at finde ud af, hvordan og hvornår man skal sende en påmindelses-e-mail, er et socialt dilemma, som de fleste mennesker kender alt for godt. Ingen ønsker at komme på tværs som utålmodig eller nøjeregnende, men ingen ønsker at beskæftige sig med ubesvarede aftaler eller bortfaldne frister enten. Hvordan balancerer du behovet for at respektere andres autonomi med behovet for at få tingene gjort?

etikettedilemmaet løses let med en velskrevet påmindelse. Dette er de meddelelser, der får pointen på tværs uden at skabe hårde følelser. De er professionelle og effektive, men alligevel venlige og blide.

i denne artikel lærer du, hvordan du opretter e-mails af denne art. Men først, lad os lære, hvornår det er passende at sende dem, og hvordan du finder din perfekte timing.

Hvornår skal du sende en påmindelse email?

påmindelse e-mails er nyttige, når noget vigtigt kommer op, og når noget skulle være sket, men ikke. her er nogle situationer, der kunne drage fordel af at sende en påmindelse.

Hvad er den ideelle timing for en påmindelse email?

det er ikke altid let at finde det perfekte tidspunkt at sende en påmindelses-e-mail. Hvor hurtigt efter jobsamtalen eller savnet deadline, eller hvor langt forud for den vigtige begivenhed, skal du komme i kontakt?

svaret afhænger af, hvad du venter på. Hvis du minder nogen om en mistet frist, betaling, faktura eller forsendelse, er det hensigtsmæssigt at sende en påmindelse den første arbejdsdag efter forfaldsdatoen. At vente længere forlænger ikke kun forsinkelsen, men øger også risikoen for, at personen glemmer detaljerne i aftalen.

hvis du følger op på noget, der ikke havde en forfaldsdato, anses det for gode manerer at vente lidt længere — især hvis nogen gør dig en tjeneste.

det samme gælder for opfølgende e-mails til jobansøgninger og samtaler. At ansøge om et job er stressende, og det tager altid længere tid, end du gerne vil. Men ansættelse er en kompleks proces på arbejdsgiverens ende, også. Når du venter i stedet for at skynde dig at følge op, viser du arbejdsgiveren, at du respekterer deres tid og autoritet.

ifølge Harvard Business anmeldelse, kan du følge op en uge efter din samtale, hvis du ikke har hørt tilbage. Faktisk anbefaler en længere ventetid på 10-14 dage. Tænk over, hvad medarbejderen eller ansættelseslederen har sagt til dig om deres tidslinje. Og send altid en besked mindst et par dage tidligere, da de sagde, at du ville høre tilbage.

Advance påmindelser er nemmere. Du kan sende dem ud en arbejdsdag før begivenheden. To dage før er passende, hvis personen skal foretage detaljerede forberedelser. Hvis du bruger Calendly, kan du nemt planlægge påmindelser til automatisk at sende et bestemt antal timer før begivenheden.

Hvordan skriver du en blid påmindelse email?

bortset fra når du sender e-mailen, er et af de vigtigste elementer i påmindelsesetiketten en venlig tone. Du ønsker at finde en balance mellem uopsættelighed og forståelse. Jo blidere du kan være, jo bedre.

nedenfor er flere eksempler og skabeloner, du kan stryge fra — de hjælper dig med at lave venlige påmindelses-e-mails, der kører dit punkt hjem uden at skade nogen følelser.

1. Vælg en passende emnelinje

en solid emnelinje til e-mail er et must. Det er simpelthen god e-mail-etikette at inkludere en. En god emnelinje forsikrer modtageren om, at du ikke er en spammer, hvilket er vigtigt, hvis du sender en besked til nogen som en leverandør eller jobsamtale. De kender dig muligvis ikke godt og har muligvis ikke din adresse på deres kontaktliste.

hvis det er en professionel besked relateret til en ubesvaret deadline, er en god måde at starte din emnelinje med ordene “svar krævet” eller “handling påkrævet.”Disse får folks opmærksomhed og kan tilskynde dem til at åbne e-mailen.

naturligvis vil du ikke bruge denne sætning, hvis du sender en e-mail til nogen, der gør dig en tjeneste eller høflighed. Hvis du følger op efter en samtale eller kommer tilbage i kontakt med nogen, der tilbød at gøre noget for dig, udtrykket “opfølgning” kan være bedre.

uanset hvad skal du sørge for at henvise til sagen ved hånden. Nedenfor er nogle eksempler på emnelinjer til påmindelse via e-mail:

2. Hils modtageren

som en emnelinje er en hilsen et must, når du sender en høflig påmindelses-e-mail. Det får beskeden til at lyde venligere og mere professionel på samme tid.

folk Plager over e-mail-hilsener, men det er ikke så vanskeligt, som nogle måske får det til at virke. Disse enkle tips hjælper dig med at vælge den bedste til enhver situation:

3. Start med niceties

da dit mål er at skrive en blid påmindelse email, start med en venlig besked. Det er bedst at være specifik og henvise til noget passende, som du ved om personen, såsom en kommende milepæl eller et stort projekt, de har arbejdet på. For eksempel:

hvis personen er en kollega eller en person, der har gjort noget godt for dig for nylig, kan du tilbyde din tak som åbningen til din e-mail. For eksempel:

hvis du ikke kender personen eller deres arbejde, er noget som “jeg håber du har en god uge” fint.

4. Kom til punktet

når du har åbnet med det personlige touch, kan du arbejde på at få din besked på tværs. Dette er den del, du vil bruge mest tid på. Vær klar over, hvad der skal ske, og hvornår, men pas på at undgå at bebrejde sprog.

en af de mest delikate typer påmindelser er påmindelsen om ubesvaret frist. Her er hvad du måske siger i den situation, begyndende med en passende blid åbner:

“tak for dit arbejde med Miller-forslaget. Jeg tror, vi får et godt svar på det.

lige nu er jeg dog bekymret for den blide kontrol produktlancering. Som vi havde diskuteret, havde vi brug for markedsundersøgelser fra dig i går, så vores designteam kan komme i gang. De har brug for disse oplysninger ASAP, så projektet kan gå videre.”

meddelelsen ovenfor er klar over, hvad der ikke skete, og hvorfor det er så vigtigt. Du kan anvende den slags klarhed på enhver påmindelses-e-mail, inklusive dem, der minder folk om kommende begivenheder. For eksempel:

vidste du, at du kan automatisere e-mails om begivenhedspåmindelse? Med Calendlys arbejdsprocesser kan du sende flere påmindelser inden et møde på tværs af forskellige kanaler for at forbedre produktiviteten i deltagelses-og indtægtscyklussen. Hvad der især er nyttigt er, at du kan sende dem via e-mail, tekst eller begge dele. For eksempel kan en e-mail-påmindelse sendt dagen før et møde forstærkes af en tekstmeddelelse et par minutter før opkaldet starter. Vil du se det i aktion? Prøv det gratis!

5. Lav en specifik anmodning

dit formål med at sende en venlig påmindelses-e-mail er ikke at pålægge skyld, men at tilskynde til, at der sker noget. Den bedste måde at få det på tværs er med en anmodning om, hvad du har brug for modtageren til at gøre — en opfordring til handling — sammen med når du har brug for det. Vær så specifik som muligt. Har delt dit telefonnummer før, skal du medtage det igen i din opfordring til handling, så der ikke er nogen fejl i den handling, du vil have modtageren til at tage:

6. Pak det op og underskriv dit navn

Afslut altid ved at give modtageren fordelen ved tvivlen. En god afsluttende sætning lyder noget som:

den sidste ting at gøre er at underskrive e-mailen. Som du gjorde med hilsen, skal du overveje dit forhold til personen og hvordan du vil komme på tværs. Når du er i tvivl, brug en af disse professionelle tilmeldinger:

slut af med dit fulde navn. Når du sender en e-mail til nogen, du kender meget godt, kan du bruge dit fornavn. Hvis det er nogen, du ikke kender, skal du tilføje din jobtitel og firmanavn. Sørg for, at de kan forbinde dig med det projekt eller den begivenhed, du refererer til.

det ventende spil: er intet Svar et svar?

hvis du udtrykkeligt anmoder om et svar på din påmindelse, kan du med rimelighed forvente at få en. Intet svar betyder normalt en af tre ting:

for at bevare velvilje skal du prøve at give folk fordelen ved tvivlen. Antag, at de vil svare. Hvis det føles nødvendigt, skal du skrive igen for at se, om de har brug for hjælp.

det er frustrerende at skulle sende mere end en påmindelses-e-mail. Men husk, at alle har deres grunde til ikke at svare. Giv dem et par dage til at svare, før de følger op igen. Når du gør det, skal du holde din tone tålmodig og minde dem om, hvorfor sagen haster. Hvis de ikke reagerer efter den anden påmindelse, kan du overveje at give dem et venligt telefonopkald i åbningstiden.

to påmindelser er også tilstrækkelige til en kommende begivenhed. En e-mail dagen før en aftale og en anden en time før er normalt nok. Den første giver mulighed for at sende alt, hvad de har brug for at forberede, og den anden giver dem en chance for at tilbyde en heads-up, hvis de kører sent.

skal du bruge påmindelsestekster i stedet for e-mails?

din påmindelse behøver ikke at være en e-mail. SMS-beskeder kan være venligere, og de har vist sig at være effektive til at komme i kontakt. Forskning viser, at så mange som 98% af teksterne åbnes sammenlignet med 20% af e-mails. Og mens kun 6% af e-mails får svar, går dette tal op til 45% for tekster.

SMS-beskeder er også nemme at sende, især med Calendlys meddelelsesværktøj. Du kommer til at minde folk om kommende aftaler, ubesvarede svar og mere på en brugerdefineret tidsplan. Du kan indstille påmindelsesmeddelelser, der skal sendes med bestemte intervaller før eller efter begivenheder. Det holder alle på sporet og reducerer forsinkelser — og i sidste ende er det, hvad påmindelses-e-mails handler om.

klar til at gøre din påmindelsesproces mere effektiv med Calendly? Tilmeld dig din gratis prøveperiode i dag.

Tilmeld dig gratis til Calendly