Berechnung der Lohnsteuer für Mitarbeiter in 5 Schritten

Sobald Ihre Mitarbeiter eingerichtet sind (und auch Ihr Unternehmen eingerichtet ist), können Sie die Löhne ermitteln, die der Mitarbeiter verdient hat, und die Höhe der Steuern, die einbehalten werden müssen. Und, falls erforderlich, Abzüge für Dinge wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder Pfändungen vornehmen sowie Spesenerstattungen hinzufügen.

In technischer Hinsicht wird dies als Übergang vom Bruttolohn zum Nettolohn bezeichnet.

Wenn Sie versuchen, einen bestimmten Schritt herauszufinden, können Sie gerne zu dem gewünschten Schritt springen:

• Schritt 1: Bruttolohn ermitteln
• Schritt 2: Berechnen Sie die Steuereinbehalte für Arbeitnehmer
  • 2019 oder früher
  • 2020 oder später
• Schritt 3: Achten Sie auf Abzüge
• Schritt 4: Fügen Sie alle Kostenerstattungen hinzu
• Schritt 5: Summieren Sie alles auf

Schritt 1: Bruttolohn ermitteln

Der Bruttolohn ist der ursprüngliche Betrag, den ein Mitarbeiter verdient, bevor Steuern einbehalten werden.

Für Stundenangestellte ist der Bruttolohn die Anzahl der während des Zahlungszeitraums geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Stundensatz. Zum Beispiel, wenn Ihr Rezeptionist 40 Stunden pro Woche mit einer Rate von $ 20 pro Stunde arbeitete, wäre sein Bruttolohn für die Woche 40 x $ 20 oder $ 800.

Vergessen Sie nicht, Überstundenvergütungen einzubeziehen, die in der Regel das 1,5-fache des normalen Entgelts betragen, wenn ein stündlicher Mitarbeiter mehr als 8 Stunden am Tag oder 40 Stunden pro Woche arbeitet. In diesem Beispiel würde Ihre Rezeptionistin 20 USD für jede der ersten 40 geleisteten Arbeitsstunden plus 30 USD für die 41. und alle zusätzlichen Stunden während der Woche verdienen.

Für Angestellte, die von der Überstundenregelung befreit sind, bleibt der Bruttolohn in der Regel in jeder Zahlungsperiode unverändert. Teilen Sie einfach ihr Gehalt durch die Anzahl der Zahlungsperioden in einem Jahr. Wenn ein Manager beispielsweise ein Jahresgehalt von 50.000 USD verdient und zweimal im Monat einen Gehaltsscheck erhält, beträgt der Bruttolohn pro Zahlungsperiode 2.083,33 USD (50.000 USD / 12 Monate / 2 monatliche Zahlungsperioden).

Zusätzlich zu den Löhnen enthält der Bruttolohn alle Provisionen, Trinkgelder und Boni, die der Mitarbeiter verdient.

Schritt 2: Berechnen Sie die Einbehaltung der Mitarbeitersteuer

Sobald Sie den Bruttolohn eines Mitarbeiters und die Anzahl der Zulagen aus seinem W-4 kennen, können Sie herausfinden, wie viel Sie einbehalten müssen, um seine Steuern zu decken. In den meisten Staaten müssen Sie sowohl Bundes- als auch Landessteuern und FICA-Steuern von jedem Gehaltsscheck einbehalten.

In unserem Beispiel betrachten wir einen Mitarbeiter aus Florida, der einen einzigen Familienstand und zwei Abhängige von seinem W-4 beansprucht. Der Mitarbeiter verdient ein Jahresgehalt von 50.000 US-Dollar und wird zweimal im Monat (halbmonatlich) bezahlt. Ihr Bruttolohn pro Periode beträgt 2.083,33 USD.

Bundeseinkommensteuer (FIT): 2019 oder früher

Die Bundeseinkommensteuer (FIT) wird anhand der Informationen aus dem ausgefüllten W-4 eines Mitarbeiters, seinem zu versteuernden Lohn und seiner Gehaltshäufigkeit berechnet. Basierend auf der Veröffentlichung 15-T (2021), Federal Income Tax Withholding Methods, können Sie entweder die Lohnklammermethode oder die Prozentmethode verwenden, um die Anpassung zu berechnen.

In unserem Beispiel verwenden wir die Prozentmethode und betrachten die Tabellen in der 2021 IRS Publication 15-T PDF-Datei. Sie können die Datei öffnen, um unseren Berechnungen unten zu folgen.

Anhand von Arbeitsblatt 1 auf Seite 5 bestimmen wir, wie viel Bundeseinkommensteuer pro Zahlungsperiode einbehalten werden soll.

Schritt 1. Passen Sie den Lohnbetrag des Mitarbeiters an

1a) Dies entspricht dem Bruttolohn: 2.083,33 USD.

1b) Unser Mitarbeiter wird halbmonatlich oder 24 Mal pro Jahr bezahlt.

1c) Dies sollte dem Jahresgehalt Ihres Mitarbeiters entsprechen: $ 2,083.33 x 24 = $50,000

Da wir das Formular 2019 W-4 verwenden, fahren wir jetzt mit Schritt 1 fort.:

1j) Unser Mitarbeiter hat 2 Zulagen beansprucht

1k) $ 4,300 x 2 = $8,600

1l) $50,000 – $8,600 = $41,400

Um fortzufahren, müssen Sie die Steuertabellen auf Seite beziehen 6:

Schritt 2: Abbildung des vorläufigen Quellenbetrags

2a) Dieser Betrag stammt aus Zeile 1l, $ 41,400

2b) Wir beziehen uns auf die Tabelle mit der Bezeichnung „Alleinstehende oder verheiratete Einreichung separat“ auf der linken Seite (das Formular stammt von 2019 oder früher). Der bereinigte Jahreslohnbetrag unseres Mitarbeiters (41.400 USD) beträgt mehr als 13.900 USD und weniger als 44.475 USD. Wir würden also einen Betrag von 13.900 USD eingeben (den Betrag aus Spalte A).

2c) Der Betrag in Spalte C beträgt $995.

2d) Der Prozentsatz aus Spalte D beträgt 12%.

2e) $41,400 – $13,900 = $27,500

2f) 27.500 usd 12% = $3,300

2g) $995 + $3,300 = $4,295

2 stunden) $4,295 / 24 = $178.96

Schritt 3: Konto für Steuergutschriften

3a) $0

3b) $ 0

3c) $178.96 – $0 = $178.96

Schritt 4: Berechnen Sie den endgültigen Betrag, um

einzubehalten 4a) $0 (in diesem Fall gibt es keine zusätzlichen Einbehalte)

4b) $ 178.96 + $0 = $178.96

Da hast du es. Sie werden $ 178.96 der Bundeseinkommensteuer für diesen Mitarbeiter mit dem W-4 von 2019 und früher einbehalten.

Bundeseinkommensteuer (FIT): 2020 oder später

Die Bundeseinkommensteuer (FIT) wird weiterhin anhand der Informationen aus dem ausgefüllten W-4 eines Mitarbeiters, seinem zu versteuernden Lohn und seiner Gehaltshäufigkeit berechnet. Tatsächlich hat sich nicht viel geändert, bis Sie in die Quellensteuermathematik einsteigen. In der Publikation 15-T (2021), Federal Income Tax Withholding Methods, können Sie entweder die Lohnklammermethode oder die Prozentmethode verwenden, um die Anpassung zu berechnen.

In unserem Beispiel verwenden wir die Prozentmethode und verweisen auf Tabellen, die in der PDF-Datei 2021 IRS Publication 15-T enthalten sind. Sie können die Datei öffnen, um unseren Berechnungen unten zu folgen.

Anhand von Arbeitsblatt 1 auf Seite 5 bestimmen wir, wie viel Bundeseinkommensteuer pro Zahlungsperiode einbehalten werden soll.

Schritt 1. Passen Sie den Lohnbetrag des Mitarbeiters an

1a) Dies ist der gleiche wie der Bruttolohn, so wie wir es zuvor berechnet haben, der Betrag ist $ 2,083.33.

1b) Unser Mitarbeiter wird halbmonatlich oder 24 Mal pro Jahr bezahlt.

1c) Dies sollte dem Jahresgehalt Ihres Mitarbeiters entsprechen: $ 2,083.33 x 24 = $50,000

Da wir das Formular 2020 W-4 verwenden, würden wir jetzt mit Schritt 1d fortfahren:

1d) Unser Mitarbeiter hat kein zusätzliches Einkommen, daher beträgt dieser Betrag 0 USD.

1e) $50,000 + $0 = $50,000

1f) Wir halten nur Standardabzüge ein, so dass dies $ 0 entspricht.

1g) Wir würden das Kontrollkästchen nicht aktivieren, da unsere Mitarbeiterin nicht mehr als einen Job hat und weil sie einen einzigen Familienstand beansprucht, beträgt dieser Betrag 8.600 USD.

1 Stunde) $8,600 + $0 = $8,600

1i) $50,000 – $8,600 = $41,400

Um fortzufahren, müssen Sie die Steuertabellen auf Seite beziehen 6:

Schritt 2: Abbildung der vorläufige Quellenbetrag

2a) Dieser Betrag stammt aus Zeile 1i, $ 41,400

2b) Wir beziehen uns auf die Tabelle mit der Bezeichnung „Single or Married Filing Separately“ auf der linken Seite (mit dem 2020 W-4 und das Kontrollkästchen in Schritt 2 ist nicht aktiviert). Der bereinigte Jahreslohnbetrag unseres Mitarbeiters (41.400 USD) ist größer als 13.900 USD und weniger als 44.475 USD, sodass wir einen Betrag von 13.900 USD (den Betrag aus Spalte A) eingeben würden.

2c) Der Betrag in Spalte C beträgt $995.

2d) Der Prozentsatz aus Spalte D beträgt 12%.

2e) $41,400 – $13,900 = $27,500

2f) 27.500 usd 12% = $3,300

2g) $995 + $3,300 = $4,295

2 stunden) $4,295 / 24 = $178.96

Schritt 3: Konto für Steuergutschriften

3a) Unser Mitarbeiter beansprucht zwei Angehörige im Wert von jeweils 2.000 USD. 2.000 usd x 2 = $4,000

3b) $4,000 / 24 = $166.67

3c) $178.96 – $166.67 = $12.29

Schritt 4: Berechnen Sie den einzubehaltenden Endbetrag

4a) $0 (in diesem Fall gibt es keine zusätzlichen Einbehalte)

4b) $12.29 + $0 = $12.29

Da hast du es. Sie werden $ 12 einbehalten.29 der Bundeseinkommensteuer für diesen Arbeitnehmer auf der Grundlage des neuen Formulars W-4.

Dies ist ein signifikanter Unterschied zum 2019 W-4-Quellenbetrag von $ 178.96, soll jedoch Ihren Mitarbeitern helfen, einen genaueren Steuerbetrag von jedem Gehaltsscheck einzubehalten.

FICA Steuern

Die Federal Insurance Contributions Act (FICA) Steuern sind soziale Sicherheit und Medicare, die von allen Mitarbeitern einbehalten werden müssen, sofern nicht anders befreit.

• Die soziale Sicherheit ist eine pauschale Quellensteuer von 6,2% für Löhne bis zu 142.800 USD für das Steuerjahr 2021. Alle Jahreslöhne über 142.800 US-Dollar sind von der Steuer befreit, was bedeutet, dass die kumulierte jährliche Einbehaltung der Sozialversicherung 8.853,60 US-Dollar (142.800 US-Dollar x 6,2%) nicht überschreiten darf. Für unseren Beispielangestellten würden wir ihren Bruttolohn von 2.083,33 USD nehmen, ihn mit 6,2% multiplizieren und 129,17 USD von ihrem Gehaltsscheck einbehalten.
• Medicare ist auch eine Pauschalsteuer mit einem Satz von 1,45%. Es gibt keine jährliche Grenze für Medicare-Steuern, aber Mitarbeiter, die mehr als 200.000 US-Dollar pro Jahr verdienen, unterliegen der sogenannten zusätzlichen Medicare-Steuer von 0,9%. Wir multiplizieren den Bruttolohn unseres Mitarbeiters von 2.083,33 USD mit 1,45% und erreichen 30 USD.21 für Medicare-Steuer.

Die FICA-Steuer unseres Mitarbeiters pro Zahlungsperiode beträgt somit 129,17 USD + 30,21 USD = 159,38 USD.

Staatliche und lokale Steuern

Einige Staaten (wie Florida) haben keine staatlichen Einkommensteuern, so dass Sie möglicherweise aus dem Schneider sind. Wenn Sie jedoch staatliche Steuern zahlen müssen (siehe staatliche Steuerinformationen hier ), sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Berechnungen richtig durchgeführt werden.

Verschiedene Staaten wenden Lohnsteuern auf unterschiedliche Weise an, aber sobald Sie wissen, wie Sie die FIT- und FICA-Steuern berechnen, ist die Berechnung der staatlichen Steuern eine ähnliche Übung.

Überprüfen Sie außerdem, ob Ihr Bundesstaat lokale Steuern erhebt, die zusätzlich zu den Bundes- und Landessteuern gezahlt werden.

Schritt 3: Achten Sie auf Abzüge

Neben der Einbehaltung von Lohnsteuern bedeutet die Berechnung des Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter auch, alle anfallenden Abzüge vorzunehmen.

Es gibt freiwillige Vor- und Nachsteuerabzüge wie Krankenversicherungsprämien, 401 (k) -Pläne oder Beiträge zum Gesundheitssparkonto. Einige Angestellte haben auch unfreiwillige Abzüge, die für Einzelteile wie Kindergeld oder Lohnpfändungen betrachtet werden müssen (Sie wissen, wenn Sie diese Sachen zurückhalten müssen, weil Sie einen Auftrag von einem Richter, vom IRS oder vom Zustand empfangen).

Seien Sie hier vorsichtig, da Vorsteuerabzüge wie 401(k) in Schritt 1 vom Bruttoeinkommen abgezogen werden, was bedeutet, dass die Quellensteuerberechnung in Schritt 2 niedriger ist. Nachsteuerabzüge werden nach Schritt 2 vorgenommen. Vorsteuerabzüge sparen dem Arbeitnehmer mehr Steuern.

Schritt 4: Fügen Sie alle Kostenerstattungen hinzu

Wenn Ihr Mitarbeiter Unternehmenskosten aus eigener Tasche bezahlt hat, erwartet er eine Rückerstattung. Arbeitgeber können Erstattungen entweder getrennt von der Gehaltsabrechnung zahlen oder mit der Gehaltsabrechnung kombinieren.

Denken Sie daran, dass Spesenerstattungen nicht Teil des Bruttolohns sind und somit nicht der Quellensteuer unterliegen. Alle Ausgaben, die Sie den Mitarbeitern erstatten, sollten vollständig getätigt und am Ende Ihrer Berechnung zum Nettolohn addiert werden.

Schritt 5: Total It All Up

Sobald Sie die ganze Mathematik getan haben, um herauszufinden, Bruttolohn, Steuereinbehalte, Abzüge und Erstattungen, haben Sie, was Sie brauchen, um den Gehaltsscheck zu berechnen:

• Beginnen Sie mit Bruttolohn
• Subtrahieren Sie die Steuereinbehalte der Mitarbeiter
• Subtrahieren Sie die Abzüge
• Fügen Sie alle Spesenerstattungen hinzu
• Und Sie erhalten Nettolohn!

Jetzt wissen Sie genau, wie viel Geld Sie Ihrem Mitarbeiter am Zahltag schicken werden!

Lassen Sie uns unser Beispiel mit dem 2019 W-4 oder früher überprüfen:

• Unser Mitarbeiter verdient 50.000 USD pro Jahr oder 2.083,33 USD Bruttolohn pro halbmonatlicher Zahlungsperiode.
• Die Einkommensteuereinbehaltung unseres Mitarbeiters beträgt $ 178.96 mit dem alten W-4.
• Die Sozialversicherungssteuer beträgt 129,17 USD und die Medicare-Steuer 30,21 USD. Die gesamte kombinierte FICA-Steuer beträgt 159,38 USD.
• Da unser Mitarbeiter in Florida lebt, gibt es keine staatliche Einkommensteuerabzug.
• Es gab keine Abzüge oder Spesenerstattungen.
• Somit beträgt der Nettolohn unseres Mitarbeiters 1.744,18 USD.

Lassen Sie uns unser Beispiel mit dem 2020 W-4 oder danach überprüfen:

• Unser Mitarbeiter verdient 50.000 USD pro Jahr oder 2.083,33 USD Bruttolohn pro halbmonatlicher Zahlungsperiode.
• Die Einkommensteuereinbehaltung unseres Mitarbeiters beträgt $ 12.29 mit dem neuen W-4.
• Die Sozialversicherungssteuer beträgt 129,17 USD und die Medicare-Steuer 30,21 USD. Die gesamte kombinierte FICA-Steuer beträgt 159,38 USD.
• Da unser Mitarbeiter in Florida lebt, gibt es keine staatliche Einkommensteuerabzug.
• Es gab keine Abzüge oder Spesenerstattungen.
• Somit beträgt der Nettolohn unseres Mitarbeiters 1.911,66 USD.

Von Zeit zu Zeit müssen Sie möglicherweise andere Dinge (wie Boni) hinzufügen oder (wie Pfändungen und Abgaben) von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter abziehen. Wenn diese Elemente addiert und subtrahiert werden, bleibt der Rest der oben beschriebenen grundlegenden Mathematik gleich.