Správci Exchange často dostávají od uživatelů otázky týkající se správy kalendářů aplikace Outlook a možností sdílení kalendáře. Naštěstí je sdílení jednotlivých kalendářů aplikace Microsoft Outlook 2007 velmi snadné-a uživatelé si je mohou sami nastavit. Zde jsou kroky, které můžete sdílet se svými uživateli, pomáhá jim sdílet své kalendáře, přizpůsobit osobní kalendáře a zobrazit více kalendářů aplikace Outlook v režimu překrytí.

Sdílení kalendáře aplikace Outlook 2007

Chcete-li sdílet výchozí kalendář, otevřete kalendář a na hlavním panelu vlevo vyberte možnost sdílet můj kalendář. Aplikace Outlook vytvoří novou e-mailovou zprávu s předmětem-Pozvánka na sdílení: < vaše jméno> – kalendář .

tato zpráva obsahuje dvě zaškrtávací políčka (Obrázek 1, z nichž první umožňuje vybranému příjemci zobrazit váš kalendář. Druhé zaškrtávací políčko umožňuje odeslat žádost o zobrazení kalendáře někoho jiného.

Obrázek 1. Sdílejte svůj kalendář a odešlete požadavek na zobrazení kalendáře aplikace Outlook jiného uživatele.

nastavení oprávnění kalendáře aplikace Outlook

při sdílení kalendáře jsou oprávnění recenzenta přiřazena jako výchozí. To znamená, že příjemce má přístup pouze pro čtení do vašeho kalendáře. Toto nastavení můžete snadno změnit.

klepněte pravým tlačítkem myši na seznam sdíleného kalendáře v sekci Všechny položky kalendáře aplikace Outlook a poté vyberte příkaz Změnit oprávnění ke sdílení. Aplikace Outlook zobrazí kartu Oprávnění (Obrázek 2).

Obrázek 2. Karta Oprávnění zobrazuje seznam všech lidí, kteří mohou zobrazit kalendář aplikace Microsoft Outlook 2007.

tato karta obsahuje seznam všech, kteří mají oprávnění k prohlížení kalendáře; pomocí této karty můžete přidat nebo odebrat přístup k kalendáři nebo upravit oprávnění. Aplikace Outlook 2007 poskytuje několik předdefinovaných schémat oprávnění nebo můžete vytvořit vlastní sadu oprávnění.

více o aplikaci Outlook 2007: předpovídejte, jak velké poštovní schránky aplikace Outlook 2007 budou provádět jak pravidla poštovní schránky a vyhledávání na ploše systému Windows ovlivňují aplikaci Outlook 2007 Vyhněte se problémům s výkonem aplikace Outlook 2007 během oprav

sdílení vlastních kalendářů aplikace Outlook

uživatelé aplikace Outlook mohou také vytvářet více kalendářů. Uživatel často vytvoří osobní kalendář nebo kalendář související s konkrétním projektem. Pokud se podíváte na obrázek 3, uvidíte, že výchozí (vlastní) kalendáře jsou uvedeny v části Ostatní kalendáře na hlavním panelu vlevo.

obrázek 3. Aplikace Outlook 2007 umožňuje uživatelům vytvářet a přizpůsobovat více kalendářů.

když uživatel sdílí svůj kalendář, sdílí se pouze výchozí kalendář. Když někdo jiný prohlíží váš kalendář, tato osoba nemůže vidět volné / obsazeno informace uvedené v ostatních kalendářích. Pokud váš výchozí kalendář ukazuje, že jste během určité doby zdarma, ostatní uživatelé vás v té době uvidí jako zdarma, bez ohledu na to, co je naplánováno v ostatních kalendářích.

alternativní kalendáře můžete také sdílet kliknutím pravým tlačítkem myši na kalendář, který chcete sdílet, a výběrem možnosti sdílet.

otevření kalendáře aplikace Outlook jiného uživatele

pokud se podíváte zpět na obrázek 3, všimnete si, že hlavní panel kalendáře obsahuje možnost Otevřít sdílený kalendář. Tato možnost zobrazí dialogové okno s dotazem na jméno příjemce, jehož kalendář chcete otevřít.

můžete buď zadat jméno příjemce ručně, nebo kliknete na tlačítko název a vyberete příjemce z globálního seznamu adres. Po zadání jména příjemce klikněte na OK a otevřete jeho kalendář.

jakmile otevřete kalendář, aplikace Outlook jej zobrazí vedle vašeho (obrázek 4). Karta v horní části každého kalendáře identifikuje kalendář, na který se díváte. Mělo by být jednoduché zjistit, který kalendář je váš A který je jiný uživatel, ale bez identifikace štítků může být matoucí, když otevřete více než dva kalendáře. Aplikace Outlook otevře až 30 kalendářů najednou.

obrázek 4. Aplikace Outlook zobrazuje kalendáře vedle sebe.

zobrazení kalendářů aplikace Outlook v režimu překrytí

pokud prohlížíte více kalendářů aplikace Outlook, může být ruční porovnání plánů obtížné. Jedním z řešení je použití režimu překrytí, který vám umožní zobrazit všechny volné / zaneprázdněné informace ve společném kalendáři.

Chcete-li tuto funkci použít, klepněte pravým tlačítkem myši na kalendář a vyberte možnost zobrazit v režimu překrytí. Figura 5 ukazuje out Outlook kombinuje události do jednoho kalendáře a barevné kódy je.

obrázek 5. Režim překrytí kombinuje všechny schůzky do jednoho kalendáře.

o autorovi: Brien m. Posey, MCSE, je pětinásobným příjemcem ocenění Microsoft Most Valuable Professional (MVP) za práci s Exchange Server, Windows Server, Internetové informační služby (IIS) a souborové systémy a úložiště. Brien sloužil jako CIO pro celostátní řetězec nemocnic a byl kdysi zodpovědný za oddělení správy informací ve Fort Knox. Jako nezávislý technický spisovatel Brien napsal pro Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, příslušné technologie a další technologické společnosti. Osobní web Brien můžete navštívit na adrese www.brienposey.com.