třeba při podání vyvolat, tím větší je šance na chybu. Změna čísel je běžná: lékařský záznam 65424 může být nesprávně označen jako záznam 56524.

závažnějším problémem přímého číselného podání je to, že nejtěžší archivační činnost je soustředěna v oblasti s maximálním počtem nových záznamů. Několik zaměstnanců, kteří v těchto oblastech podávají záznamy současně, se musí navzájem dostat do cesty. Vzhledem k tomu, že štáby se obvykle podávají v oblasti nejaktuálnějších záznamů, není možné stanovit odpovědnost za část spisu na jednoho zaměstnance.

podání koncových číslic

lze použít šestimístné číslo nebo sedmimístné číslo a rozdělit pomlčkou na tři části, přičemž každá část obvykle obsahuje dvě číslice. V rámci čísla, primární číslice jsou poslední dvě, sekundární číslice jsou střední dvě a, terciární číslice jsou první dvě nebo tři číslice.

v terminálním číslicovém podání je 100 primárních sekcí v rozmezí od 00 do 99. Zaměstnanci musí nejprve zvážit primární část při podání záznamů. S každou primární sekcí, skupiny záznamů jsou porovnávány podle sekundární číslice, po nalezení správné sekce sekundárních číslic, zdravotnický personál zaznamenává soubory v číselném pořadí podle terciárních číslic. V lékařských záznamech se druhé terciární číslice mění s každým záznamem.

poznamenejte si následující příklad V koncovém číslicovém souboru

66-31-06	98-11-38	98-99-50
67-31-06	99-11-38	99-99-50
68-31-06	00-12-38	00-00-51
69-31-06	01-12-38	01-00-51

metoda podání koncových číslic je popsána pomocí šesti čísel, ale jak již bylo zmíněno dříve, může být přizpůsobena pro použití pěti, sedmi nebo dokonce devíti číslic. S pětimístným číslem by se dalo rozdělit na tři části takto:

7-65-43	0-00-01	atd.
se sedmi číslicemi, rozpad může být:
765-43-21	000-00-01	atd.

existuje mnoho výhod terminálového číslicového podání. Když jsou do regálů přidány nové záznamy, jsou jejich koncová čísla rovnoměrně rozdělena do 100 primárních částí polic. Každý 100. nový lékařský záznam bude znovu podán ve stejné primární části polic.

je zabráněno obstrukci, která má za následek přímé číselné podání, když se ve stejné oblasti podává několik zaměstnanců. Štábům může být přidělena odpovědnost za určité části polic. Když se podávají čtyři zaměstnanci, první personál může být zodpovědný za terminálové číslice 00-24, druhý za 25-49, třetí za 50-74 a čtvrtý za 75-99.

vzhledem k tomu, že registrační čísla jsou stále přiřazována v přímém číselném pořadí, je práce rovnoměrně rozdělena mezi jednotlivé zaměstnance v každé sekci. Čísla 463719, 453720 a 463721 jsou přiřazena v přísném pořadí, ale záznamy by byly uloženy v sekci terminálových číslic „19“,“ 20 „a“ 21″.

neaktivní záznamy mohou být staženy z každé koncové číslice, protože jsou přidány nové záznamy. Tímto způsobem je řízen objem záznamů v každé primární sekci a je zabráněno velkým mezerám v souboru, které vyžadují zpětné posunutí záznamů. Toto ovládání hlasitosti také zjednodušuje plánování pro evidenční zařízení.

výhody terminálového číslicového podání

nesprávné vyplnění je značně sníženo použitím terminálového číslicového podání. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci se zabývají pouze jedním párem číslic najednou, je méně pravděpodobné, že dojde k transpozici čísel. 245-68-90, vyvolání tří číslic je snazší než vyvolání sedmi.

doba školení pro asistenta lékařských záznamů je obvykle o něco delší pro terminálový číselný systém než pro přímé číselné podání, ale většina zaměstnanců se to může naučit za několik dní.

počáteční nastavení regálů souborů může být vyžadováno od počáteční fáze, což může vyžadovat více jednotek regálů, protože pro celkovou oblast lékařských záznamů musí být naplánovány možnosti rozšíření.

střední číslice podání

v této metodě se soubory zaměstnanců podle dvojic číslic, jako v terminálovém číslicovém podání. Na druhé straně jsou primární, sekundární a terciární číslice v různých pozicích. Střední dvojice číslic v šestimístném čísle jsou primární číslice, číslice vlevo jsou sekundární číslice, a číslice vpravo jsou terciární číslice

76	—	68	—	96
sekundární		primární		terciární
níže je ukázková sekvence ve středním číslicovém souboru
76-68-96		99-68-96
76-68-97		99-68-97
76-68-98		99-68-98
76-68-99		99-68-99
77-68-00		00-69-00
77-68-01		00-69-01

z uvedeného příkladu zaměstnanci vidí, že bloky 100 záznamů (např., 76-78-00 až 76-78-99) jsou v přímém číselném pořadí.

to má několik výhod:

• Za prvé, je jednoduché vytáhnout 100 po sobě jdoucích očíslovaných záznamů pro výzkumné účely.
• za druhé, převod z přímého číselného systému na systém střední číslice je mnohem jednodušší než převod na koncový číselný systém.
• Zatřetí, bloky 100 záznamů vytažených z přímého číselného souboru jsou v přesném pořadí pro podání střední číslice.

Střední číslice podání poskytuje rovnoměrnější distribuci záznamů, které dělá přímé číselné podání, i když to není rovno zůstatku dosaženého koncového číslicového registračního systému.

stejně jako v terminálovém číslicovém podání, zaměstnanci podávají spíše dvojice číslic než šest nebo sedm číslic; proto je nesprávné podání sníženo.

existují určité nevýhody pro střední číslice podání. Může být zapotřebí více školení než přímé číselné nebo koncové číselné podání.