at tage mødereferater på et bestyrelsesmøde virker som et ret simpelt, ligetil ansvar, men sandheden er, at der er mange overvejelser involveret i denne opgave, der kræver tanke og opmærksomhed. Der kræves en vis grad af mødestyring for at dine mødereferater skal organiseres, detaljerede og meget omfattende.

at tage bestyrelsesmødereferater er et meget vigtigt ansvar, der passer til en person, der er villig til at planlægge, lytte flittigt og udarbejde en præcis oversigt over det møde, der har fundet sted.

gå til vores bestyrelsesmøde skabelon her.

for at fjerne enhver form for forvirring, der er omkring mødereferater, har stipendiaten oprettet en trinvis vejledning om, hvordan man skriver gode mødereferater. Til at begynde med, lad os tale om, hvad mødereferater virkelig er:

• Hvad er mødereferater?
• hvorfor bestyrelsesmødereferater er så vigtige
• bestyrelsesmødereferat skabelon
• 5 trin til at skrive effektive bestyrelsesmødereferater
• hurtige tip til at skrive bestyrelsesmødereferater og holde styr på vigtige beslutninger

Hvad er mødereferater?

mødereferater er den skriftlige oversigt over dialogen og beslutningerne truffet under et møde. I det væsentlige er det en skriftlig udskrift af alt, hvad der er blevet diskuteret i løbet af mødet, som derefter kan bruges til enten at informere teammedlemmer, der ikke var i stand til at deltage i, hvad der skete, eller til at holde styr på beslutninger og handlingselementer, der kan revideres.

protokollen fra et tidligere møde kan derefter bruges til at træffe fremtidige beslutninger. Mødereferater fungerer derfor som en historisk oversigt over bestyrelsesbeslutninger.

hvorfor bestyrelsesmødereferater er så vigtige

bestyrelsesmødereferater er vigtige af nogle få forskellige grunde. Først og fremmest giver mødereferater en historisk oversigt over bestyrelsens korte og langsigtede planlægning. Fordi hvert møde indeholder et mål eller et mål, bestyrelsen kan derefter bruge mødereferatet som en rekord til fremtidig reference, at forstå den progression, der er foretaget.

desuden er mødereferater vigtige, fordi de giver juridisk beskyttelse for organisationen. Ofte er due diligence fanget i virksomhedernes mødereferater samt eventuelle juridiske samtaler, som derefter kan officieres og dokumenteres for at bekræfte organisationens etiske, retfærdige praksis.

endelig er bestyrelsesmødeprotokoller et bevis på, hvorfor og hvordan en bestyrelse kom til bestemte beslutninger. Denne dokumentation kan derefter bruges til at besvare eventuelle spørgsmål, der opstår med henvisning til eventuelle beslutninger, der er truffet.

skabelon til bestyrelsesmøde

dette er et eksempel på en SaaS – bestyrelsesmødeskabelon oprettet af David Sacks-iværksætter, investor og generel partner for Craft Ventures.

5 trin til at skrive effektive bestyrelsesmødereferater

1 Planlæg på forhånd

som alt i erhvervslivet kræver effektive mødereferater en vis forudplanlægning. Før du begynder at se på mødedagsordenen, er det en god ide at have en diskussion om det format, som du forventes at bruge til at tage mødeprotokollen. Hvis dette er uklart, kan du henvise til et eksempel på mødereferater, der skal bruges som en skabelon.

afklaring af forventningerne til mødereferatet med præsidenten eller enhver anden velkendt modstykke får dig til at føle dig meget mere sikker på at skrive mødereferatet. At sikre, at du har sammensat en gennemtænkt mødedagsorden, vil sætte dig i stand til at transkribere dit møde på en organiseret måde.

2 Brug dagsordenen som en oversigt

når du overvejer, hvad der skal medtages i mødereferatet, skal du starte med det grundlæggende. Angiv først dato og tidspunkt for mødet. Dernæst dokumenterer navnene på alle mødedeltagerne og alle personer, der ikke var i stand til at deltage. Det er sandsynligt, at der i begyndelsen af mødet vil være nogen tid dedikeret til accept eller ændring af tidligere mødereferater.

sørg for, at du dokumenterer de beslutninger, der er truffet om tidligere møder, inden du begynder at se på mødedagsordenen. Når denne del af mødet er afsluttet, kan du bruge mødedagsordenen som en oversigt med hvert dagsordenspunkt som et underemne, hvor du kan tilføje specifikke noter.

endelig skal du være sikker på, at dit sprog er klart, entydigt og komplet. Det er vigtigt at skrive dine mødereferater objektivt og undgå adjektiver og adverb, hvor du kan.

3 Tilføj yderligere noter og afklare punkter rejst

et vigtigt trick til vellykkede mødereferater er at skrive mødereferater under mødet eller lige efter mødet, hvis du ikke er i stand til at transkribere, når mødet finder sted. Gennemgå din oversigt for at få det fulde omfang af mødet og om nødvendigt tilføje yderligere noter og afklare punkter rejst. Sørg for, at du inkluderer tilstrækkelige detaljer ved at uddybe så meget som muligt på hvert møde dagsordenspunkt, eventuelle diskussioner eller beslutninger.

især i forbindelse med bestyrelsesprotokoller anbefaler vi, at der medtages en kort beskrivelse af hver enkelt handling samt begrundelsen for beslutningen til fremtidig reference. Hvis der var meget diskussion, før du vedtog en bevægelse, skal du skrive de vigtigste argumenter for og imod og tilføje så meget dialog som muligt.

når du er færdig med at skrive dine mødereferater, skal du redigere dem for at sikre kortfattethed og klarhed, så protokollen er let at læse, klar og til det punkt.

det er en god ide at vedhæfte eventuelle mødedokumenter, der blev henvist til under mødet, snarere end at forsøge at opsummere yderligere dokumentation.

4 distribuer mødereferater

før du deler dine mødereferater, skal du overveje, om der er en godkendelsesproces, der skal finde sted før distribution til bestyrelsen. Formanden skal muligvis gennemgå og godkende mødereferatet, før du kan dele dem. Hvis der er en godkendelsesproces, Tillad dig selv lidt ekstra tid, når du afslører den forventede distributionsdato. Der kan også være nogle standardiserede protokoller til deling og lagring af mødereferater.

brug af en app som kollega giver dig mulighed for at gemme alle dine mødereferater på et organiseret sted, hvor du kan give adgang til bestemte eller alle enkeltpersoner. Tænk over, om du deler dine mødereferater online, leverer en fysisk kopi eller gemmer protokollen i en mødereferater-app som fyr.

5 Gem mødereferater til fremtidig reference

sørg for, at uanset hvor du gemmer dine mødereferater, har du givet adgang til alle de personer, der har deltaget i mødet, og andre personer, der har brug for adgang til disse mødereferater.

endelig check-in med bestyrelsesformanden eller deres assistent for at se, om de foretrækker at også udskrive og gemme papirkopier, som du derefter kan give til andre medarbejdere eller formand til arkivering.

6 Tips til at skrive bestyrelsesmødereferater og holde styr på vigtige beslutninger

1. Opret en oversigt: Tag noter under hvert møde dagsordenspunkt, når mødet skrider frem.
2. Check-off deltagere, når de kommer ind i lokalet: få hver person til at introducere sig i begyndelsen af mødet, især hvis du ikke kender dem.
3. Optag beslutninger eller noter om handlingspunkter: registrer disse beslutninger eller handlingspunkter, så snart de tilfældigvis transkriberer nøjagtigt.
4. Bed om afklaring, hvis det er nødvendigt: Vær ikke bange for at bede om afklaring, hvis noget er uklart. Det undgår at skulle vende tilbage til det senere, når tingene ikke er så friske i vores minder.
5. forsøg ikke at fange det hele: at fange det hele ville være umuligt. Lyt I stedet opmærksomt efter større beslutninger, handlingspunkter, problemer eller løsninger.
6. Optag det: med tilladelse kan du overveje at optage mødet på din telefon eller en optageenhed, hvis du er bekymret for at gå glip af vigtigt indhold i dine mødereferater.

transkribering af bestyrelsesmødeprotokoller kan være et krævende og noget udfordrende ansvar. At forstå, hvorfor mødereferater er vigtige, vil fremme effektiv mødestyring generelt og gøre dig til en mere effektiv og mere selvsikker transkriber.

Husk, at brug af en mødereferatskabelon er yderst hjælpsom og vil holde dig mere organiseret og forberedt, fordi du vil bruge en ensartet struktur og få påmindelser for at sikre, at alle detaljerne i mødet bliver fanget. Planlæg altid fremad, registrer mødereferatet så detaljeret som muligt, og brug en hel del tid på at gennemgå dine dokumenterede noter. Rediger dine mødereferater, indtil du er tilfreds med deres kvalitet og føler dig sikker på at dele dem med bestyrelsen. Endelig glem ikke at gemme dine mødereferater på et sikkert sted (f.eks.app) bagefter!

se tilbage til denne trinvise vejledning om, hvordan du tager mødereferater på et bestyrelsesmøde, når du har lyst til at bruge en ligetil vejledning.