v tomto článku vám ukážeme několik způsobů skenování a e-mailu. Ukážeme vám různé techniky, jako jsou:

• jak používat funkci skenování do e-mailu tiskárny
• jak skenovat z počítače
• jak skenovat pomocí telefonu
• jak připojit dokument k e-mailu

ukážeme vám také, Jak převést dokument na digitální dokument, který můžete vy a váš příjemce podepsat online.

začněme.

měli byste použít funkci skenování do e-mailu vaší tiskárny?

skenování do e-mailu může vypadat jako rychlý a efektivní způsob skenování dokumentu a jeho odeslání online. A to je, prostě ne pro každý dokument a příjemce.

jednou z hlavních nevýhod používání funkce „Skenovat do e-mailu“je riziko, že dokument nedosáhne příjemce.

pokud používáte funkci „Skenovat do e-mailu“, je těžší zkontrolovat, zda je zadaná e-mailová adresa správná, protože pokud jste ji zadali nesprávně, nemusí se zobrazit chybová zpráva. Neobdržíte žádné varování, pokud zamýšlený příjemce změnil svou e-mailovou adresu nebo pokud je jeho Doručená pošta Plná.

příjemci také nemohou odpovědět na zprávu doručenou z tiskárny, protože návratová e-mailová adresa se zobrazí jako Adresa „bez odpovědi“. Svou zprávu můžete zřídka přizpůsobit a příjemci se vám neozvou, pokud se vás pokusí kontaktovat pomocí e-mailové adresy ve zprávě.

pokud chcete použít funkci „Skenovat do e-mailu“, měli byste to udělat pouze tehdy, když můžete osobně potvrdit, že e-mail dosáhl svého cíle, a tuto funkci byste měli používat pouze s dokumenty, které nejsou příliš důležité, protože se nemusí dostat na první pokus.

takže, co byste měli dělat místo toho?

Lepší Alternativa: Jak skenovat a e-mailem dokument (+ podepsat nebo požádat o podpis) bezpečným a praktickým způsobem

zde je několik způsobů, jak skenovat, e-mailem a dokonce podepsat dokument online bez použití funkce „Skenovat do e-mailu“:

naskenujte dokument

zde je návod, jak skenovat dokument pomocí libovolného skeneru nebo multifunkční tiskárny:

jak skenovat v systému Windows

systém Windows má vestavěnou metodu pro skenování dokumentů, takže nemusíte potřebujete k tomu použít jinou aplikaci nebo software.

zde je návod:

1. otevřete nabídku Start
2. najděte aplikaci Scan a kliknutím na ni ji otevřete. Pokud ji nemůžete najít, můžete ji vyhledat pomocí vyhledávacího nástroje v levém dolním rohu.
3. jakmile otevřete aplikaci Scan, řekne vám, zda váš skener není připojen, v takovém případě budete muset zkontrolovat, zda je skener zapnutý a správně zapojen.
4. vyberte ze seznamu skener, který budete používat, a typ souboru, jako který budete ukládat skenování. Pokud chcete pouze obrázek, PNG a JPEG jsou oba velmi běžné formáty.
5. Chcete-li zahájit skenování, umístěte dokument do skeneru směrem dolů a poté přejděte na Zobrazit více > Náhled, abyste se mohli brzy podívat na dokument.
6. nastavení obrazu (například režimy barev nebo stupňů šedi a rozlišení obrazu) Můžete také změnit pomocí funkce „Zobrazit více“.
7. počkejte, až skener dokončí skenování dokumentu jako náhled a zobrazí dokument na obrazovce. Pokud je dokument špatně zarovnán nebo nesprávně umístěn, opravte jeho polohu ve skeneru a znovu jej zobrazte.
8. jakmile budete spokojeni s umístěním, můžete vybrat oblast, kterou chcete skenovat, kliknutím a přetažením přes ni. Jakmile vyberete oblast, kterou chcete skenovat, klikněte na „Skenovat“.
9. tento postup opakujte s každou stránkou, kterou chcete skenovat.
10. počkejte, až bude skenování připraveno a dokument bude úspěšně digitalizován.

Nezapomeňte uložit dokument do složky, kterou si pamatujete. Aby to bylo snadné, můžete jej také uložit na plochu, takže vám nebude chybět.

jak skenovat na počítači Mac

váš počítač Mac má také předprogramovaný nástroj pro používání skeneru. Zde je návod, jak ji používat:

1. připravte si dokumenty.
2. Otevřete aplikaci Náhled.
3. přejděte do souboru > importovat ze skeneru a vyberte skener.
4. pokud váš skener není uveden, ujistěte se, že je skener zapnutý a zapojen.
5. zobrazí se dialogové okno „Import“, kde se připravuje skenování náhledu.
6. Nyní si můžete vybrat možnosti skenování. V případě potřeby změňte barvu, typ dokumentu, velikost, orientaci a další podrobnosti.
7. klepnutím na tlačítko „Skenovat“ spustíte skenování a aplikace vás informuje, až dokument plně digitalizujete.
8. tento postup opakujte s každou stránkou, kterou chcete skenovat.

nyní máte digitalizovanou verzi dokumentu. Nezapomeňte, do které složky jste dokument uložili, nebo jej uložte na plochu, abyste jej mohli vidět na obrazovce, až budete hotovi.

jak skenovat na iOS

dokument můžete skenovat bez skeneru pomocí vestavěné kamery iPhone nebo iPad. Zde je návod:

1. připravte si dokument umístěním na rovný povrch s dobrým osvětlením.
2. Otevřete aplikaci Poznámky na iPadu nebo iPhonu.
3. vytvořte novou poznámku nebo vyberte již existující poznámku a přidejte do ní naskenovaný dokument.
4. klepněte na ikonu fotoaparátu umístěnou ve spodní části obrazovky.
5. klepněte na „skenovat dokumenty“.
6. Zaměřte fotoaparát na dokument, který chcete skenovat, pokud se vaše zařízení automaticky nespustí, klepněte na tlačítko spouště.
7. tento postup opakujte s každou stránkou.
8. váš dokument je nyní naskenován a uložen v aplikaci Poznámky.

můžete sdílet své poznámky prostřednictvím více aplikací nebo je poslat jako e-mail.

jak skenovat na Androidu

Android nemá vestavěnou aplikaci věnovanou skenování dokumentů. Dokument však můžete skenovat pomocí Disku Google.

zde je návod:

1. připravte si dokument umístěním na rovný povrch s dobrým osvětlením.
2. Otevřete aplikaci Disk Google a klepnutím na ikonu “ + „v pravém dolním rohu obrazovky Vytvořte nový dokument a poté vyberte „skenovat“.“
3. Zaměřte fotoaparát na dokument, zarovnejte jej a pořiďte snímek.
4. Zkontrolujte náhled, ořízněte jej a upravte nastavení, jak uznáte za vhodné, nebo dokument znovu naskenujte klepnutím na „opakovat“.
5. tento postup opakujte s každou stránkou.
6. váš dokument je nyní naskenován a uložen ve vašem účtu na Disku Google.

můžete sdílet svůj nový dokument prostřednictvím odkazu nebo přidat e-mailové adresy lidí pro přístup k němu.

pošlete svůj dokument e-mailem a požádejte o podpis (nebo jej podepište)

zde je nejlepší způsob, jak získat Digitalizovaný dokument podepsaný online:

použijte software elektronického podpisu

jakmile dokument digitalizujete, budete mít několik možností, jak jej podepsat. Bezplatný a jednoduchý způsob je vyžádáním podpisu prostřednictvím online podpisové aplikace, jako je Signaturely.

Signaturely je jednoduchý a efektivní digitální podpis software, který vám umožní vytvářet on-line podpisy a on-line dokumenty s právní platností. S Signaturely, vaši signatáři nebudou muset být na stejném místě, aby podepsali dokument. Místo toho ji mohou podepsat online pomocí telefonu, tabletu nebo notebooku.

Signaturely umožňuje vytvářet e-podpisy zdarma, bez jakékoli registrace. To vám umožní podepsat dokument online a sdílet jej s více lidmi.

zde je návod:

1. Vytvořte si účet na Signaturely zdarma
2. otevřete svůj účet a vyberte jména těch, kteří potřebují dokument podepsat.
3. připravte si dokument přidáním názvu a přizpůsobené zprávy lidem, kteří jej podepisují:
4. Přejděte dolů a vyberte, jak budete přidávat soubory. Můžete si vybrat soubory z online platformy, jako je váš účet na Disku Google, nebo je nahrát z počítače.
5. otevřete dokument a přidejte do něj pole podpisu pomocí online editoru.
6. zadejte jména a e-mailové adresy signatářů. Můžete také vybrat objednávku, aby se přihlásili, a podpisem odešle dokumenty uživatelům v předem zvoleném pořadí:
7. Zkontrolujte své informace a klikněte na „Odeslat dokument“.

jakmile dokument odešlete, můžete jej sledovat pomocí svého účtu Signaturely. tímto způsobem můžete zjistit, zda příjemce trvá příliš dlouho, než podepíše. Pokud někdo trvá příliš dlouho, nemusíte jim volat, můžete jim jednoduše poslat oznámení, které jim připomene, že je vyžadován jejich podpis.

jakmile vaši podepisující obdrží dokument, Signaturely je provede procesem podepisování, pomůže jim vytvořit si vlastní podpis a projít každé podpisové pole, dokud nebudou hotovi.

Pros:

• velmi snadné použití
• profesionální a personalizované
• funguje na jakémkoli zařízení
• udržuje vás pod kontrolou procesu
• vás a vaše signatáře provede každým krokem
• můžete začít zdarma

nevýhody:

• žádná mobilní aplikace k dispozici (v současné době ve vývoji)

Použijte svého e-mailového klienta

můžete se také rozhodnout použít svého e-mailového klienta k odeslání dokumentu e-mailem. Mějte na paměti, že pokud potřebujete dokument podepsat, musíte jej před odesláním podepsat buď fyzickým podpisem, nebo pomocí elektronického podpisu.

zde je návod, jak odeslat dokument:

1. otevřete svůj e-mailový účet.
2. vyberte „Nová zpráva“ a začněte psát nový e-mail.
3. v novém okně e-mailu vyhledejte symbol „přidat přílohu“. Obvykle to vypadá jako kancelářská sponka.
4. po kliknutí na něj najděte soubor, vyberte jej a stiskněte “ Enter.“
5. naskenovaný soubor můžete také přetáhnout do okna.
6. dokončete psaní zprávy a přidejte e-mailové adresy příjemců.
7. nyní můžete odeslat svůj e-mail s přiloženým naskenovaným souborem.

Pros:

• snadné použití
• zdarma k použití
• můžete to udělat z telefonu

nevýhody:

• neříká vám, kdo podepsal a kdo ne
• možná budete muset nejprve vytisknout a podepsat dokument a požádat své signatáře, aby udělali totéž
• pomalejší proces
• ne tak profesionální jako pomocí specializované platformy

FAQ: skenování na e-mail

zde jsou odpovědi na nejčastější otázky týkající se zasílání naskenovaných dokumentů e-mailem.

Jak mohu skenovat z tiskárny na e-mail?

1. Otevřete aplikaci pro skenování.
2. naskenujte dokument.
3. uložte jej.
4. vyhledejte dokument.
5. klikněte na něj pravým tlačítkem.
6. vyberte „Sdílet“ a poté „Pošta“.
7. Napište svůj e-mail.
8. pošlete svůj e-mail.

jaký je rozdíl mezi skenováním a skenováním do e-mailu?

pokud používáte volbu“ Skenovat do e-mailu“, nemusíte k odeslání naskenovaného obrázku používat žádný jiný software. Chybí vám však také všechny funkce odesílání e-mailu, jako je přidání zprávy, zajištění příchodu e-mailu a úprava obrázku před odesláním.

je skenování do e-mailu bezpečné?

ne nutně. Pokud používáte funkci „Skenovat do e-mailu“, nemůžete si být jisti, zda byl E-mail odeslán vhodně, pokud nemáte přístup k e-mailové adrese sami.

multifunkční tiskárny také ve výchozím nastavení odesílají e-maily v čistém textu. Mohou být zachyceny třetími stranami, které jsou také připojeny ke stejné síti WiFi jako vaše tiskárna.

proto byste měli používat funkci „Skenovat do e-mailu“ na tiskárně pouze pro nedůvěrné dokumenty, které můžete osobně ověřit, že byly odeslány správně.

kolik stránek můžete skenovat do e-mailu?

můžete odeslat až 999 naskenovaných stránek. Toto číslo bude pravděpodobně záviset na paměti a kapacitě tiskárny.

jak posílat e-mailové dokumenty?

1. otevřete svůj e-mailový účet.
2. začněte psát novou zprávu.
3. přetáhněte dokument do zprávy.
4. Zkontrolujte své údaje a přidejte e-mailovou adresu příjemce.
5. Klikněte Na “ Odeslat.“

Jak mohu poslat důvěrný dokument e-mailem?

můžete použít důvěrný režim Gmailu, pokud chcete, aby vaše důvěrné informace byly chráněny před neoprávněným přístupem. S ním můžete nastavit datum vypršení platnosti zpráv a dokonce zrušit přístup k nim.

vaši příjemci nebudou moci zprávu kopírovat, přeposílat, tisknout ani stahovat.

Jak mohu napsat e-mail s přílohou?

1. přejděte na svůj e-mailový účet.
2. vyberte „Nová zpráva“.
3. vyhledejte ikonu kancelářské sponky a kliknutím na ni připojte soubor.
4. vyhledejte soubor ve složkách počítače. Jakmile ji najdete, klikněte na „Otevřít“ nebo “ Vybrat soubor.“
5. pokračujte v psaní e-mailu.
6. přidejte předmět a e-mailovou adresu osoby, na kterou chcete odeslat.
7. až budete připraveni odeslat svůj e-mail, klikněte na „Odeslat“.

závěr

jak jsme viděli, existuje několik způsobů, jak skenovat dokumenty. Od multifunkčních tiskáren po telefon iPhone a Android můžete skenovat a odesílat dokumenty online, ať jste kdekoli.

a pokud vaše dokumenty vyžadují podpisy, můžete vždy sbírat právně závazné podpisy s podpisem zdarma.

Signaturely vám pomůže transformovat naskenované dokumenty do dokumentů připravených k podpisu všemi stranami. Poté provede vaše signatáře procesem podpisu a bude vás průběžně aktualizovat.

zkuste Signaturely zdarma ještě dnes.