Lekce 4: Správa kontaktů
/CS / outlook2010 / organizing-and-managing-email / content /
Úvod
kontakty view je ústředním místem pro všechny vaše kontakty v aplikaci Outlook 2010. Udržování podrobného seznamu kontaktů usnadní odesílání e-mailů a plánování schůzek.
v této lekci se dozvíte, jak přidávat, spravovat a organizovat své kontakty. Budeme také hovořit o tom, jak importovat kontakty.
Zobrazení kontaktů
aplikace Outlook 2010 udržuje všechny vaše kontakty organizované v zobrazení kontaktů. Po přidání kontaktů do aplikace Outlook použijete stejné kontaktní informace k odesílání e-mailů, plánování schůzek a přiřazování úkolů. Udržování podrobného seznamu kontaktů může být obzvláště užitečné na pracovišti, protože možná budete muset každý den komunikovat s mnoha různými lidmi.
rozhraní Zobrazení kontaktů
- pro přístup k zobrazení kontaktů vyhledejte a vyberte kartu Zobrazení kontaktů v levém dolním rohu obrazovky. Zobrazí se zobrazení kontaktů.
navigace do zobrazení kontaktů
kliknutím na tlačítka v interaktivní níže se seznámíte s rozhraním Zobrazení kontaktů.
upravit kontakty
Poklepejte na kontakt a upravte informace o kontaktu. Zobrazí se dialogové okno kontakt. Upravte informace podle potřeby.
indexová lišta
pokud máte mnoho kontaktů, můžete pomocí indexové lišty přejít přímo na konkrétní bod v seznamu kontaktů.
adresář
otevřete adresář a zobrazte úplný seznam kontaktů. Můžete také procházet mezi jinými adresáři dostupnými v síti.
vyhledávací lišta
pokud máte potíže s nalezením kontaktu, můžete je rychle najít pomocí vyhledávací lišty.
sdílet skupinu
je snadné sdílet kontaktní informace s někým jiným. Pokud například spolupracovník požádal o e-mailovou adresu nového klienta, můžete předat jejich kontaktní informace.
skupina akcí
příkazy ve skupině akcí umožňují přístup k pokročilým možnostem, jako je hromadná korespondence.
možnosti zobrazení
existuje několik různých možností zobrazení pro zobrazení kontaktů. Ve výchozím nastavení se vaše kontakty zobrazují jako vizitky, ale můžete je také zobrazit ve formátu malé karty, telefonního seznamu nebo seznamu.
komunikovat skupina
pomocí příkazů ve skupině komunikovat rychle vytvořte e-mail nebo požádejte o schůzku s vybraným kontaktem.
Smazat
příkaz Odstranit odstraní aktuálně vybraný kontakt ze seznamu kontaktů.
Nová skupina kontaktů
pokud často pracujete se stejnou skupinou lidí, můžete vytvořit skupinu kontaktů pro rychlý přístup.
nový kontakt
kliknutím na příkaz Nový kontakt vytvoříte nový kontakt. Zobrazí se dialogové okno kontakt. Odtud zadáte požadované kontaktní informace.
kontakty
vaše kontakty se zobrazí v podokně zobrazení.
Přidání kontaktů
existují dva způsoby, jak přidat kontakty:
- můžete ručně zadat informace pro každý z vašich kontaktů.
- existující seznamy kontaktů můžete importovat z jiných účtů, například z Gmailu. Pokud již máte několik kontaktů uložených s jiným účtem, může vám tato metoda ušetřit spoustu času a úsilí.
ruční přidání nového kontaktu:
- z pohledu kontaktů vyhledejte a vyberte příkaz Nový kontakt na pásu karet.
kliknutím na nový kontakt
- zobrazí se dialogové okno kontakt.
- zadejte kontaktní údaje. Přinejmenším byste měli zadat jméno a příjmení, stejně jako e-mailovou adresu. Můžete však také zadat další informace, jako jsou telefonní čísla, alternativní e-mailové adresy a další.
- po dokončení vyplňování kontaktních údajů klikněte na Uložit & Zavřít.
přidání kontaktních informací - kontakt bude přidán do seznamu kontaktů.
přidaný kontakt
import kontaktů:
Chcete – li importovat kontakty do aplikace Outlook, musíte je nejprve exportovat do souboru, nejčastěji do souboru s hodnotou oddělenou čárkami, známého také jako CSV. Většina e-mailových aplikací poskytne pokyny, jak exportovat stávající kontakty. Po exportu kontaktů jste připraveni je importovat do aplikace Outlook.
- klikněte na kartu Soubor na pásu karet.
kliknutím na kartu Soubor - zobrazí se zobrazení zákulisí. Vyberte Otevřít.
kliknutím otevřít z pohledu Zákulisí
- zobrazí se otevřené možnosti. Vyberte Importovat.
kliknutím na Import - se zobrazí Průvodce importem a exportem. Postupujte podle pokynů pro import kontaktů do aplikace Outlook.
Průvodce importem a exportem
pokud používáte Gmail, postupujte podle těchto pokynů pro export kontaktů Gmailu.
dělat více s kontakty
jakmile se seznámíte se základy Zobrazení kontaktů, můžete začít využívat jeho nejužitečnějších funkcí s těmito dalšími tipy.
odeslání e-mailu kontaktním skupinám:
kontaktní skupiny jsou zvláště vhodné pro odesílání zpráv skupině lidí, například konkrétnímu týmu na vašem pracovišti.
- vyberte požadovanou skupinu kontaktů a klikněte na příkaz E-mail na pásu karet.
vytvoření skupinového e-mailu - objeví se okno pro psaní a skupina kontaktů bude zkopírována do pole Komu:. Zpráva bude zaslána všem ve skupině kontaktů.
skupina kontaktů zkopírována do pole Komu:
přiřazení úkolů:
pokud chcete používat aplikaci Outlook 2010 ke správě projektů a úkolů, můžete svým kontaktům přiřadit úkoly (známé také jako úkoly). Váš kontakt obdrží oznámení o úkolu a po dokončení úkolu budete upozorněni.
- klikněte na požadovaný kontakt, vyhledejte a vyberte příkaz More na pásu karet a v rozevíracím okně vyberte možnost přiřadit úlohu.
přiřazení úlohy kontaktu - zobrazí se okno úlohy. Zadejte předmět, jako byste pro e-mailovou zprávu, stejně jako datum splatnosti úkolu.
- po dokončení zadávání informací o úkolu klikněte na tlačítko Odeslat.
Přiřazení úkolu
pro tisk kontaktů:
pokud potřebujete přístup k seznamu kontaktů mimo počítač, je snadné tisknout kontakty.
- klikněte na kartu Soubor na pásu karet.
kliknutím na kartu Soubor - zobrazí se zobrazení zákulisí. Vyhledejte a vyberte Tisk.
kliknutím na tisk v zobrazení zákulisí - se zobrazí podokno tisku. Vyberte požadované rozvržení, včetně vizitky, telefonního seznamu a dalších, poté klikněte na tisk.
tisk seznamu kontaktů výzva!
- přejděte do zobrazení kontaktů.
- přidejte nový kontakt do seznamu kontaktů.
- vytvořte skupinu kontaktů.
- adresujte novou e-mailovou zprávu jednomu z vašich kontaktů.
/CS / outlook2010 / Správa vašich kalendářů / obsah /