dette dokument giver et generelt overblik over, hvordan du sikkerhedskopierer og arkiverer din uh-e-mail ved hjælp af Microsoft Outlook 2007 på en Vinduer baseret PC.

det første skridt til at oprette en sikkerhedskopi af din e-mail er at rydde op i dens indhold. Slet al e-mail, som du ikke har brug for eller ikke ønsker at have en sikkerhedskopi af. Slet især e-mails med vedhæftede filer, som du ikke længere har brug for, for at spare diskplads.

det næste trin er at organisere de e-mails, du ønsker at sikkerhedskopiere i mapper. Du kan oprette flere mapper til at gemme relaterede e-mails et sted. Organisering af din e-mail på denne måde gør det lettere at gendanne de e-mails, du muligvis har brug for på et senere tidspunkt.

sikkerhedskopiering af e-mail

når du har organiseret din e-mail, er du klar til at starte sikkerhedskopieringsprocessen. For at lave en sikkerhedskopi af en e-mail-mappe skal du først starte Outlook 2007-applikationen. Klik derefter på menuen Filer, og vælg Import og eksport…

i det vindue, der åbnes, skal du vælge indstillingen Eksporter til en fil fra listen over handlinger. Klik derefter på knappen Næste for at fortsætte.

i feltet Opret en fil af typen skal du vælge Personlig Mappefil (.pst) og klik på knappen Næste for at fortsætte.

i feltet Vælg mappe, der skal eksporteres fra, skal du vælge den mappe, du vil lave en sikkerhedskopi af. I nedenstående figur blev mappen med navnet indbakke valgt. Tjek Inkluder undermapper, hvis eksportmappen indeholder undermapper. Filterknappen tillader også en bred vifte af valg til kun at eksportere bestemte meddelelser i mappen. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

i det næste vindue, der åbnes, beder Outlook om en placering for at gemme den eksporterede fil. Klik på knappen Gennemse for at ændre standardplaceringen. Vælg en nem at huske placering, eller gemme på skrivebordet for nem adgang, hvis det vil blive gemt på flytbare medier (f.eks flash-drev). Sørg for at give den eksporterede fil et beskrivende navn. I afsnittet Indstillinger skal du vælge den mest passende mulighed til dine behov. Klik derefter på knappen Udfør for at fortsætte.

et nyt vindue åbnes nu og beder dig om at oprette en Microsoft personlig mappe. Giv mappen et beskrivende navn, såsom Uh Email Backup som i eksempelfiguren nedenfor. Indtast en adgangskode, hvis du vil beskytte filen med adgangskode fra andre brugere.

sådan. Du har lige oprettet en sikkerhedskopi af den valgte e-mail-mappe. Du kan gentage denne proces for at sikkerhedskopiere andre e-mail-mapper, hvis du ønsker det. For at frigøre diskplads og din kvote kan du slette de meddelelser, du har sikkerhedskopieret, eller flytte dem fra din IMAP-mappe til din lokale harddisk. Se afsnittet teknikker til at reducere e-mail på http://www.hawaii.edu/askus/502 for instruktioner om at flytte meddelelser fra en IMAP-mappe til en lokal mappe.

Gendannelse af e-mail fra en personlig filmappe

på et tidspunkt i fremtiden vil du muligvis gendanne din e-mail fra en af de sikkerhedskopier, du har lavet.
for at starte gendannelsesprocessen skal du først starte MS Outlook 2007. Gå derefter til menuen Filer og vælg Import og eksport…

i det vindue, der åbnes, skal du vælge at importere fra et andet program eller en anden fil. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

i det følgende vindue skal du rulle ned på listen over filtyper og vælge Personlig Mappefil (.pst). Klik på knappen Næste for at fortsætte.

klik derefter på knappen Gennemse for at finde den personlige Mappefil, du vil gendanne din e-mail fra. Vælg den relevante indstilling til dine formål. I dette tilfælde en backup.pst-fil blev oprettet under backup-processen tidligere i dette dokument, så det er den fil, der vil blive genoprettet. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

hvis du har oprettet en adgangskode til pst-filen, skal du indtaste den for at åbne filen. Klik derefter på OK-knappen for at fortsætte. Bemærk: Du modtager ikke denne dialogboks, hvis du ikke har oprettet en adgangskode.

vælg derefter den mappe, du vil importere fra. Hvis den mappe, du sikkerhedskopierede, havde undermapper, kan du kun vælge den undermappe, der skal gendannes. Du har også to muligheder for, hvor du kan importere mapperne til. Du kan vælge at importere elementerne til den aktuelt valgte mappe (fremhævet i navigationsruden) eller til den samme mappe, der allerede er oprettet på din mailkonto. I nedenstående figur blev indstillingen valgt for at gendanne e-mailen i den samme mappe i de personlige mapper (indbakke). Da det går til de personlige mapper, gemmes det ikke på UH-serveren, hvor det ville forbruge kvote.

sådan. Outlook importerer e-mail-meddelelserne fra den personlige mappefil og til den e-mail-mappe, du valgte. Disse e-mails vil nu være en del af din e-mail.

Auto-arkiv

en anden mulighed for at oprette en sikkerhedskopi af dine e-mail-mapper er Auto-Arkivfunktionen i Outlook. Det er relativt let at bruge, og enkel at setup.

Auto-Archive flytter automatisk elementer, der anses for gamle (en præference indstillet af dig) til en arkivfil og fjerner den fra din e-mail-mappe. Du har mulighed for at bestemme, hvilke mapper der automatisk arkiveres, samt den tid, der skal gå, før et element anses for gammelt.

for at starte Autoarkivfunktionen skal du først starte MS Outlook-applikationen. Klik derefter på menuen Funktioner, og vælg Indstillinger. Klik på fanen andet i vinduet, der åbnes. Klik til sidst på knappen Autoarkiver.

klik på afkrydsningsfeltet Kør Autoarkiv i det vindue, der åbnes. Angiv, hvor lang tid der skal gå, før funktionen Autoarkiver kan køre. Du kan også vælge den indstilling, der skal anmodes om af Outlook, før funktionen Autoarkiver køres. Sørg for at notere standardarkivfilens placering. Du kan klikke på knappen Gennemse, hvis du ønsker at ændre standardfilens placering. Klik på knappen OK for at gemme dine indstillinger. Klik på knappen OK i vinduet Indstillinger for at vende tilbage til Outlook-applikationen.

indstillinger for automatisk arkiv

du har beføjelse til at indstille indstillingerne for automatisk arkiv for hver mappe på din e-mail-konto. For at indstille indstillingerne for en bestemt mappe skal du højreklikke på mappen og vælge Egenskaber i menuen. I nedenstående figur blev indbakken valgt.

klik derefter på fanen AutoArchive. Konfigurer indstillingerne, som du finder passende. Du kan vælge at flytte de gamle elementer til en arkivfil eller bare slette elementerne alle sammen. Du kan også vælge Standardarkivindstillingerne, eller du kan have forskellige indstillinger for hver mappe, du beslutter at arkivere. Klik på knappen OK for at gemme dine ændringer.

Importer arkiverede elementer i deres originale mapper

der kan komme et tidspunkt i fremtiden, hvor du gerne vil gendanne elementerne i din arkiverede fil. Du har flere muligheder for at opnå dette. Du kan enten gendanne de arkiverede elementer tilbage i din postkasse (på deres oprindelige placering), du kan importere de arkiverede elementer til en ny mappe, eller du kan åbne den arkiverede fil og manuelt kopiere over de elementer, du har brug for.

i Outlook skal du gå til menuen Filer og vælge Import og eksport… I det vindue, der åbnes, skal du vælge indstillingen Importer fra et andet program eller en anden fil. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

i det følgende vindue skal du rulle ned på listen over filtyper og vælge Personlig Mappefil (.pst). Klik på knappen Næste for at fortsætte.

klik derefter på knappen Gennemse for at finde den arkiverede fil, du vil gendanne din e-mail fra. Vælg den relevante indstilling til dine formål. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

vælg derefter den arkivfil, du vil importere fra. Sørg for at markere afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at sikre, at du gendanner al din e-mail. Klik derefter på muligheden for at importere varer til den samme mappe i: for at gendanne meddelelserne tilbage til deres oprindelige placeringer, før de blev arkiveret. Klik på knappen Udfør for at importere e-mailen.

sådan. Outlook importerer e-mail-meddelelser fra arkivfilen og placerer dem tilbage på deres oprindelige placeringer. Disse e-mails vil nu være en del af din e-mail.

Importer arkiverede elementer til en ny mappe

det første trin til denne proces er at oprette en ny mappe i Outlook for at gemme de arkiverede elementer i. For at gøre dette skal du gå til menuen Filer i Outlook, vælge Ny og derefter klikke på mappe…

giv derefter mappen et navn. I mappen indeholder: tekstboks, skal du vælge Mail og Post elementer. Vælg derefter, hvor du vil oprette den nye mappe. I figuren nedenfor blev den nye mappe med navnet arkiverede elementer oprettet ved roden af hdtest-e-mail-mappen.

når du har oprettet en ny mappe til at gemme de arkiverede elementer i, er du klar til at importere din arkiverede fil. For at gøre dette skal du først klikke en gang på den nye mappe, du lige har oprettet for at vælge den. Gå derefter til menuen Filer, og vælg Importer og eksporter… I det vindue, der åbnes, skal du vælge indstillingen Importer fra et andet program eller en anden fil. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

i det følgende vindue skal du rulle ned på listen over filtyper og vælge Personlig Mappefil (.pst). Klik på knappen Næste for at fortsætte.

klik derefter på knappen Gennemse for at finde den arkiverede fil, du vil gendanne din e-mail fra. Vælg den relevante indstilling til dine formål. Klik på knappen Næste for at fortsætte.

vælg derefter den arkivfil, du vil importere fra. Sørg for at markere afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at sikre, at du gendanner al din e-mail. Klik derefter på muligheden for at importere emner til den aktuelle mappe for at gendanne meddelelserne i den nye mappe, du oprettede. Klik på knappen Udfør for at importere e-mailen.

sådan. Outlook importerer e-mail-meddelelserne fra arkivfilen og placerer dem i den nye mappe, du oprettede. Disse e-mails vil nu være en del af din e-mail.

manuel kopiering over elementer fra en arkiveret fil

den sidste mulighed for at gendanne e-mail fra en arkiveret fil er at åbne den arkiverede fil og kun kopiere over de elementer, du vil gendanne. For at gøre dette skal du gå til menuen Filer, vælge Åbn og derefter klikke på Outlook-datafil…

gå derefter til placeringen af din arkiverede fil. Vælg det, og klik på knappen Åbn. Outlook placerer det derefter på din Mappeliste. Du kan derefter åbne den, og kopiere over bare de elementer, du ønsker at flytte over ved blot at klikke og trække elementet til den ønskede placering. Alternativt kan du blot se elementerne, mens de er i den arkiverede mappe.

når du er færdig med den arkiverede fil, kan du højreklikke på den arkiverede fil og klikke på Luk “arkivmapper” for at fjerne arkivfilen fra din mappeliste.