Lektion 4: Håndtering af kontakter
/da / outlook2010 / organisering-og-styring-e-mail/indhold /
introduktion
visningen kontakter er det centrale sted for alle dine kontakter i Outlook 2010. Vedligeholdelse af en detaljeret kontaktliste gør det meget lettere at sende e-mails og planlægge møder.
i denne lektion lærer du, hvordan du tilføjer, administrerer og organiserer dine kontakter. Vi vil også tale om, hvordan du importerer kontakter.
kontaktvisning
Outlook 2010 holder alle dine kontakter organiseret i kontaktvisning. Når du har føjet kontakter til Outlook, bruger du de samme kontaktoplysninger til at sende e-mails, planlægge møder og tildele opgaver. At holde en detaljeret kontaktliste kan være særligt nyttigt på arbejdspladsen, da du muligvis skal kommunikere med mange forskellige mennesker hver dag.
kontaktvisningsgrænsefladen
- for at få adgang til kontaktvisning skal du finde og vælge fanen kontaktvisning i nederste venstre hjørne af skærmen. Visningen kontakter vises.
Navigering til kontaktvisning
Klik på knapperne i det interaktive nedenfor for at blive mere fortrolig med kontaktvisningsgrænsefladen.
Rediger kontakter
Dobbeltklik på en kontakt for at redigere kontaktens oplysninger. Dialogboksen kontakt vises. Rediger oplysningerne som ønsket.
Indekslinje
hvis du har mange kontakter, kan du hoppe direkte til et bestemt punkt på din kontaktliste ved hjælp af Indekslinjen.
adressebog
Åbn adressebogen for at se en komplet liste over dine kontakter. Du kan også navigere mellem andre adressebøger, der er tilgængelige via dit netværk.
søgefelt
hvis du har problemer med at finde en kontakt, kan du finde dem hurtigt ved hjælp af søgefeltet.
del gruppe
det er nemt at dele kontaktoplysninger med en anden. For eksempel, hvis en kollega anmodede om en e-mail-adresse til en ny klient, kan du videresende deres kontaktoplysninger.
handlingsgruppe
kommandoerne i gruppen handlinger giver dig adgang til avancerede indstillinger, f.eks. brevfletning.
visningsindstillinger
der er flere forskellige visningsindstillinger for kontaktvisning. Som standard vises dine kontakter som visitkort, men du kan også se dem i lille kort, telefonbog eller listeformat.
Kommuniker gruppe
brug kommandoerne i Kommuniker gruppe til hurtigt at komponere en e-mail eller anmode om et møde med den valgte kontakt.
Slet
kommandoen Slet sletter den aktuelt valgte kontakt fra listen over kontakter.
ny kontaktgruppe
hvis du ofte arbejder med den samme gruppe mennesker, kan du oprette en kontaktgruppe for hurtig adgang.
ny kontakt
Klik på kommandoen Ny kontakt for at oprette en ny kontakt. Dialogboksen kontakt vises. Herfra indtaster du de ønskede kontaktoplysninger.
kontakter
dine kontakter vises i visningsruden.
tilføjelse af kontakter
der er to måder at tilføje kontakter på:
- du kan manuelt indtaste oplysninger for hver af dine kontakter.
- du kan importere eksisterende lister over kontakter fra andre konti, f.eks. Hvis du allerede har flere kontakter gemt med en anden konto, kan denne metode spare dig for meget tid og kræfter.
Sådan tilføjes en ny kontakt manuelt:
- find og vælg kommandoen Ny kontakt på båndet i visningen kontakter.
Klik på ny kontakt
- dialogboksen kontakt vises.
- indtast kontaktoplysningerne. I det mindste skal du indtaste et for-og efternavn samt en e-mail-adresse. Du kan dog også indtaste andre oplysninger, f.eks. telefonnumre, alternative e-mailadresser og meget mere.
- når du er færdig med at udfylde kontaktoplysningerne, skal du klikke på Gem & Luk.
tilføjelse af kontaktoplysninger - kontakten føjes til din kontaktliste.
den tilføjede kontakt
Sådan importerer du kontakter:
for at importere kontakter til Outlook skal du først eksportere disse kontakter til en fil, oftest en kommasepareret Værdifil, også kendt som CSV. De fleste e-mail-applikationer giver instruktioner om, hvordan du eksporterer dine eksisterende kontakter. Når du har eksporteret dine kontakter, er du klar til at importere dem til Outlook.
- Klik på fanen Filer på båndet.
Klik på fanen Filer - Backstage-visning vises. Vælg Åbn.
Klik på Åbn fra Backstage-visning
- de åbne Indstillinger vises. Vælg Importer.
Klik på Import - guiden Import og eksport vises. Følg vejledningen for at importere kontakter til Outlook.
guiden Import og eksport
hvis du bruger Gmail, skal du følge disse instruktioner for at eksportere Gmail-kontakter.
gør mere med kontakter
når du er fortrolig med det grundlæggende i kontaktvisning, kan du begynde at drage fordel af dens mest nyttige funktioner med disse ekstra tip.
Sådan sender du en e-mail til kontaktgrupper:
kontaktgrupper er især velegnede til at sende beskeder til en gruppe mennesker, f.eks.
- Vælg den ønskede kontaktgruppe, og klik derefter på e-mail-kommandoen på båndet.
oprettelse af en gruppemail - skrivevinduet vises, og kontaktgruppen kopieres til feltet til:. Meddelelsen sendes til alle i kontaktgruppen.
kontaktgruppen kopieret til feltet til:
Sådan tildeles opgaver:
hvis du vil bruge Outlook 2010 til at administrere projekter og opgaver, kan du tildele opgaver (også kaldet gøremål) til dine kontakter. Din kontaktperson modtager en meddelelse om opgaven, og du får besked, når opgaven er afsluttet.
- Klik på den ønskede Kontakt, Find og vælg kommandoen mere på båndet, og vælg derefter Tildel opgave i rullemenuen.
tildeling af en opgave til en kontakt - Opgavevinduet vises. Indtast et emne, som du ville gøre for en e-mail-meddelelse, samt en forfaldsdato for opgaven.
- når du er færdig med at indtaste oplysninger om opgaven, skal du klikke på Send.
tildeling af en opgave
Sådan udskrives kontakter:
hvis du har brug for at få adgang til din kontaktliste væk fra din computer, er det nemt at udskrive kontakter.
- Klik på fanen Filer på båndet.
Klik på fanen Filer - Backstage-visning vises. Find og vælg Udskriv.
Klik på Udskriv i Backstage-visning - Udskriftsruden vises. Vælg det ønskede layout, herunder visitkort, telefonliste og mere, og klik derefter på Udskriv.
udskrivning af en kontaktliste udfordring!
- Naviger til kontaktvisning.
- Tilføj en ny kontakt til din kontaktliste.
- Opret en kontaktgruppe.
- send en ny e-mail til en af dine kontakter.
/da/outlook2010/administration-din-kalendere/indhold /