denne artikel hjælper dig med at kommunikere bedre og skrive formelle e-mails på engelsk.
e-mails er blandt de mest almindeligt anvendte kommunikationsmidler i verden. De er hurtige, øjeblikkelige og giver dig mulighed for at interagere med alle slags virksomheder inden for og uden for de nationale grænser. På arbejde frem for alt kræver det at skrive formelle e-mails på engelsk på den rigtige måde visse færdigheder, og at være en professionel situation er det vigtigt ikke at begå fejl for at give et godt indtryk af dig selv og din virksomhed.
i denne artikel finder du:
- reglerne for at skrive formelle e-mails på engelsk
- det rigtige format til at bruge
- eksempler på formelle e-mails på engelsk
reglerne for at skrive formelle e-mails på engelsk
for at skrive en e-mail på engelsk på den rigtige måde må du ikke improvisere! Læs følgende råd for at undgå at begå alvorlige fejl, der kan kompromittere e-mailens succes fra det øjeblik, den modtages.
emne
emnet er det første stykke information, som modtagerne af en e-mail ser, og hvis den er skrevet forkert eller uklart, kan den skubbe læseren til at slette den uden engang at åbne den! Så det er vigtigt at give en klar og præcis besked lige fra starten, der angiver indholdet eller grunden til at skrive i to eller tre ord, der fanger modtagerens opmærksomhed.
Style
i modsætning til mange andre sprog, der kræver lange komplekse sætninger i en formel skriftlig sammenhæng, er engelsk meget kortfattet og favoriserer korte sætninger og en enkel struktur. Sørg for at opdele teksten i to eller tre afsnit – Dette gør det muligt for læseren hurtigt at se nøglepunkterne.
Høflighedsformler
når du skriver en e-mail på engelsk, bruger du ikke kun et andet sprog, men du går også ind i en anden kultur med forskellige vaner. Angelsakserne generelt lægger stor vægt på former for høflighed og taknemmelighed, så glem aldrig at tilføje dem.
tjek e-mailen
send aldrig en e-mail på engelsk uden at have læst det, du skrev igen. Grammatiske eller skrivefejl er meget almindelige, selv på dit eget sprog, så på engelsk kan du lave fejl meget lettere. Dobbeltkontrol af, hvad du har skrevet, er et simpelt skridt at tage, der kan forhindre dig i at virke uprofessionel og frem for alt skødesløs.
signatur
sørg for at have indstillet dine e-mails til at ende med alle de vigtige oplysninger om dig, herunder:
- navn og efternavn
- jobtitel
- relative detaljer om din virksomhed (navn, adresse..)
- link til virksomhedens hjemmeside
formatet for en Formel E-mail på engelsk
- introduktion
- tekstens krop
- konklusion
introduktion
afhængigt af hvilken type forhold du har med den person, du skriver til, der er forskellige måder at starte en e-mail på, men enhver e-mail skal altid starte med en hilsen. I vores specifikke tilfælde er formelle, de mest passende muligheder er:
- kære Mr / Mrs / Ms (modtagerens efternavn, f. eks. Mr Black)
- Kære Sir / fru(hvis du ikke kender modtagerens navn) eller mere generelt ’til hvem det kan vedrøre’
efter den første Hilsen har du brug for en indledende sætning, der tydeligt angiver årsagen til at skrive og er i overensstemmelse med emnet for e-mailen. Præsenter dig selv kort (lange tekster afskrækker ofte folk fra at læse dem), og følg derefter med:
- jeg skriver med hensyn til… (e-mail-emne)
- jeg skriver i forbindelse med… (e-mail-emne)
- jeg skriver med henvisning til…
hvis du skriver en e-mail for at sende oplysninger, kan du starte med en af følgende sætninger:
- jeg skriver for at fortælle dig…
- jeg er glad for at fortælle dig… (hvis du kommunikerer gode nyheder)
- Jeg beklager at informere dig om, at… (hvis du kommunikerer dårlige nyheder)
hvis du i stedet svarer på en e-mail, du har modtaget, kan du sige:
- jeg skriver Som svar på …
- jeg skriver Som svar på …
- jeg skriver for at takke dig for… (hvis du har brug for at takke modtageren)
tekstens krop
der er ingen konventionelle formler til at skrive tekstens krop, fordi dette varierer afhængigt af funktionen af det, du har brug for at kommunikere. Det er nyttigt at udarbejde et indledende udkast og derefter fortsætte med eventuelle rettelser.
de generelle regler er, at teksten skal opdeles i korte afsnit, der undgår forkortelser og akronymer, som du begge kan bruge, tværtimod, når du skriver en uformel e-mail til familie og venner.
baseret på den type meddelelse, du sender, er der forskellige måder at skrive en endelig invitation på, før du afslutter e-mailen, såsom:
- jeg ser frem til at høre fra dig snart
- tak på forhånd
- for yderligere information, tøv ikke med at kontakte mig
- lad mig vide, hvis du har spørgsmål
- tak for din opmærksomhed
konklusion
den mest almindelige måde at afslutte en e-mail er:
- venlig hilsen
- venlig hilsen
- Med venlig hilsen (hvis du begyndte e-mailen med ‘Dear Sir/Madam’, fordi du ikke kender modtagerens navn)
- Med venlig hilsen (hvis du begyndte e-mailen med ‘Dear Mr/Mrs/Ms + efternavn)
- hilsen
eksempler på Formel E-mails på engelsk
lad os se, hvordan alt dette fungerer i praksis.
eksempel 1: forsinkelse med levering af en ordre
emne: Levering forsinkelse
Kære hr Pascal,
vi beklager at meddele Dem, at vi ikke vil være i stand til at overholde den tidligere aftalte frist for levering af din ordre. Vores leverandør har advaret os i dag om, at de oplever forsyningsproblemer, hvilket vil resultere i en forsinkelse i vores produktionskæde. Vi regner med din forståelse og tak for din tålmodighed.
accepter venligst vores undskyldninger.
venlig hilsen,
…
eksempel 2: besvarelse af en jobannonce
emne: Stilling
Kære Sir/fru,
med henvisning til din jobannonce i
jeg er uddannet i kommunikationsvidenskab ved universitetet i … .. og arbejdede i flere år i et digitalt bureau som Indholdsspecialist. Jeg tror, at mine færdigheder og erfaring er i overensstemmelse med kravene til jobstillingen. Jeg vil være glad for at præsentere mig selv i en samtale, der giver dig mulighed for bedre at evaluere min mulige rekruttering.
find vedlagt en kopi af mit CV. Jeg ser frem til at høre fra dig.
Med venlig hilsen,
…
eksempel 3: afsendelse af et produktkatalog
emne: nyt produktkatalog
Kære Fru Chapman,
efter din anmodning har vi for nylig sendt dig vores nye katalog. Vi er overbeviste om, at det vil give dig mulighed for at se kvaliteten af vores produkter. Vores lokale agent kontakter dig snart for at arrangere et møde på en dag og et tidspunkt, der passer dig, for at diskutere detaljeret, hvordan vores produkter kan være til gavn for din virksomheds behov.