Nicht alle E-Mails sind wichtig genug, um in Ihrem Posteingang zu bleiben, aber Sie möchten sie möglicherweise auch nicht löschen. Was sollten Sie in einer solchen Situation tun? Verwenden Sie das Google Mail-Archiv.

Die meisten E-Mail-Clients verfügen über einen Archivordner für Nachrichten, die für Sie im Moment nicht wichtig sind, aber für eine spätere Referenz nützlich sein können. Archivierte E-Mails sind der beste Weg, um einen sauberen, organisierten Posteingang zu haben, ohne etwas zu löschen.

In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen des Google Mail-Archivordners kennen, wo Sie ihn finden und wie Sie ihn optimal nutzen können.

Was passiert, wenn Sie eine E-Mail archivieren?

Wenn Sie Ihren Posteingang bereinigen oder organisieren möchten, haben Sie mehrere Optionen, darunter das Löschen von Nachrichten oder das Verschieben in den Google Mail-Archivordner. Wenn Sie die letztere Option wählen, verschieben Sie Ihre Nachrichten einfach aus Ihrem Posteingang in einen anderen Ordner — das Archiv.

Wenn Sie eine E-Mail archivieren, legen Sie sie zur späteren Verwendung ab. Und wenn jemand auf eine archivierte E-Mail antwortet, wird sie wieder in Ihrem Posteingang angezeigt. Die Archivierung ist die beste Lösung für E-Mails, die Sie aus dem Posteingang entfernen möchten, für die Sie sie jedoch möglicherweise später benötigen.

Was ist der Unterschied zwischen dem Löschen und Archivieren von E-Mails?

Wenn Sie eine E-Mail löschen, wird sie in Ihren Papierkorb verschoben. Es wird dort für 30 Tage bleiben. Nach diesem Zeitraum werden sie endgültig gelöscht und können nicht mehr abgerufen oder angezeigt werden.

Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie nur aus Ihrem Posteingang entfernt. Es bleibt so auf unbestimmte Zeit, aber die Aktion kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

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So löschen Sie archivierte E-Mails in Google Mail

Wenn Sie das Gefühl haben, die archivierten E-Mails nicht mehr zu benötigen, können Sie sie problemlos löschen.

Alles, was Sie tun müssen, ist:

• Suchen Sie die archivierten E-Mails.
• Klicken Sie auf das Symbol „Löschen“.

Dadurch werden die ausgewählten E-Mails in den Papierkorb verschoben. Denken Sie daran, nach 30 Tagen werden sie für immer verschwunden sein, ohne dass Sie sie zurückbekommen können.

Warum überhaupt eine E-Mail archivieren?

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihre E-Mails archivieren möchten. Das liegt daran, dass Sie dies tun:

1. Bietet einen saubereren, besser verwaltbaren Posteingang
2. Stellt sicher, dass wichtige Daten niemals verloren gehen
3. Macht den Zugriff auf wichtige Daten einfach und schnell
4. Hilft Ihrem Unternehmen, konform zu bleiben
5. Schützt Ihr Unternehmen vor potenziellen Rechtsstreitigkeiten

Aus diesem Grund ist die effektive Verwaltung von E-Mails nach wie vor von entscheidender Bedeutung, auch wenn der Umgang mit E-Mails 28% Ihrer produktiven Zeit in Anspruch nimmt. Sehen Sie unten, wie Mailbird Ihnen dabei helfen kann.

So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail auf dem Desktop

Wenn Sie Ihr Google Mail-Konto von Ihrem PC aus öffnen, gibt es zwei einfache Möglichkeiten, archivierte E-Mails zu finden.

Verwenden des Ordners Alle E-Mails

Wenn Sie nur Ihren Posteingang durchsuchen, werden Sie schnell feststellen, dass dort keine archivierten E-Mails angezeigt werden. Das liegt daran, dass sie standardmäßig von Google ausgeblendet werden. Um archivierte E-Mails anzuzeigen, müssen Sie in den Ordner Alle E-Mails wechseln.

Um dies zu tun:

• Bewegen Sie den Cursor auf die Symbole oben links auf dem Google Mail-Anwendungsbildschirm.
• Wenn Sie den Cursor über diesen Bereich bewegen, wird das Seitenmenü erweitert.
• Scrollen Sie bei erweitertem Seitenmenü nach unten, bis Sie den Ordner Alle E-Mails finden.
• Klicken Sie auf diesen Ordner.

Wenn Sie Dutzende bis Hunderte von E-Mails pro Tag archivieren, ist diese Methode nicht ideal für Sie. Jede wichtige E-Mail (ein- und ausgehend) manuell archivieren zu müssen, ist sowohl mühsam als auch zeitintensiv. Verwenden Sie stattdessen die folgende Methode, um zu vermeiden, dass Hunderte von Nachrichten durchsucht werden müssen.

Über die Suchleiste

Mithilfe der Suchleiste können Sie Ihre archivierten E-Mails auch in Google Mail finden. Dafür können Sie:

• Geben Sie einige der wichtigen Wörter aus der gesuchten E-Mail in die Suchleiste ein. E-Mails mit diesen Worten werden angezeigt. Je mehr Keywords Sie schreiben, desto enger werden die Ergebnisse.
  
• Geben Sie in die Suchleiste „-in:Gesendet -in: Entwurf -in:Posteingang“ -hat:nouserlabels“ ein. Dadurch wird eine Liste aller E-Mails in den Ordnern Gesendet, Entwürfe und Posteingang sowie außerhalb dieser Ordner angezeigt. Dies macht effektiv dasselbe wie das Öffnen des Ordners Alle E-Mails, nur auf eine rundere Weise.

  

So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail auf Ihrem Telefon

Das Finden archivierter E-Mails auf einem Telefon unterscheidet sich nicht allzu sehr von der PC-Mail-App. Die Benutzeroberfläche wird jedoch etwas anders aussehen.

So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail unter Android

• Öffnen Sie die Google Mail-App.
• Klicken Sie auf das Hamburger-Menü, um es zu erweitern.
• Wählen Sie dann entweder das Label Alle E-Mails aus oder verwenden Sie die Suchfunktion, um zu finden, wonach Sie suchen.

So finden Sie archivierte E-Mails in Google Mail auf dem iPhone

Obwohl Google Mail bei iPhone-Nutzern nicht so beliebt ist, ist die App weiterhin im Apple App Store verfügbar. Das Auffinden archivierter E-Mails ähnelt dem eines Android.

• Öffnen Sie die Google Mail-App.
• Klicken Sie auf das Hamburger-Menü, um es zu erweitern.
• Tippen Sie auf das Label Alle E-Mails oder verwenden Sie die Suchleiste.

Wie archivieren Sie automatisch E-Mails, auf die Sie geantwortet haben?

Öffnen Sie Ihr Google Mail-Konto und suchen Sie nach dem Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“.“

Suchen Sie nach „Senden und Archivieren“ und wählen Sie als Antwort die Schaltfläche „Senden & Archiv anzeigen“.“ Klicken Sie dann unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“.

einWenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird eine neue Schaltfläche angezeigt, wenn Sie auf Ihre E-Mails antworten. Wenn Sie auf diese neue Schaltfläche klicken, wird die Antwort gesendet und die vorherige Nachricht automatisch für Sie archiviert.

Google Mail ist jedoch nicht die einzige Plattform, die diese innovative Funktion bietet. Mit einigen anderen E-Mail-Clients wie Mailbird können Sie E-Mails auch in einem Schritt archivieren, wenn Sie auf eine Konversation antworten. Darüber hinaus ist Mailbird mit anderen erweiterten Funktionen ausgestattet, die Ihr E-Mail-Erlebnis komplett verändern werden!

Kann die Archivierung von E-Mails automatisiert werden?

Wenn Sie täglich Dutzende bis Hunderte von E-Mails erhalten, kann die manuelle Archivierung schnell zum Problem werden. Eine Lösung, für die sich viele Unternehmen entscheiden, ist die Automatisierung.

Wenn Sie Mailbird verwenden, ist die Automatisierung der E-Mail-Archivierung einfach.

Einfach:

1) Gehen Sie zum Mailbird-Menü oben links im Hauptfenster.

2) Wählen Sie „Einstellungen.“

3) Klicken Sie auf die Registerkarte „Composing“

4) Aktivieren oder deaktivieren Sie „Send & Archive: Show send & archive button.“

Dadurch wird sichergestellt, dass alle ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden. Passen Sie einfach Ihre Einstellung im Einstellungsmenü an, damit Sie ausgehende E-Mails automatisch empfangen und archivieren können. Dies spart Ihnen viel Zeit und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre wichtigen Mitteilungen einfach zu archivieren.

So heben Sie die Archivierung von E-Mails in Google Mail auf

Das Verschieben archivierter Elemente zurück in Ihren Posteingang ist einfach.

• Finden Sie die archivierten E-Mails mit den oben genannten Methoden.
• Klicken Sie auf das Symbol „In Posteingang verschieben“.

Wenn Sie dies tun, werden die ausgewählten E-Mails erneut in Ihrem Posteingang angezeigt. Von nun an wird Google sie wie jede andere E-Mail behandeln. Dies bedeutet, dass Sie sie erneut archivieren und den Vorgang jederzeit wiederholen können, wenn Sie möchten.

Einige E-Mails gehören einfach in ein Archiv

Das Verschieben Ihrer E-Mails aus Ihrem Posteingang in das Google Mail-Archiv ist eine der besten Strategien zum Aufräumen Ihres Posteingangs. Indem Sie alle E-Mails archivieren, für die keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, erleichtern Sie das Auffinden von E-Mails, für die eine Antwort erforderlich ist. Am wichtigsten ist, dass die Archivierung von E-Mails dazu beiträgt, Ihre mentale Unordnung zu reduzieren und Ihren Arbeitstag angenehmer zu gestalten.

Das Archivieren von E-Mails ist eine bessere Lösung als das Löschen, wenn Sie in Zukunft auf eine alte E-Mail zugreifen müssen. Sie können das Archivieren einer E—Mail mit dem Abschließen einer Aufgabe vergleichen – Sie lesen sie, antworten darauf und verschieben sie dann aus dem Weg. Wenn Sie eine Antwort auf eine archivierte E-Mail erhalten, wird diese in Ihrem Posteingang angezeigt und Sie werden daran erinnert, Maßnahmen zu ergreifen.

Last but not least sollten alle Unternehmen ihre E-Mails aus rechtlichen und praktischen Gründen archivieren.

Fazit

Das Auffinden archivierter E-Mails in Google Mail muss nicht schwierig sein. Es spielt keine Rolle, ob Sie die PC—Mail-App, die Android-Google Mail-App oder die iPhone-Google Mail-App verwenden – es kommt auf zwei Hauptmethoden an.

1. Öffnen Sie die Google Mail-App > Suchen Sie den Ordner Alle E-Mails in der oberen linken Ecke des Bildschirms > Klicken Sie darauf
2. Öffnen Sie die Google Mail-App > Klicken Sie auf die Suchleiste > Geben Sie relevante Schlüsselwörter ein, die der E-Mail entsprechen, die Sie suchen / geben Sie „-in: Gesendet -in: Entwurf -in: Posteingang“ -hat:nouserlabels e-Mails in jedem Ordner

Wenn das manuelle Archivieren und Finden Ihrer E-Mails für Sie funktioniert, großartig! Wenn Sie jedoch Ihren Prozess automatisieren möchten, kann Mailbird nützlich sein. Darüber hinaus sparen Sie auf verschiedene Weise Zeit, z:

• Eine einfache und benutzerfreundliche Plattform
• Bereitstellung eines einheitlichen Posteingangs
• Sie werden daran erinnert, wichtige Mitteilungen über eine Schlummerfunktion automatisch zu verfolgen
• Hochgradig anpassbar sein
• Robuste Integrationen
• Mehrsprachige Unterstützung
• Kostenloser Support rund um die Uhr

Verwenden Sie eine Lösung wie Mailbird, um die Aufgabe zu automatisieren und Ihren Tag zu optimieren.

Kennen Sie Tricks, um archivierte E-Mails in Google Mail zu finden, die wir vergessen haben zu erwähnen? Wenn ja, bitte behalte sie nicht für dich — lass es uns im Kommentarbereich unten wissen.

Häufig gestellte Fragen zum Google Mail-Archiv