vi har alle 24 timer i døgnet. Men, hvorfor ser det ud til, at nogle mennesker er i stand til at få mest muligt ud af hvert minut af dagen? Tro det eller ej, de har ikke magten til at bremse tiden. De ved dog, hvordan de skal styre deres tid korrekt.

vil du vide, hvordan du også kan blive en mester i tidsstyring? Start med at bruge disse 20 super-kraftfulde time management tips.

Opret en tidsrevision.

når det kommer til tidsstyring, er det første skridt, du skal tage, at finde ud af, hvor din tid faktisk går. Du tror måske, at du kun sender 30 minutter på e-mails, men i virkeligheden er denne opgave at spise op en time af din dag.

den nemmeste måde at holde styr på din tid er at hente en app som RescueTime, Toggl eller min app Kalender til at spore alt, hvad du gør i en uge. Du kan derefter få adgang til en rapport for at finde ud af, hvad der stjæler din tid. Med disse oplysninger kan du derefter foretage de relevante justeringer.

Indstil en tidsbegrænsning for hver opgave.

jeg har fundet ud af, at Indstilling af en tidsbegrænsning for hver opgave forhindrer mig i at blive distraheret eller udsætte. For eksempel, hvis jeg vil skrive en artikel til min blog, giver jeg mig selv to timer. Så hvis jeg startede klokken 8, prøver jeg at få det skrevet inden klokken 10.

på en måde bliver det spil.

da jeg sætter buffere mellem opgaver og aktiviteter, hvis jeg ikke fuldfører opgaven til tiden, kan jeg stadig arbejde på den uden at spise i den tid, der er forbeholdt noget andet.

brug en opgaveliste, men forlad ikke opgaver.

” alle mål og projekter består af mindre dele, der skal udføres for at nå målet eller fuldføre projektet. Opret opgavelister for hvert mål og projekt, der viser alle de målbare trin, der skal udføres,” foreslår Vilhelm Lipovsky.

“bortset fra at holde dig fokuseret, motiverer dette dig også, da du er i stand til at se, hvad du allerede har opnået, og hvad der er tilbage.”

på samme tid vil der afbrydelser, der kan forhindre dig i at udføre en opgave. Han anbefaler, at du “gør et punkt for altid at vende tilbage til og udføre disse opgaver, når du er i stand til det. Dette kan kræve, at du sætter en grænse for antallet af opgaver, du arbejder på til enhver tid.”

Planlæg fremad.

en af de værste ting, du kan gøre, er at vågne op uden en plan for dagen. I stedet for at fokusere på, hvad der skal gøres, vandrer du målløst og tager dig af mere trivielle forhold.

derfor skal du altid planlægge ved hjælp af en af disse muligheder;

• aftenen før. Inden du forlader arbejdet for dagen, skal du bruge de sidste 15 minutter på at organisere dit kontor og komponere en liste over dine vigtigste ting til i morgen.
• første ting om morgenen. I løbet af din morgenrutine skal du skrive de 3 eller 4 mest presserende og vigtige spørgsmål, der skal løses i dag, og arbejde på dem, når du er mest produktiv.

Tilbring dine morgener på MITs.

Mark Toin sagde engang, “hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det første ting om morgenen. Og hvis det er dit job at spise to frøer, er det bedst at spise den største først.”

brutto? Sikker. Men det punkt, som to gjorde, at du skulle passe på dine største og mest udfordrende opgaver om morgenen, også dine vigtigste opgaver (MITs) af dagen.

der er et par grunde til, at dette er et så effektivt tidsstyringstrick. Til at begynde med har du normalt mest energi i AM. Så det er bedre at tackle disse opgaver, når du ikke er drænet. Du kan også bruge den følelse af præstation til at komme igennem resten af dagen.

Lær at delegere/outsource.

Delegation og outsourcing kan blive lidt vanskelig. For nogle er det svært at lade en anden gøre arbejde, som de plejede at gøre. For andre har de ikke tid til at træne en anden til at udføre bestemte opgaver.

sagen er, at delegering eller outsourcing er realtidssparere, da det mindsker din arbejdsbyrde-hvilket betyder, at du har mere tid til at bruge på vigtigere opgaver eller udføre mindre arbejde. Enten overdrage ansvar til teammedlemmer, der er kvalificerede, eller ansætte en erfaren freelancer. Og hvis du beslutter at gøre in-house uddannelse, vil den oprindelige investering være værd-det i sidste ende.

Eliminer halvarbejde.

” i vores tidsalder med konstant distraktion er det dumt let at opdele vores opmærksomhed mellem, hvad vi skal gøre, og hvad samfundet bombarderer os med, ” skriver James Clear.

” normalt balancerer vi behovene for meddelelser, e–mails og opgavelister på samme tid, som vi forsøger at få noget opnået. Det er sjældent, at vi er fuldt engagerede i den aktuelle opgave.”

Clear har døbt dette “halvværk” og her er et par eksempler;

• du skriver en rapport, men stop tilfældigt for at tjekke din telefon uden grund.
• du prøver en ny træningsrutine, men skifter til et nyt program et par dage senere, fordi du læser om det online.
• mens du taler i telefon, vandrer dit sind til din e-mail-indbakke.

“uanset hvor og hvordan du falder i fælden med halvarbejde, er resultatet altid det samme: du er aldrig fuldt engageret i den aktuelle opgave, du forpligter dig sjældent til en opgave i længere perioder, og det tager dig DOBBELT så lang tid at udføre halvt så meget,” tilføjer Clear.

Clear har fundet ud af, at den bedste måde at overvinde halvarbejde er ved at blokere “betydelig tid til at fokusere på et projekt og eliminere alt andet.”For eksempel vælger han en øvelse og fokuserer kun på den øvelse, mens han træner. Han vil også skære et par timer til at afsætte til et vigtigt projekt, men vil forlade telefonen i et andet rum.

” denne komplette eliminering af distraktioner er den eneste måde, jeg ved, at komme ind i dybt, fokuseret arbejde og undgå fragmenterede sessioner, hvor du kun laver halvt arbejde.”

Skift din tidsplan.

hvis du læser denne artikel, er det naturligvis fordi du vil opdage nogle nyttige tidsstyring – og jeg er mere end glad for at hjælpe dig med at sætte. Men hvis du kæmper med tidsstyring, kan løsningen være så enkel som at ændre din tidsplan rundt.

for eksempel, i stedet for at sove ind indtil 6:30, vågne op en time tidligere. Personligt finder jeg 5:15 er det mest produktive tidspunkt på dagen, da det giver mig tid til at træne, planlægge min dag, gennemgå mine e-mails og endda arbejde på sideprojekter uden at blive forstyrret.

overvej også at vågne op tidligere på ugen og måske skære ned på mængden af TV, du ser.

Efterlad en buffertid mellem opgaver og møder.

at hoppe straks fra en opgave eller et møde til det næste kan virke som en god brug af din tid, men det har faktisk den modsatte effekt. Vi har brug for tid til at rydde vores sind og genoplade ved at gå en tur, meditere eller bare dagdrømme. Når alt kommer til alt kan den menneskelige hjerne kun fokusere i cirka 90 minutter ad gangen.

uden den pause er det sværere at holde fokus og motiveret. Planlægning buffer-tid også kan forhindre kører sent til dit næste møde. Jeg finder 25 minutter mellem opgaver og møder en ideel mængde buffertid.

få organiseret og enkelt opgave.

den gennemsnitlige amerikaner bruger 2,5 dage hvert år på at lede efter malplacerede varer. Som følge heraf bruger vi over $2.7 milliarder årligt i udskiftning af disse varer. I stedet for at spilde både din tid og penge, få organiseret.

Start med at have et hjem til alt og sørg for, at genstande sættes tilbage, hvor de hører hjemme. Som slutningen af dagen rense din arbejdsplads og oprette et dokument management system.

og start single-tasking. De fleste mennesker nævner multitasking som den største synder for forkert placering af genstande.

Følg 80-20-reglen.

” Pareto-princippet, også kendt som 80-20-reglen, antyder, at 80% af resultaterne kommer fra 20% af indsatsen. Dette bruges ofte i salget, da 80% af salget typisk kommer fra 20% af kunderne,” skriver Costarella i et tidligere kalenderpost.

“når det kommer til, hvordan du skal styre din tid, kan dette princip også anvendes. 80% af dine resultater kommer fra 20% af dine handlinger.”

Rino foreslår, at du starter med at kigge ” på din tidsplan eller to-do-liste hver dag. For enkelhedens skyld forsøge at komme ned fem opgaver, du skal udføre. Ved hjælp af princippet kan du sandsynligvis fjerne størstedelen af elementerne på din liste. Det kan føles unaturligt i starten, men overarbejde vil dette betyde, at du skal opskalere indsatsen på de vigtigste opgaver.”

brug en online kalender.

kalendere har længe været et grundlæggende værktøj til tidsstyring. Imidlertid, online kalendere har taget dette til det næste niveau. Det skyldes, at du kan få adgang til det fra flere enheder, nemt planlægge møder og aftaler, oprette påmindelser, oprette tidsblokke og planlægge tilbagevendende begivenheder.

personligt bruger jeg Google Kalender. Jeg synes, det er det bedste. Men Outlook og Apple kalender fungerer også godt.

Stop med at være perfekt.

når du er perfektionist, vil intet nogensinde være godt nok. Det betyder, at du vil fortsætte med at gå tilbage til samme opgave igen og igen. Hvor produktiv tror du, din dag vil være som et resultat?

så stop med at være perfekt. Den findes ikke. Gør det bedste du kan og gå videre.

bare sig ” nej.”

jeg ved, at du ikke vil forstyrre nogen. Men du kan kun håndtere så meget. Hvis du allerede har en fuld plade, skal du afvise den middagsinvitation eller hjælpe dine kolleger på et projekt, indtil du har fritiden.

Indstil keystone-vaner.

Charles Duhigg, forfatter af “vanens magt”, opfandt udtrykket “keystone-vaner.”Men hvad er de? Kort sagt, de er vaner, der kan transformere dit liv, såsom at træne, spore, hvad du spiser, udvikle daglige rutiner og meditere.

disse vaner erstatter dårlige vaner og anmoder om andre gode vaner. Som et resultat vil du være sundere, mere fokuseret og bedre egnet til at styre din tid.

spild ikke tid på at vente.

jeg vil være ærlig. Jeg kan ikke holde ud at vente. Det er ikke fordi jeg er utålmodig. Det er bare, at jeg ved, at dette er tid, der kunne bruges bedre andre steder.

men i stedet for at spilde denne tid har jeg fundet måder at få det bedste ud af det. For eksempel, mens jeg sidder i et venteværelse, læser jeg en inspirerende bog, lytter til en podcast eller tegner et kommende blogindlæg.

Telecommute.

vidste du, at den gennemsnitlige amerikanske pendling er over 26 minutter? Og for at gøre tingene værre bliver den daglige pendling længere. Tilføj den tid, det tager at blive klar, og du kan nemt se, hvor meget tid der spildes på at komme til og fra arbejde.

selvom det ikke er muligt for hvert job, kan telearbejde selv to gange om ugen ende med at spare dig flere timer om ugen.

find inspiration.

når jeg trækker, bruger jeg inspirerende kilder som en TED Talk eller biografi. Det er en enkel måde at genantænde den ild for at få mig motiveret og back-on-track.

Batch lignende opgave sammen.

når du har relateret arbejde, batch dem sammen. For eksempel skal du ikke besvare dine e-mails og telefonopkald hele dagen. Planlæg et bestemt tidspunkt til at håndtere disse opgaver.

årsagen? Forskellige opgaver kræver forskellige typer tænkning. Ved at batchere relaterede opgaver sammen, skifter din hjerne ikke gear – hvilket betyder, at du skærer den tid omorientering ud.

gør mindre.

dette er en taktik fra Leo Babauta. Han startede bloggen med vaner, og det er bestemt et must at læse. Så, hvad har Leo at sige om at gøre mindre.

at gøre mindre betyder ikke “mindre er mere.”Det betyder” mindre er bedre.”Dette opnås ved at bremse ned, være opmærksom på, hvad der skal gøres, og kun koncentrere sig om disse ting. Når du gør det, gør hver handling tæller. Som et resultat vil du skabe mere værdi i stedet for bare foder.