tento dokument poskytne obecný přehled o tom, jak zálohovat a archivovat váš e-mail UH pomocí aplikace Microsoft Outlook 2007 na počítači se systémem Windows.

prvním krokem k vytvoření zálohy vašeho e-mailu je vyčištění jeho obsahu. Odstraňte všechny e-maily, které nepotřebujete nebo nechcete mít zálohu. Zejména odstraňte e-maily s přílohami, které již nepotřebujete, abyste ušetřili místo na disku.

dalším krokem je uspořádání e-mailů, které chcete zálohovat, do složek. Můžete vytvořit více složek pro ukládání souvisejících e-mailů na jednom místě. Uspořádání e-mailu tímto způsobem usnadní obnovení e-mailů, které budete později potřebovat.

zálohování e-mailu

jakmile uspořádáte svůj e-mail, jste připraveni zahájit proces zálohování. Chcete-li vytvořit zálohu složky e-mailu, nejprve spusťte aplikaci Outlook 2007. Poté klikněte na nabídku Soubor a vyberte Import a Export…

v okně, které se otevře, vyberte možnost exportovat do souboru ze seznamu akcí. Poté pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

v poli vytvořit soubor typu vyberte soubor osobní složky (.pst) a pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

v poli Vybrat složku, ze které chcete exportovat, vyberte složku, kterou chcete zálohovat. Na obrázku níže byla vybrána složka s názvem Doručená pošta. Zkontrolujte Zahrnout podsložky, pokud exportní složka obsahuje podsložky. Tlačítko Filtr také umožňuje širokou škálu možností exportovat pouze určité zprávy ve složce. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

v dalším okně, které se otevře, aplikace Outlook požádá o umístění pro uložení exportovaného souboru. Kliknutím na tlačítko Procházet změníte výchozí umístění. Vyberte si snadno zapamatovatelné umístění nebo uložte na plochu pro snadný přístup, pokud bude uložen na vyměnitelném médiu (např. Nezapomeňte dát exportovanému souboru popisný název. V části Možnosti vyberte nejvhodnější možnost pro vaše potřeby. Poté pokračujte kliknutím na tlačítko Dokončit.

nyní se otevře nové okno s výzvou k vytvoření osobní složky společnosti Microsoft. Dejte složce popisný název, například Uh zálohování e-mailu jako na ukázkovém obrázku níže. Pokud chcete soubor chránit heslem před ostatními uživateli, zadejte heslo.

to je ono. Právě jste vytvořili zálohu vybrané složky e-mailu. Tento postup můžete opakovat pro zálohování dalších e-mailových složek, pokud si budete přát. Chcete-li uvolnit místo na disku a kvótu, můžete zálohovat zprávy nebo je přesunout ze složky IMAP na místní pevný disk. Pokyny k přesunu zpráv ze složky IMAP do místní složky naleznete v části techniky pro snížení e-mailu na http://www.hawaii.edu/askus/502.

obnovení e-mailu ze složky osobních souborů

někdy v budoucnu možná budete chtít obnovit svůj e-mail z jedné ze záloh, které jste provedli.
Chcete-li zahájit proces obnovy, nejprve spusťte MS Outlook 2007. Poté přejděte do nabídky Soubor a vyberte Import a Export…

v okně, které se otevře, vyberte Import z jiného programu nebo souboru. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

v následujícím okně přejděte dolů v seznamu typů souborů a vyberte soubor osobní složky (.pst). Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

dále klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte soubor osobní složky, ze které chcete obnovit svůj e-mail. Vyberte příslušnou možnost pro vaše účely. V tomto případě záloha.pst soubor byl vytvořen během procesu zálohování dříve v tomto dokumentu, takže je soubor, který bude obnoven. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

pokud jste pro soubor pst vytvořili heslo, zadejte jej a otevřete jej. Poté pokračujte kliknutím na tlačítko OK. Poznámka: Toto dialogové okno neobdržíte, pokud jste nevytvořili heslo.

Dále vyberte složku, ze které chcete importovat. Pokud složka, kterou jste zálohovali, měla podsložky, můžete vybrat pouze podsložku, kterou chcete obnovit. Máte také dvě možnosti, kam importovat složky. Můžete se rozhodnout importovat položky do aktuálně vybrané složky (zvýrazněné v navigačním podokně) nebo do stejné složky, která je již vytvořena ve vašem e-mailovém účtu. Na obrázku níže byla vybrána možnost obnovení e-mailu do stejné složky v osobních složkách (Doručená pošta). Vzhledem k tomu, že jde do osobních složek, nebude uložen na serveru UH, kde by spotřeboval kvótu.

to je ono. Aplikace Outlook importuje e-mailové zprávy ze souboru osobní složky a do vybrané složky e-mailu. Tyto e-mailové zprávy budou nyní součástí vašeho e-mailu.

Automatický archiv

další možností pro vytvoření zálohy vašich e-mailových složek je funkce automatického archivu v aplikaci Outlook. Je relativně snadné použití a jednoduché nastavení.

Auto-archiv automaticky přesune položky považované za staré (vámi nastavené preference) do archivního souboru a odstraní je ze složky e-mailu. Máte možnost určit, které složky jsou automaticky archivovány, stejně jako čas, který musí uplynout, než bude položka považována za starou.

Chcete-li spustit funkci automatického archivu, nejprve spusťte aplikaci MS Outlook. Poté klikněte na nabídku Nástroje a vyberte Možnosti. V okně, které se otevře, klikněte na druhou kartu. Nakonec klikněte na tlačítko AutoArchive.

v okně, které se otevře, klikněte na políčko Spustit AutoArchive every. Určete čas, který musí uplynout pro spuštění funkce AutoArchive. Před spuštěním funkce AutoArchive můžete také vybrat možnost, kterou má aplikace Outlook vyzvat. Nezapomeňte si poznamenat výchozí umístění archivního souboru. Pokud chcete změnit výchozí umístění souboru, můžete kliknout na tlačítko Procházet. Klepnutím na tlačítko OK uložte nastavení. Klepnutím na tlačítko OK v okně možností se vrátíte do aplikace Outlook.

možnosti automatického archivu

máte možnost nastavit možnosti automatického archivu pro každou složku ve vašem e-mailovém účtu. Chcete-li nastavit možnosti pro konkrétní složku, klepněte pravým tlačítkem myši na složku a v nabídce vyberte Vlastnosti. Na obrázku níže byla vybrána Doručená pošta.

dále klikněte na kartu AutoArchive. Nakonfigurujte možnosti, jak uznáte za vhodné. Můžete si vybrat přesunout staré položky do archivního souboru, nebo jen odstranit všechny položky dohromady. Můžete také zvolit výchozí nastavení archivu nebo můžete mít různá nastavení pro každou složku, kterou se rozhodnete archivovat. Kliknutím na tlačítko OK uložte změny.

Import archivovaných položek do jejich původních složek

v budoucnu může přijít čas, kdy chcete položky v archivovaném souboru Obnovit. Máte několik možností, jak toho dosáhnout. Můžete buď obnovit archivované položky zpět do své poštovní schránky (v jejich původním umístění), můžete importovat archivované položky do nové složky, nebo můžete otevřít archivovaný soubor, a ručně kopírovat přes položky, které potřebujete.

v aplikaci Outlook přejděte do nabídky Soubor a vyberte Import a Export… V okně, které se otevře, vyberte možnost Importovat z jiného programu nebo souboru. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

v následujícím okně přejděte dolů v seznamu typů souborů a vyberte soubor osobní složky (.pst). Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

dále klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte archivovaný soubor, ze kterého chcete obnovit svůj e-mail. Vyberte příslušnou možnost pro vaše účely. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Dále vyberte archivní soubor, ze kterého chcete importovat. Nezapomeňte zaškrtnout políčko Zahrnout podsložky, abyste zajistili obnovení všech svých e-mailů. Poté klikněte na možnost importovat položky do stejné složky v: Obnovit zprávy zpět na původní umístění před jejich Archivací. Kliknutím na tlačítko Dokončit importujte e-mail.

to je ono. Aplikace Outlook importuje e-mailové zprávy z archivního souboru a umístí je zpět do původních umístění. Tyto e-mailové zprávy budou nyní součástí vašeho e-mailu.

Import archivovaných položek do nové složky

prvním krokem tohoto procesu je vytvoření nové složky v aplikaci Outlook pro uložení archivovaných položek do. Chcete-li to provést, přejděte do nabídky Soubor v aplikaci Outlook, vyberte nový a klepněte na tlačítko složka…

dále zadejte název složky. Ve složce obsahuje: textové pole, vyberte položky pošta a pošta. Poté vyberte, kde chcete vytvořit novou složku. Na obrázku níže, Nová složka s názvem Archivované položky byla vytvořena v kořenovém adresáři e-mailové složky hdtest.

po vytvoření nové složky pro uložení archivovaných položek jste připraveni importovat archivovaný soubor. Chcete-li to provést, nejprve klikněte jednou na novou složku, kterou jste právě vytvořili, a vyberte ji. Poté přejděte do nabídky Soubor a vyberte Import a Export… V okně, které se otevře, vyberte možnost Importovat z jiného programu nebo souboru. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

v následujícím okně přejděte dolů v seznamu typů souborů a vyberte soubor osobní složky (.pst). Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

dále klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte archivovaný soubor, ze kterého chcete obnovit svůj e-mail. Vyberte příslušnou možnost pro vaše účely. Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Dále vyberte archivní soubor, ze kterého chcete importovat. Nezapomeňte zaškrtnout políčko Zahrnout podsložky, abyste zajistili obnovení všech svých e-mailů. Poté klikněte na možnost importovat položky do aktuální složky a obnovit zprávy do nové složky, kterou jste vytvořili. Kliknutím na tlačítko Dokončit importujte e-mail.

to je ono. Aplikace Outlook importuje e-mailové zprávy z archivního souboru a umístí je do nové složky, kterou jste vytvořili. Tyto e-mailové zprávy budou nyní součástí vašeho e-mailu.

Ruční kopírování položek z archivovaného souboru

poslední možností pro obnovení e-mailu z archivovaného souboru je otevření archivovaného souboru a kopírování pouze položek, které chcete obnovit. Chcete-li to provést, přejděte do nabídky Soubor, vyberte Otevřít a poté klikněte na datový soubor aplikace Outlook…

poté přejděte na umístění archivovaného souboru. Vyberte jej a klikněte na tlačítko Otevřít. Aplikace Outlook ji poté umístí do seznamu složek. Poté ji můžete otevřít a zkopírovat pouze položky, které chcete přesunout, pouhým kliknutím a přetažením položky na požadované místo. Případně můžete jednoduše zobrazit položky, když jsou v archivované složce.

po dokončení archivovaného souboru můžete kliknout pravým tlačítkem myši na archivovaný soubor a kliknutím na Zavřít „archivní složky“ odebrat archivní soubor ze seznamu složek.