i denne artikel viser vi dig flere måder at scanne og e-maile dine dokumenter på. Vi viser dig forskellige teknikker såsom:

• Sådan bruger du printerens scan til e-mail-funktion
• sådan scanner du fra din computer
• sådan scanner du med din telefon
• Sådan vedhæftes dit dokument til en e-mail

vi viser dig også, hvordan du omdanner dit dokument til et digitalt dokument, som du og din modtager kan underskrive online.

lad os komme i gang.

skal du bruge Scan til e-mail-funktionen på din Printer?

Scan til e-mail kan se ud som en hurtig og effektiv måde at scanne et dokument på og sende det online. Og det er, bare ikke for hvert dokument og modtager.

en af de største ulemper ved at bruge funktionen “scan til e-mail” er risikoen for, at dokumentet ikke når modtageren.

når du bruger funktionen “scan til e-mail”, er det sværere at kontrollere, at den e-mail-adresse, du indtaster, er korrekt, fordi du muligvis ikke modtager en fejlmeddelelse, hvis du indtastede den forkert. Du modtager ingen advarsel, hvis den tilsigtede modtager har ændret deres e-mail-adresse, eller hvis deres indbakke heller ikke er fuld.

modtagere kan heller ikke svare på en meddelelse, der leveres fra en printer, da e-mail-adressen til returnering vises som en “no-reply” – adresse. Du kan sjældent tilpasse din besked, og du hører ikke tilbage fra modtagere, hvis de prøver at kontakte dig ved hjælp af e-mail-adressen på meddelelsen.

hvis du vil bruge funktionen “scan til e-mail”, skal du kun gøre det, når du personligt kan bekræfte, at e-mailen nåede sin destination, og du bør kun bruge denne funktion med dokumenter, der ikke er meget vigtige, da de muligvis ikke kommer igennem ved første forsøg.

så hvad skal du gøre i stedet?

Det Bedre Alternativ: Sådan scannes og e-mailes et dokument (+ underskriv det eller Anmod om en underskrift) på en sikker og praktisk måde

her er et par måder at scanne, e-maile og endda underskrive et dokument online uden at bruge funktionen “scan til e-mail”:

Scan dit dokument

Sådan scannes dit dokument ved hjælp af en hvilken som helst scanner eller multifunktionsprinter:

Sådan scannes du på vinduer

vinduer har en indbygget metode til scanning af dokumenter, så du behøver ikke bruge en anden app eller et andet program til at gøre det.

her er hvordan:

1. Åbn startmenuen
2. Find Scan-appen, og klik på den for at åbne den. Hvis du ikke kan finde det, kan du søge efter det ved hjælp af søgeværktøjet i nederste venstre hjørne.
3. når du har åbnet Scan-appen, fortæller den dig, om din scanner ikke er tilsluttet, i hvilket tilfælde skal du kontrollere, at scanneren er tændt og korrekt tilsluttet.
4. Vælg den scanner, du skal bruge fra listen, og den filtype, du vil gemme dine scanninger som. Hvis du bare vil have et billede, er PNG og JPEG begge meget almindelige formater.
5. for at starte scanningen skal du placere dit dokument i scanneren nedad og derefter gå til Vis mere > eksempel for at se dokumentet tidligt.
6. du kan også ændre billedets indstillinger (f.eks. farve-eller gråtonetilstande og billedopløsning) ved at bruge funktionen “Vis mere”.
7. vent, indtil scanneren er færdig med at scanne dit dokument som en forhåndsvisning og viser dokumentet på skærmen. Hvis dokumentet er forkert justeret eller forkert placeret, skal du rette dets position i scanneren og få vist det igen.
8. når du er tilfreds med placeringen, kan du vælge det område, du vil scanne, ved at klikke og trække over det. Når du har valgt det område, du vil scanne, skal du klikke på “Scan”.
9. Gentag denne proces med hver side, du vil scanne.
10. vent, indtil scanningen er klar, og du får dit dokument digitaliseret.

husk at gemme dit dokument i en mappe, du vil huske. For at gøre tingene lette kan du også gemme det på dit skrivebord, så du ikke går glip af det.

sådan scanner du på en Mac

din Mac-computer har også et forprogrammeret værktøj til brug af din scanner. Sådan bruger du det:

1. Forbered dine dokumenter.
2. Åbn Forhåndsvisningsappen.
3. gå til fil > Importer fra Scanner, og vælg din scanner.
4. hvis du ikke kan se scanneren på listen, skal du sørge for, at scanneren er tændt og tilsluttet.
5. du vil se dialogboksen “Import”, hvor forhåndsvisningsscanningen forberedes.
6. du kan nu vælge dine scanningsindstillinger. Hvis det ønskes, skal du ændre farve, dokumenttype, størrelse, orientering og andre detaljer.
7. Klik på “Scan” for at starte scanningen, og appen fortæller dig, hvornår du har digitaliseret dit dokument fuldt ud.
8. Gentag denne proces med hver side, du vil scanne.

du har nu en digitaliseret version af dit dokument. Husk, hvilken mappe du har gemt dit dokument i, eller gem det på skrivebordet, så du kan se det på skærmen, når du er færdig.

sådan scanner du på iOS

du kan scanne dit dokument uden en scanner ved hjælp af iPhone eller iPad ‘ s indbyggede kamera. Sådan gør du:

1. Forbered dit dokument ved at placere det på en plan overflade med god belysning.
2. Åbn Notes-appen på din iPad eller iPhone.
3. Opret en ny note, eller vælg en allerede eksisterende note for at tilføje et scannet dokument til den.
4. tryk på kameraikonet nederst på skærmen.
5. tryk på “Scan dokumenter”.
6. Ret kameraet mod det dokument, du vil scanne, hvis din enhed ikke automatisk starter scanningen, skal du trykke på udløserknappen for at starte.
7. Gentag denne proces med hver side.
8. dit dokument er nu scannet og gemt i appen noter.

du kan dele dine noter via flere apps eller sende dem som en e-mail.

Sådan scannes på Android

Android har ikke en indbygget app dedikeret til scanning af dokumenter. Du kan dog scanne dit dokument ved hjælp af Google Drev.

her er hvordan:

1. Forbered dit dokument ved at placere det på en plan overflade med god belysning.
2. Åbn Google Drive-appen, og tryk på ikonet “+” i nederste højre hjørne af skærmen for at oprette et nyt dokument, og vælg derefter “Scan.”
3. Ret kameraet mod dit dokument, juster det og tag et skud.
4. kontroller din forhåndsvisning, beskær den og juster indstillingerne, som du finder passende, eller scan dokumentet igen ved at trykke på “Genoptag”.
5. Gentag denne proces med hver side.
6. dit dokument er nu scannet og gemt på din Google Drev-konto.

du kan dele dit nye dokument via et link eller tilføje folks e-mail-adresser for at få adgang til det.

e-mail dit dokument og anmode om en underskrift (eller underskrive det)

her er den bedste måde at få dit digitaliserede dokument underskrevet online:

brug elektronisk Signaturprogram

når du har digitaliseret dit dokument, har du et par muligheder for at få det underskrevet. En gratis og enkel måde er ved at anmode om en underskrift via en online signaturapp som Signaturely.

Signaturely er et simpelt og effektivt digitalt signaturprogram, der giver dig mulighed for at oprette online signaturer og online dokumenter med juridisk gyldighed. Med Signaturely behøver dine signees ikke at være på samme sted for at underskrive et dokument. I stedet, de kan underskrive det online med deres telefon, tablet, eller bærbar computer.

Signaturely giver dig mulighed for at oprette e-signaturer gratis, uden nogen registrering. Dette giver dig mulighed for at underskrive dit dokument online og dele det med flere personer.

her er hvordan:

1. Opret en konto på Signaturely gratis
2. åbn din konto, og vælg navnene på dem, der har brug for at underskrive dokumentet.
3. Forbered dit dokument ved at tilføje en titel og en tilpasset besked til de mennesker, der vil underskrive det:
4. Rul ned, og vælg, hvordan du vil tilføje dine filer. Du kan vælge Filer fra en online platform, som din Google Drev-konto, eller uploade dem fra din computer.
5. Åbn dit dokument, og tilføj signaturfelter til det med online-editoren.
6. indtast underskrivernes navne og e-mail-adresser. Du kan også vælge en ordre, så de kan logge ind, og Signaturely sender dokumenterne til brugere i den forudvalgte rækkefølge:
7. gennemgå dine oplysninger, og klik på “Send Dokument”.

når du har sendt dokumentet, kan du spore det med din Signaturely-konto. på denne måde kan du se, om en modtager tager for lang tid at underskrive. Hvis nogen tager for lang tid, behøver du ikke ringe til dem, du kan blot sende dem en meddelelse for at minde dem om, at deres underskrift er påkrævet.

når dine underskrivere modtager dokumentet, vil Signaturely guide dem gennem signaturprocessen, hjælpe dem med at oprette deres egen signatur og gennemgå hvert signaturfelt, indtil de er færdige.

fordele:

• meget let at bruge
• professionel og personlig
• fungerer på enhver enhed
• holder dig i kontrol over processen
• guider dig og dine underskrivere gennem hvert trin
• du kan starte gratis

ulemper:

• ingen mobilapp tilgængelig (i øjeblikket under udvikling)

Brug din e-mail-klient

du kan også vælge at bruge din e-mail-klient til at e-maile et dokument. Husk, at hvis du har brug for at underskrive dokumentet, skal du underskrive det, før du sender det ved enten fysisk at underskrive det eller bruge en elektronisk signatur.

Sådan sender du dit dokument:

1. åbn din e-mail-konto.
2. Vælg “Ny besked” for at begynde at skrive en ny e-mail.
3. i det nye e-mail-vindue skal du søge efter et “Tilføj vedhæftet fil” – symbol. Det ligner normalt et papirclips.
4. når du har klikket på den, skal du finde din fil, vælge den og trykke på “Enter.”
5. du kan også trække den scannede fil og slippe den ind i vinduet.
6. færdig med at skrive din besked, og tilføj modtagernes e-mail-adresser.
7. du kan nu sende din e-mail med den vedhæftede scannede fil.

fordele:

• let at bruge
• gratis at bruge
• du kan gøre det fra din telefon

ulemper:

• fortæller dig ikke, hvem der har underskrevet, og hvem der ikke har
• du skal muligvis først udskrive og underskrive dokumentet og bede dine underskrivere om at gøre det samme
• langsommere proces
• ikke så professionel som at bruge en specialiseret platform

ofte stillede spørgsmål: Scan til e-mail

her er svarene på de mest almindelige spørgsmål om e-mail scannede dokumenter.

hvordan scanner jeg fra printer til e-mail?

1. åbn din scanning app.
2. Scan dit dokument.
3. Gem det.
4. slå dit dokument op.
5. Højreklik på den.
6. vælg “Del” og derefter “Mail”.
7. Skriv din e-mail.
8. Send din e-mail.

hvad er forskellen mellem scanning og scanning til e-mail?

når du bruger printerindstillingen “scan til e-mail”, behøver du ikke bruge andre programmer til at sende det scannede billede. Du mangler dog også al funktionalitet ved at sende en e-mail, som at tilføje en besked, sørge for, at e-mailen ankommer, og redigere dit billede, før du sender det.

er scanning til e-mail sikker?

ikke nødvendigvis. Når du bruger funktionen “scan til e-mail”, kan du ikke være sikker på, om e-mailen blev sendt korrekt, medmindre du selv har adgang til e-mail-adressen.

multifunktionsprintere sender også e-mails i klar tekst som standard. Disse kan opfanges af tredjeparter, der også har forbindelse til det samme trådløse netværk som din printer.

derfor skal du kun bruge funktionen “scan til e-mail” på din printer for ikke-fortrolige dokumenter, som du personligt kan bekræfte, blev sendt korrekt.

hvor mange sider kan du scanne til e-mail?

du kan sende op til 999 scannede sider. Dette nummer afhænger sandsynligvis af printerens hukommelse og kapacitet.

sådan e-mail dokumenter?

1. åbn din e-mail-konto.
2. begynd at komponere en ny besked.
3. træk og slip dit dokument i din besked.
4. Tjek dine oplysninger og tilføj din modtagers e-mail-adresse.
5. Klik På “Send.”

Hvordan sender jeg et fortroligt dokument via e-mail?

du kan bruge Gmails fortrolige tilstand, hvis du vil have et ekstra sikkerhedsniveau for at beskytte dine fortrolige oplysninger mod uautoriseret adgang. Med det kan du indstille en udløbsdato for meddelelser og endda tilbagekalde adgangen til dem.

dine modtagere kan ikke kopiere, videresende, udskrive eller hente meddelelsen.

Hvordan skriver jeg en e-mail med en vedhæftet fil?

1. gå til din e-mail-konto.
2. Vælg “Ny besked”.
3. se efter et papirclipsikon, og klik på det for at vedhæfte en fil.
4. se efter filen i computerens mapper. Når du har fundet det, skal du klikke på “Åbn” eller “Vælg fil.”
5. fortsæt med at skrive e-mailen.
6. Tilføj en emnelinje og e-mail-adressen på den person, du vil sende den til.
7. Klik på “Send”, når du er klar til at sende din e-mail.

konklusion

som vi så, er der flere måder at scanne dine dokumenter på. Fra multifunktionsprintere til din iPhone og Android-telefon kan du scanne og sende dine dokumenter online, uanset hvor du er.

og hvis dine dokumenter kræver underskrifter, kan du altid indsamle juridisk bindende underskrifter med Signaturely gratis.

Signaturely hjælper dig med at omdanne dine scannede dokumenter til dokumenter, der er klar til at blive underskrevet af alle parter. Det vil derefter guide dine underskrivere gennem signaturprocessen og holde dig opdateret, mens de går.

prøv Signaturely gratis i dag.