hvad angår begivenheder, er dem med levende musik nogle af de mest engagerende og underholdende for deltagere. Men uden den rigtige plan på plads, de kan også være mest tilbøjelige til at ramme nogle ujævnheder i vejen. Derfor sammensætter vi denne guide til, hvordan man planlægger en koncert.

med flere elementer og bevægelige stykker end en typisk begivenhed har en koncert et par flere ting, der kan gå galt til enhver tid. Tekniske fejl med audiovisuelt udstyr, sygdomme eller skader på musikalsk talent og dårligt vejr kan alle have negative virkninger på alle involverede oplevelser. For at lære at være bedst forberedt på eventuelle uheld og sikre, at din koncert er sat op til succes fra get-go, holde læsning!

Lær at planlægge en koncert i 10 enkle trin:

etablere mål.

et af de vigtigste trin, når man opdager, hvordan man planlægger en koncert, er at etablere mål. Med andre ord: Hvad vil du have, at denne koncert skal udrette? Du har sandsynligvis allerede sat dine begivenhedsmål og mål og besluttet, at en koncert er det bedste format til at nå dem. Men uden en klar ide om, hvad du håber at opnå med den levende musikdel af din begivenhed, er det usandsynligt, at du ender med en mindeværdig koncert.

de bedste live musikbegivenheder har et koncept eller tema, der driver fortællingen. Dette koncept former alt fra den type musik, der udføres til publikum, mødested, andre begivenhedsaktiviteter, og stil med begivenhedsindretning og merchandise.

overvej deltagerne til dit arrangement, og hvilket koncept og stil der vil være mest tiltalende og mindeværdigt for dem. Hvis du kan, skal du tale med et par medlemmer af din målgruppe for at dobbelttjekke, at det koncept, du er kommet med, er så spændende og engagerende, som du vil have det.

Opret et budget.

det er fristende at estimere, hvor mange deltagere du forventer på din koncert, multiplicere dette med den pris, du tror, folk vil betale for en billet, og betragt det samlede beløb som dit budget. Men det er baglæns.

for at have nok penge til udgifter og uforudsete udgifter og for at opnå en fortjeneste (hvis det er et af dine mål), skal du have en klar budgetoversigt før noget andet.

brug resten af denne liste til at bestemme, hvad du skal bruge til din begivenhed, og opret et linjeelement for hver kategori. 10-30% af ikke-tildelte midler til uforudsete udgifter. På den måde, når noget kommer op, vil du være klar til det.

Find talentet.

det musikalske talent, du bringer ind, vil forme atmosfæren i din koncert mere end noget andet. Dette kan også være en af dine vigtigste budgetpostposter afhængigt af den type talent, du vil medbringe.

prøv at finde talent, der passer godt til dit event koncept og mål. Sørg for, at deres publikum overlapper betydeligt med din målgruppe for begivenheden. For eksempel, den sidste ting, du ønsker, er et band med et primært teenagepublikum, der spiller til et rum fuld af seniorer.

Husk, at hvis du ansætter talent uden for byen, skal du sandsynligvis betale for deres rejseudgifter. Dette kan sætte dig over budgettet, medmindre du er forsigtig. Ved at vælge lokalt talent kan du muligvis spare nogle penge samt skabe forbindelse til lokalsamfundet.

Vælg et sted.

mange spillesteder er indstillet til og villige til at rumme levende musik. Hvis du planlægger at vælge et indendørs sted, skal du sørge for, at de har erfaring med levende musik og en scene-og siddeopsætning, der fungerer til den type musik, du har valgt. Udendørs spillesteder har højere produktionsomkostninger og flere ukendte på grund af vejrforholdene, men de kan være et godt valg til koncepter som Grill og picnic. Hvis du vælger et udendørs sted, skal du sørge for at have en backup-plan for regn, sne, vind, varme, kulde og andre elementer, der kan ødelægge koncerten.

energien i din koncert vil blive påvirket af mængden, og din spillestedstørrelse spiller en stor rolle i dette. Hvis du bestiller et sted, der er for stort og ikke sælger det, har du et halvt fuldt værelse og en lavenergimængde. På den anden side, hvis du bestiller et lille sted og sælger det for hurtigt, vil du undre dig over, om du gik glip af mere potentielt billetsalg og indtægter. Fordi mængden af energi vil blive påvirket, er det altid bedre at gå med et lidt mindre sted, som du er sikker på at du kan udfylde.

du vil låse dit sted tidligt, da resten af begivenhedsoplysningerne begynder at falde på plads, når du har besluttet det store stykke af puslespillet.

Udforsk Cvent-leverandørnetværket for at finde, anmode om og booke spillesteder over hele verden.

Ansøg om tilladelser og forsikring.

afhængigt af dit valg af spillested skal du muligvis få tilladelser til alkohol, mad, musik og selve begivenheden. Tjek med dit sted og med lokale myndigheder for at se, hvad du har brug for til din situation. Det er også en god ide at få forsikring til dit arrangement. Du vil blive dækket for mange almindelige uheld, og dit sted kan kræve det.

færdiggør en dato og et klokkeslæt.

den optimale dato og tid for din begivenhed afhænger af dit publikum og dit begivenhedskoncept. Nogle temaer og koncerter fungerer bedre i en natlig indstilling, hvor du kan bruge belysning og baggrunde til at indstille stemningen og tonen. Andre koncepter og spillesteder, især udendørs, vil være logistisk lettere at styre om dagen.

Husk, at dit publikum har tider, der også fungerer bedst for dem. Tag hensyn til ting som skole, arbejde og ferieplaner for at bestemme, hvilken dag og tid der er bedst til din koncert.

Bestem, hvilket udstyr der er brug for.

Tal med dit musikalske talent og dit spillested for at bestemme, hvilket udstyr du har brug for til forestillingen, og om spillestedet kan levere noget af det. Dette kan omfatte en scene, højttalere, mikrofoner, lydsystem, belysning og andet lyd/visuelt udstyr. Tjek med dit musikalske talent for at bestemme, hvilket udstyr de vil bringe sig selv, og hvad du er ansvarlig for.

tænk på akustikken i dit rum, og om du har brug for nogen forstærkning til den musikalske forestilling, samt hvilke typer siddepladser der giver mest mening. Hvis dit sted er udendørs, skal du sørge for, at du har en måde at beskytte udstyret mod elementerne. Når du taler med leverandører, talent og spillestedet for at bestemme dit udstyrsbehov, skal du sørge for at spørge, hvor længe de har brug for opsætning og sammenbrud, og om de har brug for adgang til strøm, en lastdock eller anden særlig adgang. Disse detaljer vil være nøglen til at tilføje til din plan for at undgå dyre fejl.

skab et behageligt miljø.

Hold dit talent behageligt og hjælp dem med at forberede sig ved at oprette eller udstyre et backstage-område. Dette kan være ethvert semi-privat eller privat område i dit sted, men det skal have let adgang til scenen såvel som toiletfaciliteter.

du kan skabe en behagelig oplevelse backstage ved at give vand, læskedrikke, snacks og andre små fornødenheder til dit musikalske talent. Spørg dem på forhånd, om de har brug for et sted at skifte, varme op eller hvile mellem præstationsperioder.

dit publikums komfort afhænger af adgang til toiletfaciliteter, forfriskninger og passende siddepladser. Hvis dit sted er udendørs, skal du sørge for, at der er nok husly i tilfælde af dårligt vejr, eller have en backup-plan for, hvornår en storm ruller ind.

glem ikke at lave en plan for alles sikkerhed, også. Du skal have tilstrækkelig sikkerhed, lægehjælp, og begivenhedsassistenter til størrelsen på dit publikum og til dit sted.

begynd at sælge billetter.

hvis du planlægger at tjene penge på koncerten, skal du sælge billetter. Du kan samarbejde med en Billetservice for at tilbyde trykte eller digitale billetter til dit arrangement. Nogle billettjenester tilbyder muligheden for at bruge brugerdefineret branding på billetterne, acceptere flere betalingsmetoder og tilbyde differentieret prisfastsættelse. Mange vil også omfatte en hjemmeside til din billettering og integration med dine sociale medier konti.

tidspunktet og datoen for koncerten skal være tydeligt markeret på billetten sammen med relevante siddeoplysninger og en klar retur – /refusionspolitik.

fremme koncerten.

ligesom enhver anden begivenhed vil forfremmelsen til din koncert direkte korrelere med dens succes. Du har brug for en marketingplan, der tager højde for dit begivenhedskoncept, publikum og det musikalske talent, du har bragt om bord. Hvis talentet har visse kanaler, der fungerer godt til deres markedsføring, skal du sørge for at fordoble disse kanaler og samarbejde med talentet for at sprede ordet.

du kan øge din rækkevidde og sprede dit budskab yderligere ved hjælp af event partnere. Sponsorer, merchandisers, koncertpromotorer, billetsælgere og spillestedet kan alle være nyttige i markedsføringen af dit arrangement. Få alle på samme side om begivenhedskonceptet og målene, og gør det nemt for dem at promovere begivenheden ved at levere sociale medier, e-mail og udskrive aktiver, som de kan dele.

sørg for at tage billeder og videoer i høj kvalitet, der fører op til og under arrangementet. Disse bliver marketingguld i din begivenhedsopfølgning og kan være virkelig nyttige, hvis du overvejer at gøre begivenheden til en serie eller gentage den næste år.

nu ved du hvordan man planlægger en koncert!

Leder du efter hjælp til layoutet af din koncert? Vi har fået dig dækket med vores bedste tips til musikfestival layouts.