Erstellen neuer Datenbanken
Eine neue Datenbank ist ein Container, der alle von Ihnen erstellten Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Module enthält. In Access 2010 können Sie eine neue Datenbank erstellen, indem Sie im Menüband auf die Registerkarte „Datei“ klicken. Klicken Sie dann auf den Befehl „Neu“. Wählen Sie dann im Abschnitt „Verfügbare Vorlagen“ die Option „Leere Datenbank“. In Access 2007 können Sie eine neue leere Datenbank erstellen, indem Sie einfach auf die Schaltfläche „Leere Datenbank“ im Abschnitt „Neue leere Datenbank“ des Begrüßungsbildschirms „Erste Schritte mit Microsoft Access“ klicken. Im Bereich „Leere Datenbank“, der auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt wird, können Sie einen Namen für die Datenbank in das Textfeld „Dateiname:“ eingeben. Wenn Sie den Standardordner ändern möchten, in dem die Datenbankdatei gespeichert wird, können Sie auf die kleine Ordnerschaltfläche am rechten Ende des Textfelds „Dateiname:“ klicken, um das Dialogfeld „Datei neue Datenbank“ zu starten. Geben Sie in diesem Dialogfeld der neuen Datenbankdatei einen Namen und wählen Sie aus, wo Sie die Datei speichern möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um das Dialogfeld zu schließen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Erstellen“, um die neue Datenbankdatei zu erstellen. Sobald dies erledigt ist, wird die neue leere Datenbank in der Hauptzugriffsoberfläche angezeigt.
Ablaufübersicht einer Datenbank
Eine Datenbank sollte einfach, logisch und unkompliziert gestaltet sein. Im Allgemeinen verwenden Sie Formulare, um Informationen in Tabellen einzugeben. Die Daten werden dann in diesen Tabellen gespeichert, die bei Bedarf miteinander in Beziehung gesetzt werden. Sie können Abfragen verwenden, um bestimmte Informationen aus den Tabellen in der Datenbank abzurufen. Die Abfragen bilden häufig die Grundlage für Berichte, mit denen Sie dann die angeforderten Informationen anzeigen können. Sobald dieses System vorhanden ist, können Sie es mithilfe von Makros und Modulen automatisieren, um die Prozesse zum Eingeben, Speichern und Abrufen von Daten zu vereinfachen und zu rationalisieren. Dies ist der Hauptgrund, warum Sie Datenbanken verwenden: zum Eingeben, Speichern und Abrufen von Daten.
Die ‚Flat-File‘-Methode der Datenspeicherung
Access ist eine relationale Datenbankanwendung. Was bedeutet der Begriff relational und wie ist das wichtig? Der Begriff relational beschreibt die Methode zum Speichern von Daten innerhalb der Datenbanktabellen. Es kann jedoch einfacher sein, das relationale Modell der Datenspeicherung zu verstehen, indem Sie es mit einer anderen Speichermethode vergleichen, mit der Sie möglicherweise besser vertraut sind: der Flatfile-Methode.
Informationen werden häufig in großen ‚Flat-Files‘ gespeichert. Angenommen, Sie möchten eine Datenbankdatei erstellen, in der die Kundeninformationen Ihres Unternehmens gespeichert sind. Sie würden damit beginnen, die verschiedenen Attribute des Kunden aufzulisten, die Sie aufzeichnen möchten. Möglicherweise möchten Sie Kundeninformationen wie den „Vornamen“, den „Nachnamen“, den „Firmennamen“ und andere relevante Informationen aufzeichnen. Vielleicht könnten Sie eine Tabelle in einer Anwendung wie Microsoft Excel erstellen, in der Sie Spalten für jede Information erstellen können, die Sie aufzeichnen möchten. Sie können dann die Informationen jedes Kunden in den Zeilen unter den Spalten auflisten und eine Basistabelle erstellen. Angenommen, es sieht aus wie das folgende Beispiel.
Für viele Arten von Datenbanken würde die auf der vorherigen Seite gezeigte Struktur gut funktionieren. Dies ist eine flache Liste oder Tabelle. Wenn Sie diese Art von Datenbank verwenden, zeichnen Sie eine einzelne Information wie „Vorname“, „Nachname“ oder „Adresse“ über eine einzelne Entität auf – in diesem Beispiel einen Kunden. Der Grund dafür, dass diese Art von Datenstruktur im angegebenen Beispiel gut funktioniert, liegt darin, dass Sie für jede Entität (den Kunden) nur Informationen aufzeichnen, die eine „1 zu 1“ -Beziehung zur Entität haben.
Was bedeutet diese „1 zu 1“ -Beziehung zwischen der Entität (dem Kunden) und den Daten, die Sie aufzeichnen („Vorname“, „Nachname“ usw.)? Dies bedeutet, dass Sie für jede Entität oder jedes Subjekt (in diesem Fall – den Kunden) nur Informationen über diese Entität aufzeichnen, für die es nur eine „Antwort“ geben würde.“ Zum Beispiel hätte jeder Kunde nur einen „Vornamen“ und einen „Nachnamen“.“ Sie würden nur für eine Firma arbeiten „.“ Der Begriff „1 zu 1“ bezieht sich also auf die Beziehung zwischen dem Gegenstand der Tabelle (Kunden) und den Daten, die über die Entitäten gesammelt werden. Da für jeden (einen) Kunden nur ein mögliches Datenelement in der Spalte aufgezeichnet werden kann, sagen Sie, dass die Beziehung zwischen den Daten und der Entität „1 zu 1″ ist.“ Wenn dies der Datenbanktyp ist, den Sie erstellen möchten, funktionieren einfache Microsoft Excel-Tabellen gut.
Das Problem tritt auf, wenn Sie versuchen, einen „Flat-File“ -Ansatz zum Modellieren einer komplexeren Entität oder eines komplexeren Themas wie „sales.“ Angenommen, Sie möchten die Kundendatenbank aus der letzten“Flat-File“ -Datenbank erweitern, um Verkaufsdaten einzuschließen. Nehmen wir an, Sie möchten jetzt zusätzlich zu den bereits gesammelten Informationen auch jede Bestellung eines Kunden aufzeichnen.
Zunächst würden Sie zunächst auflisten, welche Daten zu jedem Verkauf Sie aufzeichnen möchten. Um das Beispiel einfach zu halten, gehen Sie davon aus, dass Sie das „Verkaufsdatum“, die „gekauften Artikel“, die „Menge“ der gekauften Artikel“ und den für jeden Artikel bezahlten „Betrag“ erfassen möchten. Sie können die folgenden Spalten zur ‚Flat-File‘-Datenstruktur hinzufügen.
Dies scheint auf den ersten Blick zu funktionieren. Sie werden jedoch sofort auf Probleme stoßen, wenn Sie beginnen, Datensätze in die Datei einzugeben. Zunächst müssen Sie jedes Mal, wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, alle „Vornamen“, „Nachnamen“ usw. erneut eingeben. informationen wieder. Das allein ist schon irritierend genug.
Eine an dieser Stelle häufig vorgeschlagene Lösung besteht darin, für jeden gekauften Artikel einmal eine andere Zeile (mit allen redundanten Informationen) einzugeben. Sie werden jedoch bald feststellen, dass diese Datei ziemlich schnell in der Tabelle wächst, und Sie müssen auch viele redundante Kundendaten für jeden gekauften Artikel eingeben. Dies ist keine elegante Lösung und verschwendet unweigerlich Zeit und Mühe der Person, die die Dateneingabe durchführt.
Eine andere Lösung, die an dieser Stelle häufig vorgeschlagen wird, besteht darin, zusätzliche Spalten zu erstellen (wie „Item1“, „Item2“, „Item3“, „Quantity1“, „Quantity2″,“Quantity3“ usw.), anstatt zusätzliche Informationszeilen eingeben zu müssen. Während dies wie eine gute alternative Lösung erscheinen mag, was werden Sie tun, wenn jemand 100 Artikel kauft? Werden Sie wirklich einen Satz von 3 Spalten („Artikel“, „Menge“, „Betrag“) für jeden gekauften Artikel erstellen und eine Tabelle mit mehr als 300 Spalten erstellen? Würden Sie sie einfach leer lassen, wenn die Person nur 1 Artikel bestellt und wertvollen Speicherplatz verschwendet? In dieser Lösung ersetzen Sie einfach das säulenförmige Wachstum (quer) durch das vertikale Wachstum (nach unten). Dies ist auch keine elegante Lösung.
Also, warum gibt es jetzt ein Problem, wenn es vorher keines gab? Die Antwort ist, dass Sie jetzt nicht mehr versuchen, eine „1 zu 1“ -Datenbeziehung in der Datei zu modellieren. Die Erfassung von Verkaufsinformationen ist einfach komplexer als die Erfassung von Kundeninformationen. Was Sie jetzt aufzeichnen möchten, wird als „1 zu vielen“ -Beziehung bezeichnet. Grundsätzlich versuchen Sie jetzt für jede Entität (den Kunden), Daten in den Spalten aufzuzeichnen, die mehr als einmal pro Kunde auftreten können (z. B. die bestellten „Artikel“). Sie wären in einem traurigen Zustand, wenn jeder Kunde nur einen einzigen Artikel kaufen könnte. Sie müssen berücksichtigen, dass jeder Kunde bei einem Verkauf viele Artikel bestellen kann. Die Beziehung zwischen Kunden und gekauften Artikeln ist eine „1 zu viele“ Beziehung. Wenn Sie feststellen, dass Sie versuchen, eine „1 zu viele“ -Beziehung zu modellieren, müssen Sie die „Flat-File“ -Methode der Datenspeicherung aufgeben, bei der Sie versuchen, alle Informationen, die Sie aufzeichnen möchten, in einer einzigen Tabelle zu platzieren, und stattdessen Wenden Sie sich an das relationale Modell der Datenspeicherung für die Lösung.