der findes flere scenarier, hvor virksomheder vil blive bedt om eller vil indlede en anmodning om at verificere en persons arbejdshistorik og andre detaljer i forbindelse med deres nuværende eller tidligere ansættelse. Denne proces, ikke overraskende, er kendt som ” Beskæftigelse Verifikation.”
ansættelsesprocessen er en særlig almindelig tid for en virksomhed at udføre ansættelsesverifikation, og det kræver typisk professionel referencekontrol. Virksomheder modtager også ofte anmodninger om ansættelsesverifikation fra tredjepart, såsom långivere med oprindelse i nye lån eller ejendomsejere, der bekræfter, at en lejer vil være i stand til at foretage passende betalinger på en ny lejekontrakt.
der er flere metoder til at bevise beskæftigelse, lige fra at sikre et “bevis for beskæftigelse” (PoE) brev til at levere lønningstubber, referencer eller udførte kontrakter og aftaler. Her vil vi se på hovedårsagerne til anmodninger om ansættelsesverifikation og flere måder for virksomheder at opfylde sådanne anmodninger på.
hvilke situationer kræver Beskæftigelse Verifikation?
med fremkomsten af professionelle netværkssider som LinkedIn kan det virke som om en persons online tilstedeværelse eller CV/CV er tilstrækkelig til at bevise deres ansættelse. Imidlertid vil mange potentielle verifikatorer have en mere formel certificering, især når det er relateret til en finansiel transaktion.
långivere med oprindelse i et lån
långivere, der vurderer en ansøger om et nyt lån, har en beføjelse til at verificere en persons ansættelse: at sikre, at en ny kunde kan foretage deres betalinger til tiden. Ud over at validere beskæftigelse, arbejdsgivere kan også verificere lønoplysninger for en medarbejder, men skal være forsigtige med at overholde lokale love. Nogle lokaliteter som staten Californien og Ny York City bar arbejdsgivere fra at frigive lønoplysninger under ansættelsesprocessen, men det påvirker sjældent anmodninger, der gælder for låneoprindelse.
ejendomsejere, der udsteder en lejekontrakt
ligesom låneudbydere vil ejendomsejere normalt verificere en persons ansættelse for at sikre, at de er i stand til at håndtere en ny lejekontrakt. Indtjeningshistorik er også relevant for at hjælpe med at give en følelse af en lejers fremtidige indkomst.
arbejdsgivere, der udvider tilbud til nye medarbejdere
selvom arbejdsgivere ofte vil bekræfte en ansøgers jobhistorik ved at kontrollere faglige referencer, vil de lejlighedsvis kræve en mere formel attestation, normalt i form af en ansættelsesverifikation eller PoE-brev. Vi ser nærmere på disse bogstaver nedenfor.
indehavere af arbejdsvisum, der validerer deres ansættelse
arbejdsvisum kræver typisk, at en ansøger har lønnet beskæftigelse, før han sikrer tilladelse til at forblive i et givet land. Ligeledes afhænger ansøgningsfornyelser normalt af visumindehaverens fortsatte ansættelse, så visumindehaveren skal informere kontoret, der udsteder arbejdstilladelsen, hvis de har mistet eller på anden måde ændret stillinger.
metoder til ansættelsesbekræftelse
som en start skal virksomheder underrette en nuværende eller tidligere medarbejder om, at de har modtaget en anmodning om deres ansættelsesoplysninger for at sikre, at anmodningen er legitim, inden de videregiver oplysninger.
inden du indsamler de oplysninger, der er nødvendige for at svare på en anmodning om ansættelsesbekræftelse, skal du bestemme den bedste måde at præsentere den på. Har den person, der fremsætter anmodningen, angivet et format? Har de givet en formular til at udfylde, eller vil en uformel reference gøre?
i tvivlstilfælde bør virksomheder udstede et PoE-brev, da det er den mest almindelige metode, der anvendes til ansættelsesverifikation. Et PoE-brev indeholder alle relevante oplysninger om en medarbejders historie med en virksomhed. En kombination af andre metoder vil ofte også være tilstrækkelig.
bevis for ansættelsesbrev
et PoE-brev udstedt af en arbejdsgiver giver formel bekræftelse af en nuværende eller tidligere medarbejders forhold til virksomheden.
størstedelen af PoE-breve inkluderer:
- arbejdsgiverens firmanavn og adresse (eller brug standard firma brevpapir): kontrollerer navnet og placeringen af virksomheden, der verificerer beskæftigelsen.
- den nuværende eller tidligere medarbejders jobtitel: bekræfter en medarbejders rolle i en virksomhed.
- datoerne for den nuværende eller tidligere medarbejder var ansat: kontrollerer varigheden af medarbejderens ansættelse hos virksomheden.
- en liste over medarbejderens ansvarsområder: kaster lys over en medarbejders mestring af stillingen og relaterede opgaver.
- en arbejdsgivers kontaktoplysninger: Hjælpemidler med fremtidig kontakt vedrørende verifikationsanmodningen.
uanset om du er en arbejdsgiver, der ønsker at oprette et PoE-brev eller en medarbejder, der søger at forenkle verifikationsprocessen for en virksomhed, kan du bruge denne gratis skabelon (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5), som vi har oprettet for at sikre, at du dækker alle dine baser.
andre metoder til at bevise beskæftigelse
hvis det er vanskeligt at kontakte en arbejdsgiver, hvad enten det skyldes utilstrækkelig HR-support eller et svagt forhold mellem virksomheden og medarbejderen, er der andre tilgange til at gennemføre ansættelsesverifikation.
- *Paystubs * give en oversigt over en medarbejders tidligere indkomst fra en arbejdsgiver. Oplysningerne er relevante, når en medarbejders indtjening er hovedfokus for en bekræftelsesanmodning, såsom en kreditkortansøgning, men nogle gange er det ulovligt at give disse oplysninger. Arbejdsgivere bør konsultere en advokat eller lokale love for at sikre, at de ikke afslører beskyttede oplysninger.
- *referencer *beskrive en medarbejders rolle i en virksomhed og deres samlede præstation. En medarbejders tidligere leder eller kolleger kan stå inde for ham eller hende, og de fleste virksomheder modtager referencekontrol fra tid til anden.
- *kontrakter & aftaler *bevis en medarbejders forhold til en virksomhed, dog kun i den forstand, at medarbejderen accepterede et jobtilbud. Et problem med denne verifikationsmetode er manglen på bevis for, at medarbejderen faktisk blev ved med at udføre den rolle, som de blev ansat til.
- *tredjeparts tjenester *fjern stress fra Beskæftigelse Verifikation anmodninger ved at automatisere meget af processen. Dette er normalt kun relevant, når en arbejdsgiver er en aktiv bruger af en sådan tjeneste.
hvilke oplysninger er lovlige for arbejdsgivere at dele i alle stater?
anmodninger om Ansættelsesbekræftelse kan bede om oplysninger, som arbejdsgivere ikke er forpligtet til at indsende. Faktisk kan arbejdsgivere blive udsat for juridiske sanktioner for at videregive beskyttede oplysninger. Sundhed og løn & indtjeningsoplysninger er de mest følsomme data, som arbejdsgivere har, og de skal være særlig forsigtige, når de bliver bedt om at dele detaljer relateret til disse kategorier.
sundhedsdata
deling af oplysninger om en medarbejders helbred er generelt en dårlig praksis. En verifikators motiver kan være urene, lige fra et forsikringsselskab, der søger at få indsigt i en potentiel kundes allerede eksisterende forhold til en virksomheds ansættelsesofficerer, der sigter mod at opbygge den mest attraktive arbejdsstyrke.
oplysninger om en medarbejders handicap er særligt følsomme. Amerikanerne med handicap Act of 1990 giver eksplicit beskyttelse af enkeltpersoners handicapoplysninger, hvilket forhindrer, at disse oplysninger deles med nogen tredjepart af en eller anden grund.
ansættelse af arbejdsgivere er velkomne til at bekræfte, at en potentiel medarbejder vil være i stand til tilstrækkeligt at udføre ansvaret for den pågældende rolle. Arbejdsgivere kan også kontrollere, om en medarbejder har brug for “rimelig indkvartering” for en given rolle, der gør det muligt for medarbejderen at udføre alle deres krævede opgaver
løn & indtjeningshistorik
visse situationer, som låneoprindelse, kræver, at en person sikrer bevis for deres indtjening. Imidlertid, flere lokaliteter, herunder staten Californien og Ny York City, har vedtaget love, der forbyder virksomheder at anmode om tidligere lønoplysninger under ansættelsesprocessen. Dette er designet til at beskytte en medarbejder mod at have en løn for en ny rolle uretfærdigt sammenlignet med deres tidligere indtjening, som kan have været under markedsrenten eller på anden måde uretfærdig.
få det rigtigt
mange virksomheder bliver nødt til at svare på en række anmodninger om Ansættelsesbekræftelse, så tankevækkende udvikling af en proces til at gøre det vil hjælpe virksomheden med at spare penge og fremskynde responstiden. Sourcing af de oplysninger, der er nødvendige for at opfylde en anmodning, kan forhindre HR og andre medarbejdere i at udføre andre vigtige opgaver, da det kan kræve fortsat opsøgende til forskellige afdelinger. Og mange vigtige beslutninger, som en medarbejders evne til at købe et nyt hjem, afhænger af rettidig verifikation af beskæftigelsen. At vælge et PoE-brev er normalt tilstrækkeligt til at udfylde en given verifikationsanmodning, men arbejdsgivere kan også automatisere processen via Sandarbejde og andre tredjepartsverifikatorer.