et produkt leveres altid med en brugermanual, der hjælper kunderne med at lære, hvordan de bruger den. Nu er det første spørgsmål, der opstår, hvordan man nemt opretter en brugermanual i ord?

brugermanualer betyder forskellen mellem en god kundeoplevelse og en forfærdelig. En brugsanvisning er ikke kun for nye kunder. Selv erfarne kunder bruger det til at opdatere deres hukommelse vedrørende visse funktioner i produktet.

de henviser også til det for at løse et specifikt problem, de måtte opleve med produktet. Lad os dykke ind for at forstå, hvordan man opretter brugervejledninger.

Opret brugermanual i Microsoft-ord: 7-Trinsprocessen

Microsoft-ord giver en ramme, som brugerne bruger til at præsentere oplysninger om deres produkt eller tjeneste. Det giver dem frihed til at tilpasse dokumentet efter deres behov.

her deler vi med dig de syv trin til at oprette en brugermanual I MS-ord.

Trin 1: Den indledende fase

• i Microsoft-ord skal du klikke på fanen Filer og vælge Ny
• Dobbeltklik på mappen bøger i vinduet tilgængelige skabeloner. Gå til mappen Andre bøger, og dobbeltklik på den
• Dobbeltklik på den professionelle manuelle skabelon

Microsoft-ordets brugermanualskabelon er, hvor du kan tilpasse manualen efter eget valg. Dokumentet hentes ind i et nyt ordvindue efter at have gennemført ovenstående trin.

Trin 2: Overhold sektionerne

gå gennem siderne i brugermanualskabelonen. Det vil give dig en ide om, hvad der bliver inkluderet, hvad der skal ændres, og hvad der skal tilføjes. Brugermanualskabelonen er udgangspunktet.

Microsoft-ord indeholder en generisk sidetitel, indholdsfortegnelse, overskrifter, tekstblokke og billedpladsholdere. Det leveres også med tip til oprettelse af en brugermanual, som dine brugere vil elske.

Trin 3: Tilføj dit indhold

• Fremhæv overskriften eller tekstblokken. Placer dine brugermanualoplysninger på den. Du kan endda kopiere det fra et andet dokument og indsætte det i skabelontekstfelterne.
• Erstat alle Microsoft ord pladsholdertekst med din egen.
• udfyld Brugervejledningen med de nødvendige oplysninger. Du kan tilføje tekst først, derefter billeder og overskrifter. Du kan endda vælge at arbejde lineært fra første side til slutningen. Det er dit valg.

Trin 4: Indsæt billeder efter eget valg

• Højreklik på et pladsholderbillede eller billede, og klik på Slet-tasten for at fjerne det. For at tilføje din skal du klikke på fanen Indsæt og derefter på knappen Billede.
• Gennemse Billeder og dobbeltklik på den, du vil indsætte i pladsholderen.

du kan tilføje dit firmalogo på forsiden eller et andet sted i dokumentationen efter eget valg. Det er en fantastisk måde at anvende dit brand på MS-ordbrugermanualen.

Trin 5: Format som du har brug for

• Klik på fanen Hjem. Gennemse indstillingerne i afsnittet stilarter på båndet. Gennem dette vil du være i stand til at bestemme, hvordan hvert afsnit i din manual vil se ud. Jeg mener hovedafsnitsteksten og overskrifterne.
• nogle gange vil brugerne ikke bruge de elementer, der leveres af skabelonen. I sådanne situationer skal du højreklikke på en af typografierne, f.eks. Overskrift 1, og vælge Rediger.
• omformatere overskriften og klik på OK.

stilarterne for alle sektionsoverskrifter ændres. Du behøver ikke gøre alt manuelt. Det er en glimrende måde at sikre, at brugsanvisningen opfylder din virksomheds interne stil krav.

Trin 6: Bekræft og korrekturlæst

gå til den første side i instruktionsmanualskabelonen, som er forsiden i de fleste brugervejledningsskabeloner. Sørg for, at al pladsholdertekst erstattes med indhold om din tjeneste eller dit produkt.

Trin 7: Tilføj indholdsfortegnelse og gem din Manual

indholdsfortegnelsen viser de generiske brugermanual skabelonoverskrifter.

• Højreklik på indholdsfortegnelsen og gå til opdateringsfeltet.
• gå til indstillingen Opdater hele tabellen, og klik derefter på OK.
• Klik på fanen Filer og vælg Gem som. Indtast instruktionsmanualens filnavn i feltet Filnavn. Vælg, hvor dokumentet skal gemmes, og klik på knappen Gem.
• det ændrer indholdsfortegnelsen for at vise dine nye overskrifter og sidetal.

Følg disse syv trin og opret dine instruktionsmanualer med lethed.Dernæst vil vi diskutere, hvad der skal medtages i sådanne brugervenlige manualer.

Hvorfor er brugerdokumentation vigtig?

brugerdokumentation guider dine kunder om, hvordan du får mest muligt ud af dit produkt. Den indeholder installationsinstruktioner og et fejlfindingsafsnit, der hjælper brugerne med produktet. Det er et alt-i-et sted for alle typer ressourcer til at hjælpe kunderne. Sådan gemmer du et dokument, bruger et specifikt værktøj eller vigtige sikkerhedsoplysninger.

selvom oprettelse af brugervejledninger er mere end bare “vejledningsmateriale”. Det er et segment af at give brugeroplevelse. Derfor er det også et markedsføringsmateriale. Det viser dine kunder, at din virksomhed bekymrer sig, ikke kun når de køber produktet.

men også om kunderne har en stor erfaring med at bruge det. Når disse kunder føler, at du værdsætter dem, de vil holde kommer tilbage til dig, og dermed, du bevarer dem.

ting at medtage i din brugermanual

ingen kunde læser instruktionsmanualer til glæde eller til at fordrive tiden. Læsere læser dem for at overvinde et problem, de er stødt på. De ser på indholdsfortegnelsen for at finde de væsentlige oplysninger.

således fokuserer de kun på specifikke dele og læser ikke instruktionsmanualerne fra start til slut. Når du skriver et teknisk dokument, skal du også huske på, at det at være detaljeret ikke betyder at inkludere lange afsnit.

1. formålet med din instruktionsmanual

   “Hvad er formålet med at oprette instruktionsmanualen?”

   ” hvilke aktiviteter skal inkluderes i brugsanvisningen?”

   dette er de spørgsmål, man skal besvare, før man starter arbejdet med at oprette deres manual. For en effektiv manual er det nødvendigt at have et klart mål i tankerne.

2. tænk over, hvad du vil medtage?

   for at oprette overbevisende brugervejledningsskabeloner skal du have en præcis ide om, hvilken type indhold du vil medtage i dokumentationen. Saml al viden, information, tjeklister et sted. Vær grundig med hvert punkt, og sørg for, at din tekniske forfatter har alle materialer til at skrive de trinvise instruktioner.

   stol ikke på din hukommelse. Selv at springe over et lille skridt kan føre til forvirring blandt publikum. Sørg for, at dine brugere kender alle aspekter af det produkt eller den service, du prøver at sælge.

3. Husk dine læsere

   Tænk som en bruger, når du begynder at skrive en brugsanvisning. Hvorfor? Fordi du ved alt om dit produkt eller din tjeneste, men ved dine brugere det? Ingen.

   når du skriver instruktioner, skal du begynde at tænke ud fra dine brugeres synspunkt. Det er fordi de er dem, der beskæftiger sig med dit produkt eller din tjeneste. Antag, at dine brugere har nul kendskab til emnet, før du begynder teknisk skrivning. På denne måde vil en teknisk forfatter være i stand til at skrive instruktioner for at gøre manualen effektiv. Det er fordi du får en bedre forståelse af dine brugeres demografi.

4. samarbejde er vigtigt

   det er ikke let at skrive disse dokumenter. Dine brugere er afhængige af dig for at få hjælp, og de er afhængige af arbejdsinstruktionerne i brugermanualerne for at løse deres problemer. Så hvordan kan du sikre dig, at du ikke går glip af eller forkert skriver nogen vigtige instruktioner?

   svaret er gennem samarbejde. Opret et team til at samarbejde, når du arbejder på dokumentationen. Du kan tildele forskellige teammedlemmer til at skrive, gennemgå, organisere oplysningerne et sted og oprette visuelle aktiver til brugsanvisningen.

5. Bliv organiseret

   når du har besluttet, hvilke oplysninger du vil medtage i dokumentationen, er det næste trin at organisere alle relevante oplysninger. Skitsere dokumentets strømning i forskellige sektioner.

   du kan opdele det i kategorier baseret på, hvad dine brugere kan søge efter i dokumentationen. Sørg for, at dokumentet er i en problemfri forløb og omfatter dybdegående processer fra start til slut. Organisering af oplysningerne er afgørende for at undgå forvirring blandt brugerne. Det gør det nemt at læse dine brugervejledninger.

6. skriv klare instruktioner

   når du har ALT skitseret og organiseret med en klar struktur, bliver teknisk skrivning let. Det primære mål med brugermanualer er at hjælpe brugerne med at udføre opgaver og løse problemer.

   kom derfor hurtigt til det punkt. Undgå at spilde deres tid. Brug nummererede lister til instruktioner, og sørg for, at indholdet er kort. Dette er nogle af de bedste fremgangsmåder, når du skriver brugerdokumentation.

7. Tilføj struktur med indholdsfortegnelse

   det er nødvendigt at tilføje en indholdsfortegnelse i din manual. Indholdsfortegnelsen giver brugeren navigation og hjælper dem med hurtigt at komme til et bestemt emne. En bruger vil ikke læse din dokumentation fra start til slut.

   de ønsker kun at løse et specifikt problem eller lære om et bestemt emne. Derfor vil have en indholdsfortegnelse spare deres tid og kræfter. Du kan bruge dokumenteditorer til automatisk at oprette en indholdsfortegnelse omkring hoveder og underoverskrifter.

8. Tilføj visuelt hjælpemiddel til din brugsanvisning

   en manual er i sagens natur en ganske opgave at læse. Den er fuld af tekst og er ikke engagerende. Forskning har vist, at en person kan få en følelse af en visuel scene på mindre end 1/10 af et sekund. Visuals bliver behandlet 60.000 gange hurtigere i hjernen sammenlignet med tekst.

   derfor giver billeder og videoer en bedre kommunikationsoplevelse sammenlignet med tekstbaseret indhold. Prøv at gøre din dokumentation interaktiv med vejledningsvideoer og lydinstruktioner. Du kan også inkludere skærmbilleder, skærmoptagelser, vejledningsvideoer. Det vil gøre dit indhold engagerende og også hjælpe en bruger effektivt.

9. Bed Om Feedback

   manualer spiller en vigtig rolle i at hjælpe en bruger med at forstå dine forretningsprodukter. Derfor skal du fokusere på løbende at forbedre manualen og sigte mod at gøre den næsten perfekt. Tilskynd dem, der bruger din dokumentation, til at give feedback og forslag til at gøre indholdet mere overbevisende.

   en fremragende brugermanual giver forbrugerne hurtige og præcise svar på deres spørgsmål vedrørende lignende produkter. Dette var nogle af de bedste fremgangsmåder til, hvad der skal medtages i instruktionsmanualerne. Det vil hjælpe dig med at skrive en omfattende manual, som dine brugere vil finde meget nyttige.

5 Brugermanualskabeloner til brug med Microsoft-ord

afhængigt af formålet og målgruppen falder manualer i forskellige kategorier, såsom:

• standardmanualer
• brugermanualer
• træningsmanualer
• Politikmanualer
• Kontormanualer
• servicemanualer og andre særlige vejledninger.

her deler vi med dig fem manuelle skabeloner med deres links, som du kan bruge.

1. Professionel Manuel Skabelon

   Skaber: Microsoft

   Format: Ord 2003 eller senere

   Licens: Gratis skabelon

2. brugermanual skabelon

   skaber: manuelle skabeloner

   Format: Doc

   Licens: Gratis skabelon

3. træningsmanual skabelon

   skaber: manuelle skabeloner

   Format: Doc

   Licens: Gratis skabelon

4. skabelon

   skaber: manuelle skabeloner

   Format: Doc

   Licens: Gratis skabelon

5. produkt Manual skabelon

   Creator: Manuelle skabeloner

   Format: Doc

   Licens: Gratis skabelon

hvordan brugerdokumentation understøtter dit Team

en bruger vil kontakte dit supportteam, hvis der er et problem med dit produkt eller har problemer med at bruge det.

at have enestående brugerdokumentation hjælper dit team på to måder.

1. giver dem en nem referencevejledning

   brugerdokumentation er ikke kun for kunder. Dine supportrepræsentanter kan bruge dokumentation til at yde bedre support til kunderne, når de har brug for hjælp. Med inkorporering af nødvendige elementer som produktoversigt, indeks eller indholdsfortegnelse kan dine servicerepræsentanter finde de oplysninger, de har brug for for hurtigt at svare kunder.

2. reducerer opkald

   folk kontakter supportrepræsentanter, når de ikke selv kan løse problemet. Hvis kunderne selv kan løse problemer, beder de ikke om vejledning. Ifølge forskning foretrækker mere end 70 procent af kunderne at bruge virksomhedens hjemmeside til hjælp i stedet for at bruge en telefon eller e-mail.

   at have brugerdokumentation, der er omfattende, let at forstå, klar og kortfattet, vil gå langt for at reducere den samlede mængde opkald, e-mails, chats osv. Det vil reducere byrden på din kundeservice.

3. forbedrer produktiviteten

   et pålideligt referencepunkt kan eliminere en enorm mængde stress fra dine kundesupportteam. De tvivl og spørgsmål, der kan forbruge 15 minutter at løse, kan besvares korrekt ved at lede kunderne i den rigtige retning i dine brugermanualer.

konklusion

fra denne blog kan du vurdere, hvordan du opretter en brugermanual i ord på en måde, der er mest nyttig for dine brugere. Det er et tegn på ekstraordinær dokumentation!

fokuser på at give dem en manual, der fortsætter med at glæde dem. Det skal give den slags kundeoplevelse, du gerne vil have, hvis du var i deres sted.

så hvis du har besluttet at producere en online brugervejledning til dine kunder for at få svar på deres spørgsmål eller vejledning til produkter og tjenester, så er CloudTutorial den bedste mulighed at vælge.