Einführung

Die meisten Organisationen verwenden Verfahren als Teil ihrer Managementsysteme. Korrekt entworfene Verfahren können eine wichtige Form der Kontrolle sein, aber schlecht entworfene Verfahren können die Organisation einem höheren als notwendigen Risiko für ihr Geschäft und ihre Mitarbeiter aussetzen.

Oft werden Prozeduren von jemandem geschrieben, der die Arbeit gut kennt und für sich selbst bestimmt hat, was die beste Methode ist, um einen Job zu machen. Dies kann zu Risiken führen, dass:

• Diejenigen, die das Verfahren anschließend befolgen müssen, verfügen möglicherweise nicht über die Fähigkeiten oder Erfahrungen des Verfahrens.
• Das Verfahren kann mehrdeutig sein oder zu Fehlinterpretationen führen
• Das Verfahren kann unerwünschte Praktiken kodifizieren und an andere weitergeben.

Dieser Hinweis beschreibt einen allgemein anerkannten, dreistufigen Prozess zur Erstellung von Verfahren mit geringem Risiko.

• Die erste Stufe, die Feststellung des Bedarfs, ist der Prozess, durch den eine Organisation entscheidet, ob ein Verfahren erforderlich ist und welchen Zweck es haben könnte.
• Die zweite Stufe, die Aufgabenanalyse, ist für alle Prozeduren nützlich. Es kann Flussdiagramme sowie schriftliche, Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Diese Phase steht im Mittelpunkt dieses technischen Hinweises.
• Die dritte Stufe, bei der ein Verfahrensentwurf einer strengen Risikoanalyse unterzogen wird, ist für geschäftskritische und sicherheitskritische Verfahren gerechtfertigt. Ein verfahrensbezogenes HAZOP-Verfahren, das Gegenstand einer gesonderten technischen Anmerkung ist, ist hierfür der empfohlene Ansatz.

In diesem Hinweis verwenden wir die folgenden Definitionen:

• Aufgabe – der Geschäftszweck, der durch Befolgen eines Verfahrens erreicht werden soll;
• Verfahren – die schriftliche Abfolge von Anweisungen, die normalerweise als eine Reihe von Schritten festgelegt sind, die zum Abschließen der Aufgabe erforderlich sind;
• Schritt – eine Komponente oder ein Element eines Verfahrens oder einer Aufgabe.

Feststellung der Notwendigkeit

Organisationen erfüllen Funktionen, um ihre Ziele zu erreichen. Die Funktionen betreffen normalerweise Personen und Geräte. Die Effektivität und Effizienz der Funktionen und die Art und Weise, wie sie interagieren, bestimmen die Effektivität und Effizienz der Organisation selbst und können entscheidend dafür sein, ob und inwieweit die Ziele der Organisation erreicht werden.

Die Funktionen, die Menschen in einem organisatorischen Umfeld ausführen, werden normalerweise in Form einer Reihe von Aufgaben mit jeweils spezifischen Zielen definiert. Die Aufgaben selbst werden in der Regel in Form von Prozeduren spezifiziert.

Value Management ist der am häufigsten verfolgte Ansatz, um sicherzustellen, dass die Funktionen einer Organisation im Hinblick auf die Erreichung ihrer Gesamtziele zweckmäßig sind. Wenn die Aufgaben, die sich aus einer Wertmanagementaktivität ergeben, derzeit nicht oder auf andere Weise von der Organisation übernommen werden, müssen neue Verfahren erstellt oder alte neu gestaltet werden, damit die erforderlichen funktionalen Ergebnisse geliefert werden können.

Für jede Aufgabe sollte das Wertmanagement eine klare Aussage über den Zweck der Aufgabe machen, ausgedrückt in Bezug auf ihren Beitrag zur auszuführenden Funktion und die zu erreichenden Ziele. Es kann auch die verfügbaren Inputs, die wichtigsten Interaktionen und die erforderlichen Outputs angeben, die bereitgestellt werden müssen.

Value Management ist Gegenstand einer gesonderten technischen Anmerkung.

Hierarchische Aufgabenanalyse

Nachdem der Zweck der Aufgabe festgelegt wurde, legt die Aufgabenanalyse das Verfahren als eine Abfolge von Schritten mit einem angemessenen Informations- und Detaillierungsgrad fest. Eine nützliche Form, die hierarchische Aufgabenanalyse (HTA), besteht darin, mit der Aufgabe der höchsten Ebene zu beginnen und sie in Schritte der sekundären Ebene zu zerlegen und dann die Schritte in Schritte der unteren Ebene weiter zu zerlegen, je nachdem, welcher Detaillierungsgrad angemessen und notwendig ist.

Der Zersetzungsgrad hängt davon ab, wer den Schritt ausführen soll, von seiner Bedeutung und von der Arbeitsumgebung, in der er durchgeführt wird. Für die qualifiziertesten Mitarbeiter, unter guten Arbeitsbedingungen und mit wenig Zeitdruck, um die Arbeit abzuschließen, kann die Angabe der höchsten Aufgabe ausreichend sein. Für andere könnte es notwendig sein, auf viel detailliertere Ebenen zu gehen.

Der Zerlegungsgrad, der Detaillierungsgrad, mit dem jeder Schritt beschrieben wird, und die Art und Weise, wie Informationen präsentiert werden, sollten auch leistungsgestaltende Faktoren widerspiegeln, wie:

• Das Niveau der Fähigkeiten, Kenntnisse, Erfahrung und Vertrautheit, die erforderlich sind, um den Schritt erfolgreich abzuschließen, verglichen mit dem verfügbaren
• Das Niveau der Ausbildung und Aufsicht zur Verfügung
• Die Arbeitsbedingungen und wie förderlich sie für fehlerfreies Verhalten sind
• Der Stress und die Dringlichkeit, die mit der rechtzeitigen Entscheidungsfindung während des Verfahrens verbunden sind
• Andere Aktivitäten, die zur gleichen Zeit stattfinden, die um die Aufmerksamkeit des Mitarbeiters konkurrieren könnte.

Beispiele für hierarchische Aufgabenanalysen sind in Abbildung 1, Abbildung 2 und Abbildung 3 dargestellt. Jemand, der erfahren ist, kann auf die Anfrage antworten, ‚Bitte mach mir zwei Scheiben Toast mit Cumquat-Marmelade‘ ohne jede Ausarbeitung, aber andere benötigen möglicherweise mehr Details, Das Niveau hängt von ihrer Vertrautheit mit dem Toasten von Brot ab, das Layout der Küche und so weiter.

Abbildung 1: Beispiel Aufgabenanalyse, High Level

Abbildung 2: Beispiel Aufgabenanalyse, mehr Details

Abbildung 3: Beispiel Aufgabenanalyse, feine Details

Toast zu machen ist eine triviale, mechanistische Aufgabe, die keine großen Entscheidungen erfordert, aber die meisten Menschen können es verstehen und es zeigt die Form der Analyse. In der Praxis kann diese Art der hierarchischen Analyse auf weitaus kompliziertere und kritischere Aufgaben angewendet werden, die möglicherweise Urteilsvermögen und Entscheidungsfindung erfordern. Solche Aufgaben können Interaktionen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Verhandlungen mit kommerziellen Gegenparteien, die Einhaltung von Governance- oder regulatorischen Anforderungen oder die Verwaltung sensibler Personalangelegenheiten umfassen.

Prozeduren können mit dem Detaillierungsgrad geschrieben werden, der zu den erwarteten Performance-Shaping-Faktoren passt. Die angenommenen und geforderten Performance Shaping Faktoren sollten im Rahmen der Verfahrensbeschreibung spezifiziert werden.

Operational Breakdown Matrix

Zusätzliche Details sollten erstellt werden, um die hierarchische Aufgabenanalyse zu ergänzen und sie in ein Verfahren umzuwandeln, das im Geschäftsbetrieb verwendet werden kann. Eine übliche Form ist eine Operational Breakdown Matrix.

Eine Operational Breakdown Matrix enthält normalerweise für jeden Schritt eine Beschreibung der:

• Die durchzuführenden Aktionen
• Die Anforderungen an die Ausrüstung
• Die Bedingungen zu Beginn des Schritts
• Was muss erreicht werden, bevor der Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde
• Die Bedingungen am Ende des Schritts
• Die Kommunikationskanäle, die zur Durchführung des Schritts der Schritt (d. H. Zwischen welchen Personen und Gruppen)
• Die Informationen, die benötigt werden, um korrekte Entscheidungen zu treffen, einschließlich der Art und Weise, wie Tests durchgeführt werden, und der Kriterien für Entscheidungen.

Tabelle 1 enthält einen Layoutentwurf für eine Operational Breakdown Matrix.

Tabelle 1: Operational Breakdown Matrix

Prozedurale HAZOP

Prozeduren, die wichtig sind, sollten als Teil des Entwurfsprozesses Stresstests unterzogen werden. Procedural HAZOP ist der Ansatz, den wir dafür empfehlen. Dieser Prozess kann zeitaufwändig sein und sollte daher nur für sicherheitskritische oder geschäftskritische Verfahren in Betracht gezogen werden. In vielen Fällen kann es nur für die kritischsten Schritte solcher Verfahren verwendet werden.

Das Verfahren HAZOP ist in einem gesonderten technischen Hinweis ausführlich beschrieben.