Udvekslingsadministratorer modtager ofte spørgsmål fra brugere om styring af Outlook-kalendere og kalenderdelingsfunktioner. Heldigvis er det meget nemt at dele individuelle Microsoft Outlook 2007-kalendere – og brugerne kan konfigurere det selv. Her er de trin, du kan dele med dine brugere, hjælpe dem med at dele deres kalendere, tilpasse personlige kalendere og se flere Outlook-kalendere i overlay-tilstand.

deling af en Outlook 2007-kalender

for at dele en standardkalender skal du åbne din kalender og vælge Del min kalender fra proceslinjen til venstre. Outlook vil oprette en ny e – mail med emnelinjen — deling Invitation: <dit navn> – kalender.

denne meddelelse indeholder to afkrydsningsfelter (Figur 1, hvoraf den første giver den valgte modtager mulighed for at se din kalender. Det andet afkrydsningsfelt giver dig mulighed for at sende en anmodning om at få vist en andens kalender.

Figur 1. Del din kalender, og send en anmodning om at få vist en anden brugers Outlook-kalender.

Indstilling af dine Outlook-kalendertilladelser

når du deler din kalender, tildeles Korrekturlæsertilladelser efter standard. Det betyder, at modtageren får skrivebeskyttet adgang til din kalender. Du kan nemt ændre denne indstilling.

Højreklik på listen for din delte kalender i Outlook ‘ s alle kalenderelementer sektion, og vælg derefter kommandoen Skift delingstilladelser. Outlook viser fanen Tilladelser (figur 2).

figur 2. Fanen Tilladelser viser en liste over alle personer, der har tilladelse til at se din Microsoft Outlook 2007-kalender.

denne fane viser alle med tilladelse til at se din kalender; Brug denne fane til at tilføje eller fjerne kalenderadgang eller ændre tilladelser. Outlook 2007 indeholder flere foruddefinerede tilladelsesordninger, eller du kan oprette et brugerdefineret sæt tilladelser.

mere om Outlook 2007: Forudsig, hvor store Outlook 2007-postkasser vil udføre hvordan postkasseregler og Skrivebordssøgning påvirker Outlook 2007 undgå Outlook 2007-ydelsesproblemer under reparationer

deling af brugerdefinerede Outlook-kalendere

Outlook-brugere kan også oprette flere kalendere. En bruger opretter ofte en personlig kalender eller en kalender relateret til et specifikt projekt. Hvis du ser på figur 3, vil du se, at ikke-standard (brugerdefinerede) kalendere er angivet i afsnittet Andre kalendere på proceslinjen til venstre.

figur 3. Outlook 2007 giver brugerne mulighed for at oprette og tilpasse flere kalendere.

når en bruger deler sin kalender, deles kun standardkalenderen. Når en anden ser din kalender, kan den pågældende person ikke se de oplysninger om ledig/optaget, der er angivet i dine andre kalendere. Hvis din standardkalender viser, at du er fri i et bestemt tidsrum, vil andre brugere se dig som gratis på det tidspunkt, uanset hvad der er planlagt på dine andre kalendere.

du kan også dele dine alternative kalendere ved at højreklikke på den kalender, du vil dele, og vælge Del.

åbning af en anden brugers Outlook-kalender

hvis du ser tilbage på figur 3, vil du bemærke, at Kalenderlinjen indeholder muligheden for at åbne en delt kalender. Denne indstilling viser en dialogboks, der beder om navnet på den modtager, hvis kalender du vil åbne.

du kan enten indtaste modtagerens navn manuelt, eller du klikker på knappen navn og vælger modtageren fra den globale adresseliste. Når du har angivet modtagerens navn, skal du klikke på OK for at åbne hans eller hendes kalender.

når du åbner kalenderen, viser Outlook den ved siden af din (figur 4). En fane øverst i hver kalender identificerer, hvis kalender du kigger på. Det skal være nemt at finde ud af, hvilken kalender der er din, og hvilken der er en anden brugers, men uden at identificere etiketter kan det blive forvirrende, når du åbner mere end to kalendere. Outlook åbner op til 30 kalendere ad gangen.

figur 4. Outlook viser kalendere side om side.

visning af Outlook-kalendere i overlay-tilstand

hvis du ser flere Outlook-kalendere, kan det blive vanskeligt at sammenligne tidsplaner manuelt. En løsning er at bruge Overlay-tilstand, som giver dig mulighed for at se alles ledige/travle oplysninger på en fælles kalender.

for at bruge denne funktion skal du højreklikke på en kalender og vælge indstillingen Vis i Overlay-tilstand. Figur 5 viser ud Outlook kombinerer aftaler på en kalender og farvekoder dem.

figur 5. Overlay mode kombinerer alle aftaler på en enkelt kalender.

om forfatteren: Brien M. Posey, MCSE, er fem gange modtager af Microsofts mest værdifulde professionelle (MVP) pris for sit arbejde med Udvekslingsserver, vinduer Server, Internet Information Services (IIS) og filsystemer og opbevaring. Brien har fungeret som CIO for en landsdækkende kæde af hospitaler og var engang ansvarlig for Institut for informationsstyring i Fort. Som freelance teknisk forfatter har Brien skrevet til Microsoft, TechTarget, CNET, Msd2d, relevante teknologier og andre teknologivirksomheder. Du kan besøge Briens personlige hjemmeside på www.brienposey.com.