1. Blog
2. HR Management
3. Hvad skal der være i en medarbejderfil?

en medarbejderfil eller personalepost er en gruppe dokumenter, der indeholder alle relevante oplysninger om en medarbejders tid i din virksomhed, fra deres jobansøgning til deres opsigelsesbrev.

du kan være forvirret over, hvad der skal være i en medarbejderfil eller undre dig over, hvor længe du skal opbevare oplysningerne. I denne vejledning har vi oprettet en tjekliste for medarbejderfiler, der hjælper dig med at samle alle de rigtige dokumenter og besvare eventuelle almindelige spørgsmål, du måtte have.

hvorfor du har brug for medarbejderfiler

at have alle vigtige oplysninger om en medarbejder gemt et sted betyder, at det er nemt at finde relevante detaljer om deres rolle og ansvar.

det betyder også, at du kan producere alle nødvendige poster i tilfælde af, at en medarbejder fremsætter et krav mod dig. Derfor er det vigtigt at holde en medarbejders personalefil opdateret og regelmæssigt gennemgå alle filer for at sikre, at alle relevante dokumenter er der.

dette vil hjælpe med at beskytte dig i tilfælde af et krav mod dig, da medarbejderfilen vil tjene som en oversigt over, hvilken støtte og behandling den enkelte modtog inden for virksomheden.

hvad skal man opbevare i medarbejderfiler

indhold af medarbejderfiler varierer fra person til person, men vi mener, at der er et par nøgleaspekter, der skal medtages.

de ting, der skal medtages i en medarbejders personalefil, er:

• jobansøgning, CV og følgebrev
• uddannelse og tidligere beskæftigelse info
• Rollebeskrivelse
• jobtilbud brev og ansættelseskontrakt
• Emergency kontaktoplysninger
• uddannelse records
• løn og fordele information (men ikke bankoplysninger)
• præstationsvurderingsformularer
• disciplinære søgsmålsrapporter
• medarbejder fratræden brev
• Afslut samtale dokumentation
• enhver anden dokumentation relateret til beskæftigelse

Hvad skal ikke være i medarbejderfiler?

alle oplysninger, der ikke er relevante for medarbejderens rolle, for eksempel deres etnicitet eller detaljer om et handicap, bør ikke medtages i deres personalefil.

undgå at medtage observationer eller meninger om medarbejderen i deres fil: oplysningerne bør begrænses til kun fakta.

Hvem har ret til at se dine personaleposter?

på grund af medarbejderfiler, der indeholder private oplysninger, såsom hjemmeadresse eller detaljer om disciplinære handlinger, skal du sikre dig, at de er beskyttet og adgang begrænset. Kun medarbejderen selv, deres direkte leder og HR-personale skal kunne se deres filer.

hvor længe skal man opbevare medarbejderfiler

GDPR (General Data Protection Regulation) trådte i kraft i Maj 2018 og fastsatte strenge regler omkring arbejdsgivernes ansvar for at beskytte deres medarbejderes data.

Antag ikke, at du kan slippe af med alle en medarbejders oplysninger, når de forlader din virksomhed. Du kan være juridisk forpligtet til at holde fat i nogle data, for eksempel lønningsoplysninger, og det er bedste praksis at opbevare andre oplysninger, hvis en tidligere medarbejder fremsætter krav mod dig. Hvis du har slettet optegnelser over vurderinger, disciplinære handlinger eller fordele, kan du ikke fremlægge bevis for, at du har fulgt ansættelseslovgivningen.

for mislykkede jobkandidater er det en god ide at opbevare deres oplysninger i mindst 6 måneder efter, at de har ansøgt. For tidligere medarbejdere er de generelle regler:

• arbejdstid – detaljer om, hvornår medarbejderen arbejdede for dig) – 2 år
• lønningsliste og detaljer om taget barsels – og fædreorlov – 3 år
• P45/P60, personalefiler og træningsoptegnelser-6 år

under GDPR har medarbejderne ret til at blive fortalt:

• hvilke oplysninger du har om dem, og hvordan du bruger dem
• fortroligheden af posterne
• hvordan disse poster kan hjælpe med deres træning og udvikling på arbejdspladsen

hvis en medarbejder anmoder om en kopi af de data, du har om dem, har du 30 dage til at give dem.

hvor skal man opbevare medarbejderfiler

dagene med at opbevare medarbejderdokumenter i et låst, brandsikkert skab er hurtigt ved at blive historie for mange virksomheder. Langt den sikreste og mest pålidelige metode til at holde medarbejderpersonalefiler på et sted er at gemme dem i HR-programmer.

med HR kan du holde vigtige dokumenter sikre og begrænse de personer, der kan få adgang til dem. Medarbejdere vil være i stand til at redigere deres personlige oplysninger, når de skal opdateres, hvilket frigør administratortid for dig selv.

da programmet er placeret i skyen, vil det være tilgængeligt overalt. Dette vil være nyttigt, da flere og flere arbejdstagere begynder at arbejde eksternt eller har fleksible arbejdsmønstre, der giver dem mulighed for at arbejde hjemmefra nogle dage om ugen.

medarbejdere vil kunne få svar på eventuelle spørgsmål, de har om deres rolle eller ansvar ved at se deres ansættelseskontrakt og jobbeskrivelse på programmet. Dette vil reducere den tid, du bruger op ved at besvare almindelige spørgsmål fra medarbejdere, så du kan fokusere på din virksomhed.

vores HR-program giver dig mulighed for at opbevare alle medarbejderfiler i din egen sikre online database, hvilket giver dig ro i sindet.

kontakt os på [email protected] eller ring til os på 0333 014 3888 for at finde ud af mere om vores brugervenlige HR-program.

eller start din gratis prøveperiode i dag.

• Hvad er en induktion?
• 5 HR basics For small business
• Hvad er en medarbejder håndbog?

indholdet af denne blog er kun til generel information. Vær venlig ikke at stole på det som juridisk eller anden professionel rådgivning, da det ikke er det, vi har til hensigt. Du kan finde flere detaljer om dette i vores Vilkår for brug af hjemmesiden. Hvis du har brug for professionel rådgivning, bedes du kontakte.

du vil måske også læse disse artikler