introduktion

de fleste organisationer bruger procedurer som en del af deres ledelsessystemer. Korrekt udarbejdede procedurer kan være en vigtig form for kontrol, men dårligt udformede procedurer kan udsætte organisationen for højere end nødvendigt risikoniveau for sin virksomhed og medarbejdere.

ofte er procedurer skrevet af en person, der kender arbejdet godt, og som selv har bestemt, hvad der er den bedste metode til at udføre et job. Dette kan skabe risici i det:

• de, der skal følge proceduren efterfølgende, har muligvis ikke procedureforfatterens færdighedsbase eller erfaring
• proceduren kan være tvetydig eller kan fortolkes forkert
• proceduren kan kodificere og videregive uønsket praksis til andre.

denne note skitserer en generelt accepteret tretrinsproces til oprettelse af procedurer med lav risiko.

• den første fase, der fastslår behovet, er den proces, hvormed en organisation beslutter, om en procedure er påkrævet, og hvad dens formål kan være.
• den anden fase, opgaveanalyse, er nyttig til alle procedurer. Det kan producere rutediagrammer samt skriftlige, trinvise instruktioner. Denne fase er fokus for denne tekniske note.
• den tredje fase, der involverer at underkaste et udkast til procedure en streng risikoanalyse, er berettiget til forretningskritiske og sikkerhedskritiske procedurer. En proceduremæssig FAREPROCES, der er genstand for en separat teknisk note, er den anbefalede tilgang til dette.

i denne note bruger vi følgende definitioner:

• opgave – det forretningsmæssige formål, der skal opnås ved at følge en procedure;
• Procedure – den skriftlige rækkefølge af instruktioner, normalt angivet som en række trin, der er nødvendige for at fuldføre opgaven;
• trin – en komponent eller et element i en procedure eller opgave.

etablering af behovet

organisationer udfører funktioner for at nå deres mål. Funktionerne involverer normalt mennesker og udstyr. Effektiviteten og effektiviteten af funktionerne og den måde, de interagerer på, bestemmer organisationens effektivitet og effektivitet, og de kan være afgørende for at afgøre, om og i hvilket omfang organisationens mål nås.

de funktioner, som folk udfører i en organisatorisk indstilling, defineres normalt i form af et sæt opgaver, hver med specifikke mål. Opgaverne selv er normalt specificeret i form af procedurer.

Værdistyring er den tilgang, der oftest følges for at sikre, at det sæt funktioner, en organisation udfører, er egnet til formål med hensyn til at nå sine overordnede mål. Hvis de opgaver, der følger af en værdiforvaltningsaktivitet, ikke i øjeblikket udføres af organisationen eller udføres på en anden måde, skal der oprettes nye procedurer, eller gamle skal redesignes, så de krævede funktionelle output kan leveres.

for hver opgave skal værdistyring generere en klar redegørelse for formålet med opgaven udtrykt i forhold til dens bidrag til den funktion, der skal udføres, og de mål, der skal nås. Det kan også angive de tilgængelige input, de vigtigste interaktioner og de nødvendige output, der skal leveres.

Værdistyring er genstand for en separat teknisk note.

hierarkisk opgaveanalyse

når formålet med opgaven er fastlagt, opstiller opgaveanalyse proceduren som en sekvens af trin med en passende grad af information og detaljer. En nyttig form, hierarkisk opgaveanalyse (MTV), involverer at starte på opgaven på højeste niveau og nedbryde den i trin på sekundært niveau og derefter yderligere nedbryde trin i trin på lavere niveau, uanset hvilken detaljeringsgrad der er passende og nødvendig.

nedbrydningsniveauet afhænger af, hvem der skal udføre trinnet, dets betydning og det arbejdsmiljø, hvor det udføres. For de mest kvalificerede medarbejdere, under gode arbejdsforhold og med lidt tidspres for at fuldføre arbejdet, kan opgørelsen af opgaven på højeste niveau være tilstrækkelig. For andre kan det være nødvendigt at gå til langt mere detaljerede niveauer.

nedbrydningsniveauet, detaljeringsgraden, som hvert trin beskrives med, og den måde, hvorpå information præsenteres, skal også afspejle præstationsformende faktorer såsom:

• niveauet for dygtighed, viden, erfaring og fortrolighed, der kræves for at gennemføre trinnet med succes sammenlignet med det tilgængelige
• niveauet for træning og tilsyn til rådighed
• arbejdsvilkårene og hvor befordrende de er for fejlfri adfærd
• stress og niveau af hastende karakter forbundet med rettidig beslutningstagning under proceduren
• andre aktiviteter, der skal tage hensyn til den sted på samme tid, der kan konkurrere om medarbejderens opmærksomhed.

eksempler på hierarkiske opgaveanalyser er vist i Figur 1, Figur 2 og figur 3. En person, der er erfaren, kan muligvis svare på anmodningen, ‘lav mig to skiver toast med cumkvatmarmelade’ uden nogen uddybning, men andre kan kræve flere detaljer, niveauet afhængigt af deres fortrolighed med ristning af brød, køkkenets layout og så videre.

Figur 1: eksempel opgaveanalyse, højt niveau

figur 2: eksempel opgaveanalyse, flere detaljer

figur 3: Eksempel opgave analyse, fine detaljer

at lave toast er en triviel, mekanistisk opgave, der ikke kræver større beslutninger, men de fleste mennesker kan forstå det, og det viser analysens form. I praksis kan denne form for hierarkisk analyse anvendes på langt mere komplicerede og kritiske opgaver, der kan kræve vurdering og beslutningstagning. Sådanne opgaver kan omfatte interaktioner på tværs af flere områder af en virksomhed, kommunikation med kunder og leverandører, forhandling med kommercielle modparter, overholdelse af styrings-eller lovkrav eller administration af følsomme menneskelige ressourcer.

procedurer kan skrives med den detaljeringsgrad, der passer til de præstationsformende faktorer, der forventes at være til stede. De antagne og krævede ydeevneformende faktorer bør angives som en del af procedurebeskrivelsen.

operationel opdelingsmatrice

yderligere detaljer skal oprettes for at supplere den hierarkiske opgaveanalyse og gøre den til en procedure, der kan bruges i forretningsdrift. En fælles form er en operationel nedbrydningsmatrice.

en operationel opdelingsmatrice indeholder normalt for hvert trin en beskrivelse af:

• de handlinger, der skal udføres
• udstyrskravene
• betingelserne på plads ved trinets start
• hvad skal der opnås, før trinnet er gennemført med succes
• betingelserne på plads ved trinets afslutning
• de kommunikationskanaler, der er nødvendige for at udføre trinnet, er trinnet (dvs.mellem hvilke enkeltpersoner og grupper)
• de oplysninger, der er nødvendige for at træffe korrekte beslutninger, herunder hvordan test udføres og kriterierne for beslutninger.

tabel 1 indeholder et kladdelayout for en operationel opdelingsmatrice.

tabel 1: operationel opdeling

proceduremæssige risici

procedurer, der er vigtige, bør stresstestes som en del af designprocessen. Det er den metode, vi anbefaler til dette. Denne proces kan være tidskrævende, så den bør kun overvejes til sikkerhedskritiske eller forretningskritiske procedurer; i mange tilfælde kan den bruges til kun de mest kritiske trin i sådanne procedurer.

proceduremæssig risiko er beskrevet detaljeret i en separat teknisk note.