“Projektledelse” kan være et udtryk, der kun tager to ord, men den akkumulerede krop af projektledelseskendskab er enorm! Hvad er PRINCE2? Er du ligeglad? Vores oversigt over PRINCE2 giver dig det svar, du leder efter, samt nogle ideer, som du kan tilpasse til dine egne projekter.

Hvad er det? PRINCE2 er en specifik projektstyringsmetode, og de, der er fuldt fortrolige med den, vil have gennemgået intensiv træning og modtaget certificering. Men hvor kommer royalty ind i billedet? “PRINCE “er et akronym, der står for” projekter i kontrollerede miljøer.”

hvorfor nummer 2? PRINCE2 har en forgænger. Det er måske ikke så aristokratisk som PRINCE2, men det dannede grundlaget for dets udvikling. PRINCE2 er en forbedring af PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Technologies), en systematisk projektstyringsmetode udviklet af Simpact Systems helt tilbage i 1972.

i 1989 vedtog den britiske regering det som den standard, den ønskede, at projektledere for informationsteknologi skulle bruge. Fordi det blev brugt af Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), henviste den britiske regering til det som “PROMPT II i CCTA-miljøet”, der senere ændrede navnet til PRINCE2, det, vi kender i dag.

Hvad er Tallyfy?

Tallyfy hjælper dig med at dokumentere og automatisere opgaver mellem kolleger og klienter

Klik her for at lære om Tallyfy

er det kun for IT-projekter? Skønheden ved PRINCE2 er, at det fungerer til mere end bare IT-relaterede projekter. I år 1996 anerkendte projektledere det som en generisk tilgang, der kunne fungere for næsten alt. Den britiske regering solgte senere rettighederne til PRINCE2 til den private sektor, og dens anvendelse spredte sig over hele Storbritannien, Europa og Australien. I dag kan du finde PRINCE2-træning og certificeringer, der tilbydes i næsten ethvert land i verden.

i mellemtiden har PRINCE2 holdt trit med tiderne med revisioner, der sigter mod at adressere feedback fra PRINCE2-praktikere og de skiftende behov i erhvervsmiljøet.

de syv principper for PRINCE2

lad os komme ned på det grundlæggende i, hvad PRINCE2 består af. For det første har vi syv overordnede principper at huske på:

fortsat Forretningsbegrundelse

som virksomhedsejer eller projektleder er du sikker på at være enig i, at hvert projekt, du går i gang med, skal være værd at gøre. Mere specifikt har det brug for en business case for at understøtte det. Kort sagt betyder det, at fordelene ved projektet skal overstige omkostningerne. At bestemme og indfange business case for et projekt er en af de første ting, en PRINCE2-uddannet projektleder gør.

Lær af erfaring

der er ingen mening i at genopfinde alle dele af et projekt. Ja, visse af dens elementer vil være enestående, men der vil altid være elementer, der ligner dem, der tidligere blev tacklet af den samme organisation. Når organisationen ikke har erfaring, kan den Lære af andre organisationer eller enkeltpersoner, der er villige til at dele information og give værdifuld indsigt. Ved at reducere antallet af ukendte er PRINCE2-projektledere i stand til at reducere risikoen.

definerede roller og ansvar

dette princip kan se lige så klart ud som dagslys fra dets titel. Når alt kommer til alt, vil du ikke få noget gjort, før alle ved, hvad de skal gøre, og hvem der gør det. Men der er mere i det end at møde øjet. Inddragelse af interessenter er også nøglen til dette princip. Virksomhedssponsorer, brugere og leverandører har alle brug for repræsentation i Projektledelsesteamet og dets bestyrelse.

fra denne proces kan der udvikles en projektstyringsstruktur, og dette vil informere hver person, der er involveret i projektet, om, hvad de forventes at gøre, hvad de kan forvente, at andre skal gøre, og hvem de skal henvende sig til for beslutningstagning.

Administrer efter trin

vi ved allerede, at den bedste måde at håndtere komplekse projekter på er at opdele dem i faser, men PRINCE2 fastsætter behovet for ledelsesfaser, der er præget af “kontrolpunkter.”Kontrolpunkter er tidspunkter, hvor projektstyrelsen vil evaluere projektet indtil videre og justere fremtidige faser baseret på, hvad der er sket til dato. Projektet er således baseret på en overordnet plan på højt niveau, men hvert trin har sin egen, detaljerede plan.

Administrer ved undtagelse

der er en ganske kompleks ramme for styring ved undtagelse i PRINCE2. Den enkle forklaring er, at specifikke parametre er indstillet, og variationer i projektet skal kun ske under meget specifikke omstændigheder. De pågældende elementer er tid, omkostninger, kvalitet, omfang, risiko og fordel. I det væsentlige betyder ledelse med undtagelse at bestemme, hvilke variationer fra planen der er “små ting”, der ikke burde være et problem, og hvilke variationer der er alvorlige nok til at berettige ledelsens opmærksomhed.

fokus på produkter

hvert projekt arbejder hen imod et slutprodukt. Alle interessenter skal have et meget klart billede af projektet vil producere. Så før et projekt kan begynde, og gennem hele dets udførelse, skal der være en stærk definition af det produkt, der styrer, hvordan projektet håndteres. Produktbeskrivelsen for projektet definerer både selve produktet og de forventede kvalitetskriterier, der skal opfyldes.

skræddersy til projektmiljøet

du kan tilpasse PRINCE2 til små eller store projekter i næsten enhver sammenhæng, men den måde, du bruger det på, afhænger af projektets miljø. Miljøet er det, der oprettes af den organisation, der bestiller projektet, og projektledelsesteamet skal tilpasse projektet til det såvel som projektets kompleksitet, omfang, omfang og risiko. For eksempel, hvis du håndterer en middagsbegivenhed for ti ledere, er risikostyring ikke så meget af et problem, som det ville være, hvis du byggede en skyskraber.

de syv temaer i PRINCE2

PRINCE2 temaer er aktiviteter, som dit projektteam skal deltage i, før projektet kan begynde. De er ekstremt vigtige, fordi dit projektteam vil bruge dem til at overvåge og vedligeholde projektet helt op til færdiggørelse og lukning. Kort sagt, de er:

1. Business Case: Hvorfor eksisterer projektet? Er denne grund fortsat gyldig i hele projektet?
2. organisationen: hvem gør hvad? Hvad er de ansvarlige for? Hvem træffer beslutningerne?
3. planerne: Hvad er beskrivelsen af det produkt, projektet skal opnå? Hvad er projektplanen på højt niveau? Hvilke faser er der, og hvad er de detaljerede sceneplaner?
4. Kvalitetstemaet: hvilke vigtige kvalitetsegenskaber ønsker interessenterne? Hvordan vil projektteamet vide, om det er på rette spor med hensyn til levering til forventning?
5. risici tema: hvilke elementer i projektet kan ikke læres af erfaring? Hvordan kan vi håndtere disse usikkerheder for at begrænse risikoen?
6. Ændringstemaet: projekter kan ændre sig, når de udvikler sig. Ændringstemaet omhandler, hvordan anmodninger om ændring vil blive vurderet, hvilke handlinger der vil finde sted, når der er en anmodning om ændring, og hvordan ændringer kan styres.
7. Progress-temaet: dette tema dækker projektkontroller, rapportering og løbende fremskridtssporing samt hvordan man styrer variationer, der overstiger de aftalte tolerancer.

de syv processer i PRINCE2

indtil videre har vi en masse vejledende principper og et sæt “temaer.”De giver alle fremragende mening, men hvad er den proces, som PRINCE2-udøvere følger? Først når vi forstår “hvad”, kan vi beslutte, hvor vigtigt PRINCE2 måske eller måske ikke er, og hvorfor det kan have betydning for vores projekter. Endnu en gang er et hurtigt og enkelt overblik i orden.

1. start af et projekt: projektteamet, inklusive dets leder, udnævnes, og der gives en indledende brief.
2. igangsættelse af projektet: Business case er formuleret, og projektinitieringsdokumentet er udarbejdet.
3. ledelse af projektet: et sæt procedurer, der vil blive brugt til at føre tilsyn med projektet, besluttes og vil blive implementeret
4. styring af en projektfase: hvordan hvert trin evalueres for at afgøre, om det er tilfredsstillende afsluttet.
5. styring af produktlevering: hvordan projektlederen interagerer med teamledere, og hvordan de skal gå om at modtage, færdiggøre og færdiggøre projektarbejde.
6. Styring Af Scenegrænser: I denne proces bevæger et projekt sig fra et trin til det næste. Hvordan og hvornår slutter hver fase, og hvordan og hvornår begynder den nye fase?
7. afslutning af projektet: Dette angiver, hvornår projektet afsluttes, herunder eventuelle opfølgninger, der finder sted, samt en endelig evaluering af projektets fordele.

dokumentation eller Administrationsprodukter

hvis du følger PRINCE2-manualen, vil du se, at der er 26 forskellige skabeloner til projektdokumentation. I PRINCE2 project management kaldes disse dokumenter ” management products.”

uden at give dig hele manualen, kan vi i det mindste sige, at disse dokumenter dækker alle aspekter af PRINCE2-metoden, vi har diskuteret indtil videre.

de inkluderer en plan for gennemgang af fordele, business case-dokumentation, kontrolpunktsrapporter, en kommunikationsstyringsstrategi, daglige logfiler, slutprojektrapporter, udstedelsesregistre og endda en lektionslog til registrering af erfaringer.

projektets korte dokument starter initieringsfasen, og dette udvikler sig til projektinitieringsdokumentet. Anden vigtig dokumentation inkluderer kvalitetsregistret, hvor kvalitetskontrolaktiviteter er detaljerede, planlagt, og allokeret til bestemte personer, og endelig, risikoregistret registrerer alle de risici, projektet indebærer.

det er dog ikke alt. De 26 dokumenttyper er kun beregnet til styring på højt niveau af projektet. PRINCE2 manualen giver nogle forslag til dokumentationen task managers kunne bruge, men fastsætter ikke en hård og hurtig skabelon eller regel. Andre dokumenter, det foreslår, inkluderer PERT-diagrammer, Gantt-diagrammer og kritisk stianalyse.

hvorfor PRINCE2 betyder noget

selvom du aldrig har hørt om PRINCE2 før, kan du se, at det giver en omfattende ramme for projektledelse. Projektledere, der bruger PRINCE2, er kvalificerede praktikere, der skal gennemgå omfattende uddannelse og vurdering, så PRINCE2-certificering viser kompetence i metoden.

PRINCE2 er dog ikke den eneste måde at opnå projektledelsescertificering og styre projekter på. Project Management Professional (PMP) konkurrerer med PRINCE2 på den globale markedsplads. Det foretrækkes normalt i Nordamerika, mens PRINCE2 er meget udbredt i Storbritannien, Europa, Asien, Afrika og Mellemøsten.

tilsammen er PMP og PRINCE2 de mest anvendte metoder til styring af projekter. Det i sig selv angiver betydningen af PRINCE2. Men hvad er dens ulemper? De fleste kritikpunkter af PRINCE2 er rettet mod dens kompleksitet. Der er for meget dokumentation, og der er for mange rapporter, logfiler og lister.

nogle projektledere er tilbøjelige til at sige, at PRINCE2 ikke er egnet til mindre projekter, men forfatterne af PRINCE2 siger, at det er op til dig at justere metoden, så den passer til projektet og dets skala. De forventer ikke, at du følger det som en robot.

fordelene ved PRINCE2 er, at det giver en begrundet tilgang til projekter, og selvom du måske ikke har travlt med noget så komplekst og risikabelt som en udvikling på flere millioner dollars, kan du stadig bruge dens principper, temaer og processer. Siden PRINCE2, er fleksibel, du kan beslutte, hvad du skal anvende, og hvad du hellere vil udelade. For et virkelig lille projekt kan bare at kende og følge det grundlæggende i PRINCE2 hjælpe dig med at opnå kundetilfredshed med et acceptabelt projektresultat.