Wissen Sie, wie Sie einen Aktionsplan erstellen?

Für ein Unternehmen ist es wichtig, einen Aktionsplan zu haben, um Ziele in seinen Projekten zu erreichen und die besten Ergebnisse zu erzielen.

Aber was ist eigentlich ein Aktionsplan? Wozu dient es?

Ein Aktionsplan ist eine organisierte Form, die einer definierten Methodik folgt, um Ziele und Vorgaben, die durchzuführenden Aktivitäten, die Verantwortlichen für die Entwicklung jedes einzelnen von ihnen und die auch den Fortschritt jedes Projekts verfolgen, zu definieren, damit die besten Ergebnisse erzielt werden können.

Tatsächlich ist das Erstellen eines Aktionsplans für eine bessere Teamarbeitsplanung eine Aktivität, die alle Manager irgendwann ausführen müssen.

Und die Herausforderung bei der Erstellung eines Aktionsplans besteht darin, Führungskräfte zu gewinnen und sie zu engagieren, damit sie die Entscheidungen wirklich akzeptieren und zum Erfolg der Operation beitragen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einen effektiven Aktionsplan erstellen und Ihr Team einbinden können.

Sie sehen auch die Schritte eines Aktionsplans und einige Aktionsplan-Tools, die Ihnen helfen können.

Bist du bereit?

So erstellen Sie Schritt für Schritt einen Aktionsplan: Vollständige Anleitung

Es ist nicht schwierig zu lernen, wie Sie einen Aktionsplan erstellen.

Es gibt mehrere sehr effektive Methoden und Aktionsplan-Tools, von denen wir hier einige vorstellen werden.

Aber damit alles natürlicher fließt, beginnen wir mit der Präsentation eines einfachen 7-Schritte-Aktionsplans.

So erstellen Sie Schritt für Schritt einen Aktionsplan:

Der Aufbau eines Aktionsplans sollte diesen Schritten folgen, die im Übrigen auch eine hervorragende Roadmap für die Präsentation eines Aktionsplans darstellen.

Probieren Sie es aus:

1. Wissen, wohin Sie gehen möchten

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Aktionsplans besteht darin, die strategische Planung des Unternehmens zu berücksichtigen.

Sie als Führungskraft lenken Ihr Handeln in Richtung Unternehmensziele.

Beginnen Sie damit, aufzulisten, wie Ihr Team zur Erreichung dieser Unternehmensziele beiträgt.

Daher wissen Sie und Ihr Team, wie Ihre täglichen Einstellungen zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele beitragen.

Dies hilft, das Team zu engagieren und eine Vision seiner Rolle in allem zu haben.

2. Erstellen Sie messbare Ziele

Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen müssen, besteht der nächste Schritt darin, messbare Ziele zu setzen.

Das Ziel des Aktionsplans muss klar definiert sein, schließlich dient ein Aktionsplan der Zielerreichung.

Stellen Sie sich Ziele vor, mit denen Ihr Team visualisieren kann, was erreicht wurde. So haben sie Zeit, Abweichungen zu korrigieren und die Ziele zu erreichen.

Wenn sie nicht erfüllt sind, können Sie die Leistung der Fachleute und der Gruppe sammeln und bewerten.

Später stellen wir Ihnen ein Tool vor, das Ihnen zeigt, wie Sie einen Zielplan für Ihre Projekte erstellen.

3. Listen Sie die auszuführenden Aufgaben auf

Es ist wichtig, dass alle zum Erreichen des Ziels erforderlichen Aktivitäten aufgelistet und einer dafür verantwortlichen Person zugewiesen werden.

Listen Sie also zusammen mit dem Team alle zu erledigenden Aufgaben und Aktivitäten auf.

Bitten Sie jeden Fachmann, seine wichtigsten verwandten Aktivitäten zu Papier zu bringen, und besprechen Sie diese dann mit jedem von ihnen.

Auf diese Weise ist jedem klar, welche Aktivitäten entwickelt werden sollen und wer für deren Umsetzung verantwortlich ist.

4. Teilen Sie die großen Aufgaben in kleinere, überschaubarere Teile

Einige Aufgaben oder Ziele scheinen schwieriger zu erreichen zu sein als andere.

Deshalb, wo es möglich ist, brechen Sie größere Aufgaben in kleinere Teile, einfacher auszuführen und auch zu verwalten.

Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die sie ausführen, sie einfacher zu verwalten und mehr Klarheit über die Aktivitäten zu haben, die sie ausführen müssen, um sie rechtzeitig ausführen zu können.

Für einen Manager bedeuten kleinere Aufgaben auch eine einfachere Verwaltung.

Dadurch kann der Fortschritt der Aktionen klarer verfolgt werden, da sie kleiner sind, schneller ablaufen und der Fortschritt des Ziels oder der Aufgabe verfolgt werden kann.

5. Legen Sie Fristen für die täglichen Lieferungen fest

Ohne bestimmte Fristen können Sie keinen Aktionsplan erstellen, und die Arbeit wird definitiv erweitert und im Laufe der Zeit fortgesetzt.

Einige Aufgaben werden möglicherweise nie abgeschlossen.

Aktivitäten, die bereits klar definierte Prozesse haben, können sich an vorab festgelegten Fristen orientieren.

Hier lohnt es sich auch, jeden Fachmann zu konsultieren, um die Ausführungszeiten dieser Aufgaben zu bestimmen.

Mit vorab festgelegten Fristen kann der Mitarbeiter die Ausführung seiner Aktivitäten besser planen und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren.

Dadurch kann der Manager die Produktivität des Teams besser überwachen.

Es wird auch die Kommunikation aller erleichtern, da das Team bereits weiß, wann eine bestimmte Aktivität abgeschlossen sein wird.

6. Erstellen einer visuellen Darstellung Ihres Aktionsplans

Nachdem Sie die Aktionselemente erstellt und eine Zeitleistenvorlage verwendet haben, müssen Sie im nächsten Schritt eine visuelle Darstellung Ihres Plans erstellen.

Diese Darstellung hilft beim Engagement Ihres Teams, da jeder den Fortschritt der Aktivitäten verfolgen kann.

Gleichzeitig ermöglicht eine grafische Visualisierung auch eine einfache Identifizierung, welche Aufgaben oder Ziele des Aktionsplans nicht ausgeführt oder erreicht werden, so dass sie priorisiert werden können, um erreicht zu werden.

7. Verfolgen Sie Ihre Aktionen oft

Sobald Ihr Plan erstellt und mit dem Team geteilt wurde und die Erfolge geplant sind, ist der nächste Schritt einfach: Machen Sie häufige Follow-ups zur Gewohnheit.

Es deckt die Verantwortlichen ab, um sicherzustellen, dass alle Menschen ihren Teil dazu beitragen.

Sie können beispielsweise einen Zeitplan für das Senden von Geschäftsberichten oder das Präsentieren von Einzel- oder Teamergebnissen erstellen.

Es gibt keine Möglichkeit, einen Aktionsplan zu erstellen, ohne zu definieren, wie Sie ihn weiterverfolgen möchten.

Ein Aktionsplan kann gelegentlich aufgrund von Ereignissen oder unvorhergesehenen Umständen geändert oder aufgehoben werden.

Lass das nicht passieren.

Was ist der Zweck eines Aktionsplans, wenn nicht als Leitfaden, damit die Fähigkeit, Fristen einzuhalten, Aufgaben zu erledigen und Ziele zu erreichen, unmittelbar nach der unerwünschten Unterbrechung wieder aufgenommen wird.

Überprüfen Sie immer Ihren Aktionsplan und binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, um voranzukommen, ohne den Fokus auf die Ziele zu verlieren.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Aktionspläne am besten überwachen können?

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Fanden Sie diese Anleitung etwas komplex?

Hatten Sie Schwierigkeiten, in der Praxis zu visualisieren, wie ein Aktionsplan erstellt wird?

Bleiben Sie ruhig, lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren.

Bevor wir andere Methoden zur Erstellung eines Aktionsplans zeigen, haben wir ein Beispiel für einen vorgefertigten Aktionsplan für Sie ausgewählt:

Wie erstelle ich Schritt für Schritt einen Aktionsplan, indem ich diese 5 Fragen stelle?

Wenn Sie genau hinschauen, stehen die Antworten auf diese Fragen in engem Zusammenhang mit den Schritten des oben beschriebenen Aktionsplans.

Die Idee ist, jede dieser Fragen zu beantworten und dadurch zu definieren:

• Was wird getan? Sie sind die Ziele und Ziele des Aktionsplans.
• Wann wird es gemacht? Dies sind die Termine und der Zeitplan.
• Wo wird es gemacht? In diesem Fall geht es darum, die Orte anzugeben, an denen die Aktion stattfinden soll, bei denen es sich um einen bestimmten Raum (oder mehrere) des Unternehmens, Websites und Tools im Internet oder einen externen Standort handeln kann.
• Wie? Welche Methodik wird angewendet? Welche Kriterien werden verwendet? Gibt es ein Tool, das jeder verwenden sollte, ein Good-Practice-Handbuch oder einen ISO-Standard? Was sind die Phasen des Projekts?
• Warum machen wir das? Es muss klar definiert werden, welchen Nutzen das Projekt für das Unternehmen bringt und wie es dem Unternehmen und den Kunden einen Mehrwert bietet.

Der Aktionsplan „Was, wann, wo, wie und warum“ entstand aus der Methodik zur Erstellung eines 5W-Aktionsplans, der sich dann zu 5W2H entwickelt und diesen Fragen entspricht:

• Was?
• Warum?
• Wo?
• Wer?
• Wann?
• Wie?
• Wie viel?

Erstellen eines Aktionsplans mit Hilfe anderer Tools

Wie versprochen finden Sie hier einige Ideen für das Aktionsplan-Management-Tool, die Ihnen helfen können:

Festlegen INTELLIGENTER Ziele

Dieses Tool unterstützt Sie bei der Erstellung eines Aktionsplans zur Definition von Zielen.

Sie sollten auf den Buchstaben basieren, aus denen das Wort SMART besteht, sehen Sie, wie es funktioniert:

• Spezifische: das Ziel kann nicht allgemein und breit sein, ohne Verweise auf das Team. Es muss sehr objektiv sein, Fokus haben und ohne Zweifel detailliert beschreiben, wo Sie ankommen möchten.
• Messbar: Idealerweise sollte das Ziel durch eine zu erreichende Zahl dargestellt werden. Dazu sollte es ein Punkt sein, der ohne Schwierigkeiten oder Verzögerung gemessen werden kann.
• Erreichbar: Ziele jenseits der Möglichkeiten des Teams führen nur zu Demotivation. Das Setzen ehrgeiziger, aber nie unmöglicher Ziele ist entscheidend.
• Relevant: wenn das Ziel erreicht ist, sollte es einen wichtigen Nutzen bringen, damit die strategischen Ziele der Organisation erreicht werden.
• Rechtzeitig: Es ist wichtig, den Zeitrahmen für das Erreichen des Ziels zu definieren.

PDCA: Aktionsplan zur Geschäftsverbesserung

Die PDCA-Methode befasst sich speziell mit der Erstellung eines Aktionsplans für ein Unternehmen zur Verbesserung seiner Prozesse.

Es ist in 4 Schritte unterteilt, entsprechend den Buchstaben:

• Planen: entdecken Sie das Problem, seine Ursache, planen Sie die Verbesserungen und entwickeln Sie einen Aktionsplan.
• Do: Binden Sie die Mitarbeiter ein und führen Sie den Plan aus.
• Check: Überprüfen Sie die Ergebnisse und analysieren Sie, ob alles wie erwartet verlaufen ist.
• Akt: Läuft es gut? Großartig, Prozessverbesserung wird definitiv implementiert. Es hat nicht funktioniert? Starten Sie Ihren PDCA-Zyklus neu!

Methode anzeigen und handeln

Trotz allem, was wir über die Erstellung eines Aktionsplans und seine Schritte gesagt haben, ist es nicht immer einfach zu erkennen, was die Probleme sind und wie sie gelöst werden können.

Um Ihnen zu helfen, haben wir ein weiteres Tool, die View- und Act-Methode.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Definieren: Machen Sie einen Überblick über die Probleme des Unternehmens durch Besprechungen mit dem Team über mögliche Lösungen.
• Priorisieren: Sortieren Sie die schwerwiegendsten Probleme mit Hilfe der GUT-Priorisierungsmatrix und der Eisenhower-Matrix.
• Beschreiben: Besprechen Sie mit dem Team die Ursachen der Probleme und überlegen Sie sich mögliche Maßnahmen, um sie zu lösen, sowie die benötigten Ressourcen.
• Ausführen: Sind alle damit einverstanden, was getan werden sollte? Nun, dann fangen Sie an!
• Daten überwachen und sammeln: Verfolgen und überwachen Sie den Arbeitsfortschritt, stellen Sie sicher, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.

Ist Ihnen die Methode zur Erstellung eines Aktionsplans jetzt klarer? Wenn nicht, sehen Sie sich das Video unten an, um die Hauptideen des Textes hervorzuheben:

Unter den vielen Funktionen von STRATWs ONE ist eine davon die Unterstützung bei der Ausführung von Aktionsplänen.

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