digitalt bibliotek > drift og teknologi > ISO-certificering”ISO-certificering: Sådan får du det, og hvorfor”

flere organisationer bliver ISO-certificerede end nogensinde før, og mange begrænser deres forretningsforbindelser til lignende certificerede virksomheder. Lær, hvordan din virksomhed kan drage fordel af ISO-certificering.

oversigt

antallet af ISO-9000 registrerede virksomheder i USA er steget markant, med mere end 30.000 organisationer, der allerede er certificeret, og cirka 700 nye virksomheder certificeres hver måned (ISO-pressemeddelelse 3.August 2000). Samtidig er der en tendens til at danne langsigtede relationer med andre kvalitetsorienterede eller miljøbevidste leverandører. ISO er dog stadig relativt nyt for mange virksomhedsejere, og det er ofte fejlagtigt forbundet kun med producenter og store virksomheder.

i denne hurtiglæsning finder du:

• en kort beskrivelse af ISO 9000 og ISO 14000.
• fordelene ved ISO-certificering.
• en oversigt over ISO-certificeringsprocessen.

opløsning

hvad er ISO 9000? ISO 14000?

Den Internationale Standardiseringsorganisation blev oprettet for at fremme udviklingen af universelle standarder for at lette international handel. Eksperter i kvalitetssikring fra hvert deltagerland giver input til et udvalg med ansvar for ISO-standarderne. Det første sæt standarder, der blev offentliggjort i 1987, krævede, at standarderne revideres og om nødvendigt revideres hvert femte år.

ISO 9000 er allerede accepteret som normen i mere end 120 lande og er det samlede udtryk, der gives til et sæt kvalitetssikringssystemer designet til at sikre købere af produkter og tjenester, der sælges over hele verden, at produktionsmetoder og eftersalgsservice vil være konsistente. ISO-9000-standarderne blev revideret i slutningen af år 2000. Organisationer med ISO-9000-certificering baseret på 1994-standarderne vil kunne recertificere under disse standarder indtil 2003, hvorefter de skal certificeres under ISO 9000-2000.

mindre kendt, men voksende i popularitet, adresserer ISO-14000-serien miljøledelsesstandarder inden for produktion og bortskaffelse. Der var over 1000 organisationer i USA med ISO-14000-certificering i slutningen af år 2000 (ISO-undersøgelse af ISO 9000 og ISO 14000-certifikater). ISO-14000-revisioner er planlagt til offentliggørelse i 2002. Både ISO 9000 og ISO 14000 beskæftiger sig med dokumentation og konsistens af de processer, der er involveret i produktionen, og foreskriver ikke standarder for produktionsprocessen eller selve slutproduktet eller tjenesten. Enhver indvirkning på standardiseringen af et produkt eller en tjeneste er et indirekte resultat af processerne.

nogle Indkøbsagenter foretrækker ISO-certificerede leverandører.

hvilke organisationer bør overveje ISO 9000, 14000?

ISO-standarder gælder for virksomheder i alle størrelser i enhver branche, fra fremstilling til bioteknologi til detailhandel, med undtagelse af dem, der vedrører elektrisk og elektronisk teknik. ISO-overholdelse er frivillig.

grunde til at overveje ISO-certificering

de fleste virksomheder søger ISO-9000 certificering til:

1. gennemføre kvalitetskontrol af produkter og tjenester for at opnå konsistens.
2. gør planlægningsprocesser mere effektive gennem konsistens.
3. Eliminer ekstra serviceomkostninger forbundet med dårlig kvalitet.
4. forbedre produktionseffektiviteten.
5. bidrage til gode forbindelser med reguleringsorganer og offentligheden.
6. tilfredsstille kunder, der kræver ISO-9000 og -14000 certificering af alle deres leverandører.

årsagen til ikke at

koste. På kort sigt tager certificeringsforberedelser ressourcer væk fra produktionsoperationer, og ISO-14000-revisioner kan afsløre nye forpligtelser for ændringer for at opfylde reglerne.

hvad er involveret i certificeringsprocessen?

en virksomhed, der søger certificering, skal dokumentere og implementere effektive kvalitetskontrolprocesser eller miljøledelsesprocesser, der opfylder ISO-kravene. Du kan få hjælp fra en ISO-konsulenttjeneste, der fører dig gennem hele certificeringsprocessen, eller få retningslinjerne fra Den Internationale Organisation for standardisering, hvis du vælger at udføre arbejdet uafhængigt.

når processerne er fuldt udviklet og internt testet, gennemfører en uafhængig, akkrediteret tredjepart en revision for at sikre, at dit system opfylder ISO-kravene. Selv efter at have modtaget certificering, er virksomheder underlagt re-revisioner for at sikre, at problemer eller afvigelser ikke opstår igen.

det er muligt at lave din egen revision og erklære, at du er i overensstemmelse. Offentlige myndigheder og kunder vil sandsynligvis have større tillid til erklæringen, hvis din interne revisor er certificeret af ANSI, stadig mere tillid, hvis revisionen er af en tredjepart, og mest tillid, hvis revisionen er af en tredjepart, der er certificeret af ANSI.

real-life eksempel

med et stigende antal verdensomspændende virksomheder, især i Den Europæiske Union, søger at gøre forretninger med ISO-certificerede virksomheder kun, søger ISO-9000 certificering gjort god forretning fornuft for ConMed Corporation i Ny York state. ConMed, producent af engangsmedicinsk udstyr og drevet artroskopisk kirurgisk udstyr, begyndte at arbejde med en konsulent i 1997. Samtidig begyndte det intern træning af forskellige niveauer af personale. Femten måneder senere, efter en vellykket første revision, ConMed havde sin certificering.

heldigvis havde ConMed et godt dokumentationssystem på plads, inden ISO-processen begyndte. Som producent af medicinsk udstyr er ConMed underlagt regulering, herunder dokumentation og inspektion af FDA. Det måtte indarbejde elementer i ISO-dokumentationssystemet i sit eksisterende system.

“det var en tidskrævende proces, men ikke utroligt vanskelig,” minder Nancy Crisino, Regulatory Affairs/Kvalitetssikringsofficer for ConMed. “Vi hyrede to personer til at arbejde som dokumentationsspecialister, der faktisk trak hard-copy-systemet sammen.”

ifølge Crisino var medarbejderuddannelse deres største udgift. Medarbejdere blev fjernet fra deres regelmæssige opgaver for at gennemføre uddannelsen til de nye dokumentationsprocedurer, der kræves for ISO, og for de igangværende interne revisioner for at opretholde certificeringen.

en anden pris er konsulentgebyret, selvom Crisino bemærker, at en erfaren ISO-konsulent kan spare dig tid og penge på lang sigt. Konsulenter kan lede dig gennem processen, hvilket sparer dig omkostningerne ved mislykkede forsøg på certificeringsrevision. For ConMed betød det at passere deres revision ved første forsøg. Omkostninger kan inddrives, hvis ISO-certificeringen åbner din virksomhed for nye markeder og efterfølgende øget handel.

“vores salg i Europa er steget, og Pacific Rim-salget er også steget,” siger Crisino.

mens Conmeds certificeringsorganisation var og fortsat er en stor kilde til information og rådgivning, tilføjer Crisino, at alle certificeringsorganisationer ikke ses ens. “Nogle menes at være sværere at opnå certificering fra, og disse har et højere niveau af agtelse end andre.”Crisino sammenligner det med at modtage en grad fra et lille lokalt universitet.

Crisino foreslår, at de, der ønsker at starte ISO-akkrediteringsprocessen, starter med at undersøge eksisterende processer og procedurer inden for deres virksomheder. Hvis du ikke har disse på plads, skal du begynde at skrive! Du bliver nødt til at gøre arbejdet for ISO-certificering.

gør det

1. udfør en cost benefit-analyse. Hvis du vil forpligte dig til ISO-certificering, skal du først analysere de ekstra omkostninger ved at drive forretning — ikke certificeringsprocessen, men eventuelle yderligere omkostninger, som du står over for for at følge ISO-standarder. Ligeledes skal du undersøge de virksomheder eller markeder, der vil gøre forretninger med dig, fordi du har ISO-certificering. Få en fornemmelse for, hvor meget din virksomhed vil stige, hvis du har certificering. Ideen er at øge dit salg, så ISO-certificerede produkter ikke koster mere for dine kunder, især dine eksisterende kunder.
2. Involver dit personale. ISO-certificering er en teamindsats, ikke kun på forhånd, men løbende. Sørg for, at de forstår projektets betydning, herunder de involverede omkostninger. Hvis de ikke støtter, kan det sabotere dit projekt eller forlænge det unødigt.
3. ansæt eller udnævn en KVALITETSSIKRINGSSPECIALIST. Afhængigt af din virksomhed kan det være en fuldtids-eller langsigtet deltidsstilling, men vil sandsynligvis være en fuldtidsstilling fra starten.
4. dokument. Hvis du ikke har dokumenteret dine politikker og procedurer, skal du starte nu. Du kan starte med en enkelt konsultation om, hvad der er nødvendigt, men der er ingen grund til at have en konsulent, der sidder omkring påløbne gebyrer, mens du dokumenterer fra bunden.
5. Vær opmærksom på dit publikum. Skriv dine procedurer, så en ikke — medarbejder — en person, der ikke er bekendt med dine lokaler, maskiner eller leverandører-let kunne bruge dem til at udføre operationer.
6. leje en konsulent. De kortsigtede omkostninger kan være høje, men det sparer dig tid og penge i det lange løb. Tjek også din konsulents referencer. Sørg for, at hans eller hendes klienter passerer certificeringsrevisioner ved det første eller — højst-andet forsøg.
7. vælg en certificeringsorganisation. Undersøg organisationen både inden for din branche og inden for den branche, som du driver forretning med. Hvis organisationen ikke har et godt omdømme, kan det reflektere dårligt på dig.
8. skrump ikke på træning. Dit personale skal ikke kun implementere og vedligeholde dine processer, men også træne alle fremtidige medarbejdere i dine ISO-standardprocesser.
9. Opret incitamenter. Overvej at placere et incitament, enten for alle eller for de vigtigste ISO-projektfolk, ved at gennemføre certificering ved første forsøg. Du kan muligvis arbejde dette ind i din konsulents kontrakt, også, sparer dig gebyrer, hvis du ikke videregiver dit første forsøg.

ressourcer

bøger

Sådan tjener du penge med ISO 9000: en Guide til rentabel kvalitetsstyring af James Highlands (Mcgrav-Hill, 1999).

ISO 9000 Kvalitetssystemhåndbog: ISO 9000: 2000 Version af David Hoyle (Heinemann, 2001).

ISO 9000 svarbog, 2. udgave, af Rob Kantner (2000).

ISO 14000 Håndbog, revideret udgave, redigeret af Joseph Cascio (kvalitet, 1998).

ISO 9000-2000 samling (af lastbare standarder) (ANSI, 2000).

ISO 14000-samling (ANSI, 1997).Papirkopier til disse to samlinger er tilgængelige fra Global Engineering Documents. Indtast “iso 9000 collection” eller “iso 14000 compendium” i søgeemnet for at få vist varebeskrivelserne.

internetsider

International organisation for standardisering

ISO Easy

Ofte Stillede Spørgsmål om internationale standarder, fra American Institute of Consultants

artikel bidragydere

forfatter: Tracy MacNicoll