po přečtení této příručky lépe porozumíte čtyřem hlavním typům komunikace: verbální, neverbální, písemné a vizuální.
tyto informace budete moci použít ke zlepšení své vlastní komunikace a ujistěte se, že podporujete efektivní komunikační dovednosti ve vaší organizaci.
objevit:
- neverbální komunikace
- verbální komunikace
- písemná komunikace
- vizuální komunikace
4 typy komunikace
i když je snadné myslet na komunikaci jako na pouhý verbální přenos informací z jedné osoby na druhou, je to mnohem víc než to.
komunikace se pohybuje od neverbálních, jako je pohled a zvednuté obočí, až po verbální, jako je změna tónu a tónu. Podívejme se do hloubky na všechny způsoby, jak spolu komunikujeme.
neverbální komunikace
je zajímavé poznamenat, že neverbální komunikace se používá úmyslně i neúmyslně.
většina lidí nemá dokonalou kontrolu nad svými výrazy obličeje-všichni jsme slyšeli neprofesionální komentář a zvedli obočí v reakci, bez ohledu na to, zda to bylo moudré.
tím, že se dozvíte více o tom, jak používáme neverbální komunikaci, budete lépe schopni zvládnout své a zajistit, že přenášíte svou zprávu přesně tak, jak si přejete.
výrazy obličeje
často používáme výrazy obličeje jako způsob, jak komunikovat, že posloucháme a jednáme s mluvící osobou.
úsměv, svraštělé obočí nebo tázavý výraz sdělují řečníkovi informace o tom, jak reagujete na jejich rozhovor.
pracují na tom, aby pomohli konverzaci namazat a udrželi ji v chodu, aniž by museli ústně prohodit, aby potvrdili Váš trvalý zájem.
pokud jste někdy mluvili s osobou s kamennou tváří, budete vědět, jak důležité jsou výrazy obličeje v konverzaci.
držení těla
je důležité, jak se během konverzace postavíte.
pokud se nakloníte k osobě, s uvolněným a otevřeným postojem, vyzvete je, aby se s vámi více zapojili.
opření se, křížení paží nebo odvrácení se od reproduktoru přináší velmi odlišnou zprávu – a ne pozitivní.
stejně jako nikdo nechce konverzovat se zadní částí něčí hlavy, rozhovor s někým s extrémně uzavřeným držením těla vytváří obtížnější a nepříjemnější konverzaci.
gesta a fyzický dotek
v závislosti na osobě a zemi jejich původu mohou gesta a fyzický dotek používat hodně nebo téměř nikdy. V těchto akcích je však mnoho informací.
jemný dotek na paži může signalizovat povzbuzení, zatímco příliš silné podání ruky může být aktem dominance.
někdo, kdo se hýbe rukama, když s vámi mluví o problému, může signalizovat vinu nebo vyhýbání se a použití mnoha velkých gest při prezentaci myšlenky by mohlo zprostředkovat vzrušení nebo důvěru.
oční kontakt
všichni víme, jak důležitý je oční kontakt.
když někdo není schopen udržovat oční kontakt, bereme to tak, že je nepravdivý, shifty nebo nevěnuje pozornost.
schopnost udržovat oční kontakt během poslechu zajistí, že reproduktor ví, že jste přítomni a zapojeni.
při mluvení ukazuje, že se spojujete s posluchačem, a v případech, kdy dodáváte nepříjemné zprávy, je dvojnásob důležité.
schopnost říct někomu nepříjemnou zprávu při pohledu přímo do očí ukazuje, že je respektujete a jste čestný a upřímný člověk.
verbální komunikace
když mluvíme, komunikujeme mnohem víc než jen obsah našich slov.
používáme také výšku tónu a tónu, stejně jako úroveň formality, kterou používáme k předání důležitého podtextu osobě, se kterou mluvíme.
pečlivým výběrem způsobu použití každého z těchto aspektů si můžeme být jisti, že naše zpráva je přijata přesně tak, jak bylo zamýšleno.
od pozdravu spolupracovníků až po vedení setkání s klienty, aby se před celou společností prezentovaly verbální komunikační faktory do našeho pracovního života masivním způsobem.
Pitch
když mluvíme, naše emoce mohou často vstoupit do hry.
pokud jsme naštvaní, rozrušení nebo frustrovaní, naše hřiště se může zvýšit a sdělit posluchači, že zažíváme silné emoce.
to nemusí být nutně špatná věc, ale schopnost ovládat to vám umožní ujistit se, že efektivně komunikujete.
tón
všichni se setkáváme se situacemi, které jsou frustrující nebo zneklidňující.
umožnit, aby se náš tón změnil z klidného a profesionálního na strohý, krátký nebo hrubý, je vždy chyba.
tón předává posluchači spoustu informací o tom, jak je reproduktor vidí.
abychom budovali pozitivní mezilidské vztahy v kancelářském prostředí, měli bychom se všichni snažit mluvit profesionálním a uctivým tónem.
obsah
obsah je samozřejmě nejdůležitější součástí verbální komunikace. To, co říkáme, a slova, která se rozhodneme použít, jsou zásadní.
zatímco většina kancelářských komunikací bývá formálnější než například setkání s přítelem na kávu, měli bychom se ujistit, že ponecháme prostor pro osobní chaty a budování vztahů.
Zamyslete se také nad tím, jak technický je váš obsah. Pokud mluvíte s vývojáři o konkrétních aspektech kódu, měli byste používat jiné termíny, než když mluvíte s marketingovým týmem o novém vývoji v aplikaci.
písemná komunikace
efektivní komunikace psaním je nesmírně důležitá dovednost, zejména proto, že více lidí pracuje na dálku a zůstává v kontaktu po celý pracovní den prostřednictvím Skype, Slack nebo jiných digitálních médií.
od Zprávy Slack přes e-mail zákazníkovi až po průvodce školení nového zaměstnance píšeme každý den a je zásadní, abychom pochopili, jak to udělat efektivně.
ve skutečnosti, jak se stále více spoléháme na písemnou komunikaci, jsme všichni konfrontováni s tím, jak snadné je vytvářet nedorozumění při používání tohoto média.
nejasné zprávy, chybějící informace nebo nesprávné pochopení tónu nebo obsahu jsou všechny problémy, ke kterým dochází při písemné komunikaci každý den.
někdy čtenář špatně přečte tón zprávy, protože má špatný den, nebo se právě setkal s nepříjemnou osobou.
bez ohledu na to, jednou důležitou dovedností, kterou musíte mít při spoléhání se na písemnou komunikaci, je vědět, kdy ji musíte přestat používat. Jednoduché volání může téměř ve všech případech vyřešit tyto komunikační problémy.
pokud máte pocit, že dochází k nedorozumění nebo právě začínáte, štípněte to v zárodku rychlým slovním chatem a ušetříte spoustu času a frustrace pro všechny strany.
struktura
při psaní je důležité přemýšlet o tom, jak prezentujete informace. Je nutné použít odstavce a konce řádků.
vytvoření neproniknutelné stěny textu uvolní čtenáře-porozumění a použití správné struktury umožní čtenáři převzít informace ve stravitelných kusech.
předložte svůj argument nebo tezi, udělejte si čas na zálohování s jasným důkazem, přidejte příslušné informace, abyste se ujistili, že čtenář plně rozumí bodu, a poté uzavřete závěr.
jasnost
je těžké najít rovnováhu mezi nad nebo pod vysvětlujícími pojmy. Pokud píšete pokyny pro nového zaměstnance, jak podrobně byste měli být?
samozřejmě to záleží na osobě, ale přílišné vysvětlení je mnohem lepší, než nechat čtenáře bezradný.
buďte ohleduplní k publiku, co budou vědět a co potřebujete podrobněji vysvětlit?
obsah
psaný obsah bývá o něco formálnější než verbální.
vynechejte slang, použijte správnou interpunkci a pravopis a nezapomeňte, že cokoli napsané-zejména v digitálním věku-zůstane, i když jej smažete.
chybovat na straně profesionality pokaždé, když něco napíšete. Zprávy na Slack, například, nemusí být psány tak formálně jako průvodní dopis, ale měly by být zdvořilé, profesionální, a dobře napsané.
uvědomte si, že psané vtipy mohou spadnout bez přidaného kontextu tónu nebo výrazů obličeje.
vizuální komunikace
Vizuální se stala nejpoužívanějším typem komunikace, poháněným sociálními médii, YouTube a dalšími platformami digitální éry.
čím více lidí a organizací používá tyto komunikační kanály, tím více jsme zvyklí a dokonce závislí na používání vizuální komunikace, abychom vynikli v přeplněné platformě.
pochopení, že vaše vizuální komunikace musí být v souladu s vaší značkou a marketingem, a vědomí, že k tomu musí existovat rozvinutá a soudržná strategie, je zásadní.
silně se spoléháme na vizuální komunikaci.
existuje mnoho způsobů, jak vizuální komunikace, jako jsou grafy, fotografie, náčrtky, video, grafy a dokonce i emodži a GIF, může pomoci zlepšit porozumění vaší zprávě.
Přemýšlejte o tom, jak grafy mohou oživit data, což je mnohem snazší pochopit, než prezentovat dlouhý proud čísel, nebo jak je náčrt nového UX mnohem účinnější než textový popis.
spoléháme se na vizuální prvky, abychom zvýšili naše chápání složitých myšlenek.
obsah
i když je lákavé zahrnout vizuální prvky, abyste přidali trochu rozmanitosti a zájmu, měli byste zvážit, co přinášejí ke stolu.
- jsou užitečné?
- jsou nezbytné?
- přidávají se k celkové zprávě?
ne všechny komunikace musí mít přidané vizuální prvky a v některých případech mohou odvádět pozornost od toho, co se snažíte komunikovat.
měli byste se snažit, abyste se ujistili, že do své zprávy nepřidáváte chmýří, ale spíše posilujete porozumění publiku.
tón
stejně jako u všech komunikací se ujistěte, že se setkáváte se svým publikem tam, kde jsou.
pokud prezentujete složitá data, uveďte příslušné popisy na správné technické úrovni, aby vaše publikum mohlo sledovat.
nepoužívejte obrázky, které jsou grafické nebo by mohly být zneklidňující, a pamatujte, že pro vizuální komunikaci platí stejné pravidlo jako pro psaní: nevytvářejte nic, co byste v budoucnu nechtěli mít s sebou Spojené.