medicinske journaler arkiveringssystemer
tre typer numeriske arkiveringssystemer bruges ofte til arkivering af medicinske journaler-lige numerisk, terminalciffer og mellemciffer.
lige numerisk arkivering
lige numerisk arkivering henviser til arkivering af poster i nøjagtig stigende rækkefølge i henhold til medicinske journaler nummer. Således ville alle de nummererede poster samtidig være i en stigende serie på arkiveringshylderne. For eksempel., vil følgende fire medicinske journaler blive arkiveret i følgende rækkefølge på en hylde: 65023, 65024, 65025 og 65026.
det er klart, at det er en simpel sag at trække halvtreds kontinuerlige poster fra arkiveringsområdet til undersøgelsesformål eller til inaktiv opbevaring. Måske er den største fordel ved denne type arkiveringssystem den lethed, hvormed personale er uddannet til at arbejde med det. Denne tilgang til arkivering har imidlertid visse ulemper. Det er let at misfile, da et personale skal overveje alle cifre i rekordnummeret ad gangen, når de indgiver en post. Jo større antallet af cifre, der skal tilbagekaldes ved arkivering, jo større er chancen for fejl. Ændring af tal er almindelig: medicinsk registrering 65424 kan forkert arkiveres som rekord 56524.
et mere alvorligt problem med lige numerisk arkivering er, at den tungeste arkiveringsaktivitet er koncentreret i området med det maksimale antal nye poster. Flere medarbejdere arkivering optegnelser på samme tid i sådanne områder er bundet til at komme i vejen for hinanden. Da stabe normalt arkiverer inden for de mest aktuelle poster, er det ikke muligt at fastsætte ansvaret for en del af filen til et personale.
Terminalcifret arkivering
et sekscifret tal eller et syvcifret tal kan bruges og deles med en bindestreg i tre dele, hvor hver del normalt indeholder to cifre. Inden for tallet er de primære cifre de sidste to, sekundære cifre er de midterste to, og de tertiære cifre er de første to eller tre cifre.
i en terminalciffer arkivering er der 100 primære sektioner, der spænder fra 00 til 99. Et personale skal først overveje det primære afsnit, mens de arkiverer posterne. Med hver primær sektion, grupper af poster Matches i henhold til det sekundære ciffer, efter at have fundet den korrekte sektion for sekundære cifre, journalpersonalet arkiveres i numerisk rækkefølge efter de tertiære cifre. I lægejournaler ændres de anden tertiære cifre med hver post.
Bemærk følgende eksempel i en terminalciferfil
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
terminalciffermetoden til arkivering beskrives ved hjælp af seks tal, men som tidligere nævnt kan den tilpasses til brug af fem, syv eller endda ni cifre. Med et femcifret tal kunne man bryde det i tre sektioner som følger:
| 7-65-43 | 0-00-01 | osv. |
| med syv cifre, bruddet kan være: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | osv. |
der er mange fordele ved terminal ciffer arkivering. Når der tilføjes nye poster til hylderne, fordeles deres terminalcifernumre ligeligt i 100 primære sektioner af hylderne. Hver 100. nye medicinske journal vil blive arkiveret igen i samme primære del af hylderne.
den forhindring, der resulterer, mens lige numerisk arkivering følges, når flere medarbejdere arkiverer i samme område, undgås. Stabe kan tildeles ansvar for visse dele af hylderne. Når fire medarbejdere arkiverer, kan det første Personale være ansvarlig for terminalcifret sektioner 00-24, det andet for 25-49, det tredje for 50-74 og det fjerde for 75-99.
da registreringsnumre stadig tildeles i lige numerisk rækkefølge, fordeles arbejdet jævnt mellem hvert personale i hvert afsnit. Numrene 463719, 453720 og 463721 er tildelt i streng rækkefølge, men posterne vil blive arkiveret i henholdsvis terminalcifret afsnit “19”, “20” og “21”.
inaktive poster kan trækkes fra hver terminal ciffer sektion som nye poster tilføjes. På denne måde kontrolleres mængden af poster i hvert primært afsnit, og store huller i filen, der kræver tilbageskift af poster, forhindres. Denne volumenkontrol forenkler også planlægningen af arkiveringsudstyr.
fordele ved terminalciffer arkivering
Misfiling reduceres betydeligt ved brug af terminalciffer arkivering. Da personalet kun beskæftiger sig med et par cifre ad gangen, er det mindre sandsynligt, at transponering af tal forekommer. 245-68-90, er det lettere at huske tre cifre end at huske syv.
træningsperioden for medicinsk journalassistent er normalt lidt længere for et terminalciffersystem end for en lige numerisk arkivering, men de fleste af personalet kan lære det om et par dage.
indledende opsætning af filhylder kan være påkrævet fra startfasen, hvilket kan kræve flere reolenheder, da udvidelsesfunktioner skal planlægges for det samlede medicinske journalområde.
Mellemcifret arkivering
i denne metode arkiverer personalet i henhold til par cifre, som i terminalcifret arkivering. På den anden side er de primære, sekundære og tertiære cifre i forskellige positioner. De midterste par cifre i et sekscifret tal er de primære cifre, cifrene til venstre er de sekundære cifre, og cifrene til højre er de tertiære cifre
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| sekundær | primær | tertiær | ||
| vist nedenfor er en prøve sekvens i midten cifret fil | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
fra det givne eksempel kan personalet se, at blokke med 100 poster (f. eks., 76-78-00 til 76-78-99) er i lige numerisk rækkefølge.
dette har flere fordele:
- for det første er det nemt at trække 100 fortløbende nummererede poster til forskningsformål.
- for det andet er konvertering fra et lige numerisk system til et mellemcifret system meget enklere end konvertering til et terminalcifret system.
- for det tredje er blokke med 100 poster trukket fra en lige numerisk fil i nøjagtig rækkefølge til arkivering af mellemciffer.
Mellemcifret arkivering giver en mere jævn fordeling af poster, der gør lige numerisk arkivering, selvom det ikke svarer til den balance, der opnås ved et terminalcifret arkiveringssystem.
som i terminalciffer arkivering arkiverer personalet med par cifre snarere end med seks eller syv cifre; derfor reduceres forkert arkivering.
der er visse ulemper ved mellemcifret arkivering. Mere træning kan være nødvendig end den lige numeriske eller terminale ciffer arkivering.