všichni máme 24 hodin denně. Ale proč se zdá, že někteří lidé jsou schopni vytěžit maximum z každé minuty dne? Věřte tomu nebo ne, nemají sílu zpomalit čas. Dělají, nicméně, vědí, jak správně řídit svůj čas.

chcete vědět, jak se můžete stát mistrem řízení času? Začněte pomocí těchto 20 super výkonných tipů pro správu času.

Vytvořte časový audit.

pokud jde o správu času, prvním krokem, který musíte udělat, je zjistit, kam váš čas skutečně jde. Můžete věřit, že posíláte pouze 30 minut na e-maily, ale ve skutečnosti je tento úkol jíst hodinu vašeho dne.

nejjednodušší způsob, jak sledovat svůj čas, je stáhnout aplikaci jako RescueTime, Toggl nebo my app Calendar a sledovat vše, co děláte po dobu jednoho týdne. Poté můžete přistupovat ke zprávě a zjistit, co vám ukradne čas. S těmito informacemi pak můžete provést příslušné úpravy.

Nastavte časový limit pro každý úkol.

zjistil jsem, že nastavení časového limitu pro každý úkol mi brání v rozptýlení nebo odkládání. Například, pokud chci napsat článek pro svůj blog, dávám si dvě hodiny. Takže pokud jsem začal v 8 hodin ráno, snažím se to napsat do 10 hodin.

svým způsobem se stává hrou.

vzhledem k tomu, že jsem dal vyrovnávací paměti mezi úkoly a činnostmi, pokud úkol nedokončím včas, mohu na něm stále pracovat, aniž bych jedl do času vyhrazeného pro něco jiného.

použijte seznam úkolů, ale neopouštějte úkoly.

“ všechny cíle a projekty jsou tvořeny menšími částmi, které je třeba splnit, aby bylo dosaženo cíle, nebo dokončit projekt. Vytvořte seznamy úkolů pro každý cíl a projekt a uveďte všechny měřitelné kroky,které je třeba splnit, “ navrhuje William Lipovsky.

„kromě toho, že jste se soustředili, to vás také motivuje, protože jste schopni vidět, čeho jste již dosáhli a co zbývá.“

současně dojde k přerušení, která vám mohou zabránit v dokončení úkolu. William doporučuje ,abyste “ udělali místo, abyste se k těmto úkolům vždy vraceli a plnili je, jakmile to budete moci. To může vyžadovat, abyste v daném okamžiku stanovili limit počtu úkolů, na kterých pracujete.“

Plánujte dopředu.

jednou z nejhorších věcí, které můžete udělat, je probuzení bez plánu na den. Místo toho, abyste se soustředili na to, co je třeba udělat, bloudíte bezcílně a staráte se o triviálnější záležitosti.

proto byste měli vždy plánovat dopředu pomocí jedné z těchto možností;

• noc předtím. Než opustíte práci na den, strávte posledních 15 minut organizováním své kanceláře a sestavením seznamu nejdůležitějších položek pro zítřek.
• první věc ráno. Během ranní rutiny si zapište 3 nebo 4 nejnaléhavější a nejdůležitější záležitosti, které je třeba dnes řešit, a pracujte na těch, když jste nejproduktivnější.

strávte ráno na MITs.

Mark Twain jednou řekl: „Pokud je vaším úkolem jíst žábu,je nejlepší to udělat hned ráno. A pokud je vaším úkolem jíst dvě žáby, je nejlepší jíst první největší.“

Hrubý? Jist. Ale bod, který Twain dělal, že byste se měli starat o své největší a nejnáročnější úkoly ráno, aka vaše nejdůležitější úkoly (MITs) dne.

existuje několik důvodů, proč tento takový efektivní trik řízení času. Pro začátečníky, obvykle máte největší množství energie v AM. Takže je lepší řešit tyto úkoly, když nejste vyčerpaní. Taky, můžete použít tento pocit úspěchu, abyste se dostali po zbytek dne.

Naučte se delegovat / outsourcovat.

delegování a outsourcing může být trochu složitější. Pro některé je těžké nechat někoho jiného dělat práci, kterou dělali. Pro ostatní nemají čas trénovat někoho jiného, aby splnil určité úkoly.

jde o to, delegování nebo outsourcing jsou v reálném čase střadatelů, protože to snižuje pracovní zátěž-což znamená, že máte více času trávit na důležitější úkoly nebo dělat méně práce. Buď předejte odpovědnosti členům týmu, kteří jsou kvalifikovaní, nebo najměte zkušeného nezávislého pracovníka. A pokud se rozhodnete provést interní školení, počáteční investice bude nakonec stát za to.

Eliminujte poloviční práci.

„v našem věku neustálého rozptýlení je hloupě snadné rozdělit naši pozornost mezi to, co bychom měli dělat, a to, co nás společnost bombarduje,“ píše James Clear.

“ obvykle vyvažujeme potřeby zpráv, e-mailů a seznamů úkolů současně s tím, že se snažíme dosáhnout něčeho. Je vzácné, že jsme plně zapojeni do daného úkolu.“

Clear nazval tuto „poloviční práci“ a zde je několik příkladů;

• píšete zprávu, ale zastavte se náhodně a zkontrolujte telefon bez důvodu.
• vyzkoušejte novou rutinu cvičení, ale o pár dní později přepněte na nový program, protože o něm čtete online.
• když mluvíte po telefonu, vaše mysl putuje do vaší e-mailové schránky.

„bez ohledu na to, kde a jak se dostanete do pasti poloviny práce, výsledek je vždy stejný: nikdy nejste plně zapojeni do daného úkolu, zřídka se zavazujete k úkolu po delší dobu, a trvá vám dvakrát tak dlouho, než dosáhnete poloviny tolik, “ dodává Clear.

Clear zjistil, že nejlepším způsobem, jak překonat polovinu práce, je zablokování “ značného času soustředit se na jeden projekt a eliminovat vše ostatní.“Například si vybere jedno cvičení a zaměří se pouze na toto cvičení při cvičení. Bude také vybojovat několik hodin, aby se věnoval důležitému projektu, ale nechá telefon v jiné místnosti.

“ toto úplné odstranění rozptýlení je jediný způsob, jak vím, jak se dostat do hluboké, soustředěné práce a vyhnout se roztříštěným sezením, kde děláte pouze poloviční práci.“

Změňte svůj rozvrh.

pokud čtete tento článek, pak je to samozřejmě proto, že chcete objevit nějaké užitečné řízení času – a já jsem více než rád, že vám mohu pomoci. Ale pokud se potýkáte s řízením času, řešení může být stejně jednoduché jako změna plánu.

například místo spánku do 6: 30 ráno se probudíte o hodinu dříve. Osobně, najdu 5:15am být nejproduktivnější čas dne, protože mi dává čas na cvičení, plánovat svůj den, procházet mé e-maily, a dokonce pracovat na vedlejších projektech, aniž by byl narušen.

zvažte také probuzení dříve o víkendech a možná snížení množství televize, kterou sledujete.

ponechte vyrovnávací paměť mezi úkoly a schůzkami.

okamžité skákání z jednoho úkolu nebo schůzky na další se může zdát jako dobré využití vašeho času, ale ve skutečnosti má opačný účinek. Potřebujeme čas, abychom si vyčistili mysl a dobili se procházkou, meditací nebo jen snění. Koneckonců, lidský mozek se může soustředit pouze asi 90 minut najednou.

bez této přestávky je obtížnější zůstat soustředěný a motivovaný. Plánování vyrovnávací paměti-čas také může zabránit zpoždění na další schůzku. Považuji 25 minut mezi úkoly a schůzkami za ideální množství času vyrovnávací paměti.

získejte organizovaný a jediný úkol.

průměrný Američan tráví 2,5 dny každý rok hledáním ztracených položek. V důsledku toho utratíme více než 2$.7 miliard ročně při výměně těchto položek. Místo toho, abyste ztráceli čas i peníze, organizujte se.

Začněte tím, že budete mít domov pro všechno a ujistěte se, že položky jsou vráceny tam, kam patří. Na konci dne vyčistěte své pracoviště a vytvořte systém správy dokumentů.

a spusťte single-tasking. Většina lidí uvádí multitasking jako hlavního viníka za nesprávné umístění položek.

dodržujte pravidlo 80-20.

“ Paretův princip známý také jako pravidlo 80-20 naznačuje, že 80% výsledků pochází z 20% vynaloženého úsilí. To se běžně používá v prodeji, protože 80% tržeb obvykle pochází od 20% zákazníků, “ píše Renzo Costarella v předchozím kalendářním příspěvku.

“ pokud jde o to, jak byste měli řídit svůj čas, lze tento princip použít. 80% vašich výsledků pochází z 20% vašich akcí.“

Renzo navrhuje, abyste se každý den podívali na svůj rozvrh nebo seznam úkolů. Z důvodu jednoduchosti se pokuste dostat dolů pět úkolů, které musíte splnit. Pomocí principu můžete pravděpodobně odstranit většinu položek v seznamu. Zpočátku to může být nepřirozené, ale přesčas to bude podmínkou, abyste zvýšili úsilí o nejdůležitější úkoly.“

použijte online kalendář.

kalendáře jsou již dlouho základním nástrojem pro správu času. Online kalendáře to však posunuly na další úroveň. Je to proto, že k němu můžete přistupovat z více zařízení, snadno naplánovat schůzky a schůzky, nastavit připomenutí, vytvářet časové bloky a naplánovat opakující se události.

osobně používám Kalendář Google. Myslím, že je to nejlepší. Ale Outlook a Apple Calendar také fungují dobře.

přestaňte být dokonalí.

když jste perfekcionista, nic nikdy nebude dost dobré. To znamená, že se budete vracet ke stejnému úkolu znovu a znovu. Jak produktivní si myslíte, že váš den bude jako výsledek?

takže přestaňte být dokonalí. Neexistuje. Udělejte to nejlepší, co můžete, a jděte dál.

stačí říct „ne.“

vím, že nechcete nikoho rozrušit. Ale můžete zvládnout jen tolik. Pokud již máte plný talíř, odmítněte pozvání na večeři nebo Pomozte svým kolegům na projektu, dokud nebudete mít volný čas.

vštípit Keystone návyky.

Charles Duhigg, autor knihy „Síla zvyku“, vytvořil termín “ keystone návyky.“Ale co jsou zač? Jednoduše řečeno, jsou to návyky, které mohou změnit váš život, jako je cvičení, sledování toho, co jíte, rozvoj každodenních rutin a meditace.

tyto návyky nahrazují špatné návyky a vyžadují jiné dobré návyky. V důsledku toho budete zdravější, soustředěnější a lépe se hodí pro správu svého času.

neztrácejte čas čekáním.

budu upřímný. Nemůžu čekat. Není to tak, že bych byl netrpělivý. Já jen vím, že tohle je čas, který by se dal lépe strávit jinde.

namísto plýtvání tentokrát jsem však našel způsoby, jak to co nejlépe využít. Například, zatímco sedí v čekárně budu číst inspirativní knihu, poslouchat podcast, nebo plán nadcházející blog post.

Telecommute.

věděli jste, že průměrný americký dojíždění je více než 26 minut? A aby toho nebylo málo, denní dojíždění se prodlužuje. Přidejte na vrcholu množství času, který trvá příprava, a můžete snadno vidět, kolik času je zbytečné dostat se do práce az práce.

i když to není možné pro každou práci, práce z domova i dvakrát týdně vám může ušetřit několik hodin týdně.

najít inspiraci.

když táhnu, používám inspirativní zdroje, jako je TED Talk nebo biografie. Je to jednoduchý způsob, jak znovu zapálit ten oheň, aby mě motivoval a vrátil se na trať.

dávkové podobný úkol dohromady.

pokud máte související práci, dávkujte je dohromady. Například neodpovídejte na své e-maily a telefonní hovory po celý den. Naplánujte si konkrétní čas na zpracování těchto úkolů.

důvod? Různé úkoly vyžadují různé typy myšlení. Dávkováním souvisejících úkolů dohromady váš mozek nepřepíná rychlostní stupně – což znamená, že jste tuto časovou změnu přeorientovali.

dělejte méně.

Toto je taktika od Leo Babauta. Založil blog Zen Habits a je to určitě nutné číst. Tak, co říká Leo o tom, že dělá méně.

dělat méně neznamená “ méně je více.“To znamená“ méně je lepší.“Toho je dosaženo zpomalením, vědomím toho, co je třeba udělat, a soustředěním se pouze na tyto věci. Jakmile to uděláte, počítejte každou akci. V důsledku toho budete vytvářet větší hodnotu místo jen krmiva.