význam následujících politik a postupů
vzhledem k tomu, že vedoucí organizace vytvářejí a prosazují zásady, je důležité zajistit, aby vaši zaměstnanci pochopili, proč je dodržování zásad a postupů kritické.
zde jsou jen některé z pozitivních výsledků následujících politik a postupů:
konzistentní procesy a struktury
zásady a postupy zabraňují tomu, aby se operace přenesly do úplného chaosu.
když všichni dodržují zásady a postupy, vaše organizace může běžet hladce. Řídící struktury a týmy fungují tak, jak mají. A chyby a škytavka v procesech lze rychle identifikovat a řešit.
když vaši zaměstnanci dodržují zásady a postupy, vaše organizace bude efektivněji využívat čas a zdroje. Budete moci růst a dosáhnout svých cílů jako organizace.
důslednost v praxi je také správná pro zaměstnance individuálně. Vědí, za co jsou zodpovědní, co se od nich očekává a co mohou očekávat od svých nadřízených a spolupracovníků. To je osvobozuje, aby mohli dělat svou práci s důvěrou a dokonalostí.
kvalitnější služby
když zaměstnanci dodržují postupy, plní úkoly správně a poskytují konzistentní služby zákazníkům. To zvyšuje kvalitu produktů a služeb vaší organizace. A zase zlepšuje pověst vaší společnosti. Zaměstnanci mohou vědět, že plní své role a jsou hrdí na svou práci.
bezpečnější pracoviště
pokud vaši zaměstnanci dodržují zásady a postupy, je méně pravděpodobné, že k nehodám a incidentům na pracovišti dojde.
tím se sníží rizika odpovědnosti pro vaši organizaci a omezí se přerušení provozu. Vaši zaměstnanci se mohou na pracovišti cítit bezpečně a pohodlně, protože vědí, že jejich manažeři a spolupracovníci hledají svůj nejlepší zájem. Mohou si být jisti, že o ně bude postaráno, pokud se něco stane.
způsoby implementace zásad a postupů
možná vaši zaměstnanci již chápou důležitost dodržování zásad a postupů. Jak můžete zajistit, aby vaši zaměstnanci sledovali vaše kroky k dodržování předpisů? Zde je několik nápadů, jak zajistit, aby váš tým věděl, jak postupovat podle postupů:
zpřístupněte příručky zásad
zaměstnanci nemohou dodržovat zásady, které neznají. Mnoho organizací stále používá papírové příručky zásad, rozdávání pojiv obsahujících příručku pro zaměstnance.
bohužel, tyto zásady ruční pojiva často skončí plněné v zásuvce nebo na polici sedá prach. Průzkum společnosti GuideSpark zjistil, že 43% tisíciletých zaměstnanců a 30% zaměstnanců jiných než tisíciletí nečetlo většinu svých příruček pro zaměstnance. Více než třetina zaměstnanců už ani nevěděla, kde jsou jejich příručky.
to je problematické, protože zaměstnanci musí mít možnost kdykoli odkazovat na zásady. Pokud nemají snadný přístup k aktuální příručce zásad a postupů, nebudou znát správné postupy, které je třeba dodržovat.
používání softwaru pro správu zásad, jako je PowerDMS, zpřístupňuje zásady a postupy každému zaměstnanci. Můžete rychle rozesílat aktualizace zásad a vyžadovat podpisy zaměstnanců, abyste se ujistili, že si zásady přečetli všichni.
díky online správě zásad mohou vaši zaměstnanci přistupovat k postupům odkudkoli, pomocí libovolného počítače nebo mobilního zařízení.
místo toho, aby museli procházet stránkami pořadače, mohou provést jednoduché vyhledávání klíčových slov, aby vytáhli postup, který potřebují.
tím je zajištěno, že skutečně dodržují zásady a postupy, spíše než se jen snaží zapamatovat si správné kroky z vrcholu své hlavy.
implementujte školení
ujistěte se, že vaši zaměstnanci čtou zásady a postupy, je prvním krokem k zajištění souladu, ale nestačí to samo o sobě. Zaměstnanci nemusí zcela rozumět politice nebo vědět, jak ji uvést do praxe.
vaše organizace musí školit zaměstnance o podstatě politik ao tom, jak provádět postupy v reálných situacích.
důkladné školení o Zásadách a postupech by mělo probíhat u každého nového pronájmu během procesu nástupu. Statistiky ukazují, že zaměstnanci, kteří absolvují formální školení na palubě, jsou produktivnější, rychleji získají plnou odbornost a je pravděpodobnější, že dosáhnou svých výkonnostních milníků.
pro všechny zaměstnance by však mělo probíhat školení o Zásadách a postupech. Školení bude vypadat jinak v závislosti na vašem oboru a velikosti vaší organizace.
například v průmyslových odvětvích, jako je vymáhání práva a zdravotní péče, má praktický výcvik založený na scénáři zvláštní význam.
ale každá organizace bude mít informace, které se zaměstnanci mohou efektivně učit prostřednictvím online školení. Online program pro správu školení může vaší organizaci ušetřit čas a peníze tím, že zaměstnancům umožní samostatně absolvovat školení ve svém volném čase.
se softwarem, jako je PowerDMS, můžete nahrávat školicí materiály, jako jsou Powerpointy, videa, zvukové soubory a další. Budete mít úplný záznam o zapojení každého zaměstnance do školení a budete moci získat zpětnou vazbu ke zlepšení politik a školení.
když zefektivníte školení, vaši zaměstnanci budou lépe vybaveni k dodržování zásad a postupů.
Test porozumění zaměstnancům
distribuce a školení zásad nezaručují, že každý zaměstnanec skutečně rozumí zásadám. Zaměstnanec se může podepsat na dokumentu, aniž by to skutečně pochopil.
v krátkodobém horizontu se to nemusí zdát důležité, ale z dlouhodobého hlediska to povede k tomu, že zaměstnanci nebudou dodržovat zásady a postupy.
dobrý software pro správu zásad a postupů vám umožní vytvářet testy, aby zaměstnanci porozuměli zásadám. Pomocí nástroje, jako je PowerDMS, můžete vytvářet přizpůsobitelné kvízy pro zaměstnance, které můžete dokončit po přečtení zásad nebo ukončení školení. Můžete řešit jakékoli mezery v porozumění a být si jisti, že zaměstnanci vědí, jak postupovat.
podporovat odpovědnost
implementace politiky se děje shora dolů. Zaměstnanci se s větší pravděpodobností řídí zásadami, pokud vidí, že jejich manažeři a vůdci důsledně dodržují zásady a postupy, také.
zaměstnanci musí také znát důsledky nedodržení zásad a postupů. To znamená, že vaše organizace musí mít strukturu pro disciplínu a nápravná opatření.
opět to začíná vůdci. Manažeři a vedoucí musí být vyškoleni v tom, kdy a jak provádět disciplinární přezkumy.
supervizoři by neměli mít mikromanáž zaměstnanců, aby se ujistili, že dodržují zásady a postupy. Kontrolní seznamy postupů a mechanismy podávání zpráv mohou pomoci udržet zaměstnance na správné cestě.
tato dokumentace pomůže vedoucím zjistit, kteří zaměstnanci postupují a kteří nikoli. Mohou odměnit zaměstnance nebo nabídnout opravu podle potřeby. Zaměstnanci, kteří se odchylují od postupů, mohou potřebovat pouze nějaké vedení nebo další školení.
pravidelně kontrolujte zásady a postupy
pokud se postupy odchylují od zásad, obvykle to znamená jednu ze dvou věcí:
-
vaše organizace musí lépe komunikovat zásady a postupy se svými zaměstnanci a prosazovat dodržování předpisů.
-
vaše zásady a postupy jsou zastaralé nebo neúplné.
zaměstnanci nemohou dodržovat postupy, které neexistují, odporují jiným zásadám nebo nedokáží řešit významný posun v technologii nebo praxi.
organizační vedení musí pravidelně přezkoumávat a revidovat zásady a postupy, brát v úvahu nové předpisy, normy, technologie a strukturální změny.
při každé aktualizaci zásad postupujte podle výše uvedených kroků. Rozesílejte změny zásad svým zaměstnancům, začleňte je do školení, vyzkoušejte zásady a držte zaměstnance odpovědné.
ujistit se, že vaši zaměstnanci dodržují zásady a postupy, vyžaduje práci, ale nemusí to být obtížné.
použijte systém řízení zásad, abyste zajistili, že zaměstnanci pochopí důležitost dodržování zásad a postupů a vědí, jak to udělat.