de fleste moderne virksomheder er afhængige af e-mails til kommunikation. At miste adgang til e-mails eller værre hele e-mail-konti kan være ødelæggende. Sikkerhedskopiering af dine Outlook-e-mails er en af de bedste måder at få ro i sindet ved at vide, at e-mails er gemt på flere placeringer på din enhed og ikke let kan gå tabt.

i denne artikel forklarer vi, hvordan du sikkerhedskopierer Outlook-e-mails på et par forskellige måder.

Sådan sikkerhedskopieres og eksporteres alle Outlook-e-mails

en af de hurtigste måder at sikkerhedskopiere alle dine Outlook-e-mails på er at bruge dens integrerede .pst filformat. Microsoft Outlook og Microsoft udveksling bruger udelukkende PST-filer til at gemme e-mails, kontaktoplysninger og adresser og kalenderbegivenheder. En statisk PST-fil kan bruges som en sikkerhedskopi til dine nuværende Outlook-e-mails og kontaktoplysninger, og Outlook vil kunne få adgang til den, selv mens du er offline.

Sådan sikkerhedskopieres dine e-mails til en .pst-fil:

1. åbn din Outlook, og tryk derefter på “Fil.”
   
2. i menuen skal du vælge “Åbn & Eksporter.”
   
3. Klik på knappen” Import/eksport”.
   
4. systemet vender tilbage til din primære Outlook-skærm og dukker op i Import/Eksportguiden for at guide dig gennem eksportprocessen.
   
5. i guiden skal du vælge indstillingen “Eksporter til en fil” fra listen og derefter klikke på “Næste.”
   
6. Vælg ” Outlook-datafil (.pst) “når du bliver bedt om at vælge en filtype, skal du klikke på” Næste.”
   
7. du bliver derefter bedt om at vælge de mapper, der skal eksporteres. Du kan vælge din e-mail-konto for at eksportere alle de mapper, der er knyttet til den, inklusive kontakter og kalenderdata. Klik på” Næste”, når du er tilfreds med dit valg.
   
8. Vælg den adressesti, sikkerhedskopifilen er gemt i. Husk stien, så du kan få adgang til den senere.
   
9. det er en god ide at ændre navnet på filen (den sidste del af stien). Som standard er det ” backup.pst.”
   
10. hvis du gemmer sikkerhedskopifilen i standardstien, skal du vælge, om du vil have duplikatelementer.
    
11. (valgfrit) Du kan gå tilbage til en af de foregående dialoger, måske for at ændre mappevalget, ved at bruge knappen “Tilbage”.
    
12. tryk på “Afslut” for at starte eksportprocessen.
    
13. Outlook vil bede dig om at oprette en adgangskode. Dette kan være vigtigt af sikkerhedsmæssige årsager, men du behøver ikke indtaste en adgangskode.
    
14. du kan finde den udpakkede fil på den placering, du har angivet for filstien. Du kan nu flytte eller kopiere filen et andet sted.
    

Sådan får du adgang til eksporterede Outlook-e-mails

når du har eksporteret filerne, undrer du dig måske over, hvordan du får adgang til dem senere. Outlook gør det nemt at åbne sikkerhedskopier og gendanne dine e-mails til det gemte tidspunkt. Her er hvad du skal gøre:

1. Find sikkerhedskopifilen. Bemærk dens placering og filsti.
   
2. Åbn Outlook.
   
3. tryk på “File”, og klik derefter på ” Open & eksport.”
   
4. i menuen til højre skal du vælge “Åbn Outlook-datafil.”
   
5. dette åbner Filudforskeren. Gå til sikkerhedskopifilen. Klik på det, og vælg derefter “Åbn.”
   
6. systemet vender dig tilbage til hovedskærmen i Outlook.
   
7. rul ned i navigationsmenuen til venstre, indtil du ser “Outlook-Data.”Denne kategori indeholder de elementer, der er hentet fra sikkerhedskopifilen.
   
8. kategorien bevarer de oprindelige formaterings-og mappesystemer.
   
9. du kan trække og slippe e-mails for at flytte dem til andre filer.

nu har du adgang til dine sikkerhedskopierede e-mails.

Sådan gemmes en enkelt Outlook-e-mail

nogle gange vil du ikke have besværet med at gemme alle e-mails og åbne Outlook igen, når du kun har brug for en eller et par specifikke e-mails. Heldigvis er der et par hurtige løsninger til at gemme en enkelt e-mail fra Outlook.

Metode 1 – Gem direkte i en mappe

1. Åbn Outlook.
   
2. Åbn Stifinder, og naviger til det sted, hvor du vil gemme e-mailen. Du skal muligvis sætte både Outlook og Stifinder i vinduet vindue og flytte dem rundt for lettere adgang.
   
3. træk den e-mail, du vil gemme fra Outlook, til mappen.
   
4. Outlook gemmer automatisk e-mailen i et “Outlook-element” – format.
   
5. Dobbeltklik på den gemte e-mail for at åbne den i Outlook.

Metode 2-Gem som tekst eller HTML

1. Åbn den e-mail, du vil gemme i Outlook.
   
2. Vælg “fil”, og vælg derefter ” Gem som.”
   
3. Filudforskeren dukker op. Vælg den sti, hvor du vil gemme e-mailen. Nederst i Filudforskeren skal du klikke på pilen ud for “Gem som type.”Vælg enten” kun tekst ” for at gemme i en .tekstformat eller “HTML” for at gemme e-mailen som en .html-fil.
   
4. når den er gemt, kan du få adgang til e-mailen med din teksteditor (f .eks.hvis den er gemt som .HTML.
   

Gem e-mailen på denne måde bevarer ikke vedhæftede filer, så sørg for at hente dem, omdøbe dem efter behov og gemme dem sammen med e-mailen til senere adgang.

metode 3 – Brug Screen Capture til at gemme et billede

du kan også bruge screen capture program til at gemme indholdet af e-mailen som et billede. Denne metode kan være nyttig til at henvise til e-mailens indhold i andre kommunikationsformer, da billeder let fastgøres til e-mails og andre meddelelser.

hvis du bruger vinduer, leveres nyere versioner med forudinstalleret skærmoptagelsesprogram, der hedder Snipping Tool (på ældre enheder) og Snip & Sketch. Alternativt kan du bruge knappen Udskriv skærm på tastaturet og derefter indsætte billedet i Paint.

for Mac-enheder er processen ens. Brug genvejen Ctrl + Command + 4 til at åbne den integrerede skærmoptagelsesfunktion, og træk derefter markeringen trådkors for at dække et område over e-mailen for at gemme det.

du kan finde et udvalg af screen capture-programmer, som kan bruges til at gemme e-mailen som et billede. Alternativt har GNOME-baserede modeller et integreret Screenshot-værktøj i menuen Programmer > tilbehør. Nogle versioner vil reagere på knappen Print Screen på dit tastatur, ligesom i Vinduer systemer.

hvordan eksporterer jeg alle E-mail-adresser i Outlook?

hvis du vil eksportere din kontaktliste (som indeholder E-mail-adresserne på dine kontakter samt andre oplysninger), kan du bruge trin svarende til, hvordan du eksporterer e-mails. Kontaktoplysninger kan dog gemmes i et andet filformat, der er mere brugervenligt og kan åbnes for hurtig manipulation og redigering. Her er hvad du skal gøre:

1. Åbn Outlook.
   
2. Vælg Fil > Åben & Eksport > Import/Eksport.
   
3. i guiden Import/eksport skal du vælge ” Gem som en fil.”
   
4. Vælg ” kommaseparerede værdier (.csv) ” når du bliver bedt om at vælge en filtype.
   
5. i menuen til valg af mappe skal du vælge mappen “Kontakter” under din konto.
   
6. Bekræft filstien, eller skift den efter behov. Navngiv filen som ønsket.
   
7. tryk på “Afslut” for at starte eksportprocessen.
   
8. Import / eksport dialog vil lukke, når processen er afsluttet.

den eksporterede .CSV-fil kan åbnes. Det viser et stort bord med kontaktoplysninger. Du vil sandsynligvis have mange tomme celler, og det er helt normalt. Hvis du indsætter yderligere indhold, kan det gøre det ulæseligt for Outlook, hvis du skal importere filen senere.

du kan bruge denne fil på en anden enhed eller e-mailtjeneste til at importere kontaktoplysninger.

Hvordan gemmer jeg flere Outlook-e-mails på min Computer?

hvis du vil gemme mere end en e-mail ad gangen, men ikke har brug for hele dit e-mail-bibliotek, er der en måde at vælge et par e-mails, der skal gemmes på en gang. Her er hvad du skal gøre:

1. Åbn Outlook.
   
2. Vælg de e-mails, du vil gemme. Hold Ctrl nede, og klik på mails for at vælge dem en ad gangen, eller hold Shift nede for at vælge et parti e-mails mellem det første og det andet klik.
   
3. gå til fil > Gem som.
   
4. i dialogboksen skal du gå til den mappe, du vil gemme e-mails i, navngive filen, som du vil, og vælge “kun tekst” som det format, der skal gemmes i.
   
5. Outlook gemmer alle de e-mails, der er valgt i en enkelt .tekstfil. Du kan bruge din teksteditor til at få adgang til dem.

hvis du vil gemme dem separat .du skal gemme hver e-mail separat. Yderligere Outlook-plugins, der er tilgængelige online, kan udvide denne funktion til at gemme e-mails separat .tekst eller alternative filformater.

et nyt Look på Outlook

med Outlook ‘ s integrerede eksportfunktion kan du sikkerhedskopiere og gendanne e-mails, hvis du mister adgangen til din e-mail-konto, hvad enten det skyldes en mistet adgangskode eller bliver hacket. Med online kommunikation er så udbredt, at tage et par minutter af din tid til backup e-mails regelmæssigt kan spare dig hovedpine af scrambling over tabte filer.