hvis du ikke har brugt arkivering i Outlook før, kan du prøve det. Det er sikker på at hjælpe med at holde tingene rene og flytte gamle, ubrugte e-mail-elementer ud af din primære postkasse/.PST-fil.
siden begyndelsen af Outlook har Microsoft altid inkluderet Arkiv-og AutoArchive-funktionerne, og Outlook 2010 er ingen undtagelse. AutoArchive-funktionen flytter eller sletter automatisk de ældre e-mails fra din primære postkasse til en Arkivdatafil, der er gemt på din lokale harddisk. Disse filer kaldes .PST-filer. I fortiden, når Outlook .PST-filer havde en grænse på 2 GIG, Arkivfunktionen var meget vigtigere, da den arkiverede ældre e-mails ud af din primære .PST-fil og ind i et arkiv.pst-fil. Når det er sagt, selvom .PST-filer i Outlook 2010 har en 20 Gig grænse, er det stadig en god ide at lade det styre din ældre e-mail til at holde din .PST-filer små og systemets ydeevne op.
Hvad gør AutoArchive-funktionen?
AutoArchive reducerer postkassestørrelsen ved at slette eller flytte gamle elementer til en arkivdatafil eller .PST. Processen fungerer stort set den samme, uanset om du bruger Microsoft-udveksling på arbejde eller IMAP eller POP fra et hjem eller en lille virksomhedsopsætning. Det er i det væsentlige ligesom at tage et par stakke papir fra dit skrivebord og placere dem i et organiseret arkivskab med hurtig adgang eller .PST-fil, som nævnt ovenfor. Denne proces er forskellig fra eksport på to måder. Eksport giver dig mulighed for at flytte e-mails til flere forskellige eksterne formater, mens arkivering kun giver dig mulighed for at flytte de ældre e-mails til en .pst-fil eller slette e-mail helt. Arkivering giver også lettere adgang til gamle e-mails, da der er en fane i Outlook-navigationsruden. Selvfølgelig kan du også oprette AutoArchive for at slette din gamle mail også.
Sådan Aktiveres Standard AutoArchive For Alle Outlook 2010 Mapper
1. Klik på menuen Filer i Microsoft Outlook, og vælg Indstillinger.
2. Klik på fanen Avanceret i menuen Indstillinger, og klik derefter på knappen Indstillinger for automatisk arkivering.
3. Klik på afkrydsningsfeltet for Kør Autoarkiv hver dag. Herfra kan du yderligere tilpasse Autoarkivindstillingerne til Outlook 2010; men som standard, når aktiveret, AutoArchive vil flytte (ikke slette) alle mails ældre end seks måneder i et arkiv.pst-fil. Jeg foreslår, at du holder prompten, før AutoArchive kører kontrolleret, så du bliver advaret, når et arkiv sker. Du vil blive overrasket over, hvor ofte folk spørger mig om manglende beskeder. Normalt er det en Autoarkivfunktion. Når du har de indstillinger, hvor du kan lide dem, skal du klikke på Anvend disse indstillinger på alle mapper nu.
hvis du fulgte ovenstående trin, aktiverer AutoArchive alle dine Outlook-meddelelser. Hvis der er en mappe, du ønskede at udelukke fra AutoArchive, eller hvis du kun vil have den til at gælde for et par mapper, kan vi også gøre det. Outlook 2010 giver dig mulighed for at tilpasse Autoarkivindstillingerne for hver mappe; Sådan gør du.
Skift AutoArchive Indstillinger For Enkelt Outlook 2010 Mapper
4. I Outlook skal du kigge i navigationsruden til venstre. Derefter skal du højreklikke på en mappe og vælge Egenskaber for at indstille dens Autoarkivpolitik.
5. Klik på fanen Autoarkiv i vinduet Indbakkeegenskaber, der vises. Her kan du tilpasse AutoArchive-indstillingerne for denne mappe eller endda deaktivere AutoArchive for det helt.
Okay, nu ved vi, hvordan man Autoarchiver individuelle mapper. Men hvad nu hvis du slet ikke vil bruge AutoArchive? Hvis du ikke er fan af den automatiske funktion, kan du stadig bruge arkivering ved hjælp af den manuelle proces.
Sådan arkiveres emner manuelt
6. I Outlook skal du klikke på fanen Filer > Info menu og vælge Oprydningsværktøjer > arkiv.
7. I Arkivdialogen, der vises, skal du vælge, hvilke mapper du vil arkivere. Denne proces er næsten den samme som AutoArchive, bortset fra at det er en engangsaftale. Noget andet er, at du endda kan tilsidesætte egenskaben “ikke Autoarkiver”, hvis du har anvendt det på nogle mapper, men det er valgfrit.
hvor er Outlook arkiverede elementer placeret?
8. I Outlook kan du få adgang til arkiverede elementer fra arkivmappen i navigationsruden til venstre i Mail.
9. Du kan også få adgang til arkiver fra Outlook .pst-fil, hvor de gemmer. Du kan komme dertil ved at klikke på filen > Åbn menufanen og vælg Åbn Outlook-datafil.
10. Som standard Outlook-arkivet .pst fil placering er:
%UserProfile%DocumentsOutlook Files
hvis du ikke har brugt arkivering i Outlook før, så prøv det. Det er sikker på at hjælpe med at holde tingene rene og flytte gamle, ubrugte e-mail-elementer ud af din primære postkasse/.PST-fil. Det er også en god måde at holde .PST filstørrelse under kontrol. Og det vil hjælpe med systemets ydeevne!
