sidst opdateret: Dec 17, 2021 @ 2: 44 pm

udbud af kontrakter behøver ikke at være kompliceret.

der er mange faktorer, der konstaterer, hvorfor folk antager, at udbud er alt for kompliceret. Dette er normalt ned til den tid, det tager at gennemføre, og hvor verdslig processen er. Ja – der kan være 5000 sider med specifikation, men hvem nyder ikke lidt let læsning?

de tre kvaliteter, du skal besidde, når udbud er vedholdenhed, planlægning & positivitet!

lad os komme forbi den stønnende og nedtonede holdning til, hvor ‘kompliceret’ udbud er, og Del vores tip til succes for at lette processen.

er din virksomhed klar?

det er vigtigt, at du regelmæssigt gennemgår placeringen af din virksomhed og tilknyttede strategier for at finde ud af, om udbud er den rigtige tilgang. Når du har identificeret dine styrker og svagheder, kan du derefter være meget ærlig og beslutte, om det er bedre at være tålmodig snarere end at spilde værdifulde ressourcer.

Vælg hvilke bud der skal besvares omhyggeligt

der er tusindvis af online platforme, hjemmesider og kommunikationssystemer, der er tydelige på tværs af britiske Indkøb. Nogle portaler er forældede, komplekse og en all-around smerte at navigere. Vores team har brugt dem alle! Bare sørg for at kende dine centrale fokusområder og proces-viden for hver hjemmeside – Disse arbejder din vej rundt:

• henter alle udbudsoplysninger;
• stiller / overvåger afklaringsspørgsmål fra andre leverandører / køberen;
• afgivelse af bud;

hver hjemmeside skal have en’ hjælp ‘ sektion-vær ikke bange for at bruge den.

de fleste udbudsportaler er ekstremt brede med hundreder på hundreder af muligheder frigivet dagligt!

almindeligt deles muligheder typisk gennem problematiske elektroniske algoritmer på tværs af flere platforme, der enten viser dig irrelevante muligheder eller slet ingen muligheder.

vores Hudson Discover portaler holde det enkelt. Tilmeld dig vores branchespecifikke portaler for at modtage udbudsmuligheder, hentet fra de tusinder af britiske udbudsportaler. Disse søges manuelt og offentliggøres dagligt af et team af indkøbsbaseret personale, ikke computere. Vi er det første firma, der gør dette, og den feedback, vi har modtaget, har været fantastisk.

sørg for, at du er konsekvent realistisk og ikke forsøger at være alt for ambitiøs. Udbudsforslag er meget tidskrævende og kan være dyre. Se nøje på nøjagtigt, hvad udbudskravene og specifikationerne er, og sørg for, at det er passende for dig at gennemføre kontrakten.

Tag dig tid til at lære terminologien

antallet af forkortelser, der flyver rundt, bliver stadig mere almindeligt i indkøbsverdenen. Udtryk som RFP ‘er, ITT’ er, Dp ‘er og RFP’ er virker som om de kun bruges til at forvirre os til en tilstand af litterær tilbagegang. Lad os forenkle:

	prækvalifikationsspørgeskema-dette er normalt et Stage – 1 spørgeskema, der spørger om specifikke virksomhedsoplysninger som forsikring og lignende kontrakter, du har arbejdet på osv., sammen med enkle ‘ja og nej’ spørgsmål, der sikrer, at du ikke er svigagtig, og at du betaler dine skatter osv.
ITT	licitation – vi kan nogle gange glemme kvaliteten og omkostningerne. Det er her, du prissætter jobbet ved hånden og besvarer flere tekniske spørgsmål om din evne til at gennemgå arbejdet i overensstemmelse med normalt detaljerede specifikationer/arbejdsområder.
RFP	anmodning om forslag – meget lig en ITT, hvor omkostninger og kvalitet vurderes, men RFP ‘ er bruges i situationer, hvor klienten enten ikke kan – eller ikke ønsker at – definere omfanget af arbejdet foran til et tilstrækkeligt detaljeringsniveau, hvilket betyder at du skal være meget beskrivende og angive et klart forslag til, hvad der er nødvendigt.
TILBUDSANMODNING	anmodning om tilbud – Tilbudsanmodningen ligner buddet, dog typisk mindre i størrelse og omfang. De er ofte mere rettet mod kunder, der søger prisoplysninger for et defineret omfang af arbejde eller levering af materialer eller udstyr. Detaljerede forslag søges typisk mindre ofte her.
ramme	en rammeaftale er en aftale mellem en eller flere virksomheder eller organisationer. Hvis du indgår en rammeaftale, vil du normalt være en af mange leverandører kontraktligt forpligtet til at levere mod købers krav.
DPS	dynamisk indkøbssystem – en DPS ligner en elektronisk rammeaftale, med to undtagelser kan nye leverandører til enhver tid deltage, og den skal køres som en helt elektronisk proces. DPS bruges udelukkende af offentlige organisationer og kan betragtes som en ‘konkurrencedygtig forsyningskæde’, hvor alle valgte supply chain-medlemmer regelmæssigt konkurrerer om arbejde via ITTs og tilbudsanmodninger.

fokus på, hvad køberen ønsker

ikke alle kan skrive på en engagerende, kortfattet og ligetil måde. Det er nemt at fortælle folk, hvad du gør, men at sætte det på papir på en professionel måde, der dækker fastsatte kriterier, er et stort besvær for mange forretningsudviklere. Bliv ikke stresset med det. Bare husk 3 centrale fokusområder, når du skriver bud:

• hvad: hvad du har gjort, eller hvad du vil gøre?
• hvordan: hvordan har du gjort dette (metode) eller hvordan du skal gøre det?
• bevis: hårdtslående bevis for, at du har gjort det før – erfaring/bevis er nøglen!

ved udbud af kontrakter skal køberen altid være i spidsen for dit sind. Du skal vide så meget som muligt om organisationen og forstå deres mål, mission og værdier. Opret et afsnit om dette for at vise dem, at du er opmærksom på deres fremtidige udvikling, og hvordan du kan bidrage til dem. Du skal specifikt demonstrere, at du forstår kravene i arbejdet og viser casestudier af lignende arbejde, du tidligere har gennemført. Forberedelse af svaret i overensstemmelse med evalueringskriterierne er afgørende. Koncentrer dig om områder med den højeste procentvise vægtning.

vi tilbyder Budskrivningstjenester ved hjælp af vores indkøb & udbudseksperter med næsten to årtiers erfaring med at skrive vindende bud.

vores team understøtter over 700 virksomheder globalt, og de har stolt en succesrate på 87%. Vi tilbyder fem dedikerede tjenester for at sikre, at vi kan støtte virksomheder i alle størrelser, med forskellige niveauer af indkøbserfaring.

vores budskrivningstjenester inkluderer;

• Tender klar

vores Tender Ready-program er designet til virksomheder, der er nye inden for udbud af kontrakter. I løbet af programmet vil vores Budkonsulenter skabe og udvikle din virksomhedslitteratur samt professionelt branding af dokumenterne. Når programmet er færdigt, kan de enten skrive dit næste bud eller guide dig gennem to.

• Tender skrivning

har du brug for support med et engangstilbud? Som en del af vores Budskrivningstjeneste, vores Budkonsulenter skriver ikke kun dine budsvar, men sender budet på dine vegne. Dette er den perfekte løsning for virksomheder, der har brug for at byde på en kontrakt, men ikke har ressourcerne internt.

• Tender Mentor

før du sender et bud, anbefaler vi stærkt at have et andet par øjne til at gennemgå dit indhold. Under vores bud Mentor service, vores bud konsulenter vil vurdere dine Bud svar. De vil kontrollere for eventuelle grammatik eller indhold fejl, der kan resultere i tabte mærker. Det betyder, at du kan indsende et fejlfrit bud med tillid.

• Tender forbedring

er du udbud for kontrakter, men ikke ser den ønskede succes? Vi forstår, at dette er frustrerende, fordi det kan være tidskrævende at skrive budsvar. Under denne service vil vi vurdere dine tidligere svar og fremhæve områder til forbedring. Vores Budkonsulenter kan derefter enten skrive dit næste bud eller guide dig gennem to.

prissætning

for tidsbaserede kontrakter bliver leverandører normalt bedt om at give en foreslået daglig sats for de personer, der er involveret i projektet. Når du estimerer tidsskalaerne, skal du sikre dig, at du inkluderer den tid, der er afholdt på professionelt arbejde som angivet i kontrakten, møder, tid brugt på rejser osv. Vær forsigtig og garantere du opnå fuld omkostningsdækning med en balance af værdi for pengene.

Kontroller dit arbejde grundigt

vær forsigtig med altid at kontrollere og følge indsendelsesretningslinjen for at sikre, at du har gennemført alt, hvad der er blevet bedt om i instruktionerne. Bed altid nogen om at korrekturlæse dit dokument for at være sikker på, at det flyder og giver mening for nogen, der måske ikke kender din organisation.

Brug din feedback

hvad er meningen med at bruge al denne tid på et bud på, at det taber, og du går tilbage og hader processen, hader budet og efterfølgende hader livet selv! Må ikke ærgre sig-Brug feedback! Hvis du ikke vandt arbejdet, fordi du mangler ISO– akkrediteringer (for eksempel) – ved du hvad du skal gøre! Som en del af vores udbud hos Tender Consultants har vi et budberedskabsprogram, som du kan bruge til at sikre, at du har en god chance for at sikre vigtige stykker arbejde.

alle indkøbsbaserede processer, som de fleste finder vanskelige/komplicerede, er netop det på grund af manglende forståelse af centrale udbudsstyringsprocesser. Vi lancerede vores gratis træningsmiljø, Tender VLE, i Maj 2018. Platformen fokuserer på alt udbud og indkøb baseret, herunder dybe emner, der helt vil udrydde forestillingen om, at udbud og indkøb er kompliceret.

Hold dig opdateret ved at læse dine udbudsmeddelelser

Udbudsmeddelelser: hvad er de?

dette kan virke som et indlysende spørgsmål, men det gør aldrig ondt at etablere det grundlæggende, især når det kommer til udbud! De fleste udbudsprocedurer (især i den offentlige sektor) gennemføres i disse dage gennem eportaler, herunder:

• ProContract
• har til hensigt
• Multicitat

dette er steder, hvor du vil registrere interessemuligheder, hente dokumenter og indsende dine Bud.

Udbudsmeddelelser er i det væsentlige meddelelser, du vil modtage fra en portal for at sige, at der er sket noget. Dette kan være alt fra en afklaring, der frigives af køberen til meddelelse om, at du har modtaget en direkte besked fra en køber.

hvor mange udbudsmeddelelser er normale?

hvis du nogensinde har brugt en udbudsportal, vil du vide, hvor mange udbudsmeddelelser der kan komme igennem for kun et enkelt bud.

nogle portaler er mere ‘entusiastiske’ end andre. For eksempel er det mere sandsynligt, at du får flere meddelelser fra Multicitat end ProContract, men du får budmeddelelser i en eller anden grad, uanset hvilken portal du bruger.

antallet af meddelelser, du modtager pr. bud, kan variere afhængigt af ting som:

• portalen.
• køberen (nogle købere vil ofte opdatere de tilgængelige dokumenter, for eksempel, mens andre næppe vil lave et kig).
• antallet af afklaringsspørgsmål rejst af leverandører.

det rigtige svar på spørgsmålet ‘hvor mange udbudsmeddelelser er normale?’er’ hvor lang er et stykke snor?’. Det er virkelig helt unikt for hvert bud. Gå ikke i panik, hvis dit sidste bud kom med en hel masse budmeddelelser, men din nuværende har næppe sendt dig nogen overhovedet.

Hvad er så vigtigt ved en udbudsmeddelelse?

så vi har fastslået, at hvert bud er forskelligt, og antallet af modtagne bud vil derfor altid variere. Imidlertid, om du modtager 5 eller 20 udbudsmeddelelser har ingen indflydelse på at skelne mellem, om hver enkelt er vigtig eller ej.

det er fristende (især hvis du modtager en daglig udbudsmeddelelse) at afvise dem som uvigtige og unødvendige, men prøv at modstå at tage denne tilgang.

antallet af meddelelser om et bud (især hvis de vedrører præciseringer) kan være en god indikation af, hvor godt sammensat buddet er. For eksempel, hvis der er rejst 90 afklaringer fra leverandører, viser dette, at kravene eller handlingerne til udbuddet ikke er blevet sammensat så godt.

blandt alle de meddelelser, som du måske ikke er så generet af, kan være en virkelig vigtig, som ‘Opdateret TUPE-information’, som ville være en frygtelig at gå glip af, da din prisfastsættelse ikke ville være nøjagtig uden de korrekte TUPE-data.

regelmæssige e-mails, der annoncerer endnu en udbudsmeddelelse, kan føles som at modtage spam. Det er dog meget bedre at tage et par minutter at tjekke hver enkelt ud, end det er at gå glip af en vigtig udbudsopdatering.

Okay, vi får det – udbudsmeddelelser er vigtige. Hvad skal vi gøre ved dem?

det er virkelig meget enkelt; de fleste portaler sender en e-mail til den e-mail-adresse, der er registreret på portalkontoen, hver gang køberen ønsker at sende dig en budmeddelelse.

hvis du ikke har en dedikeret budforfatter, og flere personer i virksomheden arbejder på dine bud, ville det være meget tilrådeligt at oprette en enkelt e-mail-adresse (dvs.). Giv alle berørte parter adgang til at registrere sig på alle portaler.

dette vil betyde, at ingen udbudsmeddelelser risikerer at blive savnet.

det er værd at bemærke, at ikke alle portaler sender dig en e-mail, hvis der er en udbudsmeddelelse for at se. Hvis du har et live-bud på en portal (enten skal indsendes eller for nylig indsendt) og ikke har modtaget nogen e-mails fra portalen, ville det være værd at logge ind og kontrollere portalen dagligt, bare for at være sikker.

når du har fastslået, at ja, du har fået en udbudsmeddelelse, så er det egentlig bare et tilfælde af grundigt at tjekke dem ud. Send ikke denne e-mail direkte til papirkurven; følg linket og se, hvad det har at fortælle dig.

oftest henviser udbudsmeddelelser til følgende ting:

• ændringer i udbudsdokumenterne eller yderligere bilag, der er uploadet.
• udgivelsen af en afklaringslog, hvor køberen har besvaret et sæt leverandørspørgsmål.
• en ændring af indsendelsesfristen (du vil virkelig ikke gå glip af den!).
• en anmodning om at afklare noget om din budindgivelse.
• en kortliste eller resultatmeddelelse (også meget vigtig, og hvis du ikke tjekker denne meddelelse, kan det resultere i, at du går glip af en kontrakt, du var det første valg til).

som du kan se, er ingen af disse budmeddelelser ting, du gerne vil gå glip af!

Sådan finder du aktuelle udbudsmuligheder

et hurtigt spørgsmål & A med vores Hudson Discover-team.

teamet her på Hudson har udgivet mange indsigtsfulde blogs fra vores budkonsulenter med tip til, hvordan man med succes byder på værker. Men vi har ikke kastet lys over vores vidunderlige Hudson Discover-Team.

vores team af eksperter arbejder ofte bag kulisserne for at styre de aktuelle udbudsmuligheder for vores kundebase og arbejder utrætteligt for at sikre, at alle tilbud er let tilgængelige.

Derudover yder teamet support som kontaktpunkt for vores kunder, der ønsker at gennemføre en aktuel udbudsmulighed.

spørgsmål: så hvem er Discover-teamet?

Hudson Discover-teamets opgave er at støtte Hudsons kundebase for at bruge vores discover-portaler og få adgang til aktuelle udbudsmuligheder.

holdet består af:

1. Marie Fisher – chef for klientrelationer
2. Rebecca Morland – forretningsudviklingschef
3. Jamie Peacock – chef for UK Salg
4. Joshua Smith – Klientengagement Manager
5. Nicola Hughes – Discovery Administrator
6. Melanie Robertson – Discover Administrator
7. Charlotte Jarvis – digital communications manager

spørgsmål: Hvad gør teamet?

Hudson Discover-teamet er kontaktpunktet for mange af vores kunder, der ønsker at købe aktuelle udbudsmuligheder.

efter første kontakt er lavet med Hudson, Rebecca, Jamie eller Emma vil introducere kunderne til vores sortiment af Hudson Discover portaler. De sikrer, at vores kunder kan få adgang til den portal, der er mest relevant for deres forretning, og demonstrere, hvordan man navigerer på siden for at finde aktuelle tilbud.

Charlotte Jarvis er vores digitale marketing ekspert. Hun administrerer desuden online chatfunktionerne for vores kunder og besøgende på Discover-siderne. Charlotte arbejder også på at finde private udbudsmuligheder for vores kunder ved at forbinde med købere i den private sektor via digitale kampagner.

Marie er ansvarlig for at opretholde løbende relationer med vores kundebase og sikre, at de holdes ajour med de aktuelle udbudsmuligheder. Dette opnås gennem regelmæssig kontakt med e-mails, nyhedsbreve og direkte kontakt.

Nicola er klar til at fungere som dit første kontaktpunkt som klient hos Hudson. Nicolas mangeårige kundeoplevelse adskiller hende i kundeforbindelse, styring og vedligeholdelse af aktuelle udbudsmuligheder i partnerskab med dig.

spørgsmål: Hvad er portalerne?

Hudson Discover er en unik pakke med ti udbudsportaler, der viser alle aktuelle udbudsmuligheder for vores kunder. Disse er opdelt på tværs af en række brancher:

• Kreative Bud
• teknologiske Bud
• Konsulentbud
• byggetilbud
• Forskningstilbud
• Logistiktilbud
• finansieringstilbud
• Facilitetstilbud
• hospitality tenders
• HR tenders
• Healthcare tenders

spørgsmål: Hvordan kan klienter bruge portalerne?

når nye kunder samarbejder med Hudson Discover-teamet, får de en demonstration af deres mest relevante udbudsportal. Rebecca er klar til at besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have.

når de har adgang til udbudsportalerne og har set de aktuelle tilbud, er Rebecca og Marie klar til at diskutere, hvordan Hudson bedst passer til deres behov.

vi er glade for at give gratis adgang til den bedst egnede portal for dig for en hel dag. Dette giver dig mulighed for at få fat i portalen og begynde at søge efter passende bud i realtid fra listen over aktuelle muligheder.

Husk, at vores Hudson Discover-team altid er klar til at yde support, tip og tip til at hjælpe dig med din budstyring.

e: Hvordan ser jeg aktuelle udbud?

når du er i udbudsportalen, der er specifik for dine forretningsbehov, kan du søge efter aktuelle udbudsmuligheder, der opfylder dine krav. Dette opnås ved at bruge den indbyggede søgefunktion.

hvis du f.eks. er en IT-virksomhed, der leder efter aktuelle udbudsmuligheder, kan du søge efter nøgleord, der er specifikke for din forretningsmodel, f. eks.

dette vil bringe op alle aktuelle udbudsmuligheder matcher dette søgeord. På tidspunktet for at skrive denne blog er der 14 sider med aktuelle bud med’ programmel ‘ som nøgleord.

hvis du føler, at der er for mange søgeord til at søge på tværs, giver portalen dig også mulighed for at søge efter:

• Region
• sektorer
• budgetter

eller selvfølgelig enhver kombination af ovenstående.

spørgsmål: Hvordan kan jeg få hjælp?

hvis du er i tvivl om at få adgang til aktuelle udbudsmuligheder eller udbud som helhed, kan teamet hos Hudson hjælpe.

du kan komme i kontakt med vores Hudson Discover team gennem mange forskellige metoder:

• tjek vores side for en introduktion til hver af vores udbudsportaler. Dette hjælper dig med at identificere, hvilken portal der passer bedst til dine behov.
• når du er på vores hjemmeside, kan du bruge vores live chat-funktion til at tale direkte med Hudson Discover-teamet. Her kan du stille spørgsmål om, hvordan du får adgang til aktuelle udbudsmuligheder.
• hvis du er mere af en snakkesalig type end en forfatter, er det også OK – du kan ringe til vores team for en chat på 0203 051 2217. Vi er altid glade for at tale gennem dine krav.
• Alternativt kan du e-maile holdet. Bare send eventuelle spørgsmål, du måtte have om aktuelle bud til

spørgsmål: Hvad kan Hudson Discover gøre for mig?

for at sige det enkelt er Hudson Discover den nemmeste måde at finde aktuelle udbudsmuligheder, der opfylder dine forretningskrav. Vores branchespecifikke portaler er brugervenlige, så du hurtigt kan søge efter den rigtige udbudsmulighed til dine nuværende krav.

Hudsons Discover-Team vedligeholder også alle vores portaler dagligt og opdaterer hver branchespecifik portal med nye udbudsmuligheder hver dag. Det betyder, at vores kunder har adgang til et konstant opdateret sæt af aktuelle tilbud at vælge imellem.

Sådan maksimerer du dit tender portal-medlemskab med vores kontoadministratorer

hvem, bam, tak for dine penge – farvel! Lyder det bekendt? Efter tilmelding til nogle onlineportaler er det let at føle sig glemt og hurtigt blive utilfreds med hele udbudsdebaklen.

vi ved, at udbud kan være kompliceret, og at ikke alle er ekspert i budstyring. Det er derfor, når du tilmelder dig en af vores platforme til sporing af budmuligheder, du får tildelt en dedikeret kontoadministrator.

her kan du virkelig maksimere dit medlemskab!

som en del af dit abonnement vil din Account Manager sikre, at du modtager filtrerede daglige bulletiner, der er specifikke for din sektor – samt adgang til online, medlemsportalen.

din budportal Account Manager

din Account Manager kan kontaktes direkte fem dage om ugen for at håndtere eventuelle spørgsmål, du måtte have. Denne service er ikke kun begrænset til udbudsportaltips, men vores Kontoadministrationsteam kan også hjælpe dig, hvis du har brug for at annoncere en udbudsmulighed som køber.

hvis du f.eks. har arbejde, der skal udbydes, men du ikke har en portal til at tage imod indsendelserne og være vært for afklaringsspørgsmålene osv., kan det hele ske via vores portal med adgang til branchespecifikke leverandører. Kontakt blot en af vores kontoadministratorer, så er du på vej!

hvis det er selve udbudsprocessen, der viser sig at være problematisk, dvs.du byder, men ikke vinder, eller måske er du ny til udbud og ikke ved, hvor du skal begynde. Vores dedikerede Account Managers kan henvise dig direkte til en af vores Budskrivningskonsulenter, som er eksperter i alle udbudsrelaterede projekter.

din kontoadministrator er en del af dit abonnement, så sørg for at udnytte denne service til det fulde potentiale!

yderligere support

hvis du har brug for yderligere support med udbud af kontrakter, bedes du ringe eller maile vores ekspertteam.. Vores Ekspertbudforfattere vil med glæde støtte dig på ethvert tidspunkt i din udbudsrejse.

Find flere nyttige tips og råd i vores blogs. Vi dækker emner, herunder:

• Sådan vinder du et bud
• Hvad er en Budforfatter?
• udbudsprocessen
• skrivning vindende bud
• 7 tip til udbud af kontrakter
• tip til budstyring
• Budskrivningstjenester
• typer af udbudsprocedurer
• skrivning af bud
• Bud skrivning konsulenter
• indsendelse af et bud svar
• og mange flere.